Articolo ilpost.it/2012/02/14/ quanto-costa-organizzare-le-olimpiadi /

1. Articolo http://www.ilpost.it/2012/02/14/quanto-costa-organizzare-le-olimpiadi/ Interventi Pescante - Monti http://roma.corriere.it/roma/notizie/cronaca/12_febbraio_14/monti-cdm-roma-alemanno-olimpiadi-2020-1903276387660.shtml

9. P R O M O T I O N A U D I E N C E S P A R T N R S H I P S E N V I R O N M E N T R E V E N U E

17. TRANSFER DI CONOSCENZA : “SE IO HO UNA MELA E TU HAI UNA MELA , E NOI CI SCAMBIAMO LE MELE, ALLA FINE DELLA TRANSAZIONE ABBIAMO SEMPRE UNA MELA. SE INVECE NOI ABBIAMO UN IDEA E CE LA SCAMBIAMO, ALLA FINE DELLA TRANSAZIONE ENTRAMBI ABBIAMO DUE IDEE” G.B. SHOW “UN VELOCE ED EFFICACE TRASFERIMENTO DI CONOSCENZA E’ IL SOLO VANTAGGIO COMPETITIVO REALMENTE SOSTENIBILE” P. DRUCKER

18. COME SI PUO’ DEFINIRE LA CONOSCENZA NELLE ORGANIZZAZIONI ?????

19. Backer (2006) : “ knowhow” oppure “ approfondita conoscenza della teoria o della Pratica attuativa di un processo o di una procedura” Gupta (2002) : “ Comprensione dei requisiti base della cultura , della politica e della personalità” Nonaka (2000) : “conoscenza concettuale e sistemica : concettuale quando si sviluppa una Comprensione di informazioni che sono astratte nella loro natura , sistemica quando si ottiene una conoscenza globale dell’organizzazione, delle sue procedure , processi, schemi di funzionamento e delle tecniche necessarie per l’implementazione dei suoi fini”. Spender (2002) : “ La crescita emerge dalle interazioni “.

20. La socializzazione aiuta la conoscenza (Sensiper 2002): “ attraverso prove, domande, e stimolando la discussione” E’ necessario coinvolgere i partecipanti nel processo di programmazione e di organizzazione Mediante meetings, brainstormings, e presentazioni . E’ quindi importante stabilire riunioni periodiche (briefing and de-briefing) A cadenza fissa e prestabilita CHE HANNO LA PRECEDENZA SU TUTTE LE ALTRE ATTIVITA’.

21. ACQUISIZIONE DI CONOSCENZA • Acquisizione di informazioni: essere pro-attivi; • Condurre interviste a persone coinvolte nell’organizzazione di eventi • sportivi a vario livello o seguirli in una giornata del loro lavoro; • Partecipazione a congressi sull’organizzazione degli eventi sportivi; • Creazione e Partecipazione a network;

22. LA FIGURA DELL’ EVENT MANAGER L’ event manager deve essere un “facilitatore” : “un modo di possedere leadership senza essere direttivi”. Facilitare i processi di acquisizione di conoscenza e organizzativi, stimolando il gruppo.

24. PRESUPPOSTI PER UN AZIONE DI FACILITAZIONE ADEGUATA “ Le persone sono intelligenti, capaci e vogliono fare la cosa giusta” “I gruppi possono prendere decisioni migliori di quelle che ciascuno può prendere individualmente” “ L’opinione di tutti ha lo stesso valore, qualsiasi sia il suo rango o posizione” “Le persone sono più motivate a seguire piani o idee che essi stessi hanno contribuito a creare” “ I partecipanti si assumono la piena responsabilità delle proprie scelte e decisioni” “ I gruppi possono gestire i loro propri conflitti, comportamenti e le loro relazioni interne se sono loro forniti gli appropriati mezzi e la giusta formazione “ (Bens, 2000)

25. IL FACILITATORE PROMUOVE UNA COMUNICAZIONE ADEGUATA INTERNA AL GRUPPO Possono essere d’aiuto i sociogrammi.

26. “ Aiuta il gruppo a definire mete ed obiettivi specifici “ “ Fornisce processi che aiutano i membri ad usare il loro tempo efficacemente per prendere buone decisioni, ed aiuta i membri del gruppo a comprendere questi processi”. “Guida le discussioni del gruppo in modo da garantire il funzionamento delle cose” “Tiene traccia delle idee che emergono nel gruppo” “ Supporta i membri nella valutazione e nello sviluppo delle proprie capacità” “Usa le procedure di consenso per aiutare il gruppo a prendere decisioni che considerino le opinioni di tutti i membri” “Aiuta i membri a gestire le proprie dinamiche interpersonali”

