DOPUNSKE AKTIVNOSTI U ORGANIZACIJ I FESTIVALA

1. DOPUNSKE AKTIVNOSTI U ORGANIZACIJI FESTIVALA Doc. dr Predrag Cvetičanin 22.05.2014

2. MENADŽMENT I KVALITET USLUGA NA FESTIVALU Doc drPredragCvetičanin 22.05.2014

3. MENADŽMENT OSOBLJA • Kvalitet festivala je neposredno povezan sa kvalitetom osoblja koje pruža usluge na njima • Mnogostrukost pružalaca usluga na festivalu: • Izvođači na festivalu • Promoteri festivala • Menadžeri događaja • Prodavci karata • Prodavci suvenira i cateringa • Članovi obezbeđenja

4. CIKLUS U PRUŽANJU USLUGA • FAZE U PRUŽANJU USLUGA: PRE FESTIVALA • Svest o festivalu i interesovanje za njega pobuđeni su promotivnim materijalima (kvalitet informacija, tačnost detalja, ton obraćanja i kvalitet dizajna) • Veliku ulogu u percepciji posetilaca imaju kontakti sa prodajnim mestima, postojanje on-line i e-booking sistema

5. CIKLUS U PRUŽANJU USLUGA • FAZE U PRUŽANJU USLUGA: ZA VREME FESTIVALA • Pri dolasku na festival izuzetan značaj ima prvi utisak (doček, čistoća, dobra signalizacija, oprema...) • Tokom same realizacije festivala (menadžment lokacije – rad tehničkog osoblja, catering, merchandising...)

6. CIKLUS U PRUŽANJU USLUGA • FAZE U PRUŽANJU USLUGA: NAKON KULTURNOG DOGAĐAJA/FESTIVALA • Organizatori često nakon događaja gube interesovanje za posetioce, mada je to upravo period za izgradnju dugoročnih odnosa između organizatora festivala i posetilaca • Evaluacija događaja je ključna za identifikaciju mogućnosti za unapređenje kvaliteta usluga

7. OCENA KVALITETA USLUGA • Ocena kvaliteta usluga od strane posetilaca kulturnih događaja uzima u obzir nekoliko faktora: • Sisteme ili procedure kvaliteta • Tehničke kvalitete • Profesionalne kvalitete • Komunikaciju sa potrošačiima

8. SISTEMI ILI PROCEDURE KVALITETA • Ovde se ocenjuju svi aspekti neposredne realizacije kulturnih događaja: prodaja karata, čekanje na ulaz, provera karata, ponašanje obezbeđenja, program festivala, catering, prodaja suvernira, itd.

9. TEHNIČKI KVALITET • Ovde se ocenjuju kvalitet angažovane opreme (zvuka, svetla, IT) i rad inženjera zvuka, inženjera sveta, informatičara i svih drugih tehničara – čak i laici na festivalu ocenjuju kvalitet zvuka ili svetla.

10. PROFESIONALNI KVALITET • Pri organizovanju festivala postoji potreba da se angažuju i dopunski stručnjaci u oblasti bezbednosti, menadžmentarizika i informacionih tehnologija. • Profesionalni kvaliteti posebno dolaze do izražaja u ponašanju osoblja u uslovima kada se posetioci nalaze u neugodnim ili vanrednim situacijama.

11. KOMUNIKACIJA SA POSETIOCIMA • Osoblje bi, bez obzira na individualne razlike, trebalo da bude osposobljeno i posticano da na odgovarajući način komunicirasa potrošačima (ton obraćanja, neverbalna komunikacija, profesionalni stav) jer se svaki od tih segmenata ocenjuje od strane publike.

12. REZERVACIJA I KUPOVINA KARATA Doc. dr Predrag Cvetičanin 22.05.2014

13. PRODAJA KARATA • Za organizatore festivala ili događaja uspešna prodaja karata (ticketing) predstavlja operaciju prodaje prave karte, na pravi način, uz maksimalizaciju dugoročnih koristi zaorganizaciju. • U modernom menadžmentu događaja integrisani sistem prodaje karata vrši i druge, mnogobrojne funkcije u domenu marketinga, sponzorstva i finansijskog menadžmenta.

