Comunicare

1. Comunicare Valentin Clocotici

2. Cursul nr. 8 Excel: Principalele obiecte

3. Microsoft Excel Introducere

4. Excel • Program de calcul tabelar (memorare şi prelucrare primară a datelor care pot fi organizate sub formă tabelară). • Program care, pe lângă scopul iniţial, a devenit un instrument performant de analiză a datelor memorate intern sau extern (grafică, proceduri statistice, scenarii, tehnici OLAP etc.).

5. Excel • Documentul Excel este salvat cu extensia .xls. • Se poate salva, ca fişier cu extensia .xlw, spaţiul de lucru (workspace) prin File – Save Workspace. Fişierul reţine informaţiile privind fişierele deschise în sesiunea curentă şi diferite atribute ale acestora (ferestre, locaţii etc.) şi se poate deschide ca orice alt fişier. • Dacă spaţiul de lucru este salvat în folderul XLStart, din folderul unde s-a instalat aplicaţia, atunci la pornirea Excel-ului se deschid automat toate fişierele referite în spaţiul de lucru.

6. Excel – obiectele principale • Caiet (dosar) (workbook) – este documentul Excel, salvat ca fişier .xls. • Ferestre (windows) – fiecare caiet se poate vizualiza în mai multe ferestre. Gestiunea acestora este realizată prin meniul Window. • Fiecare fereastră poate fi împărţită în 2 sau 4 paneluri prin intermediul comenzii Window – Split sau prin acţionarea casetelor de divizare (split box) de pe barele de defilare.

7. Excel – obiectele principale • Foi (sheets) – sunt “foile” care compun caietul: • foi de calcul (worksheets) conţin datele primare şi rezultatele prelucrărilor numerice, • foi diagramă (chart sheets) conţin diagramele prin care se vizualizează grafic informaţii din foi de calcul, • foi de macro (macro sheets), foi de dialog (dialog sheets) – dedicate automatizării caietelor Excel, specifice versiunilor anterioare, dar încă funcţionale • foile sunt identificate prin “cotoarele” lor (sheet tabs), elemente active care permit acţiuni asupra foilor.

8. Excel – obiectele principale • Coloane, Linii (columns, rows) – foile de calcul au o structură tabelară. Coloanele/liniile sunt identificate prin anteturi (acestea sunt elemente active care permit acţiuni asupra obiectelor pe care le identifică). • Celule (cells) – fiecare celulă este identificată prin adresa ei: coloana şi linia la care aparţine, de genul A1. Prin Tools – Options – General se poate schimba modul de referinţă prin marcarea controlului R1C1 Reference Style.

9. Name Box Celula activă Excel – principalele obiecte • Celula activă (active cell) – pe fiecare foaie de calcul este celula care răspunde la tastatură (elementul activ din foaie). • Adresa celulei active este, în general, indicată în controlul Name Box.

10. Caiete (dosare) • Prin comanda File – New se poate crea un document nou vid sau, din pagina Spreadsheets Solutions, un caiet copie a unui caiet (template) organizat pentru rezolvarea unei clase de probleme. • In Excel există noţiunea de template, ca în Word, dar se pot defini template-uri de caiet şi template-uri de foi.

11. Caiete (dosare) • Pentru a salva un caiet ca template se dă comanda File – Save As, tipul Template (*.xlt). Pentru caiet implicit se dă numele book, pentru foaie implicită (caietul trebuie să aibă o singură foaie) se dă numele sheet. Acestea vor fi utilizate la crearea unui document nou vid, sau la adăugarea unei noi foi în caiet. • Template-urile implicite se salvează în folderul XLStart sau în folderul alternativ de start (definit în Tools – Options – General). Celelalte template-uri se salvează în folderul Templates.

12. Foi de calcul • Atribute ale foii de calcul: • nume – se dă prin editarea cotorului sau prin Format – Sheet – Rename; • vizibilitate – se fixează prin Format – Sheet – Hide/Unhide; • fundal – imaginea de fundal se fixează prin Format – Sheet – Background; • ordinea foilor în caiet - se stabileşte prin glisarea cu mouse-ul a cotoarelor sau prin Edit – Move or Copy (cu funcţionalitate mai complexă).

