INVENTARIO Y VALUACIONES DE EXISTENCIAS FISICAS DE ALMACEN

1. INVENTARIO Y VALUACIONES DE EXISTENCIAS FISICAS DE ALMACEN Expositor: Lic. Adm. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ

2. ALMACEN Origen Etimológico del Árabe AL-MAKZEN que quiere decir “tesoro”. Es un área física selección bajo criterios y técnicas adecuadas; que van a emplearse para la producción de servicios o de bienes económicos. Las actividades que en el se realizan esencialmente son las que corresponden a los procesos técnicos.

3. PROCESO DE ALMACENAMIENTO Recepción. Verificación de Control. Internamiento. Registro y Control. Custodia. Distribución.

8. Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la entidad. • Proteger y controlar las existencias en custodia. • Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacén. • Efectuar la distribución de bienes conforme al programa establecido. • Coordinar la oportuna reposición de stock. • Emitir los reportes de movimiento de bienes en almacén. RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE ALMACEN

9. En almacenes cuyo tamaño no permite una fácil ubicación del lugar en que se encuentran los bienes, se colocara en una parte visible del mismo, el plano de la distribución de espacios de la zona de almacenaje. Cada sección o ambiente tendrá un numero o símbolo que identifique su ubicación y el material en que ellos se encuentran almacenados. Los bienes permanecen en almacén en forma temporal, aquellos que se encuentren almacenados por un periodo superior a los 12 meses y que definitivamente no van a ser utilizados, por la entidad, deben ser transferidos y/o dados de baja.

10. PROCESO DE ALMACENAMIENTO El almacenamiento es un proceso técnico de abastecimiento, las actividades concernientes a este proceso están referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia como vía para trasladarlos físicamente (temporal o definitivo) a quienes lo necesitan. Consta de las fases siguientes: Recepción, Verificación y Control de Calidad, Internamiento, Registro y Control, Custodia y Proceso de Distribución.

11. INVENTARIO FISICO DE ALMACEN Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservación o deterioro y condiciones de seguridad. Inventario Masivo.- Incluye a todos los bienes almacenados cerrando las operaciones del almacén por uno o varios días una vez al año. Inventario Selectivo.- Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados, se realiza para comprobar que los registros de stock se mantienen al día completo y exactos.

12. SOBRANTES DE INVENTARIO Si en el proceso de verificación se establece bienes sobrantes se procederá en la forma siguiente: - Documentos – fuente no registrados en la Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén.. • Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo Pedido Comprobante de Salida. • Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.

13. FALTANTES DE ALMACEN Faltante por Robo o Sustracción. Faltante por merma. Faltante por negligencia.

14. BAJA DE BIENES Se dará de baja a los bienes que como resultado del Inventario Físico General estén considerados para tal proceso. Son objeto de baja: • Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutilidad. • La merma producida en las existencias por efecto de volatilización o por acción de animales depredadores. • Los bienes perdidos por robo o sustracción. • Bienes que por vencimiento su estado de descomposición no son recomendables para consumo.

15. REPOSICION DE STOCK Comprende un conjunto de acciones de naturaleza técnico - administrativa, inherentes a la función de almacén que tiene por finalidad el mantener la continuidad del abastecimiento, reemplazando las existencias distribuidas, a fin de que se encuentren disponibles en cualquier momento y asegurarse así que lleguen a los usuarios.

16. REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS • Tarjeta de Control Visible de Almacén.-Controlar en unidades físicas el movimiento y saldo de cada bien almacenado. • Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén.- Suministrar información sobre el movimiento de entradas y salidas de bienes así como determinar sus existencias en cantidades totales y unitarias debidamente valorizadas. • Resumen de Movimientos de Almacén.- Resumir el resultado de las operaciones de entradas y salidas de bines del almacén. Este documento será elaborado mensualmente o con la periodicidad que establezca la entidad de acuerdo al real movimiento diario de entradas y salidas. Sirve para conciliar los saldos elaborados por contabilidad.

