Agendaweb, alles op een rijtje

1. Agendaweb, alles op een rijtje Stefan Wuyts15 mei 2008

2. Agendaweb, alles op een rijtje (1) • E-mail, kort samengevat • Agenda’s • Adresboeken • Agendaweb als basis voor nieuwe diensten • Agendaweb is kostendelend • Succesvolle activering van agendaweb • Voordelen AgendaWeb • Mobiel zijn met AgendaWeb

3. E-MAIL kort samengevat • NIEUW: de e-mail staat primair op de server en blijft daar (IMAP4) U kunt hem ‘s morgens op het werk ophalen en ‘s avonds op een computer bij u thuis – dezelfde berichtenU moet hem uitdrukkelijk wissen anders blijft hij op de serverVOORDEEL : als een harde schijf crasht, verliest de betrokkene zijn/haar mail niet, en niemand moet tussenkomen • Integratie met MS Outlook of andere mailclients. • WEBMAIL : waar u ook bent. U logt aan en kunt uw mail lezen in een browser

4. Agenda’s • Uw PERSOONLIJKE agenda beheren, zoals in Outlookook in de web-versie • Agenda’s van anderen inkijken (op basis van toestemming) • Vergaderingen beleggen • Concept « resources » (hulpmiddelen):reserveren van vergaderzaal, projector, dienstwagens,laptop,… • Integratie met OUTLOOK is mogelijk in meest recente versies van Outlook : MAPI-connector staat gratis ter beschikking

5. Adresboeken • PERSOONLIJK adresboek: u kunt met één muisklik alle e-mailadressen die in een mailbericht voorkomen in uw persoonlijk adresboek opslaan en op deze manier een uitgebreid bestand opbouwen • Adresboek BESTUUR : alleen de postbussen van de medewerkers van uw bestuur • ALGEMEEN adresboek : van alle besturen bij VERA.

6. AgendaWeb als basis voor nieuwe diensten Mogelijke functionaliteiten : • Smartfoon integratie (cfr. Blackberry demo) : zgn “push mail” • Fax integratie : fax wordt omgezet naar een bestand (tiff, pdf) en via e-mail verder gestuurd doorheen de organisatie • Website integratie : Evenementen uit AgendaWeb-kalenders worden automatisch gekoppeld aan de website: eenvoud, realtime planning

7. AgendaWeb Installatiekost Lage kost per gebruiker voor de dienst (geen licentie) Degressieve jaarlijkse prijs Gelijkwaardige dienst in eigen beheer Dubbel uitgevoerde server hardware, licentie OS + onderhoud Licentie groupware + onderhoud Opslag en externe! backup, anti-virus, meerv. spamfilter (updaten!), monitoring, reporting Firewall voor webmail Connectie naar MS Outlook? Installatie, beheer, maken van backups, updates, patches Wat gebeurt er als server / schijf crasht? (hoe snel weer up en running?) Wie kan men contacteren ? SLA ? Is er een backup/bijstand voor de beheerder ? AgendaWeb is kostendelend

8. Succesvolle activering van AgendaWeb • Wees je bewust van het toenemend belang van e-mail in je organisatie en heb oog voor de inspanningen die noodzakelijk zijn om deze dienst optimaal te blijven garanderen • Overtuig jezelf en anderen van de meerwaarde van een toepassing om met een groep van gebruikers een gezamenlijk eindresultaat te bereiken • Heb oog voor de verdere ontwikkelingen in de wereld van de communicatie en verzeker je van de basis om hierop in te pikken • Zorg voor een up-to-date computerpark met de laatste veiligheidscomponenten en “actuele” software • Participeer in de initiatieven van VERA om nieuwe diensten te selecteren/definiëren voor integratie en ontwikkeling

9. Agendaweb, alles op een rijtje (2) Voordelen AgendaWeb • Geen lokale investering nodig • Architectuur volledig en dubbel uitgevoerd • Up-to-date en robuust systeem • Alles voor u centraal geregeld, geen zorgen, • Gebruikersbeheer op maat gemaakt • Webinterface, ook met toekomst • Een grote groep gebruikers • PIVO opleidingen mogelijk

