Provedba ugovora o bespovratnim sredstvima 0 2. lip nja 2010.

1. Provedba ugovora o bespovratnim sredstvima 02. lipnja 2010.

2. Ciljevi Edukacija o provedbi ugovora o bespovratnim sredstvima za: • SAFU • IPA provedbene Agencije • Korisničke institucije

3. Sadržaj • Početak provedbe ugovora • Ugovor o bespovratnim sredstvima • Glavni sudionici projekta • Izmjene ugovora (dodatak ugovoru (Addendum) i realokacije) • Sekundarna nabava • Pravila vidljivosti • Nadzor nad provedbom • Vrste plaćanja • Preduvjeti za realizaciju plaćanja • Grant izvještaji: međuizjveštaj, završni izvještaj • Revizorski izvještaj • Ne/prihvatljivi troškovi • Pogreške u financijskom dijelu izvjšća

4. Početak provedbe ugovora • definiran člankom 2., stavak 2.2. Posebnih uvjeta – najčešće dan nakon što sve ugovorne strane potpišu ugovor • Praksa održavanja radionica o provedbi za korisnike (1-2 tjedna poslije)

5. Ugovor o bespovratnim sredstvima Posebni uvjeti Dodaci Posebnim uvjetima: • Aneks I: Opis aktivnosti • Aneks II: Opći uvjeti ugovora • Aneks III: Proračun • Aneks IV: Procedure za dodjelu ugovora • Aneks V: Obrazac Zahtjeva za plaćanjem i FIF (Financial Identification Form) • Aneks VI: Obrazac narativnog i financijskog izvješća (Obrazac kvartalnog izvješća) • Aneks VII: Obrazac revizorskog izvješća

6. Glavni sudionici projekta Korisnik bespovratnih sredstava Središnja agencija za financiranje i ugovaranje (SAFU) Jedinica za provedbu projekata/BRPM Provedbena agencija nadležna za administrativno praćenje provedbe i plaćanje Delegacija Europske unije (DEU) Nadležna za administrativno praćenje provedbe i plaćanje Ex-ante kontrola cjelokupne grant sheme

7. Glavni sudionici projekta Korisnici: • ključna uloga u provedbi • isključivo odgovorni za provedbu svojih projekata (članak 1.Općih uvjeta) • Zadaci: • provedba projekta sukladno projektnoj prijavi korisnika; postaje dio ugovora (Aneks I – Opisprojekta iAneks III – Proračun) • obavezno pridržavanje uvjeta i propisa ugovora – najčešći problemi

8. Izmjene ugovora Korisnik je dužan provoditi aktivnosti sukladno Aneksu I, odstupanja od planadozvoljena samo iznimno te uz prihvatljivo objašnjenje. Izmjene: financijske prirode ili vezane uz same aktivnosti.

9. Izmjene ugovora Korisnik je dužan obavijestiti SAFU o svakoj izmjenipismenim putem uzadekvatnoobjašnjenje.

10. Sekundarna nabava Aneks IV ugovora: • definira pravila za nabavu roba, radova i usluga: obveza javnog natječaja za nabave iznad 10.000 eura • srodne nabave postaju diojednog natječaja • poziv za sudjelovanje na natječaju slati na najmanje 3 firme iliobjaviti u javnim glasilima (ovisno o veličini nabave) • tvrtke koje sudjeluju na natječaju i nabavljena roba moraju biti prihvatljivog porijekla (EU, EEA iliIPA zemlje)

11. Sekundarna nabava • SAFU i/ili JPP/BRPM odobravaju svaki korak u nabavi. • Priprema natječajnedokumentacije: • Dokumentacija može biti na engleskom, hrvatskom jeziku ili dvojezična • Korisnici koriste vlastite obrasce ili obrasce na CD-u (dobiju ih na uvodnoj radionici u SAFU) • Potrebno jasno definirati zahtjeve prema ponuđačima • Zabranjeno specificiranje određene marke/branda

12. Sekundarna nabava • Evaluacija ponuda • Evaluacijski odbor (3 člana s pravom glasa, presjedavajući i tajnik) • SAFU sudjeluje kao promatrač, odobrava evaluacijsko izvješće i ugovor USLUGE • Presudnu ulogu ima kvaliteta ponude, cijena manje važna • RADOVI i ROBA/OPREMA • Omjer cijene i kvalitete; najčešće je cijena ipak presudna

13. Sekundarna nabava • Derogacije = odstupanja od Aneksa IV • Navođenje određenog branda u tehničkim specifikacijama – npr. u slučaju nadogradnje postojećeg softwarea s novijom verzijom • Porijeklo robe – robu nije moguće nabaviti u nekoj od prihvatljivih zemalja; zamjena sličnim modelom nije adekvatna • Poziv na natječaj se šalje na samo jednu kompaniju – samo jedna firma pruža određene usluge (npr. certificiranje)

