Struktur Organisasi

StrukturOrganisasi Ir. MurmanBudijanto, MT., MIDEC.

Struktur Organisasi • Definisi: pembagian, pengelompokan dan koordinasi tugas-tugas dalam pekerjaan suatu organisasi. • Enam elemen utama: • Spesialisasi (Work Specialization) • Departementalisasi (Departementalization) • Rantai Perintah (Chain of Command) • Rentang Kendali (Span of Control) • Sentralisasi dan Desentralisasi • Formalisasi

Spesialisasi Kerja • Menjawab seberapa dalam suatu pekerjaan dipisahkan menjadi sub-sub kegiatan. • Disebut juga sebagai: division of labor • Pelopor spesialisasi kerja: Henry Ford, setiap pekerja di Ford Motor mengerjakan tugas yang spesifik dan berulang. • Keuntungan spesialisasi yang dalam: • Efisiensi pemanfaatan ketrampilan karyawan • Ketrampilan meningkat karena kerja berulang • Waktu singkat untuk persiapan kerja • Pelatihan yang fokus dan lebih cepat • Penemuan mesin dan alat kerja khusus

Spesialisasi Kerja (2) • Kerugian spesialisasi: • Munculnya kejenuhan, kelelahan, stres, produktifitas rendah, kualitas rendah, kemangkiran meningkat dan tingginya keluar masuk karyawan. • Disebut dengan human diseconomies. • Diatasi dengan job enlargement dan job variety. • Ada optimal level untuk spesialisasi yang berbeda untuk setiap organisasi.

Departementalisasi • Setelah diperoleh optimal level untuk spesialisasi, pekerjaan terntentu dikelompokkan. • Basis dimana sekelompok pekerjaan ditentukan disebut dengan departementalisasi. • Dasar pengelompokkan: • Fungsi kerja: teknik, produksi, akunting, pengadaan, pemasaran dll • Jenis produk: produk A, B, C dll • Geografi/Teritori • Proses: penerimaan, penyimpanan, pengolahan, pengepakan, pengiriman dll • Kelompok pelanggan: konsumen, pedagang, kantor dll

Rantai Perintah (1) • Dahulu merupakan dasar dari penyusunan organisasi. Saat ini semakin kurang penting. • Merupakan garis otoritas dalam suatu organisasi dari tingkat atas sampai yang paling bawah. • Jawaban dari: • Kepada siapa saya harus menghadap kalau ada masalah? • Kepada siapa saya bertanggung jawab?

Rantai Perintah (2) • Dua konsep dalam rantai perintah: • Otoritas: hak memberi perintah untuk dikerjakan • Kesatuan perintah: satu orang hanya punya satu atasan dan satu sumber perintah • Konsep rantai perintah, otoritas dan kesatuan perintah saat ini kurang relevan karena kemajuan teknologi informasi dan konsep pemberdayaan karyawan. • Banyak organisasi saat ini menerapkan organisasi tim mandiri dan tim lintas fungsi juga rancangan organisasi modern lainnya termasuk multiple bosses (multi atasan).

Rentang Kendali • Menunjukkan seberapa banyak karyawan bisa dibawahi oleh seorang manajer atau supervisor. • Kalau semakin sedikit berarti akan semakin banyak lapisan vertikal untuk level manajerial. • Semakin banyak akan semakin efisien. Masalahnya apakah seorang manajer mampu menjaga prestasi kerja karyawannya jika terlalu banyak. • Kunci meningkatkan rentang kendali adalah pelatihan karyawan. • Tren dewasa ini adalah rentang kendali yang makin lebar karena efisiensi, pengurangan biaya, kecepatan pengambilan keputusan, fleksibilitas, kedekatan dengan pelanggan dan pemderdayaan karyawan.

Sentralisasi/Desentralisasi • Adalah seberapa jauh pengambilan keputusan terkonsentrasi di satu titik teratas. • Desentralisasi berarti semakin banyak keputusan diambil di tingkat yang lebih rendah. • Terkait juga dengan seberapa besar tingkat lebih rendah dilibatkan dalam pengambilan keputusan di tingkat atas. • Makin terdesentralisasi berarti makin cepat keputusan diambil, makin fleksibel suatu organisasi. • Tren dewasa ini menuju desentralisasi untuk fleksibilitas dan kecepatan response terhadap konsumen dan persaingan pasar.

Formalisasi • Adalah seberapa luas pekerjaan dalam organisasi distandarisasikan. • Pekerjaan distandarisasi berarti: • Input selalu ditangani dengan cara yang sama. Apa, siapa, kapan, bagaimana menanganinya dan menghasilkan output yang seragam dan konsisten • Diskripsi pekerjaan yang eksplisit, peraturan organisasi yang jelas dan prosedur kerja yang ditentukan • Tidak ada cara kerja alternatif dan kreatif. • Pekerjaan yang tidak distandarisasi berarti tidak ada arahan prosedur kerja, karyawan bebas melaksanakan kerjanya dan bisa berbeda antar karyawan. • Tingkat formalisasi berbeda dalam organisasi maupun antar organisasi, tergantung kebutuhan.

Rancangan Struktur Organisasi • Tradisional: • Struktur sederhana • Birokrasi • Matriks • Modern: • Organisasi virtual (network/modular) • Organisasi tanpa batas (boundaryless)

Pembeda Struktur Organisasi • Pada dasarnya struktur organisasi ada dua kelompok: • Model mekanistik • Model organik • Pemilihan model didasarkan pada: • Strategi organisasi: Inovasi - Organik, Minimisasi biaya - mekanistik, imitasi - campuran. • Ukuran organisasi: Kecil - Organik, Besar - Mekanistik. • Teknologi (tingkat rutinitas): Nonrutin - Organik, Rutin - Mekanistik. • Lingkungan: Langka, Dinamis, Kompleks - Organik, Berlimpah, Stabil, Sederhana - mekanistik

Rancangan Organisasi dan Perilaku Karyawan • Tidak ada pola sistematis tentang struktur organisasi dan kepuasan kerja. • Sangat bergantung pada karakter individual karyawan. • Akan tetapi ada struktur tertentu yang disukai karyawan berkarakter tertentu.

Implikasi Globalisasi • Budaya dan struktur organisasi • Budaya dan pilihan struktur yang disukai karyawan • Budaya dan organisasi tanpa batasan (boundaryless)

Struktur Organisasi