27. “Aiuta il gruppo a comunicare efficacemente” “Aiuta il gruppo ad avere accesso alle risorse per svolgere il proprio lavoro” “ Crea un ambiente positivo nel quale i membri possano crescere e lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi del gruppo” “Incrementa la leadership negli altri trasferendo responsabilità” “ Supporta e stimola gli altri ad essere facilitatori” (Bens, 2000; Peel, 2000 ; Vidal, 2004).

28. “ Essere un comunicatore supportivo” “ Concentrarsi sul problema e non sulle persone” “Incoraggiare il gruppo ad accettare le idee degli altri” “Mantenere aperto il canale di discussione” “Incoraggiare un feedback palese : esplicitare i problemi” “Incoraggiare l’uso di un linguaggio semplice” “Ripetere in modo da assicurarsi che ciò che si è detto sia chiaro e che tutti abbiano inteso correttamente” “Walk the talk” : fare quello che si è detto e non dire una cosa e farne un’altra e Assicurarsi che ciò sia fatto da tutti” “Sii un buon ascoltatore e incoraggia il gruppo a fare lo stesso. Tutti devono avere la possibilità di parlare e ascoltare”

29. “ Essere neutrali ed evitare di condividere le proprie opinioni personali a meno che non siano richieste: focalizzarsi sul proprio ruolo di comunicazione” “Fare domande: questo inviterà alla partecipazione, aiuta ad acquisire informazioni, verificare assunti e arrivare alle cause dei problemi” “Sintetizzare le idee, incoraggiare i membri del gruppo al commento e a costruire sulle Idee degli altri” “Mantenere le discussioni in argomento, dare scadenze temporali per ciascuna discussione” (Bens, 2000 ; Greenberg , 2002). “ Un istituzione è come un “accordo musicale” : non è costituita da suoni individuali ma dalle loro relazioni” Peter Drucker

30. STRUTTURA DEGLI EVENTI La struttura di un organizzazione è usualmente esaminata da tre punti di vista: FORMALIZZAZIONE : livello di definizione di ruoli e regolamenti, politiche , ruoli di Individui e di comitati nella guida dell’azione degli eventmanagers. COMPLESSITA’ : Scopi e numero dei differenti comitati e individui e sotto-unità necessarie per l’organizzazione e la densità della gerarchia delle autorità coinvolte. CENTRALIZZAZIONE : il grado di controllo del processo decisionale da parte delle persone che hanno in carico l’organizzazione , come sono distribuite le responsabilità.

31. “ STRUTTURA DEGLI EVENTI “ LONDON 2012 OLYMPIC GAMES: http://www.london2012.com/about-us/the-people-delivering-the-games/ SOCHI 2014WINTER OLYMPIC GAMES : http://sochi2014.com/en/team/committee/structure/

32. TEORIA DEI SISTEMI : un evento dipende primariamente dall’ambiente dove viene organizzato. Persone, tecnologie disponibili, situazione politica locale ecc. ecc. RISORSE INPUT ATTIVITA’ ELABORAZIONE RISULTATI OUTPUT

33. TEORIA DEI SISTEMI APPLICATA AGLI EVENTI SPORTIVI INPUTS: FINANZIAMENTO, STRUTTURE (IMPIANTI) , PERSONE (VOLONTARI) ELABORAZIONE : SITOWEB, COMUNICAZIONE IN GENERALE, ATTIVITA’ PROPRIE DELL’EVENTO OUTPUTS : SODDISFAZIONE DEL PUBBLICO, DEI COMMITTENTI E DEI PARTECIPANTI

34. TEORIA DELLA CONTINGENZA “LA STRUTTURA PIU’ EFFICACE PER GESTIRE UN EVENTO E’ BASATA SUI FATTORI CONTINGENTI O CONTESTUALI DELL’ AMBIENTE DOVE SI SVOLGE L’EVENTO . Fattori contestuali possono essere le dimensioni dell’evento, competizione con altri eventi simili, e le risorse disponibili. TEORIA DELLA COMPLESSITA’ ADATTARSI ALLE SITUAZIONI AMBIENTALI DOVE L’EVENTO HA LUOGO FACILITA LA RIUSCITA DELL’EVENTO