10. Voordelen AgendaWeb (1) Geen lokale investering nodig • Aankoop eigen mailserver niet nodig (server en software kosten veel geld) • We rekenen bij VERA een kost aan per mailbox, we vragen geen geld voor de diensten mogelijk met agendaweb, bij VERA is mail betalend. Resources (verlofagenda’s, dienstwagens enz..) zijn gratis. • Indien een medewerker uit dienst gaat moet u die gewoon uit de lijst halen in http://gebruikers.VERA.be , vanaf dan komt hij of zij niet meer in de telling. U krijgt ook wekelijks een mailtje met een overzicht.

11. Voordelen AgendaWeb (2)Architectuur volledig dubbel uitgevoerd en veilig • Onze Agendaweb serveromgeving is redundant uitgevoerd. Als een server uit zou vallen neemt de andere over. • Deze mail word op verschillende wijzes gebackupped en op verschillende locaties bijgehouden • Onze serveruimte is gevestigd in COLT te Evere, een housing bedrijf waar veel grote organisaties hun servers hebben geplaatst. - Bewaking met toegangscontrole - Dubbele stroomvoorziening met dieselgeneratoren - Rook en waterdetectie - Beheer van servers door gespecialiseerde firma’s - Sluitende onderhoudscontracten - 3 jaarlijkse upgrade - jaarlijkse security audit - Logs van alle activiteiten Door de centralisatie kunnen we ook centrale oplossingen aanbieden.

12. Voordelen AgendaWeb (3)Up-to-date systeem, robuustheid • bij VERA hebt u geen verouderd materiaal, • agendaWeb draait op up-to-date servers, • steeds helemaal getuned zowel op hardware-niveau als op software niveau (laatste patches) • steeds gemonitored. (VERA personeel krijgt een SMS bij eventuele problemen )

13. Voordelen AgendaWeb (4)Alles voor u geregeld: backup, virusscan, spamfilter… • Doordat we een centrale oplossing hebben kunnen we ook extra functionaliteit centraal aansluiten • Centrale backupoplossing • Centrale antivirus-oplossing • Centrale antispam-oplossing • Centrale firewall, netwerkbeveiliging • … • De toekomst zal uitwijzen welke functionaliteiten we nog kunnen bekomen en/of welke nodig zijn om onze groupware vernieuwend te houden.

14. Voordelen AgendaWeb (5)Gebruikersbeheer • Gebruikersbeheer zelf ontworpen door VERA personeel met als doel om een op maat gemaakte oplossing te kunnen aanbieden. • Extra functionaliteiten zijn mogelijk, wat jullie nodig hebben kan voorzien worden. • Extra hulpfuncties voorzien in dit gebruikersbeheer. http://gebruikers.VERA.be

15. Voordelen AgendaWeb (6)Webinterface, ook met toekomst • De nieuwe interface, een primeur • Huidige versie zal parallel een tijdje worden aangeboden • Nieuwe webinterface beschikbaar vanaf midden 2008

16. Voordelen AgendaWeb (7)Een grote groep gebruikers • Momenteel 3165 geactiveerde agendaweb gebruikers. • Een 100 tal besturen kunnen gebruik maken van de extra functionaliteiten • Hoe groter de groep, hoe meer feedback we krijgen voor gevraagde features. • Gemeenschappelijke vragen zijn kostendelend voor de besturen • De grote groep gebruikers zorgt voor groei van kennis en ervaring.

17. Voordelen AgendaWeb (8)PIVO opleidingen mogelijk • Sinds 1/04/2008 kan PIVO opleidingen geven ivm Agendaweb. PIVO heeft al jaren ervaring in het geven van outlook opleidingen en heeft hiervoor dan ook de juiste kennis in huis.PIVO kan het verhaal zowel doen vanuit de webinterface als vanuit outlook (de meest gebruikte toepassing). • PIVO beschikt over een mobiele pcklas en kan ter plaatse komen. • PIVO heeft een eigen cursustekst gemaakt voor Agendaweb. Kortom, de samenwerking met PIVO verloopt opperbest. • Voor info: http://www.pivo.be • Vragen over lesprogramma's Geert Hollants, tel. 02-456 89 29, geert.hollants@vlaamsbrabant.be

