Auditoría de Efectivo, Ingresos y Cuentas por Cobrar

1. Estado Libre Asociado de Puerto RicoOFICINA DEL CONTRALOR Auditoría de Efectivo, Ingresos y Cuentas por Cobrar Nelsa L. Acevedo Meléndez Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 2 de mayo de 2008 Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

2. OBJETIVOS Discutir: • Reglamentación aplicable • Objetivos de la auditoría • Pruebas de cumplimiento • Hallazgos más frecuentes

3. REGLAMENTACIÓN • Ley Núm. 230 – Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico del 23 de julio de 1974, según enmendada • Ley Núm. 81 – Ley de Municipios Autónomos del 30 de agosto de 1991, según enmendada • Reglamento Núm. 9– Normas Básicas para los Oficiales Pagadores Especiales nombrados por el Secretario de Hacienda del 6 de abril de 2005, según enmendado

4. Cont. REGLAMENTACIÓN • Reglamento Núm. 25 – Recaudación, Depósito, Control y Contabilidad de Fondos Públicos Recaudados por Recaudadores Oficiales o Sustitutos y sus Auxiliares del 7 de noviembre de 2006 • Reglamento Núm. 44– Deudas no Contributivas Existentes a Favor del Gobierno de Puerto Rico del 12 de agosto de 1997 • Reglamentación interna de la unidad.

5. Programa de AuditoríaEfectivo, Recaudaciones y Conciliaciones • Comprobar la existencia del efectivo en mano, los certificados de depósitos e inversiones, y que éstos son propiedad de la unidad. - Efectúe arqueos de caja; verifique la adquisición y cancelación de los valores • El efectivo en caja, las cuentas bancarias, los cheques y libros de recibos en blanco están sujetos a los controles y procedimientos adecuados de contabilidad. - Realice un inventario físico de los cheques y los recibos en blanco

6. Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES • Los fondos recaudados son depositados íntegramente y prontamente en las cuentas del erario público. - Verifique si los fondos recaudados se depositan diariamente • Los fondos de cambio y caja menuda, y sus desembolsos están autorizados y justificados. - Verifique si las reposiciones están debidamente documentadas

7. Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES • Las recaudaciones se registran con exactitud en los libros de contabilidad y éstos a su vez concuerdan con el banco o con terceros. - Coteje las hojas de depósitos con el estado bancario • El importe del ingreso, según las transacciones y los documentos justificantes, concuerdan con el importe del recibo expedido. - Verifique la información incluida en los recibos

8. EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACIÓN

9. PALABRAS NÚMEROS

10. NO INDICA FECHA DE RECAUDACIÓN

11. ANULADO SIN EXPLICACIÓN

12. CONTIENE BORRONES Y TACHADURAS

13. NO INDICA EL TIPO DE VALOR RECIBIDO

14. Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES • El balance del efectivo, según presentado en los informes financieros reflejan propiamente todo el efectivo en la unidad, en tránsito o depositado con terceras personas (Conciliaciones Bancarias). Según la conciliación, coteje los balances presentados contra: Mayor general Estado bancario

15. Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES • Los balances de efectivo reflejan un corte (cut off) propio de recaudaciones y desembolsos. - Determine la corrección de los ingresos, cheques en circulación y cheques pagados. • Las transacciones relacionadas con el efectivo son anotadas con prontitud y exactitud en registros detallados y adecuados. - Verifique si las cuentas se concilian mensualmente y son revisadas y aprobadas

16. HALLAZGOS FRECUENTES • Recaudaciones entregadas con tardanzas. • Sobregiros en fondos y cuentas bancarias. • Fondos y cuentas bancarias inactivas por más de un año. • Conciliaciones bancarias preparadas incorrectamente o con atrasos. • Recaudadores sin nombramiento. • Recibos con borrones y tachaduras. • Recibos anulados sin explicación.

17. Cont. HALLAZGOS FRECUENTES • Recibos en que el importe de las palabras no es igual al importe en números. • Apropiación de fondos. • No existe un inventario perpetuo de los recibos de recaudación en blanco y utilizados. • No se lleva un registro de las inversiones. • Cheques pendientes de pago por más de seis meses.

18. Programa de AuditoríaIngresos y Cuentas por Cobrar • Ver que se cumple con las normas para el otorgamiento de crédito y que las mismas sean de conformidad con la ley. - Determine si la evaluación de crédito fue adecuada y debidamente aprobada • Determinar que los despachos de bienes o la prestación de los servicios estén debidamente autorizados y facturados a los precios y términos correctos. - Compare las autorizaciones de despacho contra las facturas en cuanto a cantidad y descripción de bienes

19. Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR • Determinar que los ajustes en las facturas estén autorizados. - Identifique e investigue los ajustes reflejados en las facturas • Ver que las facturas, los ajustes y recaudaciones estén registrados propiamente en las cuentas de los clientes y en el período correcto. - Concilie los totales del registro de ingresos contra las cuentas de ingresos y las cuentas por cobrar del mayor general

20. Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR • Determinar que los créditos (memorandos de crédito, devoluciones y descuentos) estén debidamente autorizados y registrados correctamente. - Verifique si se realizó la entrada correspondiente en el subsidiario de cuentas por cobrar y en el registro de inventario, las devoluciones de bienes, descuentos y créditos • Establecer la validez de las cuentas por cobrar y declaradas incobrables. - Envíe a los clientes confirmaciones de las cuentas por cobrar

21. Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR • Determinar que las cuentas por cobrar sean registradas y los saldos establecidos en los registros financieros son correctos. - Compare los balances de las cuentas contra el subsidiario de las cuentas por cobrar

22. HALLAZGOS FRECUENTES • Falta de gestiones de cobro efectivas de las cuentas por cobrar. • No se mantenía un registro de las facturas pendientes de cobro. • Falta de información en los libros y registros. • Ausencia de segregación de deberes.

23. Información adicional División de Auditorías de: • Corporaciones Públicas: (787) 777-6080 • Agencias y Departamentos “A”: (787) 200-7248 • Agencias y Departamentos “B”: (787) 200-7249

24. ¿PREGUNTAS?

25. Contraloría a sus órdenes...