Asunto ja kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös

1. Asunto ja kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös Pekka Jäntti

2. Kirjanpitosääntely • Kirjanpitolaki • Kirjanpitoasetus • KTM:n päätökset • KiLa:n ohjeet • KiLa:n lausunnot ja päätökset • EU:n direktiivit • IAS-normisto

3. Muu taloushallintoon vaikuttavat sääntelyt • Verolainsäädäntö • EVL • TVL • AVL • Yhteisölainsäädäntö • OyL • AsOyL • Hyvä kirjanpitotapa • Tilinpäätöksen oikeat ja riittävät tiedot

4. Yleiset säännökset Kirjaaminen ja aineisto Yleistä tilinpäätöksestä Tilinpäätösmateriaalit Arvostus ja jaksotus Ammatinharjoittaja Erityiset säännökset Tuloslaskelma ja tasekaavat Toimintakertomus ja liitetiedot Konsernitulos-laskelma ja –tase Konsernin liitetiedot Tase-erittelyt ja liitetietoerittely Kirjanpitolaki ja –asetus

5. Ns. Pieni kirjanpitovelvollinen • Huojennuksia mm: • Julkistamisvelvollisuus • Liitetiedot • Toimintakertomus • Tuloslaskelman rakenne • Voidaan käyttää haluttaessa • Koskee ainoastaan yhtiöitä, joiden osakkeita ei noteerata pörssissä

6. KiLa:n päätös vuodelta 1998 • Tilinpäätöksen rekisteröinti- ja julkistamisvelvollisuusTilinpäätöksen rekisteröinti- ja julkistamisvelvollisuus ei koske kaikkia kirjanpitovelvollisia. Kirjanpitolain 3:11.1 §:n esitöistä (HE 173/1997 vp., s. 18) ilmenee välillisesti, että rekisteröinti-velvollisuudesta ovat vapautettuja asumisoikeusyhdistykset, asunto-osuuskunnat, asunto-osakeyhtiöt ja asunto-osakeyhtiölain (17.5.1991/809) 2 §:ssä tarkoitetut osakeyhtiöt eli keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt. Lainuudistuksen tarkoituksena ei ollut muuttaa oikeustilaa tältä osin; vapautus rekisteröintivelvollisuudesta todetaan nimenomaisesti vuoden 1973 kirjanpitolain 33.3 §:ssä (28.11.1994/1074). Vapautuksen perusta on ensisijaisesti käytännöllinen, sillä näiden yhteisöjen - lukuisuudestaan huolimatta - taloudellinen merkitys on vähäinen liiketoimintaa harjoittaviin yhteisöihin verrattuna. Asuntoyhteisöt ovat kuitenkin velvollisia pyynnöstä antamaan tilinpäätöksestään jäljennöksen; vastaava velvoite on myös aikaisemmassa vuoden 1973 laissa (33.3 §).

7. Ns. Pieni kirjanpitovelvollinen • Katsotaan pieneksi, jos sekä päättyneeltä että edelliseltä tilikaudelta on ylittynyt enintään yksi seuraavista ehdoista: • Liikevaihto 3.400.000 € • Taseen loppusumma 1.700.000 € • Palveluksessa keskimäärin 25 henkilöä • Selvitettävä kuitenkin aina yhteisölainsäädännön asettamat vaatimukset

8. Kirjanpitovelvollisuus • Jokainen, joka harjoittaa liike- tai ammattitoimintaa, on tästä toiminnasta kirjanpitovelvollinen. • Kirjanpitovelvollisia ovat kuitenkin aina • Osakeyhtiöt • Osuuskunnat • Avoimet yhtiöt • Kommandiittiyhtiöt • Asumisoikeusyhdistys jne.

9. Kirjanpidon muoto • Kirjanpitovelvollisen on aina pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa, jollei laissa toisin säädetä (KpL 1:2)

10. Tilikausi • 12 kuukauden pituinen ajanjakso • Lyhyempi tai pidempikin mahdollista • Kun toiminta aloitetaan/lopetetaan • Tilinpäätöksen ajankohtaa muutetaan • Enintään kuitenkin 18 kuukautta • Saman kirjanpitovelvollisen kaikilla liikkeillä tulee olla sama tilikausi • (KpL 1:4)

