Rancangan Struktur Organisasi

1. Rancangan StrukturOrganisasi Djamaludin Ancok

2. Kegunaan Struktur Organisasi • Definisi: Struktur Organisasi adalah pola pekerjaan dan pengelompokan pekerjaan dalam organisasi dalam wujud struktur hubungan dala unit dan antar unit organisasi. • Atribut Struktur Organisasi: • Division of labor • Dasar untuk penyusunan unit organisasi • Ukuran besar kecilnya unit organisasi • Delegasi otoritas.

3. Rancangan Organisasi • Rancangan organisasi adalah struktur bagaimana pekerjaan yang harus dilakukan oleh organisasi dikelompokkan (how to do the job). • Rancangan organisasi digunakan untuk mencapai tujuan organisasi berupa keuntungan perusahaan dan kepuasan karyawan, pelanggan dan ‘stake-holder’ lainnya (what to do). • Problema yang muncul adalah ketidakserasian antara ‘how to’ dan ‘what to’: What to: fokus pada kepuasan karyawan dan pelanggan, efisiensi dan produktivitas. How to: fokus pada hirarki dan kekuasaan. • Organisasi perusahaan akan kalah bersaing bila terjadi kesenjangan yang besar antara ‘what to’ dan ‘how to’.

4. Ciri Rancangan Organisasi Yang Baik • Rancangan organisasi yang baik harus bisa menghasilkan: • -pengambilan keputusan yang cepat • -komunikasi yang lancar • -saling belajar antar unit (sukses dan gagal dalam bekerja) • -sinergi antar unit • -inovasi • Untuk memperoleh hal-hal di atas rancangan organisasi harus memiliki ciri: • -ramping • -tanpa batas (boundaryless) • -fleksibilitas • -pemberdayaan

5. Model Rancangan Organisasi (1) Mekanistik: 1. Fungsi dibuat kaku dan terspesialisasi 2. Menggunakan hirarki formal untuk koordinasi kerja 3. Batasan tugas, tanggungjawab, dan metode kerja dibuat batasan yang tegas 4. Sangat diwarnai ‘Command & Control’ (orientasi vertikal). 5. Karyawan yang dibawah bersifat menunggu instruksi atasan 6. Kepatuhan dan loyalitas bawahan pada pimpinan sangat menonjol 7. Hirarki sangat menentukan prestise, dan profesionalisme kurang berengaruh pada prestise.

6. Model Rancangan Organisasi (2) Organik: 1. Merangsang karyawan memberi kontribusi gagasan 2. Batasan tugas sangat fleksibel, tergantung situasi 3. Komunikasi bersifat lateral 4. Tidak menekankan Command & Control, tetapi menekankan sharing knowledge dan konsultasi. 5. Pengembangan kualitas kerja dan inovasi lebih diutamakan dari pada kepatuhan dan loyalitas pada pimpinan 6. Prestise ditentukan oleh profesionalisme, bukan oleh hirarki jabatan.

7. Organisasi Birokratik: Tugas dibatasi secara pasti berdasarkan pengelompokan tugas menurut pengkotakan (departementalisasi), dan disusun menurut hirarkhi.

8. Struktur Organisasi Piramidal Yang sangat Birokratik Sangat diatur oleh peraturan dan sistim-prosedur, inovasi sangat sulit karena kebebasan dibatasi, ketidakpuasan kerja tinggi.

9. Struktur Organisasi Yang Datar Peraturan dan sistim-prosedur tidak terlalu berbelit-belit, inovasi lebih berkembang karena kebebasan diberikan, ketidakpuasan relatif rendah.

10. Dir Ut Dir Keuangan Dir Pengembangan Organisasi Fungsional Basis Pengelompokan adalah Fungsi (Keuangan, Operasi, Riset & Pengembangan Operasi, dll.