14. KUPOVINA KARATA • Pre razvoja kompjuterskih tehnologija 1980-ih karte su se uglavnomrezervisale telefonom i kupovale u agenciji ili na blagajni na mestu događaja. • Na ovaj način bilo je prikupljano jako malo informacija o potrošačima. • Razvoj plaćanja kreditnim karticama i razvoj integrisanog sistema kupovine karata omogućili su ubrzanje i olakšavanje čitavog procesa i prevazilaženje granica proste isporuke ulaznica. • Rezervacija ulaznica samo za grupne dolaske

15. TIPOVI DISTRIBUCIONIH SISTEMA • Karta i opasnost od falsifikovanja karte • Na blagajni – licem u lice • Telefonom – automatski sistemi za bookiranje • Poštom ili faksom (omiljeni način za vremenski određeno izdavanje serija karata – za članove kluba, za pretplatnike, za VIP goste, itd) • On-line – brzo, jeftino, zgodno za turiste

16. KORISTI OD INTERNET TIKETIRANJA • Olakšano predviđanje broja posetilaca događaju (poboljšanje protoka novca - cashflow) • Olakšana saradnja sa partnerima u organizaciji festivala (turističkim agencijama, hotelima, pružaocima usluga na festivalu, itd) • Kontrola kapaciteta i promovisanje sigurnosti na događajima • Koristi za grupe koje hoće da sede zajedno, za posetioce sa posebnim potrebama, koji žele da sede na određenim mestima itd

17. KORISTI OD INTERNET TIKETIRANJA • Podizanje profila samog događaja (Vienna Philharmonic New Year’s concert – godinu dana unapred) • Ključna korist ogleda se u sticanju uvida u podatke o potrošačima (najpre mesta stanovanja i pola, a uz dozvolu samih potrošača i drugih relevatnih podatka: starosti, zanimanja, preferiranih tipova događaja, itd)

18. ORGANIZATORI ILI AGENCIJA • Prednosti agencije: • Nedostatak znanja ili iskustva kod organizatora • Smanjivanje troškova ustanovljenja vlastitog sistema tiketiranja (oprema, zapošljavanje osoblja) • Pružanje sofisticiranije usluge • Olakšavanje kupovine i smanjivanje barijera za pristup

19. ORGANIZATORI ILI AGENCIJA • Nedostaci agencija: • Povećani troškovi za potrošače • Smanjena kontrola pružanja usluga u prodaju ulaznica • Manje znanje o događaju, lokaciji i prostoru gde se odvija događaj • Smanjen obim informacija o publici (gubitak marketinški korisnih informacija o potrošačima)

20. MENADŽMENT ODNOSA SA PUBLIKOM • Sofisticirani programi za prodaju karata omogućavaju da se razviju profili publike i obrasci njihovih poseta kulturnim događajima • Osoblje koje radi u box-office mora razumeti svoju ulogu u organizaciji koja se ne iscpljuje u prostoj prodaji karata, nego uključuje izgradnju dugotrajnih odnosa sa potrošačima • Box office sistem moraju da omoguće efikasno prikupljanje podataka uz poštovanje zakonske regulative o zaštiti privatnosti potrošača.

21. MERCHANDISING Doc. dr Predrag Cvetičanin 22.05.2014

22. MERCHANDISING • Neophodno je da pojedinac (ili tim) zaduženi za merchandising budu svesni svrhe događaja, da bi prilagodili dobra i usluge prirodi samog događaja. • Roba mora da bude prilagođena potrebama i očekivanjima potrošača. • Merchandise kao „opipljivo sećanje“ (tangible memory) i „produžetak doživljaja“ (experience prolonging) • Merchandise kao oblik komunikacije („govori“ o događaju, o organizatoru, o sponzorima...) • Merchandise kao prilika za generisanje prihoda

23. ULOGE MERCHANDISINGA • Generisanje prihoda (generički mechandising koji obezbeđuju organizatori događaja i merchandise učesnika događaja) • Merchandise kao poklon (izvođačima, publici, učesnicima događaja) – deo dugoročne strategije izgrađnje odnosa • Merhcandise kao deo kampanje za brand/product awareness (svesti o proizvodu/brendu)

24. ULOGE MERCHANDISINGA • Merchandise kao integralni deo događaja (izložbe automobila, motora, nameštaja...) • Merhcandise kao generator intenzivnijeg doživljaja događaja (uticaj mechandisinga na kvalitet doživljaja) • Merchandise kao „opipljivo sećanje“ (turneje bendova, hit pozorišne predstave, značajni festivali...)