11. Liiketapahtumien kirjaus ja aineisto • KpL 2 luku • Liiketapahtumat • Menot (taseessa) = Kulu (tuloslaskelmassa) • Tulot (taseessa) = Tuotto (tuloslaskelmassa) • Rahoitustapahtumat • Edellisten oikaisuerät

12. Liiketapahtumien kirjaaminen • Kirjanpitotilit ja tililuettelo • Merkitään asian mukaan aina kirjanpitotileille • Jokainen tili pidettävä jatkuvasti sisällöltään samana • Kultakin tilikaudelta selkeä ja riittävästi eritelty luettelo, joka selittää tilien sisällön • Tililuettelo • Tilikartta

13. Liiketapahtumien kirjaaminen • Suoriteperusteinen kirjaaminen • Menon kirjaamisperusteena on tuotannontekijän vastaanottaminen • Tuotannontekijä kiinteistöyhteisössä • Energia (vesi, lämpö, sähkö) • Korjaustoiminta (vuosikorjaus, perusparantaminen) • Huomioitava onko luovutettu yhtiölle • Mikä osa on luovutettu • Mikä % osuus on valmiina ja luovutettu • Talonmiestoiminnan palkkakulut • Siivous ja puhtaanapitokulut

14. Suoriteperusteinen…. • Tulon kirjaamisperusteena suoritteen luovuttaminen • Vuokratuotto • Vastiketuotto

15. Liiketapahtumien kirjaaminen • Maksuperusteinen • Jos menot ja tulot kirjataan maksuperusteen mukaan, on ostovelat ja myyntisaamiset voitava jatkuvasti selvittää. Tilinpäätöksessä kuitenkin on siirryttävä suoriteperusteen käyttämiseen. • Menot ja tulot kirjataan, kun maksu suoritetaan

16. Kirjausjärjestys • Liiketapahtumat on kirjattava • Aikajärjestyksessä tai • Asiajärjestyksessä • Käteismaksutapahtumat viivytyksettä päiväkohtaisesti • Muut kirjaukset • Kuukausikohtaisesti tai • muulla vastaavalla jaksotuksella neljän kuukauden kuluessa kalenterikuukauden tai jakson päättymisestä.

17. Tosite • Kirjauksen on perustuttava tositteeseen joka on: • Päivätty • Numeroitu • Joka todentaa liiketapahtuman • Menotosite • Käytävä selville tuotannontekijä • Tulotosite • Käytävä selville luovutettu suorite • Vastaanotto/luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin • Esimerkiksi urakkasopimus tms.

18. Tosite • Suoritetun maksun on todentava tosite, joka tulee olla • Maksun saajan / • Maksun välittäneen rahalaitoksen / • Muun vastaavan antama mikäli mahdollista • Jos kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta tulee • Kirjaus todentaa itse laaditun • Asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla • Esimerkiksi isännöitsijä laatii tositteen ja hallituksenpuheenjohtaja varmistaa • Huomaa eri henkilö käsittelee/hyväksyy rahat/hyvityslaskut ja eri henkilö kirjaa

19. Kirjausketju • Kirjausten yhteys tositteesta • Peruskirjanpitoon • Pääkirjanpitoon • Tuloslaskelmaan / taseeseen • On oltava vaikeuksitta todennettavissa • Kirjanpitomerkintöjen tulee olla selväkielisessä kirjallisessa muodossa ja ne on tehtävä • Selvästi ja pysyvästi • Merkintää ei saa poistaa tai tehdä epäselväksi

20. Konekielisten tietovälineiden hyväksikäyttö • Saadaan tehdä koneelliselle tietovälineelle • Koskee tositteita • Kirjanpitomerkintöjä • Tilikirjoja • On pystyttävä tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon • Tasekirja • Oltava aina erillisenä kirjana

21. Kirjanpitoaineiston säilytysaika • Vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä • Kirjanpitokirjat • Käyttöaikamerkinnöin varustettu tililuettelo • Vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä • Tilikauden tositteet • Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto • Muu kirjanpitoaineisto • Huomaa myös toiminnan päättyessä on huolehdittava säilyttämisvelvollisuudesta

22. Tilinpäätös • Kirjanpitolain yleisperiaatteisiin kuuluu laatia kultakin tilikaudelta tilinpäätös, joka esittää jakokelpoisen voiton tai toiminnan tuloksen.

