Vejen til akkrediteret certificering af ledelsessystemer på Grønland

1. Vejen til akkrediteret certificering af ledelsessystemer på Grønland Flere virksomheder i samme lokalområde Et oplæg fra ACS Registrars Denmark. ACS Registrars er akkrediteret af UKAS

2. Hvad er en certificeringen ? • En certificering betyder grundlæggende blot, at du får et uvildig organ til at vurdere om dit ledelsessystem behandler alle kravene i en given certificeringsstandard - og at systemet er effektivt implementeret. • Hvis certificeringsorganet vurderer, at dit systemet lever op til kravene udstedes et certifikat. • Certifikatet er gyldigt i 3 år, forudsat at fornyet vurdering minimum hvert år kan bekræfte, at ledelsessystemet fortsat lever op til kravene – herunder at det løbende evalueres og søges forbedret. Læs mere om certificeringsprocessen på www.acsregistrars.dk

3. Parathed og tilbud • Vurdering af parathed • Du kan selv vurdere om dit ledelsessystem er klar til certificering, eller du kan få en konsulent til at gennemgå dit system. Du kan også bede et certificeringsorgan om at lave en ”screening”, før du går i gang med selve certificeringsprocessen. • Før du kan indhente tilbud om certificering, skal du have klarlagt hvilket certificeringsområde, der tales om – dvs. hvilke kerneområder i din virksomhed dækker dit ledelsessystem ? • Du skal også kunne dokumentere hvor mange medarbejdere, der er ansat inden for certificeringsområdet . Det kan også være nødvendigt for det certificerende organ at få et indtryk af kompleksiteten af dit ledelsessystem før de kan give et fornuftigt tilbud på en certificering. • Tilbud fra certificeringsorgan • Før eller efter en evt. screening, bør du indhente tilbud på certificering af et akkrediteret certificeringsorgan. • Der kan være meget stor forskel på prisen - og ikke mindst skal du sikre dig, at du er fortrolig med dit certificeringsorgan – Du bør sikre dig, at dit certificeringsorgan er indstillet på at bidrage til værdiskabelse , så du får andet end blot et certifikat på væggen for dine omkostninger.

4. Certificerings cyklus Indledende certificering Opfølgende audit første år Opfølgende audit andet år Recertificering(audit 3. år) • Indledende certificering. • 2 besøg på virksomheden • Dokumentgennemgang (Fase 1) • Tilretning af evt. mangler • Certificeringsaudit (Fase 2) • Evt. korrigerende handlinger • Evt. verifikation af handlinger • Udstedelse af certifikat • Opfølgende audit. • Forberedelse (fremsendelse af relevant dokumentation) • Audit på virksomheden • Evt. korrigerende handlinger • Evt. verifikation af handlinger • Ved 1/1-årligt opfølgende audit anvendes ca. 1/3 af den tid, der anvendes ved certificeringsaudit • Recertificering. • Forberedelse (fremsendelse af relevant dokumentation) • Audit på virksomheden • Evt. korrigerende handlinger • Evt. verifikation af handlinger • Udstedelse af fornyet certifikat • Tid: ca. 2/3 af certificering

5. Indledende certificering Fase 1 Første besøg og dokumentgennemgang Fase 2Certificeringsaudit Fase 2 omfatter auditors planlægning og efterfølgende gennemførelse af certificeringsaudit på virksomheden. Vurdering af evt. korrigerende og forebyggende handlinger. Udarbejdelse af rapport. Udstedelse af certifikat (A4), samt registrering. Usikkerheder: Hvis der under certificeringsaudit konstateres afvigelser, skal disse almindeligvis håndteres, før der kan udstedes certifikat. Hvis der er tale om væsentlige afvigelser, kan det være påkrævet, at verificere håndteringen af afvigelserne ved et fornyet besøg, eller en ny audit på virksomheden • Fase 1 omfatter besøg på virksomheden, med gennemgang og prøvning af dokumentation og certificeringsduelighed, udarbejdelse af rapport samt indledende registrering. • Usikkerheder: • Hvis fase 1 medfører, at der er forhold, der skal tilrettes (korrigerende handlinger), skal disse håndteres før man kan gå videre til fase 2. • Korrigerende handlinger skal kunne verificeres og godkendes forud for start på fase 2. Ved mindre end ca. 10 ansatte kan fase 1 ofte gennemføres samtidig med fase 2 – forudsat, at der ikke konstateres mangler (afvigelser).

