Počítačová podpora projektového řízení

1. Počítačová podpora projektového řízení

2. MS Project umožňuje: • Vytvářet projektové plány, časové rozvrhy s přidělením zdrojů • Komunikovat s ostatními • Vyrovnat se rychle se změnami • Vytvářet různé vazby mezi činnostmi a zadávat časové odstupy

3. V plánovací fázi projektu pomáhá • Při tvorbě časového plánu projektu (Scheduling) • Při přidělování zdrojů činnostem • Při určování nákladů na projekt, ocenění zdrojů

4. Tvorba časového plánu • Určení projektových úloh • Odhad doby na splnění úlohy, činnosti • Určení vzájemné vazby úloh

5. Vazby mezi úlohami • Konec – začátek (Finish to start FS) • Začátek – začátek (Start to start SS) • Konec – konec (Finish – finish FF) • Začátek – konec (Start to finish SF)

6. Další druhy vazeb mezi úlohami • Co možná nejdříve (As soon as possible ASAP) • Co možná nejpozději (As late as possible ALAP) • Konec ne dříve než (Finish no earlier than FNET) • Začátek ne dříve něž (Start no earlier than SNET) • Konec ne později než (Finish no later than FNLT) • Začátek ne později než (Start no later than SNLT) • Musí skončit v (Must finish on MFO)

7. Cílem přiřazení zdrojů k činnostem je: • Zajistit vysokou průhlednost projektu • Stanovit jasné odpovědnosti • Vytipovat zdroje s malým nebo velkým zatížením • Přiřazením zdrojů je možno ovlivňovat dobu trvání činnosti • Získat přehled zdrojů a jejich pracovního vytížení v čase

8. Pomocí MSP je možné: • Přiřadit ke zdrojům mzdy (pracovníci) nebo taxy • Účtovat náklady za materiál • Porovnávat skutečné a plánované náklady

9. Některé z metod, které jsou k dispozici ke zkrácení rozvrhu: • Změna vazeb mezi úlohami na kritické cestě • Prodloužení pracovní doby změnou projektového kalendáře • Zkrácení doby trvání činnosti vhodným přesunutím určitého obsahu úlohy do jiné nekritické činnosti • Zvětšit počet zdrojových jednotek přiděleným úloze • Zvětšit možnosti zdroje změnou kalendáře zdroje • Přidělit zdroji přesčasovou práci

10. Pro odstranění přetížení zdrojů lze použít některou ze strategií: • Změna úloh přetížených zdrojů • Redukce pracovního času přetíženého zdroje • Redukce rozsahu úlohy a snížení počtu pracovních hodin ne její kompletaci • Umožní se přetíženému zdroji pracovat více hodin a tím se zvýší kapacita zdroje • Konflikt přetížení může program řešit automaticky metodou vyrovnávání rozvrhu (leveling)

11. Sledování postupu prací pomocí MSP má několik přínosů: • Lze identifikovat a řešit problémy včas • Lze snadno vypracovat situační zprávu pro management a účastníky projektu • Zachovat historická data

12. Alokace zdrojů Projektové výkony G E B H F C A čas zdroje D

14. Další sw produkty pro řízení projektů • Project Planner (Primavera) • Time Line (Symantec) • Super project (Computer Associates) • Power Project (Asta Development)

15. Virtuální týmy v projektovém řízení a specifická projektová prostředí

16. Virtuální tým • je skupina lidí, kteří pracují na společném projektu na různých místech v rozličných časech pomocí technologie

17. Přínosy: • členové virtuálního týmu nedocházejí na pracoviště • úspora cestovních nákladů • pružná pracovní doba • může být do projektu zapojeno víc lidí

18. Virtuální tým: • lidé • elektronická komunikace (e-mail, telefon,.. • softwarové aplikace (groupware) • pravidla spolupráce

19. GROUPWARE • Groupware = software podporující týmovou práci • usnadňuje komunikaci • pomáhá pracovníkům pracovat na společných úkolech • poskytuje pracovníkům informace potřebné pro plnění jejich pracovních úkolů • může napomáhat při rozhodování.

