Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie

1. Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie V Bratislave dňa 29. 4. 2008, Hotel City Ján RAČKO Product Strategy & Consulting

2. Úvod “Ak organizácia pre svojichzamestnancov nezabezpečí efektívnu správu všetkých typov informácii (externých aj interných), potompráca s nimi pohltí 30-40 % pracovného času ...“ Zdroj: Gartner Inc., Enterprise Applications: Adoption of E-Business and Document Technologies 2000-2001 Worldwide, strana 31

3. Záplava informácií Kapacita úložiště Petabytes Neštrukturované informácie Štrukturované informácie Source: Gartner

4. Správa podnikového obsahu - ECM Webové stránky Formuláre Napr. Zmluvy vytváranie  zdieľaniepristupovanie Elektronickédokumenty riadenie zmien v dokumen. Tlačové zostavy verzionovanievyhľadávanie Foto, Grafika, Mapy na základe metadatfulltextové Papierovédokumenty Napr. Faktúry, Zmluvy, ap. vyhľadávanie riadenie živ. cykluzabezpečenie Bankové aplikácie bezpečnosti  Email Fax Meta Data

5. Životný cyklus informácie (dokumentu) Proces spracovania Prepojenie na externé systémy Triedenie a spracovanie Schvaľovanie a publikovanie Archivácia a vyraďovanie Digitalizácia a vyťažovanie obsahu Monitoring Evidencia alebo vytvorenie

6. Kategórie dokumentov Došlá pošta Prílohy Denná pošta Zákaznícka dokumentácia Dodatky ... Sťažnosti Žiadosti Interná pošta Odoslanápošta Zmluvy

7. Jednotný prístup ku všetkým typom dokumentov

8. Špecifiká zákazníckej dokumentácie Zväčša ide o dokumenty typu “zmluvy so zákazníkmi + súvisiace dokumenty” Veľký avšak pomerne ľahko kvantifikovateľný počet dokumentov za mesiac Využívajú sa predtlačené alebo generované formuláre Dokumenty je možné kategorizovať podľa typov Mnohokrát sa vyžaduje práca s fyzickým dokumentom už uloženým v archíve (právne úkony, ap.) Pevne definovaný proces spracovania

9. Pevne definovaný proces? 

10. Spracovanie zmlúv a súviasiacich dokumentov Zaevidovanie dokumentu na podateľni Označenie dokumentu čiarovým kódom Skenovanie dokumentov Rozpoznanie čiarových kódov, OCR/ICR/OMR Proces spracovania dokumentu alebo prípadu Uloženie do úložiska elektr. dokumentov Uloženie fyzických dokumentov do archívu Vyraďovanie dokumentov Komunikácia s externým systémom Výpožičky

11. Decentralizované riešenie

12. Vývoj v spracovaní došlých dokumentov Vysoká Automatiz. digitálna podateľňa Produkčné skenovanieIndexácia Úroveň riadenia, kontroly a auditu Distribuov.skenovanieIndexácia Plne automatizovaný proces, tzv.Intelligent Capture and Exchange Centralizované produkčné skenovanie a indexovanie Distribuované produkčné skenovanie, s oddeleným procesom skenovania a indexácie Manuálny proces Tradičná podateľňas distribuovaným, spracovaním bez systémovej podpory Nízka Vysoký Prínos Nízky

13. Vývoj v spracovaní došlých dokumentov Manuálny proces Vysoké Riziko chýb ProdukčnéskenovanieIndexácia Distribuov.skenovanieIndexácia Automatiz. digitálna podateľňa Nízke Vysoká Nízka ROI

14. Spracovanie dokumentov na vstupe • Produkčné skenovanie dokumentov • Spracovanie obrazu (vylepšenie úspešnosti rozpoznávania) • VRS – dynamické prahovanie • Odstránenie pozadia (linky, boxy, slepá farba) • Rozpoznávanie (vyťažovanie dát) • Optical character recognition (OCR) • Intelligent character recognition (ICR) • Optical mark recognition (OMR) • Čiarové kódy • Validácia správnosti naskenovania a rozpoznania núdajov • Triedenie (klasifikácia) dokumentovna základe obsahu • Ukladanie vyťažených dát a naskenovaných dokumentov

15. Produkčné skenovanie – reálny dokument?  Logo má nízky kontrast Text z ihličkovejtlačiarne Zvýrazňovač Ručné písmo cez kopirák Čiarový kód „opečiatkovaný“ šálkou kávy Tieňované podfarbenie

16. Štandardné skenovanie Logo malo nízky kontrast Ihličkové písmo nečitateľné pro OCR Zvýrazňovač rozhodne nezvýraznil Písmo z kópie je príliš tenké “Pečiatka” znemožnila čitateľnosť čiarového kódu Veľkost súboru = 84 KB Skutočne “tieňovaná” potlač

17. Využitie technológie VRS Logo s nízkym kontrastom je dobre čitateľné Text z ihličkovejtlačiarne bol zosilnený Text pod zvýrazňovačom je čitateľný Tenké písmo automaticky zvýraznené Otlačok šálkyuž neruší čiarový kód Veľkost súboru = 39 KB Potlač je potlačená - menší súbor - pripravenýpre internet

18. Výsledok optického rozpoznávania znakov OCR Automatické rozpoznanie nekvalitný obrázok l’ei’l7nologji Výsledok optického rozpoznávania znakov OCR Automatické rozpoznanie s využitím technológie VRS technology Vylepšovanie obrazu po skenovaní

19. Vyťažovanie obsahu dokumentov • Štrukturované docs • Vieme ktorú informáciu hľadáme, ale vieme kde sa informácia nachádza • Formulár • Pološtrukturované docs • Vieme ktorú informáciu hľadáme, ale nepoznáme umiestnenie informácie • Faktúra • Neštrukturované docs • Nepoznáme informačný obsah dokumentu • Email, Dopis Fax

20. Kategória A Zákaznícke zmluvy Kategória BPrílohy Kategória C Sťažnosti Kategória EFaktúry Kategória D Žiadosti Klasifikácia dokumentov na základe obsahu

21. Prieskum : ako organizácie archivujú emaily Automatická kategorizácia “najlepšíchkandidátov” Nejednoznačná klasifikácia – manuálne zatriedenie Filesystem Klasifikačný Framework (systém) Email Classification Review Tool ECM System Odfiltrovanie nerelevantných dokumentov Dokumenty MS Office

22. Invoice Kontrola kvality dát Kontrola nekompletných,alebo chýbajúcich dát Vyťaženie dát Separácia Klasifikácia dokumentov Vyťaženie Dáta sú OK pre ďalšie spracovanie Pripravené na spracovanie Notifikácia Potvrdenie Faktúra obsahuje formálnu chybu Faktúra neobsahuje formálne chyby Korekcia údajov Spracovanie výnimiek Proces likvidácie faktúr ERP …

23. Prínosy systému správy zákazníckej dokument. Dramatické zníženie nákladov na kópie dokumentov a manipuláciu s fyzickými dokumentami v archíve Zefektívnenie procesu spracovania zmlúv a vrátane pridružených procesov (vymáhanie, kompletácia) Zníženie rizika straty, zničenia alebo zneužitia originálov dokumentov Splnenie platnej legislatívy týkajúcej sa doby uloženia dokumentov v archíve, ako aj ochrany osobných údajov Úspora nákladov na priestory archívu - uvoľňovanie archívu a pravidelným vyraďovacím konaním

24. Ďakujemzapozornosť Ján RAČKO jan_racko@datalan.sk Product Strategy & Consulting DATALAN, a.s.