Interreg programmide järelevalve büroo: Marin Olo, Ain Ehasalu Detsember 2009, Tallinn

1. LÄÄNEMERE PIIRKONNA PROGRAMM 2007 – 2013 ABIKÕLBLIKKUSE REEGLEID TUTVUSTAV INFOPÄEV SISEMINISTEERIUMIS Interreg programmide järelevalve büroo: Marin Olo, Ain Ehasalu Detsember 2009, Tallinn

2. Projektikulude kontrollimise alusdokumendid • Programme Manual (http://eu.baltic.net/) • Läänemere piirkonna programmi 2007-2013 aruannete esitamise juhend (http://www.siseministeerium.ee/laanemere-piirkonna-juhenddokumendid) • Euroopa Liidu regulatsioonid • Eesti Vabariigi õigusaktid

3. Üldpõhimõtted 1 • kulude tõendamise kohustus on projektipartneril; • projektipartner esitab piisava ja asjakohase informatsiooni iga deklareeritud projekti kulu kohta; • projektipartner esitab süstematiseeritud aruande koos lisadokumentidega Siseministeeriumisse (edaspidi SIM) peale aruandeperioodi lõppemist 10 tööpäeva jooksul; • vastavalt EÜ määrusele nr 1080/2006 artiklile 16 kulub esmatasandi kontrolliks kuni 3 kuud;

4. Üldpõhimõtted 2 • esmatasandi kontrolli teostaja poolt esitatud küsimustele on aega vastamiseks 5 tööpäeva; • lisaküsimusi küsitakse üldjuhul ainult ühe korra, mille järel teeb esmatasandi kontrolör otsuse; • toimiku kokkupanemiseks on projektipartneri jaoks koostatud kontroll-leht (kättesaadav kodulehel).

5. Esmased abikõlblikkusreeglid Kulud peavad olema: • reaalselt tekkinud projekti abikõlblikkusperioodil ning makstud projekti aruandlusperioodi jooksul (v.a. palgamaksud, mis peavad olema tasutud hiljemalt aruande esitamise hetkeks ja ettevalmistuskulud); • otseselt seotud projekti taotlusvormivastavas tööpaketis ning tegevusaruandes toodud tegevustega; • tõendatud vähemalt nii kulu kui maksmist tõendavate dokumentidega, kuid sõltuvalt kululiigist ka täiendavate dokumentidega.

6. Esmased abikõlblikkusreeglid Kulud peavad olema eraldatud asutuse muudest kuludest (N: kululiik, objektitunnus vm) ja projektikulusid kajastavad algdokumendid (arved, tšekid, piletid jm) peavad olema allkirjastatud projektijuhi poolt enne raamatupidamisse esitamist.

7. Esimese aruandega koos tuleb esitada: • koopia allkirjastatud struktuuritoetuslepingust (Grant Contract); • koopia allkirjastatud partnerluslepingust (Partnership Agreement) ; • koopia projekti heakskiidetud taotlusvormist (Data form) võib saata elektrooniliselt jarelevalve@siseministeerium.ee.

8. Esimese aruandega koos tuleb esitada: • raamatupidamisest väljavõte projektipõhisest kuluarvestusest; • käibemaksukohustuslase/mittekohustuslase tõend Maksu- ja Tolliametist; • asutusesisesed projekti puudutavad korrad ja lepingud (nt projektiga seotud töösuhet reguleerivad lepingud, käskkirjad, isikliku sõiduauto kasutamise ja hüvitamise kord jms). Juhul kui eelnimetatud dokumentides pole järgmiste aruannete esitamise ajaks muudatusi tehtud, pole neid teistkordselt vaja esitada.

9. Igakordselt tuleb esitada: • Partner Report(http://eu.baltic.net/ )kahes allkirjastatud eksemplaris; • raamatupidamisest väljatrükk projektikuludest, mis on eristatud muudest asutuse kuludest (peab sisaldama ka personalikulusid); • koopiad algdokumentidest (arved, tšekid, piletid, pardakaardid, lepingud); • palgalehed (palgaarvestus);

10. Igakordselt tuleb esitada: • maksmist tõendavad dokumendid – pangakonto väljavõtted või pangakinnitusega maksekorraldused, kassaorderid, avansi- ja kuluaruanded, Maksuameti või e-maksuameti saldoteatis palgamaksude tasumise kohta; • muud dokumendid ja tõendid (päevakavad, registreerimislehed, lähetuskorraldused, pardakaardid, lähetusaruanded, sõidupäevikud, hinnapakkumised, riigihanke aruanded, meediakajastused, internetilingid, viited, fotod või muud tõendid teostatud töödele); • saldo väljavõte e-Maksuametist.