11. Organisasi Divisonal Board of Director Div-B Div-A Div-C Div-C Finan Mkting Mkting Produksi Produksi Finan Produksi Mkting Finan Produksi Mkting Finan Organisasi Berbasis Divisi

12. Automotif Listrik Appliances Musik Produksi R & D Keuangan Pembelian Logistik SDM Projek Mobil-A Mobil-B Mobil-C Organisasi Matriks Organisasi matriks adalah organisasi yang menggabungkan dua tipe departementalisasi, satu departementalisasi ditumpangi (superimposed) dengan departementalisasi lain. Direktur Utama

13. Korporat SBU-1 SBU-2 SBU-3 SBU-4 Produksi R & D Keuangan Pembelian Logistik Safety Organisasi Lintas Fungsi (Cross-functional Organization) Organisasi lintas fungsi adalah organisasi yang menggabungkan beberapa unit departementalisasi dengan unit departementalisasi lain. Organisasi berdasarkan proses dan tim kerja mandiri.

14. Struktur Organisasi Lintas FungsiDalam sebuah Organisasi

15. Cross Functional Layers

16. Struktur Organisasi Jaringanantar Organisasi Firm A Firm B Firm C

17. Analisis Jabatan Analisis Jabatan adalah kajian sistimatik terhadap pekerjaan tentang apa yang dikerjakan, mengapa dikerjakan, siapa yang mengerjakan, dengan siapa pekerjaan dilakukan, di mana pekerjaan dilakukan, alat dan perlengkapan pekerjaan dan kapan pekerjaan dilakukan Analisis Jabatan menghasilkan: a. Uraian tugas yang harus dilakukan oleh karyawan yang menduduki posisi kerja tertentu. b. Persyaratan pengetahuan, k etrampilan, psikologis, dan fisik yang harus dimiliki karyawan untuk memangku posisi kerja tertentu. Analisis jabatan hanya cocok untuk pekerjaan yang didasarkan pada penugasan indi- vidual. Bila pekerjaan dilakukan bersama-sama (team based) dan mengacu pada proses (process based) analisis jabatan harus diganti dengan istilah ‘role responsibilities’ (tanggung jawab peran sebagai anggota tim kerja).

18. Proses dan manfaat analisis jabatan Perencanaa Sumber Daya Manusia Rekrutmen Tanggung jawab Kewajiban Tugas Seleksi Karyawan Pengembangan SDM Uraian jabatan Pernilaian Kinerja Analisis Jabatan Penggajian dan Kompensasi Spesifikasi jabatan Keselamatan dan Kesehatan Kerja Hubungan kerja karyawan Pengetahuan Ketrampilan Kemampuan Penelitian SDM Jalur Karir

19. Ringkasan dan jenis data yang dihasilkan analisis jabatan Aktivitas kerja: a. Aktivitas dan proses kerja b. Catatan aktivitas kerja c. Prosedur kerja d. Tanggung jawab karyawan Aktivitas karyawan: a. Tindakan yang dilakukan (spt kegiatan fisik, berkomunikasi dalam bekerja) b. Elemen gerakan kerja untuk kajian gerak dan waktu c. Kebutuhan waktu dan energi Mesin, alat dan perlengkapan yang digunakan Hal-hal yang terkait dengan pekerjaan: a. Pengetahuan yang diterapkan (misal berhitung) b. Material yang diproses c. Produk dan jasa yang dihasilkan Kinerja: a. Kesalahan kerja yang terjadi b. Kecepatan kerja c. Kualitas kerja Kondisi kerja: a. Jadual kerja b. Insentif finansial dan non-finansial c. Kondisi lingkungan fisik tempat kerja d. Lingkungan organisasi dan sosial pekerjaan Persyaratan personal a. Tipe kpribadian, IQ, minat dan bakat b. Tingkat pendididikan minial c. Pengalaman kerja

20. Metode Pengumpulan Data Analisis Jabatan 1. Kuesioner yang diminta karyawan mengisinya 2. Observasi langsung pekerjaan 3. Wawancara dengan karyawan 4. Catatan kerja karyawan 5. Manual mesin, alat dan perlengkapan kerja 6. Analis melakukan pekerjaan 7. Deskripsi menurut Kamus jabatan (Dictionary of occupation)