13. Foi de calcul • Acţiuni suportate de foi: • activarea foii – prin click pe cotor, CTRL+PgDn/PgUp; • inserarea unei foi = Insert – Worksheet; • eliminarea unei foi = Edit – Delete Sheet (o foaie eliminată nu mai poate fi regăsită); • selectarea = foaia activă este selectată implicit. Pentru a selecta mai multe foi se dă Shift/Ctrl + click pe cotoare.

14. Foi de calcul • Numărul de foi existente la crearea unui caiet vid este fixat în Tools – Options – General, controlul Sheets in new workbook (implicit sunt 16, cam multe). • In Tools – Options – View controalele care se referă la aspectul foii: • Gridlines + Color = stabileşte vizibilitatea şi culoarea liniaturii; • Row & column headers = vizibilitatea anteturilor de linii/coloane; • Sheet tabs = vizibilitatea cotoarelor de foi.

15. Coloane, Linii • O linie/coloană are ca atribute: • dimensiunea = fixată în Format – Row/Column… sau prin glisarea marginilor antetului corespunzător; pentru dimensionarea automată astfel încât să poată fi afişat întregul text se va da comanda Format – Row/Column – AutoFit (sau dublu click pe marginea din dreapta a antetului coloanei, marginea de jos a antetului liniei); • vizibilitatea = fixată în Format – Row/Column – Hide/Unhide; la Unhide se vizualizează toate liniile/coloanele din domeniul selectat.

16. Celule • O celulă este caracterizată de linia şi coloana la intersecţia cărora se află. • O celulă este un container care poate conţine informaţii. Prin urmare, la o celulă trebuie să se distingă între: • formatarea containerului; • informaţia ataşată şi formatarea ei. • Selectarea celulelor se realizează prin glisarea mouse-ului sau prin Shift + săgeţi. Celula activă se consideră selectată. Selectarea de linii şi/sau coloane implică selectarea celulelor respective.

17. Celule • Pentru selectarea unor domenii neadiacente, după selectarea primei regiuni, se va menţine apăsată tasta CTRL la glisarea mouse-ului. • Atribute ale celulei: • fundal = se realizează prin Format – Cells – Patterns; • chenar = se realizează prin Format – Cells – Border; este chenarul care apare la tipărire (grila poate fi omisă la tipărire). • atributele fixate prin Format – Cells – Number/Alignment/Font se referă la formatarea informaţiilor din celulă.

18. Celule • Operaţiuni asupra celulelor: • inserarea de noi celule = Insert – Cells; se vor insera atâtea celule câte sunt selectate; se va răspunde în ce direcţie se deplasează celulele existente; • eliminarea unor celule = selectare urmată de Edit – Delete; se va răspunde din ce direcţie se completează locul liber; • curăţarea unor celule = selectare urmată de Edit – Clear; se va alege tipul de curăţare Formats (doar formatarea), Contents (doar conţinutul), Comments (doar comentariile ataşate), All (curăţare completă). Del este echivalent cu Edit – Clear – Contents.

19. Celule • Atribuirea de nume la domenii de celule se realizează prin: • selectarea domeniului dorit; • utilizarea controlului Name Box (click în control şi tastarea denumirii); • comanda Insert – Name (Define dă o denumire la întreg domeniul, Create dă denumiri la liniile /coloa-nele din domeniul selectat utilizând informaţiile din celulele primei linii/coloane din selecţie. • Denumirea domeniilor este necesară pentru navigare rapidă şi pentru referiri în formule.

20. Celule • Adresa unei celule poate fi: • relativă = se raportează relativ la locul unde se face referirea; de exemplu A2 (în notaţia A1);R[-2]C[-1] (în notaţia R1C1); • absolută = se referă la o poziţie fixă (absolută) în foaia de calcul. De exemplu $A$2, $A2, A$2, R2C3, R[-2]C3, R2C[-3]. • Pentru a schimba tipul de adresă se tastează simbolul $ acolo unde este nevoie (în notaţia A1), sau se acţionează succesiv tasta F4 după ce s-a scris adresa (în toate notaţiile).

21. Celule • Pentru mutarea unor celule, pe lângă Ctrl+C urmată de Ctrl+V, funcţionează şi agăţarea cu mouse-ul a chenarului domeniului selectat şi tragerea în noua locaţie; dacă se acţionează simultan tasta Ctrl, atunci are loc o copiere a celulelor selectate. • De reţinut şi posibilitatea de inserare a celulelor copiate între celulele domeniului ţintă. • Tipul de adresă are importanţă doar la copierea celulelor (nu şi la copierea unor informaţii parţiale dintr-o celulă).