11. Käibemaksu abikõlblikkus Käibemaks on abikõlblik, kui on võimalik näidata, et vastavalt käibemaksu reguleerivatele õigusaktidele ei saa projekti raames tasutud käibemaksust maha arvata sisendkäibemaksu ega käibemaksu tagasi taotleda ning käibemaksu ei hüvitata ka muul moel. (Perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse seaduse kulude abikõlblikkuse või mitteabikõlblikkuse määramise tingimused ja kord) Eelpool toodu tähendab, et käibemaks on projektikuluna abikõlblik, kui: • projektipartner ei ole käibemaksukohustuslane • projektipartner on käibemaksukohustuslane, kuid tal puudub õigus projektiga seotud kuludelt käibemaksu riigilt tagasi taotleda NB! Muudel juhtudel ja näiteks ka siis, kui kahes punktis pole võimalik 100%-liselt veenduda, on käibemaks projektikuluna abikõlbmatu.

12. Valuutakursid • Projekti eelarve eurodes – ka aruanne esitatakse eurodes. • Kasutatakse Euroopa Komisjoni poolt igas kuus avalikustatavat kurssi, elektroonselt aadressil: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en).

13. Mitterahalised kulud Tasustamata vabatahtlik töö: • ära toodud taotlusvormis; • kirjaliku kokkuleppe alusel; • töötasu arvestatakse tavaliselt miinimumpalga määra alusel; • arvestamise aluseks on tööajatabel ja selle pidamine on kohustuslik.

14. Finantsaruande kuluread: • Tööjõukulud (Personnel) • Sisseostetud teenused (External services) • Sõidu- ja majutuskulud (Travel and accommodation) • Seadmed ja investeeringud (Equipment and investments) • Muud otsesed kulud (Other direct costs)

15. Personalikulud (personnel) Töölepingu või avaliku teenistuse seadusealusel füüsilisele isikule makstav tasu koos kohustuslike maksudega (sotsiaalmaks, töötuskindlustus, tulumaks, kogumispensioni makse). Töötaja puhkusetasu on abikõlblik vaid täistööajaga projekti heaks töötava inimese puhul vastavalt puhkuseseaduses sätestatud korrale.

16. Personalikulud (personnel) • Töötamine projektis ning töö maht peab olema selgelt sätestatud kirjalikus töölepingus, selle lisas, käskkirjas, ametijuhendis/töökirjelduses vms dokumendis. • Tagantjärele lepingute ja käskkirjade täiendamine, parandamine ja sõlmimine ei ole lubatud. • Lepingud ja käskkirjad peavad olema fikseeritud kirjalikus vormis. • Planeeritud ületunnitöö on keelatud.

17. Personalikulud (personnel) • Osalise tööajaga töötamisel peab kindlasti pidama ka tööajatabelit projektiga seotud töötundide arvestamiseks ning teostatud tööde ülestähendamiseks. See on ka aluseks töötasu arvestamisel. • Projekti heaks osalise tööajaga töötamine ei tohi olla kõrgemalt tasustatud kui töökohal arvestatava põhipalga järgi tuleks keskmine tunnitasu. • Kõigi osalise tööajaga projekti heaks töötavate inimeste puhul tuleb tunnitasu arvestamise käik aruandega kaasa panna.

18. Personalikulud (tunnitasu arvestamise näide)

19. Personalikulud (personnel) Mitterahaliste panustena on antud programmi raames ainukesena abikõlblik tasustamata vabatahtlik töö. Tuleb lähtuda sellest, et vabatahtlik töö on: • oluline projekti jaoks; • tehtud kirjaliku lepingu alusel; • arvestatud tööajatabeli alusel, kus on märgitud, mis tööd tehti, kes tegi ning mille alusel tasu arvestati. • tegelikkusele vastav.

20. Sisseostetud teenused (external services) • Peavad kajastuma taotlusvormis External services kulurea täpsustuses. • Projekti taotlusvormis tuleb planeeritud projektivälised teenused üksikasjalikult lahti seletada ja arenguaruandes aru anda kõikidest välisteenustest, mida tegelikult osutati ja mille eest maksti.

21. Sisseostetud teenused (external services) Käesoleva eelarverea all on abikõlblikud: • projektivälise eksperdi, nõustaja või muu projektivälise teenuse pakkuja töö vastavalt lepingutele (töövõtu- ja käsunduslepingud) ja/või arvetele konkreetsete projektitegevustega seotud ülesannete elluviimiseks; • kampaaniakulud: artiklid, pressiteated, ajalehtede erilisad jne; • projekti ürituste läbiviimisega seotud kulud (ruumide üürimine, toitlustus jm).

