Provedba ugovora o pružanju usluga

1. Provedba ugovora o pružanju usluga Zagreb, 7. travnja 2010.

2. Sadržaj • Glavni sudionici • Početak provedbe ugovora • Izvještavanje • Uloga upravljačkog odbora • Izmjene/dodaci ugovoru • Odobravanje stručnjaka • Ostali troškovi • Vidljivost projekta

3. Glavni sudionici • Ugovaratelj • Krajnji korisnik – Jedinica za provedbu projekta (JPP) • Središnja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata EU (SAFU) • Delegacija Europske unije u Republici Hrvatskoj (DEU) • Središnji državni ured za razvojnu strategiju i koordinaciju EU fondova (SDURF)

4. Početak provedbe ugovora • Commencement order • Kick-off sastanak (1-2 tjedna poslije) • Početni period (4 - 8 tjedana) • Početno izvješće (neposredno nakon početnog perioda, 4.2. ToR)

5. Izvještavanje • Početno izvješće (Inception report) • Polugodišnje izvješće o napretku (Interim progress report) • Završno izvješće (Final report) • mjesečna, tromjesečna izvješća

6. Početno izvješće • Sadržaj i obrazac (Priručnik za JPP-e, annex D1) - samo narativni dio • Rok za dostavu (ToR, 4.2.Specific activities) • Odobravanje od Voditelja programa (Priručnik za JPP-e, annex D3) • Konačno odobrenje - SAFU - 45 dana od službene dostave (GC, čl. 27)

7. Polugodišnje izvješće o napretku • Sadržaj i obrazac (ToR, 7. Reports, Priručnik za JPP-e, annex D1) - narativni i financijski dio - rok za dostavu 6 mjeseci • Odobravanje od Voditelja programa (Priručnik za JPP-e, annex D3) • Završno odobrenje – SAFU - 45 dana od službene dostave (GC, čl. 27) • Plaćanje - 45 dana nakon odobrenja (GC, čl. 27)

8. Završno izvješće • Sadržaj i obrazac (ToR 7. Reports, Priručnik za JPP-e, annex D1) - narativni i financijski dio (GC, čl. 26) • Rok za dostavu izvješća • Odobravanje od Voditelja programa (Priručnik za JPP-e, annex D3) • Rok za odobravanje – 60 dana (GC, čl. 27) • Plaćanje – 45 dana nakon odobrenja (GC, čl. 27) • Praksa odobravanja • Check list

9. Sastanak upravljačkog odbora • Praćenje implementacije, problemi i preporuke • Predstavnici institucija: - Ugovaratelj, krajnji korisnik, DEU, SAFU, SDURF • Svakih 3/6 mjeseci rasprava o napretku • Najčešće vezani uz izvješća

10. Izmjene/dodaci ugovoru • Administrativno odobrenje - manje izmjene koje ne utječu na svrhu projekta - financijske realokacije u proračunu manje od 15 % originalnog iznosa pojedine proračunske linije (GC, čl. 20.2)

11. Izmjene/dodaci ugovoru • Addendum – dodatak ugovoru • Značajne izmjene ugovora (GC, čl.20.1) - trajanje provedbe, ugovoreni iznos, stručnjaci (GC, čl.17) • Ex-ante kontrola DEU-a • Pravovremeno dostavljanje zahtjeva u SAFU • Detaljno obrazloženje razloga za izmjenu • Suglasnost krajnjeg korisnika • Izmjena se ne može odobriti retroaktivno

12. Stručnjaci (Other experts) I • Ostali stručnjaci - ToR (6.1.2. Other experts) - minimalni broj predviđenih radnih dana za sve stručnjake koji se ne smatraju “ključnima” za provedbu projekta (short-term/long-term experts, senior/junior experts) • GC, čl. 16.1, 16.4.c • Konzultant bira i uvodi druge eksperte u skladu s profilima određenim u O&M i/ili ToR-u • SAFU odobrava svakog novog stručnjaka na temelju životopisa

13. Stručnjaci (Other experts) II • SAFU mora biti obaviješten o novim stručnjacima (2 tjedna prije) • Službeni pismeni zahtjev od strane ugovaratelja uz pismo suglasnosti krajnjeg korisnika • CV, broj dana, period rada, aktivnosti na kojima će stručnjak raditi te pozicija • Rad blagdanom i vikendom

14. Stručnjaci (Other experts) III • Postotak radnih dana provedenih u Hrvatskoj • Timesheets (obrazac – Priručnik za JPP-e, annex D4) • Dostavljaju se na mjesečnoj bazi • Potpisi timesheeta – Voditelj projekta, stručnjak i voditelj programa institucije krajnjeg korisnika • kratkoročni stručnjaci se upisuju u satima, dugoročni u danima (7 sati ekvivalentno jednom danu) • Check list

15. Sporedni troškovi I • Sporedni troškovi (ToR, 6.5 Incidental expenditure) • Svi sporedni troškovi koji su plaćeni iz proračuna projekta (iznajmljivanje dvorana za treninge, tiskanje materijala, putovanja stručnjaka unutar zemlje i sl.) • Troškovi su utemeljeni na aktivnostima iz točke 4.2. ToR-a

16. Sporedni troškovi II • Nakon usuglašavanja zahtjeva za odobrenjem sporednih troškova s krajnjim korisnikom zahtjev se šalje u SAFU na odobrenje (1 tjedan prije početka mjeseca) • Sporedni troškovi moraju biti u skladu s točkom 6.5 ToR-a • Privremeno odobrenje, finalno odobrenje s odobrenjem financijskog dijela izvješća

17. Sporedni troškovi III • Preporuka: detaljnu tablicu s planiranim troškovima dostaviti u Početnom izvješću • Za studijska putovanja i treninge dostaviti plan, proračun i listu sudionika (1 mjesec prije predviđene aktivnosti)

18. Vidljivost projekta (Visibility) • JPP uključena • Visibility event(s) (početni i završni sastanak) • ‘Komunikacija i vidljivost, Priručnik za vanjske aktivnosti EU’ http://www.safu.hr/datastore/filestore/10/Komunikacija_i_vidljivost____Prirunik_za_vanjske_aktivnosti_EU.pdf • ‘Priručnik za jedinice za provedbu projekata’ (D – Contract implementation; 1.8. Visibility Guidelines)

19. Zaključak • Poznavati i pratiti ugovor • Pravovremeno reagirati na potencijalni problem • Suradnja svih projektnih partnera ključ je uspješne provedbe ugovora

20. Pitanja

21. Kontakt • Ivana Šipić, voditeljica odjela za izobrazbu e-mail: ivana.sipic@safu.hr Hvala na pažnji!