Documentos Digitais

1. Documentos Digitais Aula 12

2. Requisitospara Aquisição de Soluções Informáticas • Verifica-se más práticas no que toca a esco-lha e aquisição de aplicações (software) para gestão de documentos, na medida em que normalmente se opta por uma maior aproximação no produto e não nas necessi-dades da organização.

3. Na maioria dos casos os responsáveis pelos arquivos são normalmente excluídos das equipes criadas para escolher e adqui-rir uma aplicação de Gestão Documental. • No mercado há muita publicidade enganosa que apenas apresentam uma pequena par-cela dos requisitos obrigatórios de um Sis-tema Eletrônico de Gestão de Arquivos.

4. Tipos de Requisitos: • Funcionais: descrevem os serviços que o sistema deve oferecer e como o sistema deve reagir; • Não funcionais: restrições, segurança, fiabilidade, disponi-bilidade, normas. • Se a Gestão Documental garante: • Controle de vida dos documentos; • Racionalização de processos e controle dos documentos; • Aumento da eficiência e eficácia da organização através de controle, circulação, eliminação e armazenamento de documentos; • Racionalização da recuperação; • Garantia da produção e manutenção da integridade e autenticidade do documento. • As soluções informáticas de Gestão de documen-to devem assegurar esses elementos.

5. Aspecto importante é saber aquilo que se pretende adquirir e o que um determinado produto dispõe para oferecer. • Elementos a se ter em conta na aquisição de soluções informáticas: • Constituição de uma equipe com diversas com-petências (inserção do arquivista); • Elaboração de requisitos;

6. Análise do mercado; • Construção de ferramentas de suporte (plano de classificação, tabela de tempo-ralidade, esquemas de metadados, es-truturas de controles e privilégios de se-gurança); • Definir funções de utilizador (usuários e administradores); • Requisição de apresentação; • Interoperabilidade.

7. Interoperabilidade • Numa perspectiva interorganizacional, pre-tende-se que as organizações integrem e partilhem entre si serviços ou apenas infor-mação, de forma a aumentar a celeridade e eficácia dos processos, mediante a sua prévia análise e reestruturação.

8. No entanto torna-se claro que para estes objetivos se realizarem é forçoso que as or-ganizações interatuem, ou seja, “conver-sem” entre si recorrendo, claro, a mediação tecnológica • Para esse “diálogo” (entre homem e máqui-na e entre máquinas) efetivamente se verifi-car é indispensável haver interoperabilida-de (possibilidade de interface).

9. É a capacidade das organizações e pes-soas interagirem entre si compreendendo a informação transmiti-da e recebida de for-ma a integrá-la nos seus sistemas e obter ou dar as repostas adequadas à situação verificada.

10. A interoperabilidade implica vários níveis de intervenção: • Ao nível macro-organizacional, no que se refere à coop-tação política e social dos colaboradores para novas for-mas de trabalhar, de interrelacionamento e de ligações com o cliente. • Ao nível micro-organizacional no que respeita à redefini-ção e processos que devem ser repensados numa pers-pectiva interorganizacional. • Ao nível tecnológico em que é necessário que equipa-mentos e software comuniquem entre si e se compreen-dam de forma integrada com vista à satisfação global de necessidades, internas e externas, pressentidas ou solicitadas. • Ao nível da informação transmitida ou trocada entre os atores envolvidos. Neste aspecto, dois fatores são cruciais: a estrutura da informação transmitida, ou seja a sua sintaxe e significado dessa mesma informação, ou seja, a sua semântica.

11. Uma pessoa – não importa quem- se vê numa cidade desconhecida – não interessa qual – e que pretende alimentar-se. Ao interpelar qualquer transeunte desta cidade este indivíduo fácil e rapi-damente obterá informação abundante e porme-norizada dos locais onde poderá obter um serviço que lhe permitirá satisfazer essa necessidade. Ao exprimir em linguagem perceptível para ambas as partes um determinado desejo o indivíduo obteve um conjunto de respostas que lhe permitiram com precisão e rapidez saber de imediato onde se dirigir para satisfazer a sua necessidade. Este é o nível metafórico da interoperabilidade.

12. A interoperabilidade equivale à capacidade de recursos de informação, sejam eles ex-clusivos de uma organização ou partilhados por várias organizações ao nível da respon-sabilidade de criação, serem reconhecidos, identificados e manipulados através de atri-butos que são coletivamente aceitos e interpretados. A existência de um conjunto de elementos (metadados) comuns a todos os recursos permite o reconhecimento ime-diato, mediante a observação desses ele-mentos, da natureza e tipo de recurso existente.