22. Celule • O celulă poate conţine: • date; • formule; • obiecte hyperlink. • Pentru a edita conţinutul unei celule • se operează în bara de formule (formula bar), sau • dublu click în celulă, sau • se acţionează tasta F2. • Operaţiunea de editare este dependentă şi de opţiunile selectate în Tools – Options – Edit.

23. Opţiuni de editare

24. Alte operaţiuni • Copierea specială (valori, comentarii, formate) • Dacă în operaţiunea de copiere/mutare nu se doreşte operarea cu celulel întregi ci numai cu anumite componente, atunci: • se selectează sursa • se dă comanda Copy sau Move • se selectează zona destinaţie • se dă comanda Paste Special din meniul Edit • se alege opţiunea dorită din dialogul afişat • se termină cu OK. • Pentru a elimina chenarul de mutare a sursei (care rămâne activ după copiere) se va acţiona ESC înaintea unei alte comenzi. • Observaţie. Printre opţiunile disponibile în dialogul Paste este şi Skip blanks care previne copierea celulelor goale peste celule, din zona destinaţie, care conţin informaţii.

25. Alte operaţiuni • Copierea doar a celulelor vizibile • În cazul în care anumite linii/coloane sunt ascunse în zona sursă, atunci se pot copia/muta doar celulele vizibile prin următoarea succesiune de operaţiuni: • se selectează sursa, • se dă comanda Go To din meniul Edit, • se alege Special, Visible cells only şi OK, • se dă comanda Copy, • se selectează colţul stânga sus al destinaţiei, • se dă comanda Paste.

26. Alte operaţiuni • Copierea specială (valori, comentarii, formate) • Găsirea celulelor goale, a constantelor, formulelor sau comentariilor • Căutarea după natura informaţiilor din celule se realizează prin comanda Go To din meniul Edit. Ca rezultat se obţine o selecţie de regiuni multiple. • se selectează domeniul în care are loc căutarea (o celulă selectată înseamnă căutare în foaia activă) • se dă comanda Go To din meniul Edit, • se acţionează butonul Special • se alege opţiunea dorită, • se acţionează OK. • Din dialogul Go To Special explicăm doar câteva opţiuni: • Comments – se selectează celulele care au ataşate comentarii, • Constants – se selectează celulele care au valori constante, • Formulas – se selectează celulele ccare conţin formule de tipul specificat, • Blanks – se selectează celulele goale.

27. Date • Fiecare celulă a unei foi de calcul este similară unei zone de memorie care poate conţine date de diferite tipuri. • O celulă este, grafic vorbind, o fereastră prin care se vede, la un moment dat, doar atât cât permite dimensiunea celulei. Modificarea dimen-siunii măreşte/micşorează informaţia afişată, fără ca informaţia să fie afectată. • Pentru anumite tipuri de date se completează celula cu simbolul #, semnalând o dimensiune insuficientă a celulei.

28. Date • Conţinutul celulei active este afişat în bara de formule (View – Formula Bar). • Datele acceptate de Excel sunt: • date numerice, • date calendaristice, • date de tip text. • Pentru a introduce o dată într-o celulă, aceasta se activează, se tastează informaţia dorită şi operaţiunea se termină prin ENTER, TAB sau click în altă celulă.

29. Date • Date numerice • se acceptă drept constantă numerică orice formă recunoscută de limbajele de programare de ultimă generaţie (de exemplu: 12, -123.45, 123%, 2/3, 3 1/4, 1.2e-3 etc.); • combinaţia nerecunoscută drept dată numerică este tratată ca text; • datele numerice sunt aliniate, în mod implicit, la dreapta; • separatorul zecimal este fixat, în mediul Windows, prin Control Panel – Regional Settings.

30. Date • Date calendaristice şi orare • forma implicită a datelor calendaristice se stabileşte, în mediul Windows, prin Control Panel – Regional Settings/Options; • se acceptă drept constantă de tip dată calendaristică sau orară orice combinaţie de caractere care se potriveşte cu o formă implicită; • aceste date sunt memorate intern sub formă numeri-că (partea întreagă reprezintă data, partea fracţiona-ră reprezintă timpul), sistemul de referinţă fiind fixat în Tools – Options – Calculation; • implicit, datele calendaristice sunt aliniate la dreapta.