20. Klíčové funkce groupware • E-mail, zpracování zpráv a elektronických formulářů • Správa dokumentů a sdílení informací • Spolupráce při tvorbě dokumentů • Konference – textové, video • Time management - kalendář a týmové plánování • Groupwarové řízení a podpora rozhodování - zajištění vzdáleného a distribuovaného přístupu včetně replikace a kontroly přístupu • Ad hoc wokflow - volná spolupráce • Strukturovaný workflow - strukturované řízení úkolů

23. Přínosy nasazení groupware • Zlepšení komunikace a sdílení informací • Zajištění přístupu všech členů týmu ke stejným informacím v každém čase • Výrazná úspora času a nákladů na kopírování a rozesílání papírových dokumentů a aktualizaci starších verzí dokumentů a zpráv. • Rychlejší a efektivnější řešení problémů • Překonání organizačních a geografických hranic, podpora společného řešení problémů. (on-line diskusní skupiny) • Zachycení znalostí organizace • Sběr, ukládání a distribuce informací • vytváření této organizační paměti

24. MS Outlook 2000 • Správa jmen, adres a dalších údajů souvisejících s osobními a obchodními kontakty, • Vytváření seznamu úkolů, jejich řazení podle důležitosti, termínů splnění a mnoha dalších kritérií, • Vedení seznamu schůzek, sledování mimořádných událostí, • Posílání elektronické pošty po internetu nebo podnikové síti, • Uchování poznámek o telefonních hovorech, schůzích a ostatní konverzaci, třídění podle jednotlivých kontaktů, • Plánování setkání • Organizování informací a souborů pomocí společného rozhraní.

25. Lotus Notes • elektronická pošta, kalendář, seznam úkolů, seznam kontaktů • sdílení informací, možnost úkolovat spolupracovníky, plánování schůzek pomocí společného podnikového kalendáře • sdílení dokumentů, podpora týmové práce • vytváření sdílených databází. • podpora mobilitu pracovníků: pracovník se může kdekoliv ze světa připojit k Dominu serveru a tím se mu provede aktualizace dat, a to jak z osobního počítače na server, tak i ze serveru na osobní počítač. Pracovník může pracovat s klientem Lotus Notes i když není připojen k Dominu Serveru. Domino server je nutnou součástí pro efektivní fungování Lotus Notes.

26. Konference • komunikace mezi mnoha lidmi současně • nemusí probíhat v reálném čase - asynchronní komunikace

27. Textové konference • Vlákno (thread) je tvořeno skupinou příspěvků • Funkce: • vytvoření nového tématu nebo vlákna, • vytvoření odpovědi do existujícího vlákna, • zobrazení seznamu existujících témat a příspěvků společně s jejich autory, časem a datem jejich vytvoření, • vyhledávání určitého řetězce uvnitř témat. • export kopie příspěvků a jejich vložení do dokumentu • moderátor nebo administrátor diskuse má možnost vymazat jakoukoliv nevhodnou zprávu.

28. Videokonference • Privátní: málo účastníků (2 až 4), kteří sedí u svých osobních počítačů a diskutují spolu prostřednictvím dostupné technologie – Windows Netmeeting • Skupinová: odpadají problémy s ubytováním, stravováním, zajištěním dopravy a organizací mnohdy velkého počtu osob; umožní geograficky efektivně rozložit konferenci do několika míst bez ztráty možnosti společného jednání

29. Sdílené tabule • Spolupráce při psaní a kreslení na internetu; posílají obsah tabule nebo kreslicího okna každému, kdo se účastní konference. Cokoliv někdo nakreslí nebo napíše na sdílenou tabuli, se zobrazí na monitorech všech účastníků.