6. Hvordan prissættes certificering Auditortid Variabler Der er en række forhold, der kan gøre prissætningen usikker. Det er derfor vigtigt at være sikker på, at dit ledelsessystem er klar til certificeringen. Få en aftale der er gennemskuelig så du undgår dyre overraskelser. Eksempler på variabler Transport og evt. ophold for auditorer vil oftest ikke være en del af fastprisaftaler Konstateres afvigelser kan det påvirke de aftalte tidsplaner. I værste fald kan det medføre ekstra besøg ud over det/de planlagte. Det vil meget ofte betyde ekstra omkostninger der dig! Vær til stede ! Hvis ledelsen ikke er til stede under audit, kan audit ikke gennemføres fuldt ud, og der skal planlægges nyt besøg. • Auditortiden er som udgangspunkt baseret på antallet af medarbejdere i virksomheden, men kan variere meget afhængig af en række forhold som fx: • Hvilken ledelsesstandard der er tale om. • Ledelsessystemets størrelse og kompleksitet (fx antal kerneprocesser, proceskompleksitet og dokumentationsomfang) • Omfang af evt. outsourcing inden for certificeringsområdet • Eksisterende certificerede ledelsessystemer (fx integreret ledelsessystem) • Udeladelser fra standarden (fx udeladt konstruktion og udvikling - ISO9001 afsnit 7.3) • Antal lokaliteter der omfattes af certificeringen

7. Certificering flere virksomheder Ideoplæg fra ACS Registrars Denmark Usikkerheder Hvis planen ikke holder ? Hvis en eller flere virksomheder ikke kan overholde tidsplanen, eller der konstateres mange (eller væsentlige) afvigelser, kan det påvirke tidsplanen. Den enkelte virksomhed risikerer væsentlige ekstra omkostninger ved krav om fornyet besøg/audit, der ikke er dækket af en fastprisaftale (Ikke kan gennemføres inden for den afsatte tidsperiode) • Hvis flere virksomheder i samme områder er klar til certificering samtidig, kan spares store beløb på at planlægge audit i en sammenhængende periode. • Flere samtidige certificeringer kan helt naturligt presse prisen for selve certificeringsauditten. • Ved certificering inden for samme periode, skal opfølgende audit normalt også ske i samme periode året efter – Det giver samme muligheder for besparelser.

8. Oplæg fra ACS Registrars Denmark Fase 1 (Eksempel ved 5 virksomheder) Dokumentgennemgang og første besøg Fase 2 (Eksempel ved 5 virksomheder) Planlægning, audit og rapportering Den auditortid der skal anvendes til certificeringsaudit af den enkelte virksomhed tillægges tid til planlægning og rapportering. Der skal typisk påregnes ½ dag til ekstra forberedelse og rapportering for en virksomhed, der skal auditeres over 1 – 2 dage. Ved flere dage kan især tiden til rapportering øges. Alle omkostninger der kan ”deles” mellem virksomhederne (fx transport og ophold), fordeles forholdsvis i forhold til antallet af planlagte ½ auditordage, der skal anvendes til fase 1 og fase 2. • Dokumentation fremsendes elektronisk min. 5 uger før første besøg. • Godkendelse efter dokumentgennemgang eller evt. afvigelser meddeles seneste 3 uger før planlagt 1. besøg. • Virksomhederne forpligter sig til at sikre håndtering af evt. afvigelser efter dokumentgennemgang senest én uge før første besøg. • Dokumentation for håndtering af evt. afvigelser efter fase 1 fremsendes elektronisk til ACS Registrars Denmark efter aftale. • Første besøg på hver virksomhed gennemføres i en sammenhængende periode før opstart af certificeringsaudit på hver virksomhed.

