Strategie Fanfare St. Caecilia Schalkwijk

1. Strategie Fanfare St. CaeciliaSchalkwijk Rapportage aan Algemene Ledenvergadering 7 november 2012 Dirk Dekker

2. Doelstelling presentatie • Informatie delen • Analyse • Aan de hand van discussie  richting bepalen voor komende 3-5 jaar • Vaststellen

3. Aanleiding en Aanpak • Aanleiding: • Betrokken geraakt • Gesprek Marjolein • Project opdracht • Aanpak: • Analyse stukken; jaarverslag, enquête, website, etc. • Bestuursvergaderingen • Gesprekken (bestuur, leden, oud-leden, ouders, dirigent, etc.) • Tussenrapportage Bestuur • Presentatie groep “Nieuw Elan” • Missie en doelstellingen in bestuur besproken • A.L.V.

4. Opbouw • Terugblik ontwikkelingen Onderlinge 2007-2011 (Analyse) • Ledenaantallen • Financieel • Organisatorisch • Marketing & PR • Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen • Missie Fanfare Sint Caecilia • Doelstellingen komende planperiode • Hoe nu verder; goedkeuring & vervolg afspraken

5. Doelstelling vereniging - statuten Doel • 1. De vereniging heeft tot doel haar leden in de gelegenheid te stellen de muziek te beoefenen, mee te werken aan de cultureel-muzikale vorming van haar leden en een actieve bijdrage te leveren aan het gemeenschapsleven. • 2. Zij tracht dat doel te bereiken door: • a. het geven van instructie; • b. het houden van oefeningen en wedstrijden; • c. alle andere geoorloofde middelen welke daartoe bevorderlijk zijn. • 3. Zij kan zich in het kader van haar doelstellingen aansluiten bij een de vereniging overkoepelende bond, welke landelijk of regionaal werkt.

6. Leden Fanfare Sint Caecilia – juni 2012

7. Ledenaantal periode 2004-2011 • Trend laatste jaren dalend aantal leden • Kanteling sinds 2008

8. Nieuwe leden en opzeggingen per jaar • Tot 2008 meer aanmeldingen dan opzeggingen • Van 2009 tot 2012 meer opzeggingen dan aanmeldingen • 2008 is opmerkelijk hoog aantal nieuwe leden:- nieuwe slagwerkers(werven school) • 2011 opmerkelijk hoog aantal opzeggingen -Drumband vertrokken

9. Leden; verdeling naar type 2011 • Aantal jeugdleden is hoger dan Fanfare • Fanfare krijgt naar verhouding meer aandacht • Van de jeugdleden spelen er 13 leden ook in de fanfare (totaal = 54%) • Jong korps:senior: 22=63% jeugd: 13=37%

10. Leden; verdeling naar woonplaats • Kernen naast Schalkwijk mager vertegenwoordigd • Houten-Zuid mogelijk nieuw gebied voor ledenwerving • Geen leden uit Tull en ‘t Waal • Aandachtspunt:ledenwerving andere kernen en mogelijk “her-intrededers”

11. Leden; verdeling naar geboortejaar 65 +, gestopt arb.proces ? Gat 26-36 jaar ?

12. Leden gegroepeerd op jaartal

13. Leden; redenen opzegging 2012 • STAVZA juni ‘12

14. Financieel Fanfare Sint Caecilia – juni 2012

15. Inkomsten 2007 - 2011 • Contributie verhogingen laatste jaren • Giften en Donaties = 43% van contributie • Welke toezegging subsidie komende jaren Incl.Incid. €2.200

16. Uitgaven 2007 - 2011 • Kosten instructie met ca. 60% gestegen • Directe relatie met opleiding jeugd • Onkosten in 5 jaar bijna verdubbeld • Muziek (=core competentie) licht dalend !