35. PRINCIPI NELLA STRUTTURAZIONE DEGLI EVENTI SECONDO CUNNINGHAM 2008 LA FORMA SEGUE LA FUNZIONE. Il tipo di struttura creata per gestire L’organizzazione di un evento deve essere fatta ex-novo per ogni evento (senza Copiare quella utilizzata in eventi precedenti) . Tutto deve essere proporzionato ai propositi, alle politiche, alla gestione e alle operazioni da compiere). CREAZIONE DI GRUPPI AUTONOMI CON SPECIFICHE FUNZIONI MA INTERCONNESSI. PIU’ E’ ELEVATA LA COMPLESSITA’, MAGGIORE E’ IL TEMPO NECESSARIO PER LA PROGETTAZIONE. EFFICIENZA COMUNICATIVA: INTRAGRUPPO, INTEGRUPPO, VERTICALE ED ORIZZONTALE SINERGIA

36. CAPIRE E CONSIDERARE L’AMBIENTE DOVE SI SVOLGE L’EVENTO (FISICO E SOCIALE). IDENTIFICARE LE RISORSE NECESSARIE DEFINIRE CHIARAMENTE E SPECIFICAMENTE GLI OBIETTIVI E GLI OUTCOME DELL’EVENTO : L’EVENTO PROSEGUE BEN OLTRE LA SUA FINE UFFICIALE. CREARE STRUTTURE LEGGERE E FLESSIBILI IN GRADO DI ADATTARSI VELOCEMENTE CREARE STRUTTURE BASATE SULLE NECESSITA’ DELL’EVENTO SPECIFICO

37. LA GESTIONE DEI VOLONTARI Le Olimpiadi di Pechino hanno coinvolto 100.000 volontari Cosa muove un volontario : Un ideale Acquisire una nuova esperienza Sentirsi protagonista dell’evento Queste tre componenti non devono mai mancare nell’opera dell’ event manager.

39. FUNZIONI CHIAREZZA DEI RUOLI E DEGLI SCOPI STILI DI DIREZIONE (DIRETTIVO, PARTECIPATIVO) COMUNICAZIONE E FLUSSI INFORMATIVI DIAGRAMMI E FLUSSI OPERATIVI RECLUTAMENTO MOTIVAZIONE

40. PIRAMIDE ORGANIZZATIVA DEI VOLONTARI DIVISA IN BLOCCHI BLOCCHI DI PROGRAMMAZIONE Volontari esecutivi Leadership e visione 1 Volontari manageriali Gestione e responsabilità 2 Organizzazione e allestimento 3 BLOCCHI OPERATIVI 4 Addetti alla pista Servizi

41. CREARE UNA STRUTTURA CHE SI OCCUPA DEI VOLONTARI Funge da agenzia di reclutamento Crea il profilo necessario e trova i candidati adatti per i ruoli lavorativi Si occupa degli annunci per il reclutamento, e gestisce tutte le procedure di reclutamento incluse interviste, creazione del database volontari, liste di riserva etc, etc. Seleziona i leader tra i volontari

42. Screening Reclutamento Registrazione Orientamento training Accreditamento a Assegnazione RICOGNIZIONE

43. PROGETTAZIONE : DIAGRAMMI DI GANTT WORK PLAN TASKS MILESTONES DELIVERABLES PIANO FINANZIARIO Le metriche di progetto rappresentano un insieme di indicatori rivolto a tenere sotto controllo e prevedere l'andamento delle principali variabili critiche del PROGETTO (i costi, i tempi, la qualità, le risorse, le variazioni di scopo, ecc.). Le metriche includono solitamente una serie di indicatori standard, ma possono essere estese con altri indicatori definiti ad hoc in base alla specifica natura del progetto.