17. LOS DOCUMENTOS FUENTES • ORDEN DE COMPRA • NOTA DE ENTRADA A ALMACEN Se utiliza para informar sobre los ingresos de bienes al almacén por conceptos distintos a la adquisición con orden de compra. 3. PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA Es con el que se efectúa el pedido en el cual se autoriza y registra la salida de bienes del almacén.

18. B) ANDAMIOS Y SU CODIFICACIÓN.FIGURA Nº 01 – Forma de Codificar un Andamio,

19. FIGURA Nº 02 – Plano de Localización de un Almacén.

20. CODIFICACIÓN DE UN ANDAMIO: • A 01 03 b • Zona : Área ( A ) • Andamio: Número ( 01 ) • Columna: Número ( 03 ) • Nivel: Letra ( b )

23. VALORIZACION DE LAS EXISTENCIAS FISICAS DE ALMACEN • Costo Promedio • FIFO • LIFO • NIFO

24. VALORIZACION DE EXISTENCIAS DE ALMACEN.-Método del costo Promedio • Del inventario semestral se recoje un saldo del ITEM tornillos autorroscantes de 2,000 unidades al precio de s/.600 N.S. (0.30c/u). Se han adquirido 4,000 unidades al precio de s/.1120 N.S, además se ha recepcionado una donación de 3,000 unidades al precio de s/. 900.00 N.S. Así mismo se requirieron mediante las PECOSAS Nro 273-7,000 unidades y la Nro 274-1,000 unidades. Se solicita determinar el costo promedio correspondiente. Unidad Medida: Millar

25. Método FIFO ó PEPS ó First In First Out ó Primeras entradas Primeras salidas. • En fecha 16 de Enero se adquieren 500 unidades de lapiceros a S/. 0.80 cada uno y luego en fecha 18 de Enero se adquieren 1,500 unidades del mismo rubro al precio de S/. 0.60 cada uno. De estas 2,000 unidades, en fecha 17 de Enero se retiran 300 unidades, en fecha 19 de Enero 600 unidades, en fecha 20 de enero 800 unidades y en fecha 28 de enero 2009 unidades. Determinar el costo mediante el sistema FIFO?

26. El método LIFO ó UEPS: Last In – First Out o última en entrar primero en salir. • Este método considera que los últimos artículos que ingresan son los primeros que salen y por lo tanto las primeras salidas se valorizan al precio más reciente. • Ejemplo • Se compra a un proveedor 100 unidades de unas piezas determinadas a un precio unitario de s/. 10.00 y luego se compran 10 unidades al precio de s/.12.00 Como se valorizaría el stock de las 110 piezas? Y ¿ a que precio se valorizaría cada pieza que salga? • A las 10 primeras piezas que salen se las valorizaría al precio de S/. 12.00 y a las 100 restantes al precio de S/. 10.00.

27. El sistema NIFO Next in – First Out - PIPS Próximo ingreso- Primero en Salir. • En este método de valorización de unidades las salidas de almacén se hace en función de los costos de las próximas unidades que ingresarán durante la reposición de existencias. • Este método es el adecuado a usar durante las épocas de inflación y así no caer en márgenes ficticios.

28. B.- REPORTES PRODUCTO DEL INVENTARIO DE EXISTENCIAS FISICAS DE ALMACEN • Inventario General Valorizado de Existencias Físicas de Almacén, incluyendo ajustes por corrección monetaria. • Reporte de Existencias Físicas con fecha de caducidad vencida. • Reporte de Existencias Físicas Faltantes. • Reporte de Existencias Físicas Sobrantes. • Inventario de stock sin rotación.

29. ¿DONDE ESTAN LOS STOCKS? La presente introducción tiene por objeto llegar a una clara comprensión de la problemática de los stocks. Para ello, es necesario responder algunas cuestiones. La primera de las cuales se ha planteado ¿Dónde están los Stocks? Los stocks son generalmente de dos tipos: a) Stocks en Curso: Situados dentro de la fase del proceso, como por ejemplo stock en curso de producción, en curso de aprovisionamiento, en curso de distribución. b) Stocks Temporalmente Inmovilizados: Situados entre las distintas fases del proceso.