14. Pravila vidljivosti • Korisnici su obavezni istaknuti financiranje projekta od strane • EU (članak 6. Općih uvjeta): • Medijski nastupi • Sajmovi, prezentacije, otvorenja (tijekom govora, • zastavice, logo na plakatima, pozivnicama) • Naslovnice studija, istraživanja i sl. • Brošure, web, letci • Naljepnice s logom na opremi (tijekom projekta i 7 • godina nakon) • Tabla na gradilištima (tijekom projekta i 6 mjeseci • nakon završetka)

15. Pravila vidljivosti • Najčešće greške korisnika: • Zanemarivanje pravila vidljivosti • Nedovoljna iskorištenost interesa medija • Preporuke: • Stalno podsjećati i upućivati korisnika na pravilo vidljivosti • Pomoći im na početku projekta da definiraju na koje se sve materijali i situacije ono može odnositi • Isticati pozitivne strane ovog pravila, povećan interes medija za EU projekte, novih klijenata i partnera • Primjer: Zlatarna Križek

16. Nadzor nad provedbom • 1. Izvještaji korisnika: • Mjesečna izvješća • Tromjesečna izvješća • Međuizvješće (polugodišnje, godišnje) • Završno izvješće • Narativni dio – opis provedenih aktivnosti, rezultata, • problema • Financijski – prikaz svih troškova

17. Nadzor nad provedbom 2. Terenski posjeti • Cilj posjete: utvrditi da li projekt teče sukladno ugovoru odnosno izvješćima koja nam korisnik dostavlja • Provode se tijekom provedbe i prije odobrenja finalnog izvješća (najčešće vezana uz plaćanja) • Posjet obavezno najaviti korisniku barem 5 dana prije • Sudjeluju minimalno dvije osobe - voditelj projekta + inženjer (u slučaju radova) / stručnjak za financije

18. Nadzor nad provedbom • Što se pregledava? • Napredak projekta • Financijsko upravljanje • Sustav čuvanja dokumentacije • Vidljivost projekta • Upravljanje projektom • Provođenje sekundarne nabave • O uočenim nedostatcima potrebno je korisnika obavijestiti • pismeno i tražiti dokaz o njihovu uklanjanju u realnom roku.

19. Vrste plaćanja Period implementacije kraći od 12 mjeseci i iznos ugovora je manji od 100 000 EUR: Predujam - 80% vrijednosti ugovora; - krajnji rok za isplatu je 45 dana po potpisu ugovora (definirano čl. 4.3 Posebnih uvjeta) Završna isplata - max 20 % vrijednosti ugovora, a najčešće predstavlja razliku između ukupno prihvatljivih troškova iz finalnog financijskog izvještaja * postotak EU komponente iz čl. 3.2 posebnih uvjeta (special conditions) i isplaćenog predujma - krajnji rok za isplatu je 45 dana po odobrenju završnog izvješća popraćenog ispravno popunjenim Zahtjevom za plaćanjem (Annex V)

20. Vrste plaćanja Period implementacije duži od 12 mjeseci i iznos ugovora je veći od 100 000 EUR: Predujam • 80 % od iznosa predviđenog u budžetu za prvih 12 mjeseci implementacije projekta • krajnji rok za isplatu je 45 dana po potpisu ugovora/primitku ispravno popunjenog zahtjeva za plaćanjem (definirano čl. 4.3 posebnih uvjeta) Međuplaćanje • svakih 12 mjeseci provedbe projekta • iznos naveden u članku 4.2. posebnih uvjeta (ukoliko je potrošeno barem 70% iznosa prethodne isplate) • 45 dana od odobrenja međuizvještaja popraćenog pravilno ispunjenim Zahtjevom za plaćanjem

21. Vrste plaćanja Završno plaćanje - Po završetku provedbe projekta plaćanje se vrši po slijedećoj formuli: • 45 dana od odobrenja finalnog izvještaja popraćenog Zahtjevom za plaćanje

22. Preduvjeti za realizaciju plaćanja Preduvjet za izvršenje avansnog plaćanja: • Otvaranje podračuna ili posebnog računa od strane grant korisnika na koji će se izvršiti isplata (olakšava izračun kamata ostvarenih po računu/podračunu tijekom implementacije projekta)

23. Preduvjeti za realizaciju plaćanja Preduvjet za izvršenje međuplaćanja/završnog plaćanja: • Odobrenje izvješća • Dostava ispravno popunjenog zahtjeva sa plaćanjem (Annex V) • Ispravno popunjena kontrolna lista i ovjerena faktura od strane JPP (nova ažurirana verzija 5.0 PIU priručnika - http://safu.hr/hr/Dokumenti)

