HOPITAL PUBLIC - INTERMEDICA 2002

1. HOPITAL PUBLIC - INTERMEDICA 2002 Organisation et gestion des archives médicales : enjeux et exemples L ’approche du Records Management Georges Keslassy – Directeur AMIG Mardi 21 mai 2002

2. Déroulement • Présentation du Records Management. • Analyse de l ’existant. • Mise en œuvre d ’un projet global. • L’informatisation.

3. INTRODUCTION • De la gestion des archives au Records Management • Norme ISO 15489

4. Définitions • Records Management : englobe la gestion des documents et des archives. • Description par activité et rattachement aux services versants. • Préoccupation précoce.

5. Caractéristiques • Le point de vue adopté se situe au moment de la création du document (papier ou électronique). • Le document créé est un document d’archives, c’est-à-dire qu’il doit être complet et exact et rendre compte de l’activité qui l’a produit. • Le document sera soumis à des règles de conservation et de consultation.

6. Caractéristiques • Les outils comprennent un système d’enregistrement des documents relié à un plan de classification approprié fondé sur l’analyse des fonctions et activités du créateur. • Ces outils permettent au créateur de définir et d’identifier les documents et leurs regroupements actuels.

7. Le Records Management à l ’hôpital • Englobe l’ensemble du dossier patient : papier et électronique. • Le tri des documents à conserver est généralement centralisé. • La maîtrise de la nomenclature et de la classification des actes est forte. • La transmission des données comptables est souvent une responsabilité centralisée.

8. Gestion des archives (papier). Gestion des collections / fonds. Après l’action. Archives Records Management • Gestion des dossiers papier et électroniques. • Gestionnaire et Conseil de l’Information médicale et comptable. • Pendant l’action.

9. Organisation et gestion des archives médicales ANALYSE DE L’EXISTANT

10. L’archivage et les problèmes actuels • Les espaces disponibles : dans les services et aux archives. • Moins de personnel pour les tâches de classement. • Conséquences de la RTT (réduction du temps de travail). • Pas ou peu d’embauches.

11. L’archivage et les problèmes actuels • Pas ou peu de formations nationales dédiées à ces sujets. • Pas ou peu de liaisons avec les dossiers électroniques. • Les consultations des dossiers par le public et par les services.

12. Analyse de l’existant • La gestion physique des documents. • Le Système Informatique Hospitalier. • Les dossiers électroniques. • Les documents et les courriers électroniques.

13. Analyse de l’existant • La gestion physique des documents : • Les types de dossiers : commun ou par spécialité. • Les types de classement. • Les types de communication. • Les durées de conservation. • Les procédures de versement, de tri et de destruction.

14. Analyse de l’existant • Le système informatique hospitalier : • Les archives sont-elles intégrées dans les procédures informatiques ? • Les types d ’information nécessaires : • Les identités • Les mouvements des patients

15. Analyse de l’existant • Les dossiers électroniques : • Les archives physiques sont-elles intégrées dans la gestion des dossiers électroniques ? • L ’existence de données communes ou de documents communs ?

16. Analyse de l’existant • Les documents et les courriers électroniques : • Les documents numériques : photos, radios, documents externes, etc. • Le courrier électronique : • Il devient le moyen de communication le plus important.

17. Analyse de l’existant Le courrier électronique • Il transfert et draine également un nombre important d’autres documents. • Il n ’y a pas de « méthodologie forte » comme la correspondance traditionnelle. • L’impact des logiciels reste très fort.

18. Analyse de l’existant Le courrier électronique • Actuellement l’utilisateur est le seul responsable. • Des lignes directrices plus vagues que celles de l’utilisation du téléphone.

19. Analyse de l’existant Le courrier électronique • Il faut donc établir des lignes directrices précises. • Les messages doivent être accessibles, organisés et indexés.

20. Analyse de l’existant Le courrier électronique • Appliquer les mêmes règles archivistiques : classement par activité, à la source, ... • Magasin électronique et mise en place des répertoires avec les services. • Coordination avec le service informatique, essentiel pour la mise en place et les destructions.

21. Analyse de l’existant • Définir les objectifs. • Les exposer à la Direction.

22. Analyse de l’existant • Les gains de productivité. • L’efficacité des services. • La réponse aux dysfonctionnements actuels. • Accompagner le changement dans les pratiques des utilisateurs.

23. Organisation et gestion des archives médicales MISE EN OEUVRE D’UN PROJET GLOBAL

24. Mise en œuvre • LA REPRISE DE L’EXISTANT • Les documents physiques • Dossiers en pochette ou en carton • Dossiers courants et définitifs • Dossiers dans les services • Dossiers administratifs • Les documents électroniques • Interface au SIH • Interface aux logiciels de dossiers patients • Le courrier électronique et les documents associés

25. Mise en œuvre • LES LOCAUX D’ARCHIVES • Localisation des locaux : • Proches des services ou éloignés • Capacité en nombre de dossiers • Capacité en durée d’archivage • Dossiers administratifs • Les procédures • Communications de dossiers • Tris et éliminations • Gestion manuelle ou informatique

26. Mise en œuvre • LES RELATIONS AVEC LES SERVICES • Partage de l ’Information : • Via le SIH • Via Intranet • Base de données commune ? • Les procédures • Communications de dossiers • Levées et distributions • Gestion manuelle ou informatique

27. Mise en œuvre • L’INFORMATISATION • Les grandes fonctions pour les archives • Les fonctions pour les services • Les relations avec les autres systèmes informatiques

28. Mise en œuvre • L’INFORMATISATION • L ’évolution des équipements techniques informatiques. • La cohabitation des systèmes d ’information. • Les incidences sur le projet.

29. Les grandes fonctions • Les recherches : • La base de données doit être la plus complète possible. • L ’état physique du dossier, ainsi que sa localisation, sont des priorités. • Recherche multi-critères.

30. Les grandes fonctions • Les communications et mouvements : • Ouvertes à tous ou limités à des « propriétaires » de dossiers. • Traçabilité. • Utilisation de codes barres. • Procédure de distribution et reprise de dossiers.

31. Les grandes fonctions • Pour le stockage, la prise en compte : • Type de mobilier : fixe ou mobile. • Type de classement : en continu, par date de naissance, par service, etc. • Les sites : proches des services ou éloignés; avec ou sans sous-traitance. • Les dossiers: en pochette ou en carton.

32. Les grandes fonctions • Le récolement : • Reprise ou pas. • Si reprise, quelle ampleur ? • Les moyens humains et techniques.

33. Les grandes fonctions • Les tris et éliminations : • Procédure agréée. • Moyens humains compétents. • Responsabilité.

34. Les grandes fonctions • La gestion du service : • Tableaux de bord. • Statistiques. • Éditions de contrôle.

35. Les grandes fonctions • Les archives vitales : • Quelle différence entre les archives vitales et les documents sensibles ? • Exemples d ’archives vitales. • Définir un programme de sécurité.

36. Les grandes fonctions • L’audit annuel : • Le récolement des archives vives. • Les services : analyse du service rendu. • Mise à jour des procédures. • Statistiques pour les services.

37. Les grandes fonctions des services • Intranet : Outil puissant pour donner accès à l ’information. • Les recherches accessibles à tous. • Les demandes accessibles à tous. • Permet un passage rapide entre des applications différentes.

38. Conclusions • Approche du Records Management : ne pas oublier les informations électroniques. • Analyse de l’existant : dossiers physiques et électroniques. • Mise en œuvre d’un projet global : organisation et informatisation. • Pertinence des interfaces.

39. Merci