220 likes | 450 Views
Samen sterk in verandering. Eerste Hulp bij Fusie Siegfried Debruyne (OCMW Gent) en Jonas Vincken ( AgO ). Agenda. Eerste Hulp Bij Fusie Naar een nieuw organisatiemodel Leidende principes Aanpak en programmastructuur. Wat doe je om je fusie te laten mislukken?.
E N D
Samen sterk in verandering Eerste Hulp bij Fusie Siegfried Debruyne (OCMW Gent) en Jonas Vincken (AgO)
Agenda Eerste Hulp Bij Fusie Naar een nieuw organisatiemodel Leidende principes Aanpak en programmastructuur
Nieuw organisatiemodel Waarom? • Moderne, flexibele stadsorganisatie opzetten • Efficiëntie stimuleren: • Bundelen activiteiten • Verhogen klantgerichtheid • Stimuleren flexibiliteit • Bestaande samenwerkingen bestendigen • Financiële situatie respecteren • Integraal werken over de verschillende beleidsdomeinen
Leidende principes • Wat? Uitgangspunten en afspraken in het goed samenwerken met elkaar • Wanneer? Beide organisaties/entiteiten bepalen dit samen bij het begin van het traject • “Af te toetsen” bij elke stap in het proces • Afspraken = elkaar kunnen aanspreken indien men ertegen zondigt • Vaak zijn leidende principes gelinkt aan de (gezamenlijke) visie, missie en strategie maar evenzeer ook aan de werkwijze en omgangsvormen in de samenwerking
CBS • Kabinetten en fracties • OCMW-Raad • OCMW-voorzitter • Burgemeester • OCMW-secretaris • Stadssecretaris • Financieel beheerder OCMW Gent • Financieel beheerder Stad Gent • Strategisch coördinator • Grondgebonden materie • Persoonsgebonden • materie • Ondersteuning • Publiekszaken • Samenleven & welzijn • Duurzame stedelijke ontwikkeling • & ondernemen • Facility Management • Onderwijs, opvoeding & jeugd • Stadsvernieuwing • & openbaar domein • Human Resources • Vrije tijd • Financiën • Ouderenzorg • Bedrijfsvoering • Sociale dienstverlening
Wanneer? • September 2013: september: beslissing blauwdruk • November 2013: opstart programmabureau • 2014: • definitieve goedkeuring blauwdruk en bepalen van prioritaire domeinen • quickwins • 2015-2016-2017-2018: op kruissnelheid • 2019: finalisatie (einde legislatuur)
Wat is er gebeurd sinds de beslissing? • Opzetten programmastructuur ter coördinatie van het geheel • Duidelijke roldefinitie • Inventaris en aanpak van bestaande en nieuwe projecten: ev. samen doen sporen • Bijhouden planningsoverzicht, ook voor de deelprojecten • Communicatieplan: Gent Plus
(voorbeeld) Pijler ondersteuning • Departementen • Bedrijfsvoering & Publiekszaken • Facility Management • Mensen (HR) & Middelen (Financiën)
CBS / GRVB / Raad Kernteam FIN FIN Gemeenschappelijk Managementteam Transversale trajecten Support team TW HH TW HH HR CC CC VC VC VC SponsorenDep.hoofden PMO (programmaorganisatie) Transversale Werking HerHuisvesting Communicatie & Change Finance Masterprjctmanager Masterprjctmanager Masterprjctmanager Masterprojectteam Persoonsgebonden materie Masterprojectteam Grondgebonden materie Masterprojectteam Ondersteuning P P P P P P P P P
Roldefinitie programmaorganisatie (PMO) PMO Lead (PMO) Focus: top-down • Taken: PMO-ownership, de reorganisatie/fusie aandrijven, de baten van het programma opleveren PMO manager(PMO) Focus: top-down • Taken: het programma draaiende houden, coördineren vd rapportage, risico’s en issues, bewaken vdstrategische alignering Communicatie Focus: top-down • Taken: de ‘organisaties’ op de hoogte brengen van, klaarstomen en goesting doen krijgen voor de reorganisatie Verandercoach Focus: bottom-up • Taken: ‘medewerkers’ op de hoogte brengen van, geruststellen, klaarstomen en goesting doen krijgen voor de reorganisatie Master project mgrsFocus: bottom-up • Taken: beheer van de projectportfolio en oplevering projecten
Wat is het doel van de fusie? Wat zijn de grote projecten bij de fusie? Hoe organiseer je dit, houdt je dit samen? Welke rollen heb je hierbij nodig? PROGRAMMAORGANISATIE VERTALEN NAAR EIGEN PRAKTIJK
Projectnaam • Neutrale projectnaam om alle personeelsleden te bereiken • Herkenbaarheid van de boodschappen • Positieve benadering, weg van associaties met ‘reorganisatie’
‘Gent’ als gemeenschappelijke deler voor iedereen • We doen het voor Gent en de Gentenaars • Nadruk ligt op samenwerken • Verder verwijst naar toekomst (tijdsdimensie) en naar meerwaarde (kwaliteitsdimensie) • Geheel is meer dan de som van de delen • Creatie van meerwaarde • Linken en netwerken (cfr. Google+)
Vragen? Meer info of begeleiding bij een verandertraject? agoadviseert@bz.vlaanderen.be