24. Grant izvještaji • Mjesečni, kvartalni i četveromjesečni izvještaji – (ne moraju biti dio ugovora, nisu vezani uz plaćanja) • Međuizvještaj (Interim report) • Završni izvještaj (Final report) Međuizvještaj i završni izvještaj sastoje se od financijskog dijela (sažeta i detaljna tablica) i opisnog dijela. Obavezno koristiti obrasce iz Annexa VI ugovora (financijska tablica, opisni dio ) → provedbeni paket

25. Međuizvještaj • Vezan uz međuplaćanje (second instalment of pre-financing) • Samo u onim ugovorima u kojima je grant veći od 100.000,00 EUR i/ili je trajanje ugovora duže od 12 mjeseci • Uvjet za ostvarivanje prava na međuplaćanje je potrošenih 70 % od prethodne rate plaćanja

26. Međuizvještaj • Prikazuje troškove za 12 mjeseci provedbe projekta • Uz međuizvještaj dostavlja se i zahtjev za plaćanjem, članak 15. Općih uvjeta ugovora • Krajnji rok za plaćanje je 45 dana od odobrenja međuizvještaja

27. Međuizvještaj • Predložak za međuizvještaj 1.8 Interim financial report.xls • Obveza dostavljanja dokumentacije kojom se dokazuje opravdanost troškova • Dostavljaju se tablice radnih sati (za rad na projektu manji od 100%), platne liste, putni nalozi, računi, dokazi o isplatama, ugovori, dokumentacija o provedbi sekundarne nabave, izjava banke o ostvarenim kamatama i sl.

28. Završni izvještaj • Vezan uz zadnje plaćanje (payment of the balance) • Pokriva ukupne troškove provedbe projekta • Obveza dostave Ugovornom tijelu najkasnije 3 mjeseca nakon završetka provedbe projekta; 6 mjeseci u slučaju da grant aplikant nema sjedište u zemlji provedbe projekta • Predložak za završni izvještaj 1.11 Final financial report.xls

29. Dokumenti koji čine završni izvještaj • Završni izvještaj - opisni dio • Završni izvještaj - financijski dio • Revizorsko izvješće/certifikat (Annex VII ugovora) • Izjava o suglasnosti (Letter of endorsement) • Izjava o ostvarenoj dobiti (Statement of Income) – u slobodnoj formi • Izjava o ostvarenim kamatama (Statement of interest incurred) – u slobodnoj formi • Kopije dokumentacije sekundarne nabave (Annex IV ugovora) • Potvrde o porijeklu robe (Certificates of origin) • Materijali koji potvrđuju vidljivost projekta (Visibility proofs)

30. Revizorski izvještaj Revizorski izvještaj se dostavlja u sljedećim slučajevima: • kod međuplaćanja kada je iznos grant ugovora 750 000 EUR ili veći • kod konačnog plaćanja kada je iznos grant ugovora veći od 100 000 EUR • kod svakog plaćanja čiji je iznos veći od 100 000 EUR u slučaju operativnog granta • Reviziju obavlja ovlašteni revizor u skladu s člankom 5.2 Posebnih uvjeta • Revizorski izvještaj dostavlja se u skladu s Annexom VII(Expenditure Verification) ugovora 1.7 Expenditure verification.doc

31. Ne/prihvatljivi troškovi Neprihvatljivi troškovi definirani su općim uvjetima ugovora, članak 14: • Tečajne razlike • Kamate • Profit • Dugovi • Krediti • Troškovi nastali nakon razdoblja implementacije • Troškovi stavaka koje nisu dio proračuna • Porezi uključujući PDV (osim ako se ne može dobiti oslobođenje)

32. Izuzeće od poreza • Pravilnik o izmjenama i dopunama pravilnika o porezu na dodanu vrijednost (http://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/338611.html) – JPP je nadležna za oslobađanje od PDV-a

33. Česte pogreške u financijskom dijelu izvješća • Ne korištenje srednjeg tečaja ili pogrešan izračun istog, pogrešan prikaz decimalnih mjesta predviđenih za prosječan tečaj • Ne uključivanje detaljne tablice troškova • Ne usklađenost podataka u sažetku proračuna i detaljnoj tablici troškova • Ne usklađenost prikazanih troškova u izvještaju s onima u popratnoj dokumentaciji • Pogrešan izračun broja jedinica (no. of units) • Dodavanje proračunskih stavaka koje ne postoje u originalnom proračunu ugovora • Nekorištenje formula Excela za izračun • Pogrešno prikazivanje odobrenih realokacija

34. Zaključak • Usporedba provedbe projekta s ugovorom • Praćenje poštivanja odredbi ugovora • Pravovremeno reagiranje na probleme • Stalna podrška korisniku u provedbi

35. Pitanja

37. Kontakti Središnja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata Europske unijeUlica grada Vukovara 284/c www.safu.hr Hvala na pažnji…