Konferenca, 19. oktober 2006 UČINKOVITO UPRAVLJANJE Z JAVNIMI SREDSTVI

1. Konferenca, 19. oktober 2006UČINKOVITO UPRAVLJANJE Z JAVNIMI SREDSTVI Pogoste ugotovitvepri revizijah smotrnosti dr. Miroslav Kranjc, vrhovni državni revizor miroslav.kranjc@rs-rs.si

2. Oddelek za revizije smotrnosti • ustanovljen 1. 6. 2005 • 9 članov (od tega 7 revizorjev) • 3 izdana revizijska poročila • 2 izdani porevizijski poročili • 5 revizij v teku

3. Opredelitev pojma smotrnosti – 1/2 Revizije smotrnosti poslovanja (RSP): • so širše od revizij pravilnosti poslovanja • so pogosto izrazito interdisciplinarne • si zastavljajo bolj holistična vprašanja: Ali davkoplačevalci dobijo ustrezno kvaliteto storitev za svoj denar? Ali je mogoče doseči boljše rezultate z manjšimi finančnimi in drugimi vložki? Ali lahko zvišamo kvaliteto naših storitev? Ali lahko dosežemo zahtevano raven kvalitete storitev z nižjimi stroški? Ali obstajajo boljši načini za dosego istega cilja(ev)? Ali se lahko izognemo izgubam v procesu?

4. Učinkovitost Ali smo maksimizirali učinke? Uspešnost Ali smo ustvarili prave učinke in dosegli postavljene cilje? Opredelitev pojma smotrnosti – 2/2 Ekonomičnost Ali smo minimizirali vložke? Cilji Ali so namen in izidi delovanja jasno izraženi? Vložki Ali so bili načrtovani in uporabljeni primerni viri? Proces Ali je uporabljen najboljši proces? Učinki Kakšni so proizvedeni učinki? Izidi Ali so bili zadani cilji doseženi?

5. Pogoste ugotovitve –Pravne podlage 1/2 • na žalost ugotavljamo, da so pravne podlage pogosto: • pomanjkljive • nejasne • med seboj nasprotujoče • v zasnovi nesmotrne Primer št. 1: Revizija izvrševanja instituta brezplačne pravne pomoči Menimo, da ministrstvo kot pripravljavec Zakona o brezplačni pravni pomoči (v nadaljevanju: ZBPP) ni opravilo svoje naloge zadovoljivo, saj že ob predlogu zakona ni pripravilo ustrezne ocene stanja, ki bi lahko zagotovila vzpostavitev učinkovitega sistema izvrševanja instituta brezplačne pravne pomoči (v nadaljevanju: BPP).

6. Pogoste ugotovitve –Pravne podlage 2/2 • v tovrstnih primerih skušamo: • skupaj z revidiranci ugotoviti vzroke • kot revidirance vključimo tudi pripravljalce zakonov (ministrstva) • podamo predloge za izboljšave Primer št. 2: Revizija izvrševanja instituta brezplačne pravne pomoči Ocenjujemo, da je ZBPP nejasen in da ne predstavlja dobre sistemske podlage za učinkovito izvrševanje instituta BPP, ki pomeni vzpostavitev celovitega sistema zagotavljanja BPP, od zagotovitve dostopnosti do BPP, enotnosti dodeljevanja in izvajanja postopka BPP, do preglednega razpolaganja s proračunskimi sredstvi.

7. Pogoste ugotovitve –Upravljanje sprememb 1/2 • The only constant is change (Heraklit, 535 – 475 p.n.š.) • organi (pre)pogosto reagirajo: • prepočasi • neustrezno • napačno Primer št. 3: Revizija smotrnosti porabe proračunskih sredstev pri izvedbi projekta Portal za oddajo javnih naročil Kot zadnje, a ne najmanj pomembno za neuspešen potek vzpostavitve enotnega informacijskega portala za oddajo javnih naročil, velja omeniti dejstvo, da so državni organi poizkusili zunanjim ponudnikom s področja razvoja programskih opreme naložiti tudi vsebinski del nalog, ki je sicer v neposredni pristojnosti državnih organov.

8. Pogoste ugotovitve –Upravljanje sprememb 2/2 Primer št. 4: Revizija izvrševanja instituta brezplačne pravne pomoči Na podlagi proučevanja nalog, ki jih na področju BPP opravljajo posamezna sodišča, ocenjujemo, da je organizacija strokovnih služb po pristojnih sodiščih različna, da do razlik prihaja tako na področju kadrovske zasedenosti delovnih mest, kot tudi v samem načinu izvajanja postopka BPP. Kadrovsko organizacijski vidik izvajanja BPP je različen, postopek izvajanja dodelitve BPP pa neenoten, pri čemer obstaja tveganje, da so stranke v postopku neenotno obravnavane. • revidirance skušamo prepričati: • da sprejmejo spremembe • ugotavljamo pomen in potrebo za njihovo izvedbo • vsaj s pomočjo javnega mnenja skušamo vplivati na organe, da so prilagajanja nujna in potrebna

9. Pogoste ugotovitve –Cilji niso povezani z želenimi izidi • pogosto so cilji sicer jasni, merljivi in časovno določeni vendar niso povezani z želenimi izidi • na videz so taki cilji SMART vendar ne odražajo dejanskega doseganja želenih ciljev  težko jih je odkriti Primer št. 6: Revizija kdo in kako uresničuje javni interes na področju športa Na vprašanje, ali so bili cilji nacionalnega programa doseženi, ne moremo v celoti odgovoriti. Vse nam dostopne analize doseganja ciljev nacionalnega programa so namreč kot uspešnost opredelile porabo javnih sredstev in niso merile vsebinskih rezultatov posameznih ciljev. Obseg porabljenih sredstev, po našem mnenju, ne more nadomestiti ocene uspešnosti doseganja ciljev, pomanjkljivosti v sistemu uresničevanja javnega interesa na področju športa pa so tako velike, da zato ne moremo oceniti uspešnosti izvajanja nacionalnega programa.

10. Pogoste ugotovitve –Cilji niso merljivi • zastavljeni cilji pogosto niso merljivi ali pa jih sploh ne merijo • za izvedbo meritev je zadolžen kdo drug, ki pa ne meri ali poroča na želeni način • meritve niso dostopne (neinformatizirane) Primer št. 7: Revizija izvrševanja instituta brezplačne pravne pomoči Spremljanje stanja na področju BPP ni zadovoljivo. Ugotovili smo, da ministrstvo ne spremlja zadev na področju BPP, predvsem v povezavi z gibanjem števila zadev, stroškov, povezanih z izvrševanjem instituta BPP, in stanja na področju kadrovanja. Zbirna statistična poročila o delu pravosodnih organov so nepravočasna, netočna in nepopolna, kar pa je posledica sedanjega načina evidentiranja podatkov, predvsem v povezavi z načinom vodenja evidenc na sodiščih in predpisanimi roki za posredovanje podatkov.

11. Zaključek • posebej zaskrbljujoče je: • delovanje brez jasno opredeljenih strategij in ciljev • ohranjanje statusa quo - nepripravljenost sprejemanja sprememb • slabo poznavanje rezultatov svojih aktivnosti in ciljnih publik • oddelek za revizije smotrnosti namerava: • nadaljevati kurativno in preventivno delovanje • sprejemati izzive in se jim prilagajati • graditi izkušnje, orodja in tehnike za izvajanje teh revizij