Workshop AO/IC: “Tips en Trucs voor een succesvolle projectadministratie!”

2. Workshop AO/IC: “Tips en Trucs voor een succesvolle projectadministratie!”

3. Doel van de presentatie Efficiënte inrichting en implementatie van de AO/IC= Weinig inspanning, veel resultaat

4. Inhoud van de presentatie • Algemene informatie • Tijdslijn • Voorwaarden in de beschikking • Projectadministratie • Hoe nu verder? • Tips • Conclusie

5. Algemeen • Doel van ESF Actie E, Sociale Innovatie: • Een project heeft tot doel de arbeidsproductiviteit te verhogen als gevolg van de vernieuwing van de wijze waarop de arbeid is georganiseerd. • Thema’s: • slimmer werken • flexibelere arbeidsorganisaties • nieuwe verhoudingen in arbeidsorganisaties • Multipliereffect

6. Ervaring met ESF?

7. Tijdslijn Verdere controle mogelijk t/m 2020 door: -Rijksauditdienst -Europese Rekenkamer Aanvraagtijdvak: Oktober 2008 Indiening einddeclaratie Eind project Start project 1 jaar Max. 8 mnd Max. 3 mnd volledigheid Bezoek: Interim controle Bezoek: eindcontrole Inhoudelijk Verslag: Interim controle Rapport van bevindingen verlening vaststelling 07-04-2009 7 / 30

8. De regelgeving voor ESF Verordeningen: 1081/2006, 1083/2006 en 1828/2006 Operationeel Programma (OP) Subsidieregeling Bijlage 3: Handleiding Projectadministratie (HPA) Aandachtspunt: HPA wijzigt periodiek

9. Voorwaarden in de beschikking • Drie standaard voorwaarden in de beschikking: • Niet subsidiabele activiteiten • Kosten betreffende reguliere bedrijfsvoering • Algemene overdraagbaarheid • Veel voorkomende additionele voorwaarde: • 4. AO/IC voorwaarde

10. De AO/IC is de backbone van een project Betrek alle projectleden bij de vormgeving, uitdragen van – en de implementatie van de AO/IC Een goede implementatie van de AO/IC is het halve werk.

11. Onderdelen Administratieve Organisatie • Urenverantwoording • Verslaglegging • Financieel • Aanbesteding • Publiciteit • Bewaarplicht • 7. Opbrengsten

12. 1. Urenverantwoording • Doelen: • Prestatieverantwoording van projectdeelnemer • Verantwoording (controlespoor) • Format bestaat uit: • Verantwoording in de 7 verschillende activiteiten • Sluitend/integraal uren schrijven • Ondertekening in functiescheiding en tijdig • Dient te voldoen aan de publiciteitseisen

13. Voorbeeld urenschrijfstaat

14. 2. Verslaglegging • Doelen: • Transparantie • Overdraagbaarheid • Verantwoording (controlespoor)

15. 2. Verslaglegging • Implementatieplan bestaand uit: • Analyse van de knelpunten in de arbeidsproductiviteit • 2. Analyse sociale innovatiepotentie • 3. Meetbare doelstellingen • 4. Verslag uittesten van het implementatieplan • 5. Kosten/baten analyse van het vervolgtraject • 6. Activiteitenplan en tijdsplanning vervolgtraject

16. 3. Financiën • Doel: • Verantwoording (controlespoor) • Onderdelen financiële administratie: • Facturen in origineelstaat of gewaarmerkte kopie • Betaalbewijs/betaalbatch • Bankafschriften • Uurloonberekening van intern personeel • Aandachtspunt financiën: • Ondertekening in functiescheiding en tijdigheid

17. 4. Aanbesteding en marktconformiteit • Doelen: • Selectie van externe partner op basis van objectieve criteria • Verantwoording (controlespoor) • Aandachtspunten aanbesteding: • Het is niet waarschijnlijk dat de dienst boven de drempelbedragen uit komen. Echter, het is mogelijk. • De marktconformiteitseis geldt ook voor private partijen • Administreren aanbesteding: • Ondertekening in functiescheiding en tijdigheid

18. 4. Aanbesteding en marktconformiteit • Aantonen marktconformiteit onder de drempelbedragen • in prioritering: • Europese Openbare Aanbesteding • Transparante Offerteprocedure • Benchmark • >bij kostenposten onder de € 1000 vervalt de marktconformiteitseis

19. 4. Aanbesteding en marktconformiteit • Onderdelen aanbestedingsadministratie: • Offerteaanvraag: opvragen van offertes • Wegingsmatrix: overzicht met scores van de aanbieders • Offerte’s (meervoud!): aanbiedingen van producenten • Afwijzingsbrieven: afwijzingen aan minder voordelige partijen • Contract: vraag- en aanbodzijde leggen de vraag vast

20. 5. Publiciteit • Doel: • De Europese Unie bekend maken bij de deelnemers • Voorbeelden publiciteit: • vlag en zinsnede • intranet/internet • interne nieuwsberichten • (gratis) promotiepakket • gevelbord

21. 6. Bewaarplicht • Doelen: • Controlerende instanties de mogelijkheid bieden de projecten te controleren tot en met 31 december 2020 • Verantwoording (controlespoor) • Aandachtspunt bewaarplicht: • Expliciet melding maken van de datum van vernietiging op de projectadministratie (niet vernietigen voor 2021)

22. 7. Opbrengsten • Verworven inkomsten in mindering brengen bij de projectkosten. 07-04-2009 22 / 30

23. Hoe nu verder?

24. De start van het project • Na vandaag: • Mogelijke aanpassing van de AO/IC • Het uitdragen van de AO/IC: implementatie van de AO/IC • Vastleggen van alle stappen in de administratie • Interim controlebezoek

25. Tips • Financiële administratie: • Centrale administratie • Aanbesteding: • Voltooiing voor start van activiteiten • Publiciteitseisen: • Gebruik een camera • Bewaarplicht: • Elektronische administratie dient uitleesbaar te zijn tot 2021 • Interim controlebezoek • Zorg voor een complete administratie

26. Conclusie • De AO/IC is de backbone van het project! • Het project zelf kan worden gezien als het lichaam • De administratie dient een dagboek te zijn: • Begrijpelijk • Inzichtelijk • Compleet • Vastlegging voor later

27. Conclusie Algemene informatie Tijdslijn Voorwaarden in de beschikking Projectadministratie Hoe nu verder? Tips

28. Vragen? Opmerkingen? Aanwijzingen?

29. Contactgegevens • Werkgroep Actie E: • Gerard Slotema: 070- 315 2102 g.slotema@agentschapszw.nl • Evert v.d Zwan: 070- 315 2125 e.van.der.zwan@agentschapszw.nl • Floor Martens: 070- 315 2078 f.martens@agentschapszw.nl • Paul Versteeve: 070- 315 2031 p.versteeve@agentschapszw.nl • David Lindenaar: 070- 315 2071 dlindenaar@agentschapszw.nl • Algemeen mailadres: ESF@agentschapszw.nl • Algemeen telefoonnummer: 070-315 2054 • Het Agentschap vervult ook een voorlichtings- en adviesfunctie

30. SUCCES MET HET PROJECT!