Escuela Polit écnica Nacional Grupo de Optimización 12/10/2009

1. Optimización del sistema hospitalario ecuatoriano: Estudio, modelización, simulación y minimización de tiempos de espera en la asignación de turnos médicos en consulta externa para el caso del Hospital Eugenio Espejo EscuelaPolitécnica Nacional Grupo de Optimización 12/10/2009

2. Antecedentes • Actualmente el departamento de Consulta Externa ha realizado significativas mejoras al implementar la asignación de turnos a través de una central telefónica. • A pesar de las soluciones implementadas hasta la fecha, creemos que el abordar el problema desde un punto de vista de la optimización matemática puede ayudar a mejorar los resultados ya obtenidos.

3. Responsables • Tomando en cuenta estos antecedentes, varios integrantes del Grupo de Optimización de la Escuela Politécnica Nacional se han interesado en este problema y han propuesto al Departamento de Matemática y, a través de él, al Consejo Politécnico un estudio del caso que permita sugerir soluciones viables. • El grupo de estudio está conformado por: • Sandra Elizabeth Gutiérrez Pombosa, Doctora en Matemática, Phd. Profesor Agregado a tiempo completo. • Diego Fernando Recalde Calahorrano, Matemático. Doctorante nombramiento accidental en trámite. • Ana Karina Guevara Granja. Estudiante • María Gabriela Rivadeneira Hinojosa. Estudiante.

4. Objetivo General • Poner la matemática al servicio de la comunidad, estableciendo reglas de optimización en la asignación de turnos a pacientes del Hospital Eugenio Espejo que minimicen su tiempo de espera en procesos de consulta externa.

5. Objetivos Específicos • Proponer un modelo matemático que describa el problema de asignación de turnos minimizando el tiempo de espera de los pacientes en consulta externa. • Realizar simulaciones con datos generados y reales de los comportamientos de las diferentes reglas de asignación propuestas a través del modelo planteado para calibrarlo y recomendar cuáles serían las más eficientes en nuestro país.

6. Objetivos Específicos • Programar un simulador con datos generados y reales de los comportamientos de las diferentes reglas de asignación propuestas a través del modelo planteado para calibrarlo y recomendar cuáles serían las reglas más eficientes en el Hospital • Evaluar los comportamientos de las reglas recomendadas bajo los puntos de vista en línea y fuera de línea, y compararlos con la manera actual de asignación de turnos para verificar cómo varían los tiempos de espera de los pacientes.

7. Descripción del Proyecto • Partimos de un análisis de la metodología actual de asignación de turnos a pacientes de consulta externa en el Hospital Eugenio Espejo y mediante la Investigación de Operaciones, Teoría de colas y la simulación, métodos que contribuyen a la disminución del tiempo total de espera de los pacientes desde la cola en la llamada telefónica hasta la conclusión de la cita en el consultorio del médico requerido.

8. Descripción del Proyecto • Se hanrealizadoencuestasaproximadamente 2500 encuestas a los pacientes de 20 de lasespecialidades de ConsultaExterna, en lasque se hantomado en cuenta la recurrencia del paciente, el tiempoqueespera, el promedio de llamadasquerealizaparaobtenerun turno, incluso se ha conometrado el tiempoque el médicodemora en la consulta, entre otros.

9. Descripción del Proyecto • Una vez recolectados los datos, se plantea un análisis general de la información para determinar el tiempo estimado que demanda cada uno de los servicios que requiere el sistema de atención actual. A partir de dicha estimación, se procede a la descripción de un modelo matemático, el cual es calibrado para luego pasar a ser implementado en un simulador que admita variaciones para encontrar la solución óptima.

10. Llamada Contesta la llamada No Si Datos Número de Historia Clínica Verificación Computacional Historia en la Computadora Archivo No No Abre historia Si Si Si Revisa Agenda Turno No Fin de la llamada Si Confirma fecha de la cita Proceso en la Central Telefónica

11. Consultorio Historia Clínica en el consultorio No Si Paciente atendido Requiere otra atención Sale del Hospital No Si Ingreso Cita médica Ventanilla 6 Ventanilla 7 Hospitalización Turno Sube HC Proceso en el Consultorio

12. Central Telefónica Central telefónica observada con 5 operadores

13. Procesos realizados por el Operador

14. HEE Especialidades observadas conectadas con la ventanilla 6

15. Especialidad Cirugía Plástica con 6 doctores

16. Doctor El proceso que se realiza en el consultorio de cada médico, como la espera, la atención en si misma y las diferentes opciones de salida de los pacientes.

17. Los escenarios a evaluar: • Número de médicos (aumentar, disminuir) • Inclusión de recesos • Horario de los médicos • Tipo de organización en la especialidad (esp. No esp.) • Cambio en el tiempo de espera con la digitalización de las historias clínicas

18. Esta propuesta está enmarcada en el Convenio de Cooperación que mantiene la Escuela Politécnica Nacional y el Hospital de Especialidades Eugenio Espejo y procura colaborar con el proceso de mejoras continuas que se está dando en el Hospital.

19. Propuesta • Evaluar la implementación del modelo fuera de línea, es decir, contar con la información completa en un lapso de tiempo para luego reorganizar la asignación de los turnos. Reorganiza la agenda en función de la clasificación y las prioridades Recibe la llamada Devuelve la llamada