17. Resultaat 2007 - 2011 • Positief resultaat ondanks fikse kosten stijging

18. Organisatie Fanfare Sint Caecilia – juni 2012

19. Organogram Commercie PR en Leden niet benoemd Status Muziek Cie (perceptie)

20. Organogram gezamenlijk

21. Aandachtspunten organisatie • ++ Zeer korte communicatielijnen. Wekelijks contact met leden tijdens repetities. Informatie per mail. (Ook Jeugd nog bij betrekken) • Stijl van besturen: Centrale rol voor de voorzitter. Zeer betrokken, zeer goed voorbereid en zeer intensief.  Continuïteit (kunnen vervangen) • Taakverdeling Bestuur. Op de site geen taakverdeling bestuursleden. Vrz • Voorbeeld: Ledenadministratie en onderlinge afhankelijkheid. • Prima onderlinge sfeer in bestuur.(Control) • “Compromis model” • -/- Binnen bestuur geen eenduidige verantwoordelijke voor commercie. • -/- “Onduidelijkheid” op de samenwerking met de Vrienden • Ophanging Muziek Cie; verantwoording aan ? • Link naar personeel (dirigenten en opleiders) (Muziek Cie en Bestuur) • Beperkte groep leden zeer actief. (Verwachtingspatroon ?)

22. Marketing & PR Fanfare Sint Caecilia – juni 2012

23. Wie zijn de klant(en) ? Gemeente Houten Subsidie gelden (Publiek) Optredens Muzikale vorming Contributie Sponsorgelden Sponsor Muzikale opleiding ouders Sociale “vorming” ? Contributie Ambities verschillend Leden Muzikale vorming Donaties Muziek maken Donateurs / Vrienden Gezelligheid

24. Marketing & PR • Goede vertegenwoordiging in lokale pers • Goed bezochte website (naamgeving…..) • Leaflets en documentatie beschikbaar • PR gericht op informatievoorziening  geen gerichte ondersteuning werving geld of leden

25. Product = Muziek maken • Muziekkeuze • Belangrijk voor muzikale uitdaging leden • Verschillende niveaus binnen vereniging • Niveau is hoog  vertrek leden • Concours • Repertoire • Hoe hou je de leden • Muziek Commissie (rol, rol dirigent(en), rol leden zelf) • Plezier tijdens repetities  stijl van leiding geven (presteren vs gezelligheid vs verschillende ambities) • Richting bepalen: Doelen en ambities afspreken en elkaar hieraan houden. Keuzes maken en commitment.

26. Keuze Muziek repertoire Doelstelling(en) bepalen • Ontwikkeling Orkest; Wie bepaalt keuze  vertaalslag naar plezier leden / ledenbehoud, nieuwe leden • Rol van de dirigent, Rol van Muziek Commissie en Rol van bestuur. (Kaderzetting) • Aantal optredens  aansluiten bij ambities/mogelijkheden leden • Niveau: Wie bepaalt # concours en niveau • Doelgroepen: Breed publiek, Muziekkenners, Muzikanten, Concours, ? • Invulling Sociaal Cultureel  ondersteuning activiteiten in dorp • - Plan Frank / Muziek Cie

27. Aandachtspunten leden • Betrokkenheid leden; verwachting bestuur niet in overeenstemming met realiteit (bij voorbeeld serenades, Bazaar, activiteiten) • Type personen (ambities / verwachtingen) moeten passen binnen Fanfare. • Opkomst tijdens repetities • Verschillende ambities; verschillende inzet oefenen thuis • Leden die liever niet willen lopen op straat. Uniformen niet geliefd. (Verplichting) • Serenades niet geliefd • Veel Subgroepen en beperkt gebruik “nazit” • Ouders; Saamhorigheid, deelnemen belangrijker, plezier kind, sociaal belangrijker, muzikale vorming • Visie ontbreekt; persoonlijk en als orkest • Nu muziekkeuze gemaakt o.b.v. ? nieuwe stukken ? • Opleiding jeugd kost in verhouding veel geld. Bijdrage lesgeld is niet kostendekkend. Senioren sponsoren dus opleiding • Opleidingsniveau is hoog hoge kosten • Weinig Her-intreders(Jeugd  senioren)