18. Mobiel zijn met AgendaWeb Er zijn verschillende mogelijkheden om mobiel te werken.Als we spreken over mobiel werken met AgendaWeb bedoelen we eigenlijk het ontvangen/zenden van email/agenda eender waar met een smartphone/PDA of een laptop. Een smartphone is een algemene benaming voor een apparaat dat zowel als mobiele telefoon en als pda kan worden gebruikt. Een pda ofwel Personal Digital Assistant is een klein draagbaar toestel dat computer-, telefonie- en netwerkfuncties combineert. De moderne pda van 2006 kan dienen als mobiele telefoon en persoonlijke organiser. Sommige pda's zijn uitgerust met een minitoetsenbord, andere met een aanraakscherm of touchscreen en een pen of stylus. De term Personal Digital Assistant is bedacht door John Sculley, topman van Apple.

19. Mobiel zijn met AgendaWeb - mogelijkheden Mobiel AgendaWeb met de laptop:-Een mobiele datakaart van bijvoorbeeld Proximus kan dienst doen om eender waar http://www.agendaweb.be te kunnen raadplegen.-Wil je toch je Microsoft Outlook gebruiken dan heb je niet enkel die datakaart nodig maar ook een VPN oplossing, onze Softkey kan toegang geven tot het VERA netwerk om toch outlook te kunnen blijven gebruiken op uw laptop op locatie. Mobiel Agendaweb met de smartphone/pda- Hier zijn 3 verschillende mogelijkheden - De prijzen voor deze mogelijkheden zijn uit een vooronderzoek gekomen en zijn enkel informatief

20. Mobiel zijn met AgendaWeb - Mogelijkheid 1 • Email, agenda’s en contacten op uw smartphone - On-line koppeling via GSM-netwerk (pc synchronisatie niet meer nodig) • U hebt dus alles bij de hand, waar u ook bent, u kan direct uw agenda raadplegen via uw smartphone tijdens een vergadering. - Nodig: - conform smartphone toestel - data abonnement met GSM operator ( ongeveer 15 €/maand)- eenmalige configuratie door VERA per toestel- synchronisatiedienst VERA - indien 30 afnemers: 70 € / maand - indien 100 afnemers: 30 € / maand - indien 200 afnemers: 20 € / maand

21. Mobiel zijn met AgendaWeb – Mogelijkheid 2 • Nieuwe mail direct ontvangen op uw smartphone (push technologie) • enkel antwoorden vanuit het e-mail adres van de gsm provider. • Werkwijze: Doorsturen van bestuursadres naar e-mail gsm-provider • Nodig: - conform smartphone toestel - push abonnement met GSM operator ( ongeveer 15 €/maand) - eenmalige configuratie door VERA per toestel • Nadeel: • E-mail adres nodig van GSM opperator • Geen synchronisatie tussen mailbox smartphone en MS Outlook op pc • Voor de agenda te kunnen gebruiken moet u uw smartphone koppelen met de pc • Antwoorden op mail met E-mail adres GSM operator • Verzonden mails staan enkel op smartphone en niet in MS Outlook

22. Mobiel zijn met AgendaWeb – Mogelijkheid 3 - Al uw mailboxen bij de hand op uw smartphone • enkel antwoorden vanuit het e-mail adres van de gsm provider. • Technologie: IMAP over SSL (Vera) + Data Proximus - Nodig: - conform smartphone toestel - data abonnement met GSM operator ( ongeveer 15 €/maand) - eenmalige configuratie door VERA per toestel • Nadeel:- Mail versturen vanuit bestuur niet mogelijk

23. Mobiel zijn met AgendaWeb Elke technologie heeft een zekere investering zowel naar hardware alsnaar software we zouden dan ook willen te weten komen in wat de besturen geïnteresseerd zijn.In het mapje zit er een enquête formulier, u kan daarop invullen wat u denkt dat voor uw bestuur nuttig kan zijn.