31. Date • Constante de tip text • orice combinaţie de caractere care nu este recunoscută drept dată numerică sau calendaristică • pentru ca un şir de caractere să fie interpretat ca text şi nu ca dată numerică sau calendaristică, se va formata celula ca Text şi apoi se va tasta şirul; • implicit, datele text sunt aliniate la stânga; • dacă lungimea şirului este mai mare decât lăţimea celulei, textul se afişează şi în celulele libere din dreapta; • pentru a trece pe alt rând în interiorul celulei, se acţionează Alt + Enter.

32. Formatarea informaţiilor • Informaţia se poate formata pentru a avea o imagine corectă (tipul particularizat de dată) sau pentru a facilita receptarea ei (de exemplu, reducerea numărului de zecimale). • Formatarea nu modifică valoarea informaţiei, orice altă formatare este posibilă. • Formatul este un atribut al celulei (deşi se aplică la conţinut). Prin urmare eliminarea conţinutului nu modifică formatul (un conţinut nou va adopta formatul existent).

33. Formatarea informaţiilor • Comanda principală este Format – Cells, paginile Number, Alignment şi Font. • In pagina de opţiuni Number se alege subcate-goria cea mai adecvată pentru datele numerice (Currency, Accounting, Percentage etc), ca şi tipul de dată calendaristică, orară, text etc. • Fiecare categorie are atribute specifice. • Prin categoria Custom se poate particulariza forma afişată prin crearea unui şablon propriu de afişare.

34. Formatarea informaţiilor • In pagina de opţiuni Alignment se fixează • alinierea horizontală şi/sau verticală a informaţiei în celulă (de remarcat Center Across Selection); • direcţia scrisului; • defilarea textului; • contopirea celulelor. • In pagina de opţiuni Font se stabilesc atributele generale ale scrisului din celulă sau, dacă este selectata o porţiune doar a textului din celulă, atributele de font ale selecţiei.

35. Formule • Ceea ce conferă putere unui program de calcul tabelar sunt multiplele posibilităţi de calcul având ca operanzi date memorate în caietele deschise sau în fişiere externe, funcţii predefinite (în biblioteca aplicaţiei) sau definite de utilizator (în proiectul VBA ataşat). • Se poate gândi că un program de calcul tabelar este un calculator puternic dublat de un proce-sor de texte.

36. Formule • Este recunoscută drept formulă orice şir de caractere care începe cu semnul “=“, cu condiţia ca formatul celulei să nu fie Text iar şirul să fie la începutul conţinutului celulei. • Dacă este marcat controlul Formulas în Tools – Options – View, atunci în celulele care conţin formule se afişează formulele, în caz contrar fiind afişate rezultatele calculelor indicate în formule. • In orice situaţie, bara de formule afişează formula.

37. Formule • Ca operanzi se acceptă, uzual pentru formule de calcul în orice limbaj, constante, operatori, apeluri la funcţii şi, propriu Excel-ului, referinţe la valori conţinute în celule ale caietelor deschise. • Ordinea operaţiilor este cea uzuală. • De menţionat că modificarea valorii dintr-o celulă referită nu necesită rescrierea formulei (a se vedea şi discuţia despre calcule în Excel).

38. Formule • Referinţa la o celulă se poate da prin tastarea adresei celulei sau, dinamic, prin selectarea celulei. Adresa celulei selectate va fi inserată automat. • De exemplu, pentru a scrie formula =A1+A2: • se scrie = • se face click în celula A1 • se tastează + şi apoi click în celula A2 şi se termină cu Enter. • Se pot utiliza ca referinţe şi denumirile definite pentru celule sau domenii de celule.

39. Funcţii • Mediul Excel dispune de o vastă bibliotecă de funcţii clasificate după domeniul principal de utilizare. • Pentru a insera într-o formulă un apel la o funcţie: • se memorează numele şi parametrii funcţiei şi se scrie manual apelul, sau • se dă comanda Insert – Function acolo unde trebuie să se insereze apelul. • La apeluri multiple în aceeaşi formulă se combină modurile anterioare.

