UNIT 6: PROSES DAN TAKTIK PERUNDINGAN

1. UNIT 6:PROSES DAN TAKTIK PERUNDINGAN Pengurusan Konflik & Perundingan (HHHN1013)

2. OBJEKTIF P&P • Mengenalpasti langkah-langkah perundingan • Mengenalpasti dan mengaplikasi beberapa taktik perundingan

3. LANGKAH-LANGKAH PERUNDINGAN • Persediaan (preparation stage) • Pengenalan (introductory stage) • Permulaan (initiation stage) • Intensifikasi (intensification stage) • Penutup (closing stage)

4. PERSEDIAAN (PREPARATION STAGE)

5. LANGKAH 1: Persediaan • Mengumpul maklumat mengenai isu yang akan dirunding • Tentukan kehendak dan keperluan • Cuba tentukan apakah kehendak dan keperluan lawan (counterpart) anda • Tentukan apakah yang ada pada anda yang mungkin diperlukan oleh “counterpart” anda

6. LANGKAH 1… • Tentukan isu-isu yang telah dipersetujui supaya hanya isu yang tidak dipersetujui akan dirundingkan • Pastikan setiap “kuasa” yang anda dan “counterpart” anda ada • Bersedia dengan pelbagai alternatif untuk dirundingkan, dan juga apa yang anda rasa boleh diterima sebagai alternatif

7. LANGKAH 1… • Bersedia dengan pelbagai alasan munasabah untuk dikemukakan • Tentukan strategi/ taktik yang akan anda gunakan • Bersedia untuk lebih fleksibel. Expect the unexpected!

8. PENGENALAN (INTRODUCTORY STAGE)

9. LANGKAH 2: PENGENALAN • Nada perundingan (tone of the negotiation) samada competative atau cooperative • Saling bertukar name card, nama, jawatan, syarikat dan seumpamanya untuk membina hubungan peribadi serta membina kepercayaan

10. LANGKAH 2…. • Berkomunukasi tentang perundangan (legitimacy), kepakaran, popularity dan pelbagai bentuk kuasa yang perlu diutarakan untuk lebih memahami kedua-dua pihak • Body language serta tingkahlaku bukan lisan menjadi perhatian • Panggil seseorang dengan nama atau title jika sesuai

11. LANGKAH 2…. • Be warm and friendly • Cuba berbicara tentang persamaan yang ada • Utarakan keperluan dan kehendak untuk mencapai hasil rundingan yang adil dan dipersetujui bersama • Jika situasi competitive dilihat sebagai dominan, anda boleh menamatkan perundingan, atau anda boleh menangguhkan perundingan ke satu tarikh lain. Begitu juga jika anda dapati ketidak seimbangan kuasa berlaku dan dimanipulasi.

12. PERMULAAN(INITIATION STAGE) STRATEGI/ TAKTIK

13. LANGKAH 3: PERMULAAN • Bertanyakan soalan (manageable questions) • Samada bermula dengan isu yang besar atau kecil? • Tentatif penyelesaian • Membuat tawaran awal • Tawaran tinggi atau rendah?

14. LANGKAH 3…. • Extreme Position: membesar/ menunjuk-nunjuk kedudukan seseorang. Ini digunakan untuk memaksa pihak lain memulakan langkah awal. • Reluctance: menunjukkan sikap tidak berminat atau juga teragak-agak. Digunakan untuk meyakinkan bahawa usul yang dikemukan tidak penting/ menjadi minat

15. LANGKAH 3…. • The squeeze: memberitahu bahawa counterpart perlu membuat tawaran yang lebih baik daripada yang awal • First and Final Offer: boleh dilakukan jika mempunyai kuasa yang lebih daripada counterpart

16. LANGKAH 3…. • Bracketing: menyatakan tawaran dalam jarak yang sama (samada kurang atau lebih) daripada tawaran asal counterpart anda • Flinching: sikap terkejut atau ketawa. Taktik digunakan untuk membuat pihak counterpart memulakan langkah seterusnya

17. LANGKAH 3…. • Blocking: mengambil sikap tidak endah, memberi jawapan yang panjang lebar atau memberikan jawapan yang berlainan dari soalan • Good Guy, Bad Guy • Counteroffers: menawar semula/ membuat tawaran lain

18. INTENSIFIKASI (INTENSIFICATION STAGE) STRATEGI/ TAKTIK

19. LANGKAH 4: INTENSIFIKASI • Bermula apabila momentum terhadap isu yang dibincangkan meningkat, kedua-dua pihak dilihat amat menunjukkan minat yang mendalam dan tawaran dilihat telah menghampiri matlamat (target)

20. LANGKAH 4…….. • Diversion: menyerang pihak counterpart dari sudut kelemahan beliau untuk mengalih perhatian atau kekuatannya • Association: membawa isu lain (biasanya yang lebih kecil) yang berkaitan dengan tujuan mendapat persetujuan dalam isu tersebut • Forbearance: menangguhkan keputusan, tidak menjawab, meminta lebih masa

21. LANGKAH 4…….. • The Intense Squeeze: lebih intense daripa squeeze yang dibincangkan sebelum ini • Extrapolation: tidak menjawab sebarang soalan tetapi memberikan maklumat yang lebih ditil dan membiarkan pihak counterpart memberikan jawapannya sendiri • Begging: meminta-minta/ memohon belas kasihan!

22. LANGKAH 4…….. • Bullying: buli jika berkuasa (tak berapa sesuai!) • Limited Authority: Satu cara untuk mengelak dari memberi persetujuan • Anger: marah-marah (tak berapa sesuai!) • Threats: secara tingkahlaku bukan lisan. • Veiled Threats: mengeluarkan kata-kata ugutan

23. LANGKAH 4…….. • Handoff: meletakkan masalah ke pihak lain. “Sekarang semuanya bergantung kepada awak” • Splitting the Difference: persetujuan separuh-separuh • Narrowing: menyelesaikan beberapa isu mengikut susunan sehingga kepada isu sebenar. Akhirnya ketidak persetujuan akan dilihat hanya pada suatu isu sahaja. • Intermission: meminta masa untuk berfikir • Persistence/ Patience: istiqamah/ sabar

24. PENUTUP(CLOSING STAGE) STRATEGI/ TAKTIK

25. LANGKAH 5: PENUTUP • Creating Time Pressure: Contohnya mengatakan bahawa anda tidak mungking mengadakan mesyuarat/ perundingan kali kedua • Feinting: membawa isu lain ke meja perundingan dan selepas suatu jangkamasa pihak yang membawanya menyerah kalah dengan hrapan pihak satu lagi juga merasa mereka patut menyerah untuk isu yang asal

26. LANGKAH 5……. • Withdrawal: menarik diri • Closing Concessions: memberi persetujuan • Silence: untuk berhadapan dengan situasi ini anda juga perlu senyap! • Ultimatum: memberi kata putus • Walking away: jika isu yang dirundingkan tidak mencapai target yang diharapkan, anda perlu menarik menamatkannya dengan menerima kegagalan

27. SEKIAN TERIMA KASIH