Hva skal til for å vinne en offentlig anbudsrunde? Honne, 21.5.2013

1. Hva skal til for å vinne en offentlig anbudsrunde?Honne, 21.5.2013 v/innkjøpsleder Øystein Sætrang

2. Hedmarkfylkeskommune • Viktigsteansvarsområder: Videregåendeskoler, tannhelse, veier, offentlig transport, regional utvikling • 2000 ansatte • Innkjøpsvolum: MNOK 800 • 150 rammeavtaler • 4 innkjøpsrådgivere

3. Styringsdokumenter • Lov og forskrift • Innkjøpsstrategi fra 2008 • Innkjøpspolitikk fra 2010

4. Lov og forskrift § 5 Grunnleggende krav: • Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetiskstandard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandlingmellom leverandører. • En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. • Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighetog etterprøvbarhetivaretas gjennom anskaffelsesprosessen.

5. Innkjøpspolitikk - mål Ligger på internett • Anskaffe de varer, tjenester, bygg og anlegg det er behov for, på en måte som bidrar til effektiv drift og best mulig økonomisk resultat over tid • Opptre som ansvarlig samfunnsaktør, herunder: • Ha fokus på at leverandører av importerte varer overholder grunnleggende faglige- og menneskelige rettigheter (ILOs kjernekonvensjoner) og tilbyr arbeidere og bønder rimelig betaling • Ha fokus på at det ikke forekommer sosial dumping hos leverandører av norskproduserte varer og tjenester • Spesifisere og velge produkter og løsninger som er universelt utformet • Spesifisere og velge produkter og løsninger som reduserer den totale miljøbelastningen • Anskaffe varer og tjenester i henhold til gjeldende lover og regler • Tilrettelegge slik at innkjøp blir så enkelt som mulig for brukerne i fagenheter og virksomheter • Bidra til leverandørutvikling og konkurransedyktige leverandører Siste versjon:

6. Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget angir: • Formaliteter • Kvalifikasjonskrav • Kravspesifikasjon • Tildelingskriterier • Avtalevilkår For oppdragsgiver: • Konkurransegrunnlaget er oppdragsgivers endelige utspill til markedet. Det vi sier der, må vi gjøre! • Derfor prøver vi å gjøre en så god jobb som mulig (brukergruppe, markedssøk etc) • MEN: Alltid fare for at et konkurransegrunnlag har iboende svakheter • Tukling i ettertid blir sjelden bra…

7. Følg med på Doffin • Abonner på kunngjøringer (CPV, stikkord) • Meld interesse • Last ned dokumentene • Besvar • Still spørsmål hvis noe er uklart • www.doffin.no

8. Formaliakrav • Tilbudsbrev skal være datert og undertegnet • Tilbudet med skal utformes skriftlig • Tilbudet skal være merket: «13/xxxx – » • Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse • Tilbud sendt elektronisk eller på telefaks aksepteres ikke • Tilbudet skal leveres i 1 papireksemplar + på minnepinne • Tilbudet skal leveres innen angitt tilbudsfrist • Alle spørsmål, krav og avklaringspunkter skal besvares • Ingen vesentlige forbehold • Tips: Bruk en ryddig og nøyaktig person

9. Avvist siste året • Tilbud mottatt for sent • Mangelfullt utfylt prisskjema • Vesentlig forbehold • Ikke sammenlignbare tilbud • Merk: Oppdragsgiver har plikt til å avvise på gitte vilkår (forhold ved leverandør/tilbud)

10. Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav skal sikre at tilbyder er kvalifisert – (J/N): Obligatoriske og juridiske krav: • Firmaattest • Skatteattest (maks 6 mnd) • MVA-attest (maks 6 mnd) • HMS-attest (2 underskrifter) Økonomisk og finansiell stilling • Kredittvurdering – ofte score 3 Teknisk stilling – varierer– kan være: • Erfaring tilsvarende oppdrag og gode referanser • Kvalitetssikringssystem • Gjennomføringsevne og kapasitet • Forhold til etisk handel • Miljøaspekter • Bekreftelse på bruk av andre foretaks ressurser

11. Avvist det siste året… • For dårlig økonomi (lav kredittscore) • Manglende erfaring fra tilsvarende oppdrag • Manglende kvalitetssikringssystem • Manglende gjennomføringsevne (sårbar) • Manglende bekreftelse på disposisjon over annet foretaks ressurser

12. Kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen er våre minimumskrav til varen/tjenesten – (J/N). Aktuelle tema: • Funksjonalitet • Brukervennlighet • Kvalitet/Garanti • Miljøaspekter • Språk • Åpningstider og tilgjengelighet • Kun mindre avvik kan aksepteres

13. Avvist siste året • Tilbud på ukurante varer • Manglende funksjonalitet • Kun opplevd en gang at leverandør skriver NEI på oppfyllelse av minimumskrav • Vanlig: Ja, men… • Ved vesentlig avvik: Tilbudet avvises

14. Avtalevilkår Avtalevilkår skal oppfylles underveis i avtaleperioden: • Generelle avtalevilkår • Spesielle avtalevilkår, bl.a: • Varighet og opsjoner • Miljøfyrtårnsertifisering, Grønt Punkt • Prisreguleringer

15. Avvisning siste år • Sjelden forbehold/kommentarer til avtalevilkårene

16. Tildelingskriterier Tildelingskriterier benyttes til å rangere tilbyderne. Aktuelle kriterier er: Eksempel idrettsutstyr: • Pris: 50 % • Sortimentsbredde: 20 % • Oppstartsaktiviteter/Avtaleperiodeaktiviteter/Service: 10 % • Miljø: 10 % • Nettbutikk og logistikkløsning: 10 % • Disse bør besvares ryddig og grundig – kun dokumentasjon blir vurdert • Manglende besvarelse gir score 0 • Tilbudene blir sammenlignet med hverandre punkt for punkt Merk: Vi tukler ikke med vektingen i etterkant! Høy pris kan rettes opp med høy score på de andre kriteriene. • Eksempel idrettsutstyr: • Pris: 50 % • Sortimentsbredde: 20 % • Oppstartsaktiviteter/Avtaleperiodeaktiviteter/Service: 10 % • Miljø: 10 % • Nettbutikk og logistikkløsning: 10 %

17. Eks. prisskjema med miljømerkeinfo

18. Hvordan vinne? • Oppfyll formaliakrav • Oppfyll kvalifikasjonskrav • Oppfyll minimumskrav • Aksepter spesielle og standard avtalevilkår • Ikke ta vesentlige forbehold • Vær ærlig – gi korrekte opplysninger • Til slutt: Totalt best score på tildelingskriteriene

19. Oppsummert Konkurransegrunnlaget: • Angir spillereglene • Kan virke omfattende • Ikke alltid så mye å besvare som det kan se ut til Besvarelsen: • Lever innen tidsfrist på riktig sted • Pass på at alt ligger ved • Svar på ting i riktig rekkefølge • Gi utfyllende og presise svar, så oppdragsgiver ikke må spørre (for det er ofte ikke lovlig)

20. Ikke mist motet… • Vanligvis bare en vinner… • Begrunnelsesplikten er nedfelt i FOA • Tildelingsbrevet gi mye info – spiss pennen til neste runde

21. Karenstid, innsyn og klage • Ikke misbruk innsynsretten • Karenstiden er en sikkerhetsventil • Klag til KOFA ved klare regelverksbrudd

22. Takk for oppmerksomheten!