30. e-mailové konference • veřejnost • veřejná - žádná omezující pravidla • neveřejná - přihlásit (a odhlásit) účastníka může pouze moderátor • uzavřenost • otevřená - příspěvky můžeme posílat i tehdy, pokud nejsme členem • uzavřená - mohou přispívat pouze členové • moderovanost • moderovaná – příspěvky dostane nejprve moderátor, který rozhodne, zda je pošle do konference, nebo je stornuje; jinak řečeno, přispívat může jenom moderátor • nemoderovaná –není žádný moderátor, tzn. že všechny příspěvky se zobrazí na konferenci

31. Společná tvorba a sdílení dokumentů • definovat, jakým způsobem budou data vytvořená v různých paralelních procesech kombinována a propojena • každý spoluautor vkládá své poznámky na různá místa v dokumentu, přičemž původní struktura dokumentu zůstává zachována • spoluautoři provádějí opravy přímo ve struktuře a obsahu původního dokumentu, tyto změny jsou zvýrazněny jinou barvou či jiným stylem písma • omezit přístup spoluautorů buď prostřednictvím oprávnění přidělených síťovým administrátorem, nebo použitím hesla pro přístup k dokumentu

32. Pravidla spolupráce • První společná schůzka (kick off) • Stanovení pravidel komunikace • Hodnocení • Motivace • Dokumentace (aktualizace)

33. NÁSTROJE IT: MS Project Server SharePoint Services Intranetový manuál …. Systémy Řídící výbor projektu Schůzky projektového týmu ….. DOVEDNOSTI Řešení konfliktů Vyjednávání Prezentační dovednosti …. Nástroje a dovednosti

36. Doba trvání organizace: krátká dlouhá Neformální sítě Komunity a sdružení Projektové týmy Stupeň formalizace: nízký vysoký Znalostní síť

37. Řízení projektu v mezinárodním prostředí • dostatečné chápání kulturních odlišností • rozumět příslušnému podnikatelskému prostředí • dbát na exelentní úroveň ústní a písemné formy komunikace

38. Řízení v multiprojektovém prostředí Síťový projektový management (řízení organizace podle projektů) Vhodný pro velký počet sériových nebo paralelních projektů Dynamická organizační struktura Vysoký stupeň flexibility pro řešení problémů

39. Projektově orientované společnosti • sofistikované interní procesy celopodnikové podpory projektové managementu • intenzivní využití informačních a komunikačních technologií

40. Pro procesy plánování je důležité: • vzájemné vlivy projektů • pravidla nastavení priorit projektů • rozumné časové odhady klíčových aktivit • vytvoření uskupení pracovních zdrojů • postupy posouzení předpokládaných rizikových vlivů

41. Koordinace a řízení v multiprojektovém prostředí • nároky na formalizaci komunikačních kanálů • sledování interakcí a koordinace soustavy projektů • monitorování a kontrola (sofistikované kontrolní postupy dle vlastních metodik, standardizované systémy podávání hlášení)

42. Řízení projektu v mezinárodním prostředí • rozumět příslušnému podnikatelskému prostředí • dostatečně chápat kulturní odlišnosti • mít možnost eliminace jazykových barier

43. Hlavní odlišnosti koordinace v mezinárodním projektu • bariéry v lidských vztazích • jiné vnímání autority nadřízeného • jiné předpoklady k motivaci • jiné zvyklosti pravidla osobního jednání • jiné možnosti a předpoklady pro využití moderních forem komunikace • jiné typy mezilidských konfliktů

44. Monitorování projektu v mezinárodním prostředí • důsledná a důkladná kontrola • možnost politických vlivů a externích rizik • zkreslení monitorovacích údajů

45. Řízení projektů v malých organizacích • nedostatek potřebných specialistů • vysoká citlivost na možná rizika • konflikt zájmů manažera projektu příp. vlastníka firmy

46. Výhody projektového řízení v MSP • komunikační kanály jsou kratší • projektoví manažeři dobře znají členy týmu • lze flexibilně motivovat členy týmu • lepší znalost podnikového prostředí (přesnější odhady plánování projektu)