22. Sisseostetud teenused (external services) • Keelatud on võlaõigusliku lepingu sõlmimine isikuga, kes töötab partnerorganisatsioonis ning on projektiga juba töölepingu alusel seotud. • Teenuse osutamiseks sõlmitud lepingutes peab kajastuma muuhulgas teenuse kirjeldus ning projekti nimi. Arvetel on nõutav teenuse detailsem kirjeldus, soovitatavalt ka programmi/projekti nimi.

23. Sisseostetud teenused (external services) • Esitatavad dokumendid: • - hinnapakkumised, otsuseprotokollid hinnapakkumiste osas otsuste tegemise kohta; • - lepingud; • - tööde üleandmis-vastuvõtmisaktid; • - maksmise aluseks olevad arved; • - võimalusel tööde tõendid - väljatrükid / trükised / viited / failid / lingid (võib saata ka e-posti teel või eraldi CD-l, eriti suure mahuga dokumentide puhul); • - maksmist tõendavad dokumendid; • - info riigihanke aruannete kohta; • - kui on korraldatud riigihange, siis info ja viited riigihangete registrile (numbrid, väljatrükid) ning pakkumiskutse dokumendid.

24. Koosolekute ja ürituste läbiviimine Esitatavad dokumendid: • koopia ürituse/seminari päevakavast; • memod, soovituslikud on elektroonilised ettekanded, analüüsid jm materjal; • osavõtjate registreerimisleht osalejate allkirjadega; • maksedokumendid; • hinnapakkumised.

25. Ürituse korraldamisega seotud kulud • Kui ürituse raames deklareeritakse kulusid toitlustamisele (kohvipaus, lõuna), siis peavad need kajastuma päevakavas. • Toitlustamise ja muude ürituste korraldamisega seotud kulude arved peavad olema detailsed, s.t kajastama inimeste arvu, ürituse nime, toimumise kuupäeva, projekti nime. • Ürituste organiseerimisega seotud kulud ning toitlustuskulude puhul tuleb järgida hinnapakkumiste reegleid.

26. Sõidu- ja majutuskulud (travel and accommodation)

27. Sõidu- ja majutuskulud (travel and accomodation) Sõidu-ja majutuskulude ning sealhulgas ka päevaraha deklareerimise aluseks on koopia korrektselt vormistatud asutuse juhi korraldusest/käskkirjast, millest peab selguma: lähetatava (projektiga seotud töötaja) ees- ja perekonnanimi; koosoleku/ürituse nimi; lähetuse periood.

28. Sõidu- ja majutuskulud (travel and accommodation) Lähetuskulude puhul tuleb SiM-le edastatavas aruandes esitada: koopia käskkirjast lähetatava kohta; koopia lähetuskulude aruandest; koopiad dokumentidest sõidukulude kohta (sõidupiletid, tšekid, pardakaardid); koopia majutuskulu arvest, kus on kirjas majutatava isiku nimi, isikute ja ööde arv.

29. Sõidu- ja majutuskulud (travel and accomodation) Majutuskulude hüvitamise tingimused: ööbimine hotellis või muus majutusasutuses; makstud projektipartneri poolt; koopia majutuskulu arvest, kus kajastub majutatava isiku nimi, isikute ning ööde arv; piirmäär välislähetuse puhul kuni 2000 krooni ööpäevas.

30. Sõidu- ja majutuskulud (travel and accomodation) Töölepingu ja avaliku teenistuse seaduse alusel projekti heaks töötava isiku: päevaraha sõidukulu majutuskulu Käsunduslepingu või töövõtulepingu alusel töötava isiku (kui see on lepingus sätestatud): sõidukulu majutuskulu

31. Seadmed ja investeeringud (Equipment and investments) • Investeeringudon suuremad ostud, ehitus- ja remonditööd, mida teostatakse vastavalt lepingutele ning esitatud arvetele. • Investeering on projekti väljund või tulemus, mis jääb projekti sihtgrupi kasutusse pärast projekti lõppu. Investeeringul peab olema riikidevaheline väärtus.

32. Seadmed ja investeeringud (Equipment and investments) • Projekti seadmed on projektipartneri poolt ostetud või juba projektipartneri omanduses ja seda kasutatakse projekti tegevuste läbiviimiseks. • Seadmeid ei ole projektipartneritel või projekti sihtgrupil vaja pärast projekti lõppemist edasi kasutada.

