Project 2006-2007 Risultati Bologna, 18 dicembre 2007

1. Project 2006-2007RisultatiBologna, 18 dicembre 2007 Intranet N° AUSLBO-06-08 DEL PORTFOLIO AZIENDALE Luca Ribani - Comunicazione e Relazioni con il cittadinoStefano Ermilli -UO Informatica

2. Pre Progetto • Diversi progetti intranet non integrati tra loro • Struttura redazionale verticistica • Gestione esternalizzata • Assenza di strutture di riferimento per il governo strategico e di sviluppo • Scarsa valorizzazione delle competenze e delle risorse interne • Assente la cultura della misurazione

3. Obiettivi automazione delle banalità

4. Obiettivi progetto

5. Obiettivi 1 • Nuova architettura • Integrazione delle intranet preesistenti • Formazione/intervento per apertura sezioni • Assegnazione della mail (credenziali) ai dipendenti per l’accesso ai servizi web • per migliorare le performance tecnologiche del sistema e l’accessibilità degli utenti e dei redattori • Progressiva integrazione di siti intranet gestiti in autonomia dalle articolazioni organizzative • Standardizzare il processo di progettazione e di apertura delle sezioni • Assegnare le credenziali ai collaboratori che non ne sono in possesso

6. Obiettivi 2 • Nuova Rubrica aziendale • Struttura navigabile dell’azienda • Struttura del governo strategico • Prototipo nuova versione del sito • Ampliare le funzionalità ed il set di informazioni disponibili • Integrazione delle base dati del Personale ed Economico Finanziario per il progetto di una struttura navigabile a supporto della comunicazione organizzativa • Definire un modello di ruoli e meccanismi a supporto del governo strategico e di gestione della intranet • Progettazione del prototipo della nuova release della intranet

7. Team di progetto • Luca Ribani – Comunicazione e Relazioni con il Cittadino • Stefano Ermilli - UO Informatica Collaborazioni • M. Ansaloni (UO Informatica) • D. Caccavella “ “ • B. Capozzi “ “ • F. Fabbri “ “ • R. Lucchesi “ “ • M. Neri (UO Comunicazione)

8. Organizzazione del progetto Committenza del progetto Sottogr. Sviluppo aspetti tecnologici e grafici Sottogr. contenuti nuova intranet PM e PMA Ref. UO Comunicazione Gruppo Linee Guida Ref. Partner/fornitori Sottogr. Rete redazioni Redattori Referenti rete

9. Ambienti rilevanti Rete referenti Redazioni(Sub Team) Committenza Dipartimenti Gruppo Linee guida Ambienti esterni al progetto Progetto INTRANET Staff Team Project Manager Distretti Partner fornitori Legenda: Viola – Interni al progetto, interni all’Azienda Verde– Interni al Progetto, Esterni all’Azienda Giallo – Esterni al Progetto, Interni all’Azienda Arancio – Esterni al Progetto , Esterni all’azienda

10. Risultati 1 • Nuova architettura per migliorare performance del sistema • Potenziamento della struttura di accesso al sistema • Accesso differenziato per le redazioni • Integrazione delle intranet preesistenti • DSP, Formazione, UO Economico Finanziaria, SPP • Formazione/intervento per apertura sezioni • 39 interventi in affiancamento per c.a. 120 ore • Assegnazione della mail (credenziali) a tutti i dipendenti per l’accesso ai servizi web • c.a. 2.000 nuove credenziali assegnate

11. Risultati 2 • Nuova Rubrica aziendale • Disponibile on line, nuove funzionalità di ricerca • Struttura navigabile dell’azienda a supporto della comunicazione organizzativa • Disponibile on line, integrazione dati • Struttura del governo strategico • Il gruppo strategico per il web ed il gruppo linee guida • Prototipo nuovo sito • Disponibilità del prototipo

12. Risultati 3 • Aumento di tutti i parametri di utilizzo • Monitoraggio contenuti redazionali • Aumento delle sezioni aperte e dei servizi disponibili

13. Funzioni rubrica

14. La Governance della intranet { Piano di progetto Team di sviluppo Guida strategica Governancesviluppo Piano di Realizzazione Piano strategico { Intranet Manager Piano di redazione Piano di coinvolgimento Governancegestione Utenti Contributori Rielaborazione da MIP Politecnico di Milano Piano di animazione

15. Statistiche di utilizzo 1 • Dato riferito ad 11 mesi

16. Statistiche di utilizzo 2

17. La redazione “allargata” • 49 redattori “attivi” • 1.036 contenuti gestiti • 135 documenti web • 773 documenti esterni • 128 contenuti grafici (Sono escluse news ed eventi) • Supporto intranet master • via e_mail (ca. 120 annuali) periodo - gennaio-novembre 2007

18. Statistiche redazioni

19. Criticità • Tempi di attuazione completa del modello di redazione allargata • Aumentare il livello delle prestazioni e dell’accessibilità • Risorse dedicate a tempo pieno allo sviluppo del progetto • Cultura della Intranet aziendale e non intranet locale • Rapporto con le ICT ed i nuovi media • Rischio della “automazione delle banalità” • Intranet dello staff e dei servizi

20. Aspetti positivi • Sviluppo e valorizzazione delle risorse interne • Piattaforma e modello di organizzazione innovativi • Partecipazione attiva delle articolazioni organizzative, delle redazioni e degli utenti • Intranet strumento del sistema di comunicazione interna ed organizzativa • Intranet come “luogo” tecnologico riconosciuto per comunicare ed in cui rendere disponibili e reperire informazioni e servizi • Intranet aziendale e non esclusivamente “comunicativa” o “tecnologica”, ma progetto di tecnologia e comunicazione • Intranet inserita nell’osservatorio intranet del Politecnico di Milano

21. Post – progetto • Attività del gruppo linee guida redazionali • Piano redazionale; apertura delle sezioni di Dipartimento e Distretto • linee guida • Porting verso la nuova release di Plone • Nuove funzionalità • Nuova architettura (+ performance) • Innovazione del sistema di relazioni • forum, partecipazione, collaborative work • Maggiore livello di interazione dei servizi presenti • Ruolo della rete dei referenti della Comunicazione

22. Ringraziamenti • Ai collaboratori che hanno partecipato alla attività di formazione, progettazione e realizzazione • Ai componenti il gruppo strategico per il web e del gruppo linee guida redazionali • Ai colleghi della Comunicazione e della UO Informatica • Alla rete delle redazioni • Agli utenti della intranet