23. Tilinpäätöksen sisältö • Tuloslaskelma kuvaa tuloksen muodostumisen • Tase kuvaa taloudellisen aseman • Tuloslaskelman ja taseen liitetiedot tarkentavat tuloslaskelman ja taseen sisältöä • Toimintakertomus, joka kertoo toimintakauden toiminnan kehittymisestä ja tärkeimmistä asioista • Tuloslaskelman ja taseen eristä vertailutiedot edelliseen vuoteen / talousarvioon

24. Oikeat ja riittävät tiedot • Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot kirjanpitovelvollisen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta • Tarpeelliset lisätiedot on ilmoitettava tilinpäätöksen liitetiedoissa

25. Yleiset tilinpäätösperiaatteet • Oletus kirjanpitovelvollisen toiminnan jatkuvuudesta; • Johdonmukaisuus laatimisperiaatteiden ja -menetelmien soveltamisessa tilikaudesta toiseen; • Huomion kiinnittäminen liiketapahtumien tosiasialliseen sisältöön eikä yksinomaan niiden oikeudelliseen muotoon (sisältöpainotteisuus); (30.12.2004/1304) • Tilikauden tuloksesta riippumaton varovaisuus; • Tilinavauksen perustuminen edellisen tilikauden päättäneeseen taseeseen; • Tilikaudelle kuuluvien tuottojen ja kulujen huomioon ottaminen riippumatta niihin perustuvien maksujen suorituspäivästä; sekä • Kunkin hyödykkeen ja muun tase-eriin merkittävän erän erillisarvostus.

26. Maksuperusteisuuden oikaiseminen ja täydentäminen • Maksuperusteiset kirjaukset, vähäisiä liiketapahtumia ja maatilatalouden harjoittamista koskevia kirjauksia lukuun ottamatta, on oikaistava ja täydennettävä suoriteperusteen mukaisiksi ennen tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista.

27. Tilinpäätös ja toimintakertomus on esitettävä suomen tai ruotsin kielellä euromääräisenä. Jos kirjanpitovelvollinen esittää tilinpäätöksessä ja toimintakertomuksessa annettavat tiedot myös muussa valuutassa, on ilmoitettava tietojen muuntamisessa käytetty kurssi. Tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Kieli ja valuutta / Laatimisaika

28. Päiväys ja allekirjoitus • Tilinpäätös on päivättävä • Kirjanpitovelvollisen allekirjoitettava • Yhteisössä allekirjoittajina hallitus tai vastuunalaiset yhtiömiehet • Tilinpäätöksen julkaisuhetken hallitus • Toimitusjohtaja • Mikäli allekirjoittajalla eriävä mielipide tilinpäätöksestä tulee hänen vaatimuksestaan kirjoittaa se esille tilinpäätökseen • Esimerkiksi yhtiökokouksessa eriävä mielipide tasekirjaan merkintä annettu eriävä mielipide yhtiökokouksessa xx.xx.xxxx pöytäkirjan mukaan.

29. Tasekirja • Tilinpäätös • Luettelo kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista sekä tieto niiden säilytystavoista • Kirjoitettava sidottuun tai välittömästi tilinpäätöksen jälkeen sidottavaan tasekirjaan • Sivut on numeroitava • Tasekirjaa on säilytettävä 10 vuotta

30. Tasekirjan sisältö • Toimintakertomus • Tuloslaskelmat • Taseet • Talousarviovertailut • Vastikelaskelmat • Tilinpäätöksen liitetiedot • Tilikirjaluettelo, tositelajit ja säilyttäminen • Tilinpäätöksen allekirjoitukset

31. Toimintakertomus • Toimintakertomuksen tavoitteena on antaa yleiskuva yhtiöstä • Yleiskuva tilikauden aikaisista toiminnoista ja tulevista tapahtumista • Asunto-osakeyhtiölain 72 § edellyttämät tiedot: • yhtiövastikkeen käytöstä, jos vastike voidaan periä eri tarkoituksiin eri perustein • talousarvion toteutumisesta • Kirjanpitoasetuksen edellyttämät tiedot: • Tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen • Arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä • Selvitys tutkimus- ja kehitystoiminnan laajuudesta