44. ESEMPIO DI DIAGRAMMA DI GANTT IN EXCEL

45. STEERING COMMITTEE (O COMITATO PROMOTORE) ES. IOC MANIFESTAZIONE DI INTERESSE RICHIESTA DI CANDIDATURA • INTRODUZIONE : DESCRIVE L’EVENTO IN TERMINI GENERALI • DESCRIZIONE DELL’EVENTO: NUMERO STIMATO DEGLI ATLETI PARTECIPANTI, OSPITI • E PUBBLICO (questi dati in caso di evento già organizzato devono basarsi sullo storico) • evento gratuito o a pagamento (SIAE). • PRECEDENTI ESPERIENZE IN QUELLA CITTA’ DI EVENTI ANALOGHI • PROGRAMMA DELL’ EVENTO (giornate, arrivo e partenze degli ospiti, livello degli ospiti) • PRESENZA DI EVENTUALI SPONSOR E RUOLO DEL COMITATO ORGANIZZATORE: • responsabilità operative e finanziarie • RUOLO DELLA CITTA’ OSPITE • DEFINIZIONE DELLE CARATTERISTICHE NECESSARIE PER PARTECIPARE ALL’ASTA • BENEFICI E RICADUTE SULLA CITTA’ OSPITE • DIRITTI DI SPONSORSHIP & MARKETING • FORMAT DI RISPOSTA (questionario e checklist)

46. 4 DOCUMENTI PRINCIPALI NEL PROCESSO DI ASSEGNAZIONE DI UN EVENTO (IOC): STUDIO DI FATTIBILITA’ Documento sulla capacità di organizzare o ospitare un evento, incluse le risorse: UMANE, FINANZIARIE E TECNICHE 2. DOCUMENTO DI CANDIDATURA Evidenzia i percorsi , le scadenze e i processi che devono essere seguiti per Candidarsi 3 QUESTIONARIO DI CANDIDATURA (BID QUESTIONNAIRE) Lista di domande a cui chi intende candidarsi deve dare una risposta scritta e circostanziata 4. DOSSIER DI CANDIDATURA (BID DOSSIER) Piano generale e strategie e risorse , dettagli ulteriori, piani e testimonials che servono Per rendere la candidatura differente dalle altre che saranno presentate.

47. ESEMPI http://www.olympic.org Candidature Procedure Questionnaire (265 pagine) www.uefa.com www.fisu.net/site/page_950.php

48. ESISTONO POI COMITATI SPECIFICI, PERSONE, CHE FARANNO IL TOUR DEI SITI CANDIDATI. Ovviamente sono molto importanti in queste occasioni le PR, Il supporto della comunità locale e degli sponsor, insomma fornire una Forte impressione al Comitato Organizzatore. Il “BID TOUR” è un evento esso stesso.

49. FATTORI PER IL SUCCESSO DI UNA CANDIDATURA (Emery 2002): POSSEDERE UNA CREDIBILITA’ COMPRENDERE COMPLETAMENTE IL PROCESSO DI ASSUNZIONE DI DECISIONI, SIA SUL PIANO FORMALE CHE INFORMALE NON ASSUMERE CHE CHI DECIDE SIA NECESSARIAMENTE UN ESPERTO O CHE USI ESCLUSIVAMENTE CRITERI RAZIONALI PER LA SELEZIONE PERSONALIZZARE I SERVIZI PROFESSIONALI TANGIBILI E INTANGIBILI E ANDARE OLTRE LE ASPETTATIVE AVERE CONOSCENZA DEI PROPRI PUNTI DI FORZA E DI DEBOLEZZA RELATIVAMENTE ANCHE AI COMPETITORS

50. Westerbeek (2002) : FATTORI CHIAVE NELL’ EVENT BIDDING. ABILITA’ DI ORGANIZZARE UN EVENTO. Network interorganizzativo costruito per Gestire l’evento, expertise tecnica nel network, attrezzature, e supporto finanziario SUPPORTO POLITICO. Questo elemento include il supporto governativo alla candidatura Questo supporto serve per l’accesso alla risorse umane e finanziarie e alle strutture INFRASTRUTTURE Evidenza della disponibilità o della realizzazione di impiantistica Trasporti, infrastrutture, ospitalità. STRUTTURE ESISTENTI Stato delle strutture esistenti al momento della presentazione Della candidatura COMUNICAZIONE E VISIBILITA’. Reputazione della città ospite come destinazione di eventi e il sistema supporto per la gestione delle infrastrutture tecnologiche per ospitare e promuovere l’evento RESPONSABILITA’ fornire le garanzie per l’ AFFIDABILITA’ PERSONALE e la PRESA INCARICO dell’evento FORNIRE LA SENSAZIONE DELLA PROPRIA AFFIDABILITA’ E CAPACITA’ DI MANAGEMENT E DECISIONE.