Réunion de fin d ’exercice 2007

1. Réunion de fin d ’exercice 2007 Les points abordés : • Les opérations de fin d’exercice : - l’agenda - les traitements en DR et au Labo • Préparation de fin d’exercice • Choisir son option de basculement CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

2. Réunion de fin d ’exercice 2007 Les points abordés : Les opérations de fin d’exercice : - l’agenda - les traitements en DR et au Labo CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

3. Limite pour le dernier transfert Xlab  BFC L’AGENDA de fin d’exercice pour la DR 5 Date de Clôture d’exercice : ……… 14 / 12 / 07 avant 12 h et date des commandes en avance 28 / 12 / 07 Date du dernier retour délégation : Mise à disposition Version 7.5 04 / 01 / 08 Basculement d’exercice Xlab en version 7.5 Reprise des flux Xlab  BFC 15 / 01 /08 CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

4. Date dernier envoi vers l’organisme par défaut 14 décembre 2007 pour le CNRS Date non modifiable Il s’agit de la date du dernier transfert effectué par l’unité Pour 2007 : 28 décembre Changement date fin d’exercice pour le CNRS Dossier / Gestion Courante / Traitement / Fin Exercice / Changement CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

5. Changement date fin d’exercice pour les autres organismes Dossier / Gestion Courante / Traitement / Fin Exercice / Changement Pour les autres organismes modifications à effectuer date clôture d’ex. (jusqu’au) Com ex. N+1 Fixe la date saisie commande 2008 Fixe la date de clôture d’exercice 2007 CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

6. Vérifier les commandes non soldées (méthode 1) Dossier / Gestion courante / Commande / Trouver Montant Initial de la commande TRIER CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

7.    Aucun utilisateur connecté À la base suite Vérifier les commandes non soldées (méthode 2) Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation Organismes, et laboratoires confondus CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

8. Vérifier les commandes non soldées suite (méthode 2) Tri par fournisseur Valeur = « OUI » Ces commandes seront automatiquement soldées lors du basculement de l’exercice CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

9.  Vérifier les demandes d’achat Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation Egalement votre méthode habituelle et la consultation du tableau à l’ouverture d’XLAB   Aucun utilisateur connecté À la base CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

10.   Aucun utilisateur connecté À la base Vérifier les commandes de fonctionnement livrées et non facturées Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation  CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

11. Menu préparation fin exercice Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation • Ce menu peut être utilisé régulièrement tout au long de l’année • Vous pouvez effectuer le lancement de tous les états ou traitement en cochant les cases correspondantes • La date de lancement est indiquée CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

12. Pour les laboratoires XLAB avec plusieurs organismes Vérifier les factures non prises en charge Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Regul.facture A ne pas utiliser pour les organismes De type CNRS STOP Aucun utilisateur connecté À la base CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

13. Si ce n’est pas le cas se rapprocher du service du système d’information Vérifier la chronologie des retours Dossier / Échanges avec la délégation / transfert / journal transfert Réceptions • La numérotation des réceptions doit être continue • Le statut de toutes les réceptions doit être « RECUE » • Seule la dernière réception doit être « en attente » CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

14. REFUS factures et commandes Ne jamais effectuer de REFUS Dossier / Échanges avec la délégation / Intégration / Refus CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

15. C19990 CNRS 0888 Xlab_070906%%0 C19990 Xlab_070906%%0 Paramétrage de la sauvegarde Dossier / Administration / Paramétrage / Application CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

16. Xlab_070906%%0 Vérification de l’exécution de la sauvegarde CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

17. Sauvegarde : messages d’alertes CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

18. Vérification de la cohérence de la base Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation A effectuer une fois par mois après une sauvegarde CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

19. La nouvelle version XLAB • Une nouvelle version d'Xlab V7.5 sera disponible à partir du 4 janvier 2008. • L'installation de cette version est obligatoire : vous ne pourrez pas effectuer la fin d’exercice avec la version actuelle. CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

20. S’abonner à XLAB-ACTU Xlab-actu est un bulletin d'informations sur Xlab, logiciel de gestion budgétaire et financière des unités du CNRS. S'abonner à Xlab-actu (gratuit) Par Web : http://www.dsi.cnrs.fr/labo/xlab/xlabactu/acces.asp CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

21. Les outils de préparation avant le basculement CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

22. Démarrage du nouvel exercice ... Réactualiserles structures de gestion (arborescences, origines, matières ...) Faire un toilettage des données de référence (fournisseurs, agents…) CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

23. Démarrage du nouvel exercice •  Selon les options de basculement et les règles de report du laboratoire : • Imputer les commandes* sur les entités • Reporter*, éventuellement, certaines commandes non basculées pour les organismes autres que CNRS • Effectuer, le plus tôt possible, les premiers échanges CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

24. Démarrage du nouvel exercice : imputer les commandes Imputer les commandes sur les entités CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord

25. 1 2 Basculer vers l ’exercice 2008 Après intégration et traitement de tous les retours jusqu’au 28 décembre 2007 (version 7.2) CNRS Délégation Ile de France Ouest et Nord