32. Toimintakertomus • Osakeyhtiölain mukaan • Tieto sulautumisesta ja jakautumisesta • Selvitys osakepääoman korotuksesta, jos merkintäoikeudesta ollaan poikettu • Hallituksen esitys yhtiön voittoa tai tappiota koskeviksi toimenpiteiksi • Yhtiön hallussa olevat omat osakkeet • Lisäksi tulee toimintakertomuksessa selvitä: • Yhtiön perustiedot • Rakentamisvuosi, tilavuus, pinta-alat, rakennusmateriaalit, tiedot tontista ja sen omistuksesta/hallinnasta, merkittävimmistä peruskorjauksista, huoneistojen määrät

33. Toimintakertomus • Vapaaehtoisia tietoja mm: • Tiedot yhtiön hallinnosta • Hallitus, isännöitsijä, kiinteistöhuolto/huoltomies, siivousliike jne. • Pidetyt yhtiökokoukset • Pidetyt hallituksen kokoukset • Haltuun otetut huoneistot • Omistajanvaihdokset • Jne.

34. Toimintakertomus • KiLa on antanut vastikerahoituslaskelman laatimisesta erilliset ohjeet • Kirjanpitokäytännössä • Talousarviolaskelmat/vertailut on sisällytetty toimintakertomukseen tai sen liitteeseen • Vertailussa joko euromääräinen poikkeama tai prosenttiosuus • Merkittävämmät erot tulee selvittää erikseen tekstissä

35. Tuloslaskelma • KiLa on antanut ohjeet tuloslaskelman muodosta • Otsikko: Asunto- ja kiinteistöosakeyhtiön tuloslaskelmakaava • Antopäivämäärä: 26.10.1998 • Numero: 1544 • Hakija [- -] on 6.8.1998 pyytänyt kirjanpitolautakunnalta lausuntoa kiinteistön hallintaa koskevasta tuloslaskelmakaavasta sekä rakennusrahastosta ja muista oman pääoman eristä asunto-osakeyhtiölakia soveltavissa asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöissä.Hakija yksilöi kysymyksensä seuraavasti:1) Mitkä kirjanpitovelvolliset on pakotettu ja mitkä voivat vapaaehtoisesti käyttää kirjanpitoasetuksen (30.12.1997/1339, jäljempänä myös KPA) 1:4.1 §:n mukaista kiinteistökaavaa?2) Millaisia yhtiöitä tarkoitetaan KPA 1:4.2 §:ssä mainitulla termillä "asunto-osakeyhtiö"? 3) Miten esitetään oman pääoman erät asunto-osakeyhtiölakia (17.5.1991/809, jäljempänä myös ASOY) soveltavien asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöiden taseessa? • Kirjanpitolautakunnan päätös

36. LIIKEVAIHTOVastikkeetVuokrat KäyttökorvauksetLiikevaihto yhteensäMuut kiinteistön tuotot

37. HenkilöstökulutPalkat ja palkkiotHenkilösivukulutEläkekulutMuut henkilösivukulut

38. Poistot ja arvonalentumiset Suunnitelman mukaiset poistotArvonalentumiset pysyvien vastaavien hyödykkeistäVaihtuvien vastaavienpoikkeukselliset arvonalentumiset • Kirjanpitoasetuksen 1:4.1 §:n mukaisen informaation antamiseksi on kaavan nimikkeeseen "Poistot ja arvonalentumiset" kuuluvista eristä eriteltävä liitetietona tai tuloslaskelmassa ne, jotka on tehty:- rakennuksista ja rakennelmista;- koneista ja kalustosta; ja- muista pitkävaikutteisista menoista. • Suunnitelman mukaiset poistot tilalla voidaan käyttää nimekettä Poistot

39. Muut kulutKiinteistön muut hoitokulutHallintoKäyttö ja huoltoUlkoalueiden huoltoSiivousLämmitysVesi ja jätevesiSähkö ja kaasuJätehuoltoVahinkovakuutuksetVuokratKiinteistöveroKorjauksetMuut hoitokulutLuottotappiotMuut kiinteistön kulutLIIKEVOITTO (-TAPPIO)

40. Rahoitustuotot ja -kulutTuotot osuuksista saman konsernin yrityksissäTuotot osuuksista omistusyhteysyrityksissäTuotot muista pysyvien vastaavien sijoituksistaMuut korko- ja rahoitustuototArvonalentumiset pysyvien vastaavien sijoituksistaArvonalentumiset vaihtuvien vastaavien rahoitusarvopapereistaKorkokulut ja muut rahoituskulut Satunnaiset erätSatunnaiset tuototSatunnaiset kulutVOITTO (TAPPIO) ENNEN TILINPÄÄTÖSSIIRTOJA JA VEROJA

