Ny offentlighetslov

1. Ny offentlighetslov Faglig Forum for Formannskapssekretærer i Sandnes mandag 8. juni 2009 Advokat Rune Kanne

2. Tema • Hovedregelen i offentlighetsloven • innsynsrett • Unntakene fra innsynsretten • bl.a pga taushetsplikt • Hva er nytt i den nye offentlighetsloven?

3. Hvem gjelder loven for? • Hele kommunen; administrasjonen og politiske utvalg • Selvstendige rettssubjekt (for eksempel AS/IKS) som kommunen har en dominerende påvirkning på (for eksempel eierandel som gir mer enn ½ av stemmene i generalforsamlingen). • Unntak hvis disse selvstendige rettssubjektene hovedsakelig driv næring i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private

4. Ny lov; hva er nytt? • Den nye loven gir økt innsynsrett i kommunens saksdokumenter og reduserer muligheten til å unnta dokumenter fra innsyn, men stort sett viderefører den nye offentlighetsloven den gamle loven. • Endringene går i hovedtrekk ut på å utvide rettighetene, tilpasse loven dagens praksis, fjerne uklarheter og unøyaktigheter.

5. Skille dokumentoffentlighet og møteoffentlighet • Dokumentoffentlighet reguleres av offentlighetsloven • Møteoffentlighet reguleres i kommuneloven hvor § 31 sier at som hovedregel skal møter i folkevalgte organer holdes for åpne dører. Vanlig feil stenge møte vise til offl.

6. Hovedregelen i offentlighetsloven • Hovedregelen er innsynsrett jf § 3 • Dvs saksdokumenter i kommunen er åpne for innsyn, og kommunen kan ikke nekte innsyn uten at kommunen har hjemmel for det. • Kommunen plikt til etter krav tillate innsyn. Kommunen har ikke pga offentlighetsloven plikt til å offentliggjøre dokumenter av eget tiltak

7. Hvem kan kreve innsyn? • (§3 ”alle”). • Begrepet alle skal tas bokstavlig mao hvem som helst! • Formålet med å kreve innsyn har ikke betydning for omfanget av innsynsretten. • Ikke nødvendig å oppgi navnet sitt, kun det som er nødvendig for at innsyn skal kunne gjennomføres.

8. Hvor kan en kreve innsyn? • (§3 ”hos vedkommande organ”). Dvs kan kreve innsyn hos alle forvaltningsorganene som har dokumentet hos seg. • Kan avvise innsynskravet hvis ikke har dokumentet, men da tilsier god forvaltningsskikk at sier hvor dokumentet er.

9. Hva kan det kreves innsyn i? • (§3 ”saks-dokumenter, journaler og lignende register” og §28 ”bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art”) • Saksdokument definert i lovens § 4 • Innsynsretten er avgrenset opp mot private dokumenter. Saksdokumentet må mao gjelde ansvarsområdet/ virksomheten til kommunen. Ikke nok at dokumentet er hos kommunen

10. Når kan det kreves innsyn? • (§4 ”etter hvert”) • Innsyn kan som utgangspunkt kreves når dokumentet er blitt et saksdokument • Dokumenter kommunen mottar utenfra er saksdokumenter når de er kommet inn til eller lagt frem for kommunen. • Dokumenter kommunen lager er saksdokumenter når de er sendt ut eller hvis det ikke skjer når dokumentet er ferdigstilt

11. Hvordan skal innsyn skje? • (§30 ”ut fra hensynet til en forsvarlig saksbehandling” og ”kan kreve papirkopi eller elektronisk kopi”) • Kravet kan være muntlig eller skriftlig • Kravet skal avgjøres uten ugrunnet opphold • Kommunen avgjør selv hvordan innsyn skal gis dog rett på kopi

12. Husk på at… • Informasjonen som det gis innsyn i kan i utgangspunktet brukes til hva som helst, dog rettighet til tredjeperson kan begrense dette jf §7 • Kommunen kan ikke inngå avtale eller gi løfte om å unnta et dokument fra offentlig innsyn med mindre det aktuelle dokumentet eller de aktuelle opplysningene i det er omfattet av et av unntakene til innsynsretten. • Hvis mulighet for utsatt innsyn jf §5 • Forbud mot forskjellsbehandling når det gis tilgang til informasjon etter offentlighetsloven jf § 6

