Dział Zasobów Archiwalnych

1. Dział Zasobów Archiwalnych Archiwizacja dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej

2. Po co nam archiwizacja? • Dla potrzeb kontroli merytorycznej i finansowej projektu • Zabezpieczenie dokumentacji mogącej mieć znaczenie jako źródło informacji o rozwoju i historii Uczelni • Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i kompleksową obsługę przekazanej dokumentacji

3. Przepisy prawne: • Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r., artykuł 19 - Dostęp do dokumentów: • (…) instytucja zarządzająca zapewnia dostępność dokumentacji zawierającej dane identyfikacyjne i adresowe podmiotów przechowujących dokumenty na dowód poniesienia wydatków i przeprowadzenia audytów, będące niezbędną podstawą dla ustanowienia właściwej ścieżki audytu • (…) instytucja zarządzająca zapewnia, że ww. dokumenty są dostępne do celów kontroli, a ich kopie lub wypisy są wydawane upoważnionym osobom i podmiotom • (…) instytucja zarządzająca przechowuje informacje niezbędne do celów oceny i sprawozdawczości.

4. Przepisy prawne: • Zarządzenie Rektora Politechniki Gdańskiej nr 7/2010 r. z 3 marca 2010 r. w sprawie: nowelizacji zasad przygotowania i realizacji projektów współfinansowanych z funduszy europejskich. • Zarządzenie Rektora Politechniki Gdańskiej nr 34/2009 z 9 listopada 2009 r., w sprawie: zatwierdzenia Instrukcji archiwalnej Politechniki Gdańskiej, Jednolitego rzeczowego wykazu akt Politechniki Gdańskiej, Organizacji i zakresu działania archiwum Politechniki Gdańskiej oraz Regulaminu udostępniania dokumentacji archiwalnej przechowywanej w Dziale Zasobów Archiwalnych Politechniki Gdańskiej. • Umowy pomiędzy instytucjami i beneficjentami

5. Dokumentację dotyczącą projektów ostatecznie lub częściowo zakończonych NAJBEZPIECZNIEJ jest przechowywać do 31 grudnia 2020 roku.

6. Postępowanie z dokumentacją Dokumentacja związana z realizacją w/w projektów w czasie ich trwania przechowywana jest u/w: kierownika projektu, komórkach merytorycznych PG, oraz archiwizowana na nośnikach elektronicznych w elektronicznej bazie danych PROJEKTY EUROPEJSKIE. Po upływie 2 latod zakończenia projektu dokumentacja przekazywana jest na podstawie spisów zdawczo–odbiorczych do Działu Zasobów Archiwalnych

7. Spis zdawczo - odbiorczy Zał. nr 2a do instrukcji archiwalnej PG Spis zdawczo –odbiorczy akt nr…………………… ………………………………. (Nazwa jednostki organizacyjnej) ………………………………. (Nazwa komórki organizacyjnej)

8. Opis paczki • Grzbiet paczki: • logo UE, nazwa funduszu w ramach którego projekt został dofinansowany • nazwa programu operacyjnego, • symbol/numer projektu • nazwa dokumentów znajdujących się w paczce • sygnatury archiwalne, numery teczek, daty skrajne dokumentów i inne oznaczenia

9. Opis teczki

10. Uporządkowanie akt: • Ułożenie akt wewnątrz teczki, tak by sprawy następowały kolejno, poczynając od najwcześniejszej sprawy • W obrębie sprawy dokumenty układa się w porządku chronologicznym, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę • Każda teczka powinna zawierać spis spraw znajdujących się w teczce • Każda teczka powinna być opisana na zewnętrznej stronie • Teczki, księgi, rejestry powinny być ułożone wg haseł klasyfikacji Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego w Politechnice Gdańskiej

11. Spis spraw/dokumentów/ w teczce, paczce itp.

12. Uporządkowanie akt: • Dokumentację projektu należy spiąć klipsami archiwalnymi /lub zszyć taśmą bawełnianą/, przełożyć do teczek a następnie do pudeł archiwalnych.

13. Za całość i kompletność przekazywanej do archiwum dokumentacji projektu odpowiada kierownik projektu zwany inaczej aktotwórcą.

14. Zatem, beneficjent jest zobowiązany, zarówno na etapie aplikowania o środki, jak i podczas korzystania z unijnego wsparcia, do: • prawidłowego prowadzenia dokumentacji • zabezpieczenia jej kompletności • oraz przekazania kompletnej dokumentacji po zakończeniu projektu do archiwum.

15. Dziękuję za uwagę Krystyna Dagga Dział Zasobów Archiwalnych Tel. 347 – 29 – 47 www. administracja.pg.gda.pl/wia/ Przygotowała: Karolina Konkol