28. Discussie: Concurrentie in Schalkwijk e.o.Bron= Unique Selling Points Waarom zouden sponsoren voor onze Fanfare kiezen Waarom zouden leden voor onze Fanfare kiezen

29. SWOT analyse Fanfare Sint Caecilia – oktober 2012

30. SterktesDe gekleurde items zijn het meest belangrijk

31. Zwaktes (1)De gekleurde items zijn het meest belangrijk

32. Zwaktes (2) De gekleurde items zijn het meest belangrijk

33. Kansen De gekleurde items zijn het meest belangrijk

34. Bedreigingen De gekleurde items zijn het meest belangrijk

35. Missie Fanfare St Caecilia Fanfare Sint Caecilia – oktober 2012

36. Wat is “Fanfare Sint Caecilia” (missie):(1)…wat wil je zijn (ambitie) Muziek vereniging • Fanfare St. Caecilia is, voor de kleine kernen van de gemeente Houten, een onmisbare muziekvereniging. Zij is een typische dorpsvereniging, die leden plezier wil laten beleven door: • Het maken van muziek als individu en als korps; • Het verzorgen van optredens.Deze optredens zijn enerzijds eigen initiatief van de fanfare, anderzijds ondersteunen ze de activiteiten in de kleine kernen. Met deze optredens levert de fanfare een bijdrage aan de saamhorigheid van de plaatselijke bevolking.

37. Wat is “Fanfare Sint Caecilia” (missie) (2):…wat wil je zijn (ambitie) Muzikale ontwikkeling • Fanfare St. Caecilia stimuleert haar individuele leden en het orkest als totaal, om de muzikale talenten maximaal te ontwikkelen. Het opleiden van jeugd een belangrijke pijler. • Fanfare Sint Caecilia streeft ernaar binnen de vereniging een klimaat te scheppen waarbij de leden zich thuis voelen en waarbij plezier en haalbare muzikale prestatie (als groep en individueel) in balans zijn. Zij verwacht van de leden een actieve bijdrage aan de (vele) verenigingsactiviteiten. Ambitie

38. Wat is “Fanfare Sint Caecilia” (missie) (3):…wat wil je zijn (ambitie) Muziek-keuze • Fanfare St. Caecilia brengt een zo breed mogelijk scala aan fanfaremuziek ten gehore. Bij de muziekkeuze wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de wensen van de leden. • Fanfare St. Caecilia hecht waarde aan goede (onderlinge) persoonlijke relaties, integriteit, openheid, gelijkwaardigheid, respect, samenwerking, enthousiasme, etiquette en het nakomen van afspraken. • Fanfare St. Caecilia wil een financieel gezonde vereniging zijn. Sfeer en waarden/normen Financieel

39. DoelstellingenFanfare Sint CaeciliaPlanperiode 2012-2015 Fanfare Sint Caecilia – september 2012

40. Doelstellingen bestuur Planperiode 2012-2015 (1):

41. Doelstellingen bestuur Planperiode 2012-2015 (2):

42. Doelstellingen bestuur Planperiode 2012-2015 (3):

43. Hoe nu verder ?   • Aanpassen presentatie. • De doelstellingen (en jaarplannen) zullen worden besproken met alle Commissie “Nieuw Elan”, Muziek Commissie en Vrienden. • SWOT, Missie en Doelstelling bepalen voor komende 3 jaar in bestuur • Vaststellen / Goedkeuring Bestuur • De missie en doelstellingen zullen worden toegelicht tijdens de Algemene Leden Vergadering (ALV) in 7 november 2012.Vaststellen ALV • Opstellen jaarplannen (detailplannen), waarbij de meerjarenplanning als uitgangspunt zal worden gebruikt. • Toewijzen aan verantwoordelijke personen (projecten)  

44. Vragen en/of Opmerkingen ?