13. Unntakene fra innsynsretten • Oversikt unntakshjemlene i loven • Unntak etter §§ 14-26 gir kommunen rett, men ikke plikt til å nekte innsyn i bestemte opplysninger eller dokumenter. Meroffentlighet skal vurderes • Unntak etter § 13 slår fast at kommunen skal nekte innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov/ forskrift. Meroffentlighet skal ikke vurderes

14. Interne dokumenter • Praktisk viktig unntak for kommunen er unntaket for interne dokumenter: • Unntak for interne dokumenter jf § 14 dvs anledning gjøre unntak for visse dokumenter som er utarbeidet av kommunen til bruk for den interne saks-forberedelsen i kommunen • Også unntak for dokumenter innhentet utenfra hvis disse er for den interne saksforberedelsen jf § 15 dvs i praksis for kommunen hvis råd og veiledning om hvordan kommunen skal opptre i konkret sak

15. Interne dokumenter (forts.) • Interne dokumenter (forts.): • (unntaket i §§ 14 og 15 gjelder ikke for dokumenter som inneholder endelig avgjørelse i saken, retningslinjer eller presedens oversikter og dokumenter som er innhentet som del av en alminnelig høring.) • Særregel om innsynsrett i interne dokumenter hos kommunen jf §16 som begrenser hvilke interne dokumenter som kan unntas i en kommune

16. Unntak pga dokumentets innhold • Unntak fra innsynsretten ”kan-unntak”: • Unntak pga dokumentets innhold bl.a. unntak av opplysninger når påkrevd av hensyn til en forsvarlig gj.f. av økonomi-, lønns-, eller personalforvaltning §23 • Unntak for tilsettings saker ikke søkerlisten §25 • Unntak for dokumenter i en rettssak jf §18

17. Unntak pga taushetsplikt Unntak pga lovbestemt taushetsplikt Da forbud mot offentliggjøring, meroffentlighet skal ikke vurderes, må ha samtykke for å tillate innsyn, ikke nok at avsender bedt om konfidensiell behandling av dokumentet.) - unntatt er bare opplysningene i dokumentet som er underlagt taushetsplikt. Resten av dokumentet er offentlig, dog…

18. Unntak pga taushetsplikt (forts.) • Hva omfattes av taushetsplikten. Praktisk viktig bestemmelse forvaltningsloven § 13 • noens personlige forhold dvs noe det er alminnelig å ønske å holde for seg selv for eksempel opplysninger om fysisk og psykisk helse • Visse opplysninger angående næringsinteresser (drifts- eller forretningsforhold) som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde

19. Meroffentlighet • Meroffentlighet skal vurderes når kommunen kan unnta fra innsyn jf §11, dvs meroffentlighet skal vurderes når unntaket er en kan-bestemmelse • Kommunen bør gi innsyn hvis hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak, mao må kommunen spørre seg selv om det foreligger unntaksbehov i det konkrete tilfelle

20. Saksbehandling og klage • Avslag på innsynskrav skal være skriftlig og grunngitt • Klagerett, hvis ikke fått svar på begjæring om innsyn regnes dette som avslag etter 5 arbeidsdager slik at en kan klage jf § 32 (tillegg til ordinær klage er mulighet for klage til Sivilombudsmanne samt domstolskontroll)

21. Eks fra sivilombudsmannen • Dokumentinnsyn e-post sendt fra kommunen til en privat forhandlingsmotpart • 5. februar 2009 (2008/704) • Etter offentliggjøring av en avtale mellom Sandefjord kommune, en privat part og Staten ba pressen om innsyn i en e-post som var sendt fra rådmannen til bl.a. den private forhandlingsmotparten. Kommunen avslo innsynsbegjæringen med henvisning til at det var tale om et organinternt dokument etter offentlighetsloven § 5 første ledd og fylkesmannen opprettholdt avslaget. • Ombudsmannen kom til at e-posten med vedlegg etter utsendelsen til den private forhandlingsmotparten ikke lenger var eksklusivt forbeholdt den interne forvaltningsmessige behandlingen av saken. Det var da vanskelig å se at de legislative hensynene bak offentlighetsloven § 5 første ledd gjorde seg gjeldende, og det var ikke adgang til å unnta dokumentet som organinternt. • Fylkesmannen foretok deretter en ny vurdering av innsynsspørsmålet, og traff vedtak om å gi avisen innsyn i e-posten med tilhørende bilag.