Werken met een adressenbestand in Word 2010 wo 30-01-2013

1. Werken met een adressenbestand in Word 2010 wo30-01-2013

2. Wat kunnen we met een adressenbestand?~~Etiketten maken ~~Samenvoegen van gegevens (brieven):met een adres(etiket) en/ofpersoonlijke begroetingsregel en/of een ”automatisch” datumveld

3. Variabele gegevens voorbereiden:kies type adreslijst:met kolom: adres en kolom: huisnummer (nr) of met een kolom adres+huisnummer

4. Adressenbestand aanmaken • Maak een tabel in Word of Excel met de kopjes: • Titel: bv. Dhr. en Mevr. • Voornaam • Voorletter (met tussenvoegsel): L. van • Achternaam • Adres (straatnaam) • Huisnummer of • Adres + huisnummer • Postcode • Woonplaats • Land • Speciale kenmerken: bv. Kerst (k), vakantie (v) • Sla het adressenbestand op in Mijn Documenten

5. Adreslijst met kopjes

6. Start Word 2010en Klik op de tab Verzendlijsten in het lint

7. Etiketten • Vel met dezelfde etiketten: • Boeken, CD’s, DVD’s merken • Als afzender op (vakantie)post

8. Klik links op de groep Maken en kies Etiketten

9. Kies voor 1 pag. met hetzelfde etiket of voor 1 etiketKies de juiste soort etiket via Opties

10. Typ de tekst in het adresvakKlik op Nieuw Document • Typ in het adresvak uw adresgegevens • (Begin met 2x spatie,) typ naam, Enter • (2x spatie,) typ adres, • Enter • (2x spatie,) typ postcode, 2x spatie, typ plaats • Klik op de stip voor: Volledige pagina met hetzelfde etiket

11. Je ziet nu een overzicht van het vel etiketten

12. Klik op het kruisje om de hele tabel te selecteren en klik op de tab Indeling in het lint. Kies de gewenste uitlijning

13. De tekst staat nu op de gewenste plaats.Klik op Bestand, Printen en print de etiketten. Links uitgelijnd Uitgelijnd in het midden

14. Word 2010 Etiketten Koppelen aan een adressenbestand met een kolom adresen een kolom nummer

15. Start Word 2010en Klik op de tab Verzendlijsten in het lint

16. 1.Klik op Afdruk Samenvoegen in het lint.Kies hierna Etiketten 2. Kies het formaat van de etiketten OK 3. Klik op Adressen selecteren

17. Kies Bestaande lijst.Zoek in de Verkenner naar het juiste adressenbestand en klik op Openen. Het adressenbestand is nu gekoppeld aan de etiketten, je ziet dit echter niet!

18. Gebruik adreslijst met aparte kolom met huisnummers!Klik op Samenvoegvelden invoegen, denk aan de spaties en Enter tussen de velden.Klik op Velden vergelijken om de juiste veldnamen te kiezen.

19. Klik op de onderhelft van de knop Samenvoegvelden invoegen • Voeg in: • 2x spatie, klik op Titel, spatie klik Voorl., spatie klik Naam, Enter • 2x spatie, klik Adres, spatie klik Nummer, Enter • 2x spatie, klik Postcode, 2x spatie, klik Plaats Enter • 2x spatie, klik Land

20. 2010 Selecteer de velden Klik op: OK

21. Klik op Etiketten bijwerken in het lint, nu staan alle records op de etiketten.

22. Zo ziet het resultaat er uit na het invoeren van de velden Klik op Etiketten bijwerken Nu wordt het hele vel etiketten bijgewerkt

23. Klik op: Voorbeeld van het resultaat

24. Klik op het kruisje om de hele tabel te selecteren en klik op de tab Indeling in het lint. Kies de gewenste uitlijning

25. Klik links boven op het kruisje om alle etiketten te selecteren.

26. Klik op het tabblad Indeling in het lint en zoek de juiste uitlijning van de tekst op het etiket uit.

27. Klik op: Voltooien en Samenvoegen om te gaan printen U hebt nu etiketten met verschillende adressen

28. Voor een adresbestand met maar 1 kolom adres + nummer kun je het Adresblok in het lint Verzendlijsten gebruiken. Dan velden vergelijken. Klik ‘hierna op Etiketten bijwerken. Klik linksboven op blauwe kruisje, klik op Indeling en lijn de tekst uit. Daarna Voltooien en samenvoegen en Afdrukken

29. Open de brief in Word 2010 Brieven en adressen koppelen

30. Start Word 2010en Klik op de tab Verzendlijsten in het lint

31. 1.Klik op Afdruk Samenvoegen in het lint.Kies hierna Brieven 3. Klik op Adressen selecteren

32. Kies Bestaande lijst gebruiken.Zoek in de Verkenner naar het juiste adressenbestand en klik op Openen. Het adressenbestand is nu gekoppeld aan de brieven, je ziet dit echter niet!

33. Adreslijst met aparte kolom met huisnummersKlik op Samenvoegvelden invoegen, denk aan de spaties en Enter tussen de velden.Klik op Velden vergelijken om de juiste veldnamen te kiezen.

34. Klik op de onderhelft van de knop Samenvoegvelden invoegen • Voeg in: • 2x spatie, klik op Titel, spatie klik Voorl., spatie klik Naam, Enter • 2x spatie, klik Adres, spatie klik Nummer, Enter • 2x spatie, klik Postcode, 2x spatie, klik Plaats Enter • 2x spatie, klik Land

35. 2010 Selecteer de velden Klik op: OK

36. Stel de begroetingsregel in

37. Maak hem persoonlijk

38. Geadresseerdehaal de A weg en voeg de samenvoegvelden inBegroetingsregelhaal de B weg en voeg de begroetingsregel in

39. Stel de aanhef in met voornaam(indien gewenst)

40. Klik op: Voorbeeld van het resultaat Bekijk alle adressen

41. Klik op: Voltooien en Samenvoegen om te gaan printen U hebt nu brieven met verschillende adressen en een persoonlijke aanhef

42. Voor een adresbestand met maar 1 kolom adres + nummer kun je het Adresblok in het lint Verzendlijsten gebruiken. Dan velden vergelijken. Voorbeeld bekijken. Daarna Voltooien en samenvoegen en Afdrukken

43. Veel succes