25. MENADŽMENT MERCHANDISINGA • Strateški menadžment – merchandising treba da bude vezan sa strateškim ciljevima organizacije i svrhom događaja i da njih afirmiše povezujući dve strategije – strategiju događaja i strategiju merchandisinga. • Ne postoji standardni merchandise paket, nego se polazeći od svrhe događaja, od prirode posetilaca i uloge koju merhandising treba da odigra u okviru događaja definišu proizvodi koji će činiti ponudu.

26. OPERATIVNI MENADŽMENT • Definisanje budžeta (čak i ako je uloga merchangising da donosi prihod treba obezbediti početna sredstva za nabavku proizvoda – prvi korak je definisanje tog budžeta) • Izvori proizvoda (ko će obezbediti robu – organizator događaja bi trebalo da specifikuje karakteristike proizvoda, kvantitet, detalje o isporuci i ceni) • Planiranje lokacije za prodaju/podelu proizvoda (što vidljivije, što većem broju potrošača)

27. OPERATIVNI MENADŽMENT • Odluka o ceni (čak i kada se merchandise deli besplatno – razmatranje prilika za premium pricing – cene koje donose extra zaradu) • Odluka o kvalitetu (u slučajevima kada se merchandise povezuje sa određenim umetnikom, onda cena ne izražava kvalitet, nego emotivnu vezanost potrošača, u drugim slučajevima ona mora da stoji u jasnom odnosu sa kvalitetom proizvoda) • Odluka o kvantitetu (bez obzira na nižu cenu sa porastom kvantiteta, treba biti obazriv zbogmogućegostajanja zaliha, koje su nakon događaja praktično bezvredne)

28. OPERATIVNI MENADŽMENT • „Merchandise buyer“ - osoba zadužena za odabir proizvoda, dobavljača, kvaliteta i količine proizvoda koji se koristi kao merchangise. • U slučaju jednokratnih događaja malog obima to može biti jedna osoba i pristup može biti ad hoc, dok se u slučaju periodični događaja ili mega događaja angažuju timove koji se sistemski bave ponudom merchandisinga.

29. CATERING (F&B)HRANA I PIĆE NA FESTIVALIMA Doc. dr Predrag Cvetičanin 22.05.2014

30. CATERING – TRI ODLUKE • Odluka da li će hrana i piće biti sporedna usluga na događaju ili je planirano da bude značajan izvod prihoda • Odluka da li će prodaja hrane i pića biti deo poslova organizatora ili će biti sub-kontraktirana organizacija koja se time profesionalno bavi • Odluka da li će hrana i piće biti tematski prilagođeni događaju ili će se služiti standardni proizvodi

31. CATERING - ULOGA • Prvo mora biti procenjeno vreme koje posetiocima događaja stoji na raspolaganju za hranu i piće (što kraći događaj to F&B imaju manji značaj kao generator prihoda – kod višednevnih događaja međutim, mogu poslati jedan od glavnih izvora zarade)

32. CATERING - ULOGA • Mora se odgovoriti na niz pitanja koja uključuju: • Da li posetioci mogu da napuste mesto sa koga posmatraju događaj da bi kupili hranu i piće • Da li postoji pauza u okviru koje bi to mogli da urade i koliko ona traje • Da li su posetioci u mogućnosti da donesu svoju hranu i piće (negde je to zabranjeno, negde se obeshrabruje, a negde je dozvoljeno – skladištenje smeća) • Kakav je profil posetilaca (šampanjac i jagode sa šlagom na Wimbldonu i na rok koncertu)

33. CATERING – PRUŽALAC USLUGE • Organizator ili profesionalna agencija – u oba slučaja ova usluga je za posetioce neodvojiva od događaja • Organizator ima dobro poznavanje mesta održavanja događaja (ali pitanje je da li ima potrebnu stručnost za pružanje usluga) • Ključni faktor je učestalost pružanja usluga vezanih za F&B (ukoliko je to svega nekoliko puta godišnje, nije isplativo ulaganje u obuku vlastitog osoblja – unajmljivanje profesionalne agencije je bolje rešenje) • Bezbednost i higijena hrane (alergije)

34. CATERING – TEMATSKO ILI STANDARDNO • Priroda i svrha događaja određuju karakter posluženja • Ako je cilj događaja/festivala da impresionira – onda je tematsko posluženje očigledan izbor (tema F&B ne mora nužno da bude ista kao tema događaja – ali ne smeju biti u suprotnostI) • Treba međutim imati u vidu i ograničenja budžeta, onih koji pružaju usluge, dostupnog vremena, kao i profil same publike