40. Funcţii • In dialogul Insert – Function se alege mai întâi categoria de funcţii şi apoi, în lista din dreapta, funcţia dorită. • Se deschide un dialog, adecvat funcţiei selectate, pentru precizarea argumentelor. • Prin unealta Edit Formula, sau la editarea unei formule, se obţine acces şi la inserarea unei funcţii.

41. Funcţii • Pentru inserarea unei funcţii care returnează un tablou (de exemplu produsul a două matrice): • se selectează zona unde se va afişa rezultatul (zona trebuie selectată complet şi nu doar colţul din dreapta sus); • se inserează apelul la funcţie; • se termină formula prin Ctrl+Shift+Enter. • Dacă zona selectată nu este suficientă, rezultatul se va afişa parţial (pe câte celule au fost selectate).

42. Calcule • Prin calcularea foii de calcul (a caietului) se înţelege procesul prin care valorile actualizate ale parametrilor sunt conside-rate în formule astfel încât foaia să fie într-o stare de consistenţă. • Calcularea se poate efectua: • automat (opţiunea implicită) = orice modificare a unei valori produce recalcularea tuturor formulelor; • manual = recalcularea formulelor are loc doar la cererea utilizatorului.

43. Calcule • Alegerea modului de calculare este în dialogul Tools – Options – Calculation. • Dacă se alege modul manual, recalcularea foii are loc la comanda Shift+F9. La comanda F9 se calculează toate caietele deschise. • Dacă este activă bara de formule, prin F9 se calculează formula (sau porţiunea selectată din formulă) şi rezultatul înlocuieşte formula (sau partea selectată).

44. Calcule • Precizia calculelor este, în mod implicit, de 15 cifre semnificative exacte (adică precizia maximă), indiferent de modul de afişare. • Dacă se doreşte efectuarea calculelor cu precizia afişată (adecvată pentru calcule financiare, de regulă), atunci se marchează controlul Precision as displayed în Tools – Options – Calculation. Este singura acţiune prin care se modifică valoarea memorată care devine egală cu valoarea afişată.

45. Calcule • Corectitudinea calculelor depinde şi de valoarea fixată în zona Iteration din Tools – Options – Calculation. • Parametrii Maximum iterations, Maximum change influenţează procesele iterative de calcul (implicate, de exemplu, în calculul funcţiilor). • Un proces iterativ se va opri dacă se atinge numărul de iteraţii (Maximum iterations) sau dacă între două rezultate succesive există o diferenţă mai mică decât eroarea admisă (Maximum change).

46. fill handle Completarea asistată a datelor • Microsoft Excel dispune de mecanismele necesare completării automate a informaţiilor: • serii; • copieri multiple. • In acest proces este de remarcat mânerul de completare (fill handle) a unui domeniu selectat de celule, vizibil dacă este marcat controlul Allow cell drag and drop în Tools – Options – Edit.

47. Completarea asistată a datelor • Sunt recunoscute • serii temporale (suite de date calendaristice, complete sau doar zile lucrătoare, din zi în zi sau din lună în lună etc.) • serii numerice (liniare = progresii aritmetice, de creştere = progresii geometrice, de trend = prognoze pe baza trendului liniar) • serii de termeni = sunt generate pe baza listelor definite de utilizator în Tools – Options – Custom Lists. • Seriile temporale şi cele numerice pot fi generate prin Edit – Fill – Series.

48. Completarea asistată a datelor • Dacă se selectează începutul seriei (sau un număr de termeni care să permită identificarea tipului de serie), prin tragerea mânerului de completare se completază seria în direcţia tragerii. In acest mod se pot completa şi serii personalizate (bazate pe listele definite de utilizator). • Dacă tragerea are loc cu butonul dreapta acţionat, la eliberarea butonului apare un meniu în care se poate preciza acţiunea dorită (completare, copiere).

49. Completarea asistată a datelor • O operaţiune similară completării unei serii prin acţionarea mânerului de completare este aceea a copierii unei formule. In acest caz, prin jocul referinţelor relative/absolute se calculează serii de rezultate pornind de la serii de argumente. • Copierea se efectuează prin: A. se scrie primul termen şi se urmează B1 sau B2. B1. se selectează zona unde se copie şi se dă comanda Edit – Fill – Down/Up/Right/Left. B2. prin glisarea mânerului de completare.