De gebruiker centraal

1. De gebruiker centraal De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid Michiel Hazen Management consultant michiel.hazen@ordina.nl Ordina Public Management Consulting

2. Agenda • Wat gaat er vaak mis bij document management projecten? • Wat zijn daar de oorzaken van? • Wat zijn mogelijke oplossingen?

3. Bron: http://www.flickr.com/photos/erikvanhannen/537167308/

4. Bron: http://www.flickr.com/photos/snwbeast/527920584/

5. Bron: http://www.myconfinedspace.com/2009/03/27/print-screen/

6. Wat is het probleem? - Samenvattend Document management projecten: Duren vaak lang Kosten vaak veel geld Resulteren vaak in oplossingen die slecht worden gebruikt Investeringen worden niet of nauwelijks terug verdiend

7. Wat zijn oorzaken? Opdrachtgeverschap & governance Welke informatie & taal van de organisatie Snelheid & doorlooptijd ICT-focus Tool-focus → Toegevoegde waarde primaire proces?

8. Bron: http://www.flickr.com/photos/paloalto/3038701605/

9. Wat zijn oplossingen? Om een project tot een succes te maken: Moet opdrachtgeverschap bij de ‘business’ zijn belegd Moeten rollen en verantwoordelijkheden helder zijn Heb je flexibele en schaalbare tools nodig Moet je weten wie de oplossing gaat gebruiken Staan gebruikers centraal

10. Microsoft SharePoint-platform SharePoint biedt: Flexibiliteit Schaalbaarheid Gebruikersvriendelijkheid BI Samenwerken Platform Services Formulieren Portal Content Management Zoeken Een platform waarbij de eindgebruiker centraal staat

11. Oplossingsrichtingen voor Document Management met SharePoint Scenario Kenmerken Alleen SharePoint • Standaard • Sterke integratie kantoor automatisering • Vertrouwde omgeving • Basale workflow • Vooral content ‘geboren’ in kantoor automatisering SharePoint icm 3rd party of maatwerk • 3rd party of maatwerk • Sterke integratie kantoor automatisering • Vertrouwde omgeving • Krachtig ontwikkelplatform • Veel sector-specifieke en generieke oplossingen SharePoint als presentatielaag • SharePoint als presentatielaag • Sterke integratie kantoor automatisering • Vertrouwde omgeving • ‘Best of both worlds’ • Hoogwaardige ECM-oplossingen

12. SharePoint ‘uit de doos’

13. Voorbeeld van standaard workflow

14. SharePoint en NEN2082 NEN2082: officiële Nederlandse norm voor (digitale) archivering: “NEN2082: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur” Minimale verzameling functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement in software Opvolger van ReMANO en geïnspireerd op standaarden als MoReq en DOD5015.2 Norm van Nederlands Normalisatie-instituut (juni 2008) In combinatie met DoD Add-on Pack is SharePoint NEN2082 gecertificeerd (persbericht gaat binnenkort uit)

15. Casus Tam Tam: Digitalisering poststroom Fasegewijze implementatie digitaal werken Kleine stappen met concrete resultaten, beginnen bij de grootste pijn Uitdagingen: Post ontvangen op verschillende locaties (Amsterdam & Emmeloord) Kunnen aanwijzen als vervangend behandelaar Dossiervorming

18. SharePoint met 3rd party oplossingen

19. SharePoint met ECM Local heroes: Decos BCT Corsa Circle Verseon ‘Grote’ spelers Filenet Open Text EMC Specifiek voor SharePoint Meridio (van Autonomy)

20. Integratie van content tussen Livelink en SharePoint

21. Zoeken door documenten in SharePoint & Livelink

22. Samenvattend Focus op toegevoegde waarde primaire proces Implementatie van Document management is geen technologie project Governance Focus op gebruikers

23. Bedankt voor uw aandacht • Vragen? • Michiel Hazen • Ordina Public Management Consulting • michiel.hazen@ordina.nl • 06-30323157

24. Mensen maken

25. het Nieuwe Werken