9. Eksempel - 5 virksomheder A) En virksomhed med indtil 10 ansatte (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 14.000,-) Fase 1 og fase 2: I alt 2 auditordage, heraf kun én dag på virksomheden Årlig opfølgende audit ca. 1 dag. (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 9.000,-) B ) En virksomhed med ca. 15 ansatte (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 23.000,-) Fase 1 og fase 2 – I alt 2½ auditordage, heraf indtil 2 dage på virksomheden Årlig opfølgende audit ca. 1 dag. (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 10.000,-) C) En virksomhed med ca. 25 ansatte (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 28.000,-) Fase 1 og fase 2 – I alt 3 auditordage, heraf ca. 2 dage på virksomheden Årlig opfølgende audit ca. 1½ dag. (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 13.000,-) D) En virksomhed med ca. 30 ansatte (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 34.000,-) Fase 1 og fase 2 – I alt 4 auditordage, heraf indtil 3 dage på virksomheden Årlig opfølgende audit ca. 1½ dag. (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 14.000,-) E) En virksomhed med indtil 65 ansatte (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 40.000,-) Fase 1 og fase 2 – I alt 5 auditordage, heraf indtil 4 dage på virksomheden Årlig opfølgende audit ca. 2 dage. (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 16.000,-)

10. Prisberegning - 5 virksomheder Faktuel samlet tidsberegning indledende certificering: • Samlet beregnet auditortid på dokumentgennemgang mv. (fase 1) ca. 3 dage • Samlet beregnet auditortid på planlægning mv. ca. 3 dage • Samlet beregnet auditortid på virksomhedsbesøg og opfølgning (fase 1) ca. 3 dage • Samlet beregnet auditortid på certificeringsaudit og rapportering (fase 2) ca. 11 dage • Samlet beregnet auditortid transport, opfølgning, registrering mv. ca. 4 dage Samlet ca. 15 arbejdsdage for gennemførelse af besøg og audit i lokalområdet. Transport og ophold mv. i forbindelse med indledende certificering (Nuuk): Kr. 39.000,- Transport og ophold mv. i forbindelse med årlig opfølgende audit (Nuuk): Kr. 21.000,- Udstedelser og registrering af certifikater, styring af evt. afvigelser mv. indgår i prisfastsættelsen for den enkelte virksomhed. Ved afvigelser der medfører ekstra tid eller fornyet besøg afregnes supplerende omkostninger direkte med virksomheden.

11. Eksempel på samlet tilbud Eksempel på samlet rabatpris indregnet transport, ophold mv. (Nuuk): Indledende certificering: kr. 135.000,- Årlig opfølgende audit: kr. 75.000,- Afrundet pristilbud (ex. moms) for de 5 virksomheder i eksemplet: A) Indledende certificering inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 16.000,- Årlig opfølgende audit inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 9.000,- B) Indledende certificering inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 20.500,- Årlig opfølgende audit inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 11.500,- C) Indledende certificering inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 24.500,- Årlig opfølgende audit inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 13.500,- D) Indledende certificering inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 33.000,- Årlig opfølgende audit inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 18.000,- E) Indledende certificering inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 41.000,- Årlig opfølgende audit inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 23.000,-

12. ACS Registrars Denmark • De angivne priser og tilbudspriser i denne præsentation er eksempler fra ACS Registrars Denmark. • Som tidligere nævnt – indhent tilbud - og vær sikker på du kender betingelserne, især hvis der viser sig afvigelser i forbindelse med den indledende certificering. • Vær godt forberedt og gå eventuelt sammen om at få en screening - inden der ligges endelige planer for indledende certificering (Det kan ofte også give mulighed for bedre pristilbud, da certificeringsorganet så kender jer i forvejen!) • Husk – samlet aftale binder jer. Også i forbindelse med tidspunkt for årlige opfølgende audit. Ved ændringer af tidsrammer, kan det ændre på priserne ! VIGTIGSTE: Vær sikker på at dit certificeringsorgan er akkrediteret og din(e) auditor(er) er dygtig(e) nok til at bidrage til værdiskabelse. Du skal helst have mere end et certifikat for pengene”. Læs mere om ACS Registrars Denmark på www.acsregistrars.dk