30. CLASES DE STOCKS • Stock Normal.- Esta constituido por artículos nuevos de cierto uso constante, cuyo aprovisionamiento se efectúa en forma cíclica. • Stock de Seguridad.- Comprende aquellos artículos de consumo esporádico o raro, pero por su trascendencia es preciso tenerlos para cubrir posibles eventualidades. • Stock Sobrante.- Consiste en artículos nuevos que han caído en desuso, pero que pueden utilizarse para un fin distinto al original. Son materiales a extinguirse, pero no es conveniente en algunos casos deshacerse de ellos, dado que pueden tener algún uso. • Stock de Recuperación.- Compuesto por material usado y todavía utilizable, por lo que no es conveniente su eliminación inmediata.

31. EL SISTEMA ABC • La experiencia demuestra que la mayoría de las organizaciones se ajustan a la siguiente situación: • La mayor parte del dinero invertido corresponde a un pequeño número de artículos diferentes • La menor parte del dinero invertido corresponde a un gran número de artículos diferentes. • Por ejemplo, la siguiente es una composición característica de los stocks de muchas organizaciones: • 15% de los artículos representan el 75% de la inversión (ZONA A) • 25% de los artículos representan el 20% de la inversión (ZONA B) • 60% de los artículos representan el 5% de la inversión (ZONA C)

32. ILUSTRACION DEL CASO Inversión Acumulada en X

33. CONSUMO ANUAL DE LOS ARTICULOS POR VALOR

34. CLASIFICACION ABC La ley de “lo significativo proviene de unas cuántas unidades” puede aplicarse también en esos casos.

35. EL MOVIMIENTO DE LOS STOCKS

36. PROBLEMA ILUSTRATIVO Una empresa utiliza un material determinado a razón de 300 unidades mensuales, realizando su adquisición por lotes de 900 unidades. Si el stock de protección fijado es de 500 unidades, y el proveedor habitual entrega el material al mes y medio de formulado el pedido, responda: ¿Cuál es el número de pedidos anuales a realizar? ¿Cada cuanto tiempo se debe realizar un pedido? Siendo el plazo de tramitación interno de un pedido de 15 días (1/2 mes) ¿Cuál es el punto de pedido? Por cuanto tiempo de retraso en la entrega por el proveedor protege el stock de protección? Si el proveedor acorta su tiempo de entrega de un mes ¿Cuál será el nuevo punto de pedido?

37. SOLUCION a) Nº pedidos = Consumo Anual = 300 x 12 = 4 pedidos /año Lote 900 b) Si se efectúan 4 pedidos al año, entonces deberán hacerse cada 12/4 = cada 30 meses

38. d) Determinación del punto de pedido: • El tiempo de espera de suministro es igual a 1 ½ + ½ = 2 meses • El punto de pedido será igual a la suma del stock de protección más el volumen correspondiente al consumo de dos meses punto de pedido = 500 + 600 (2 x 300) = 1, 100 unidades e) Siendo el consumo mensual de 300 unidades, las 500 unidades del stock de protección protegerán por: • 500 • ----- = 1 2/3 meses = 50 días • 300 f) Si el proveedor acorta su tiempo de entrega en un mes, el nuevo tiempo de espera de suministro será de ½ + ½ = 1 mes y el punto de pedido será a 500 + 300 = 800 unidades.

39. De este modo, pues, el problema del mantenimiento de un nivel adecuado de stocks queda reducido a determinar la forma como se debe realizar las adquisiciones. Y en tal sentido, de modo general y esquemático, se puede recurrir a dos alternativas: + 1ª. Realizar pedidos de cantidades fijas, determinadas arbitrariamente o por cálculo, en fechas variables 2ª Emitir en fechas fijas, determinadas arbitrariamente o no, pedidos de cantidades variables.

40. CELAP • Gracias por su atención… celapp@gmail.com