Atelier sur la Gestion des Achats et de l’Approvisionnement

1. Atelier sur la Gestion des Achats et de l’Approvisionnement Aspects du Système Logistique Accra, 17 Janvier 2006 Aoua Diarra Gregory Roche

3. Quelques Eléments du Système Logistique • La Distribution • Stockage • Transport • Le Contrôle de stocks • Le Système d’Information pour la Gestion Logistique (SIGL)

4. Pour chaque élément • Définition/aperçu • Défis • Actions/activités à mener

5. La Distribution (Stockage + Transport) Les Objectifs du Stockage et du Transport: • Stockage: Assure la qualité et la disponibilité constante des produits • Transport: Assure que les produits arrivent au bon endroit en bonne qualité et au bon moment Plus on a d’espace nécessaire pour le stockage, moins fréquente est la réception/distribution

6. La Distribution (Stockage + Transport) Défis: • Disponibilité des moyens de transport • Sécurité des produits pendant la distribution • Sécurité des produits pendant le stockage • Espace de stockage suffisant (en fonction du plan d’approvisionnement et de la fréquence des livraisons à tous les niveaux du système • Courte durée de vie des produits

7. La Distribution (Stockage + Transport) Actions/activités à mener • Mise en place d’un système bien définit selon le coût efficacité, nombre de centres, distances, etc. • Assurer les ressources nécessaires pour la distribution: • aux niveaux supérieurs pour un système de livraison • aux niveaux inférieurs pour un système de collecte des produits • Construire/louer les magasins (livraisons peu fréquentes) • Ressources pour la réception des produits dans le pays (livraisons fréquentes)

8. Le Contrôle des Stocks L’objectif d’un système de “Contrôle d’Inventaire” est d’assurer une disponibilité constante des produits en permettant de: • Définir le moment où il faut passer la commande. • Déterminer la quantité à commander • Maintenir des quantité suffisantes de stocks pour tous les produits en évitant les sur stockages et les ruptures de stocks

9. Le Contrôle des Stocks Système de Contrôle d’Inventaire “maximum/minimum” (en mois de stock) • Les quantités en stock varient entre le stock maximum et le stock minimum • Le stock minimum inclut un stock de sécurité Tout système doit prévoir des stocks de sécurité

10. Le Contrôle des Stocks Défis: • Qui décide des quantités à distribuer? Le niveau inférieur ou le niveau supérieur? (implications sur la formation des agents/acteurs) • Choix d’un système max/min • Réseau de distribution long plus de stock de sécurité, durée de vie des produits • Détermination des quantités pour le stock de sécurité (sans système max/min)

11. Le Contrôle des Stocks Actions/activités à mener: Système non établi: • Concevoir et mettre en place un système de contrôle d’inventaire approprié pour le programme, les produits Système établi: • Faire le suivi du système de contrôle d’inventaire et la disponibilité des produits

12. Le Système d’Information pour la Gestion Logistique (SIGL) L’objectif du SIGL est de fournir les informations nécessaires pour la prise de décisions à tous les niveaux: • Niveau “centre de santé”: ex.: les quantités à commander, suivi de la disponibilité des stocks • Niveau national: ex.: les quantités à acheter; le calendrier de réception des produits Le SIGL est un élément clé de tout le système logistique: commande, prévision, approvisionnement. Le manque de données rend plus difficile la prise de décisions

13. Le Système d’Information pour la Gestion Logistique (SIGL) Défis: • Moyen de collecte des données • Rapports mensuels/trimestriels • Rapports harmonisés • Système Informatisé ou pas • Données à collecter • Le SIGL ne collecte que des données qui seront utilisées pour la prise de décisions en gestion des produits

14. Le Système d’Information pour la Gestion Logistique (SIGL) • Pour tout produit, collecter les trois données logistiques essentielles: • Consommation • Stock disponible • Pertes et ajustements • Pour d’autres produits, ex.: • ARVs (et TB): nombre de nouveaux clients par traitement • Tests VIH: nombre de tests par utilisation

15. Le Système d’Information pour la Gestion Logistique (SIGL) Ne pas confondre le SIGL et le SIS • SIGL: Collecte des données sur les produits aux moments réguliers et pour la prise de décisions à court terme • SIS: Collecte des données sur les autres aspects du système sanitaire, pour l’évaluation ou la programmation Si les décisions logistiques (réapprovisionnement) se font mensuellement ou trimestriellement, il faut collecter les données avec la même fréquence.

16. Le Système d’Information pour la Gestion Logistique (SIGL) Actions/Activités à mener: • SIGL existant: • Révision du SIGL: données essentielles, renforcement des protocoles de traitement • Contrôle de la qualité des données • Régularité des rapports/commandes • SIGL inexistant: • Mise en place du SIGL (conception des formulaires/rapports, formation des agents, etc.) • Autres moyens de faire la collecte des données (visites aux centres de santé ou structures de stockage, etc.)

17. Autres considérations • Système logistique vertical ou intégré • Produits en pleine disponibilité ou en disponibilité partielle • Autres idées des participants