33. Seadmed ja investeeringud (Equipment and investments) Taotlusvormis on kaks tabelit: üks varustuse ja teine investeeringute jaoks. Iga näidatud kulu juures tuleb nimetada projektipartner, kes varustuse ostab/ investeeringu teeb, varustuse/ investeeringu asukoht ja planeeritud eelarve.

34. Seadmed ja investeeringud (Equipment and investments) Antud kulureal on abikõlblikud järgmised kulud: • amortiseeritavate seadmete amortisatsiooni kulu; • seadmete soetamise kulu või rendikulu (allpool amortisatsiooni normi); • investeeringud.

35. Seadmed ja investeeringud (Equipment and investments) Seadmete ja investeeringute kulud on abikõlblikud vaid järgmistel tingimustel: • neid ei ole rahastatud teiste rahastamisvahenditega; • nad ei ole täielikult amortiseerunud; • nad ei ole kirjas juba mõne teise eelarverea all; • neid ei ole ostnud teine projektipartner; • kulud on tehtud projekti abikõlblikkuse aja jooksul; • nad vastavad riigihanke eeskirjadele.

36. Seadmed ja investeeringud (Equipment and investments) Kogu kaasrahastatav varustus ja kõik kaasrahastatavad investeeringud peavad vastama komisjoni määrusega (EÜ) nr 1828/2006 kehtestatud teavitamis- ja avalikustamiseeskirjadele (eelkõige artiklile 9 ja lisale 1) ning peavad olema tähistatud spetsiaalse tähisega (programmijuhend peatükk 8).

37. Muud otsesed kulud (Other direct costs) • Projekti tegevuste elluviimiseks otseselt vajalikud muud kulud, mis ei sobi teiste kuluridade alla. • Neid tõendavad arved või muud samaväärsed raamatupidamisdokumendid, mida saab otseselt siduda projekti või projekti töötajatega.

38. Muud otsesed kulud (Other direct costs) Näited abikõlblikest kuludest: • otsesed halduskulud; • otsesed jooksvad kontorikulud ja teenustasud; • projektiürituste tasud.

39. Muud otsesed kulud (Other direct costs) Näited kuludest, mis ei ole abikõlblikud: • kaudsed halduskulud; • võlaintressid ja valuutakursi kahjud; • projektipartneri üldiste kulude jaotamine protsentuaalselt.

40. Ettevalmistuskulud (Preparation costs) Ettevalmistuskulusid saab deklareerida seirekomitee heakskiidetud otsuse alusel. Kõik ettevalmistuskulud peavad olema loetletud taotlusvormis/toetuslepingus ning tehtud selleks ettenähtud abikõlblikul perioodil.

41. Ettevalmistuskulud (Preparation costs) Abikõlblikud on ainult järgmiste eelarveridade alla kuuluvad kulud: • töötajad (BL1) • sisseostetud teenused (BL2) • sõidu- ja majutuskulud (BL3).

42. Partnerite omavaheline kulude jagamine (sharing of project costs) • Esitada esmatasandi kontrolli teostajale heakskiidu saamiseks selge ja läbipaistev meetod enne kulude jagamist. • Kasutada Läänemere programmi kodulehel (http://eu.baltic.net/) olevaid vorme ning programmdokumendis toodud nõudeid. • Partnerite omavaheline kulude jagamise metoodika ning selle kasutamine peab põhinema partneritevahelisel kirjalikul kokkuleppel.

43. Kohapealne kontroll Kohapealse kontrolli käigus (loetelu ei ole lõplik): • teostatakse raamatupidamise väljatrükk projektikuludest; • tuleb esitada raamatupidamise sisekorra eeskiri; • kontrollitakse ministeeriumisse esitatud koopiate vastavust originaal-dokumentidele; • kontrollitakse tööajatabelite olemasolu ja vastavust varem deklareeritule ja üldnõuetele; • veendutakse riigihanke läbiviimise täisdokumentatsiooni olemasolus; • kontrollitakse teostatud tööde, ostetud asjade ja osutatud teenuste olemasolu ning tõendeid; • viiakse läbi üldkulude arvestuse aluseks olevate ruumide ja vahendite kontroll; • kontrollitakse visuaalse identiteedi nõuete täitmist.

44. Kontakt: Siseministeerium Regionaalarengu osakond Interreg programmide järelevalve büroo Pikk 61, Tallinn 15065 http://www.siseministeerium.ee/esmatasandi-kontroll