41. TilinpäätössiirrotPoistoeron muutosVapaaehtoisten varausten muutosTuloverotMuut välittömät verotTILIKAUDEN VOITTO (TAPPIO)

42. Kirjanpitoasetuksen 1:4.1 §:n mukaisen informaation antamiseksi on nimikkeestä "Rahoitustuotot ja -kulut" eriteltävä liitetietona: - osinkotuotot;- korkotuotot;- muut rahoitustuotot;- korkokulut; ja - muut rahoituskulut

43. Tase • Tase on kaikille kirjanpitovelvollisille sama • Pienillä kirjanpitovelvollisilla mahdollisuus käyttää kirjanpitoasetuksen mukaista lyhennettyä tasetta • Selkeyden ja vertailun vuoksi on suositeltavaa, että asunto-osakeyhtiöt käyttävät perus tasekaavaa • Tasenimikkeitä voi tarkentaa toiminnan luonnetta paremmin kuvaavaksi

44. Oma pääoma voidaan merkitä asunto-osakeyhtiössä seuraavasti: • OMA PÄÄOMAOsakepääoma RakennusrahastoArvonkorotusrahastoMuut rahastotYhtiöjärjestyksen mukainen lainanlyhennysrahastoYhtiöjärjestyksen mukainen perusparannusrahastoYhtiökokouksen perustama lainanlyhennysrahastoYhtiökokouksen perustama perusparannusrahastoMuut rahastotEdellisten tilikausien voitto (tappio) Tilikauden voitto (tappio) Pääomalainat

45. Tilinpäätöksen liitetiedot • Asunto osakeyhtiöt ja muut yhteisöt joiden jäsenyys tuottaa asumisoikeuden saavat laatia liitetiedot lyhennettyinä • Mikäli päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on ylittynyt vähintään kaksi seuraavista rajoista ei voida laatia tilinpäätöstä liitetietoineen lyhennetyssä muodossa: • liikevaihto tai sitä vastaava tuotto 7 300 000 euroa; • taseen loppusumma 3 650 000 euroa; • palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä.

46. Lyhennetyt liitetiedot • Asetuksen 2:2-10 §:ssä säädettyjen (laajojen) liitetietojen sijasta riittäisi, että kirjanpitovelvollinen ilmoittaa vain vakuudet ja vastuusitoumukset sekä valuuttamääräisten saamisten ja sitoumusten muuntamisessa käytetyn kurssin. • KiLa:n ohje 1998 • Asettaudu aina lukijan asemaan, mikä on lukijalle tärkeä tieto

47. Muina liitetietoina • Rakentamisvastuut • Autopaikkarasite, tms. • Arvonlisäveron palautusvastuu • Hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi 5 vuoden määräaika • Saadut vakuudet • Rakennusaikaiset, takuuajan vakuudet jne. • Huomaa liitetiedot ovat virallista tilinpäätöstietoa mutta eivät ole julkistamisvelvoitteen alaista tietoa

48. Tilinpäätöksen julkistaminen • Tilinpäätöksestä on annettava pyynnöstä jäljennös • Voidaan periä kohtuullinen korvaus kopioinnista (periaate samansuuruinen kuin kaupparekisteristä pyydetty kopio tilinpäätöksestä (10 €/tilikausi 3/05)) • Jäljennöksen voi antaa kun on kulunut kaksi viikkoa tilinpäätöksen vahvistamisesta • Jäljennös tulee antaa 2 viikon kuluessa pyynnöstä

49. Tilinpäätöksen suunnittelu • Asunto-osakeyhtiö ei tähtää voiton tavoitteluun • Tilinpäätössuunnittelun tavoitteena verotettavan tulon syntymisen estäminen > verotettava tulo 0 € • Huomaa tilikauden tulos ei ole sama kuin verotettava tulo

50. Tuloksen tasauskeinot • Tulojen lykkääminen • Vastiketulojen pienentäminen tilikauden lopussa • Yhtiökokouksen tehtävä päätös tilikauden aikana huomaa hallituksen kokouksen päätös ei riitä, ellei yhtiökokous ole antanut hallitukselle erillistä oikeutta. • Menojen kiihdyttäminen • Lisätään tilikauden aikana kuluja • Korjaukset, hankinnat yms. • Menon tulee olla kulukypsä eli esimerkiksi urakka on vastaanotettu jne.