Om prosjektarbeid og prosjektet i kurset

1. Om prosjektarbeid og prosjektet i kurset Prosesser, gruppearbeid, tidsplanlegging og fallgruber Kirsten Ribu 2008

2. Nytt grupperom tirsdager • Merk: Rom 559

3. I dag Hva er et prosjekt? • Planlegging, gjennomføring • Problemer og konflikter

4. Hva er et prosjekt? • Fra latin: ”projectus” - noe som er kastet fram • Et prosjekt er en engangsoppgave • (Noe man ikke har gjort før og ikke kommer til å gjøre igjen med det første).

5. En engangsoppgave

6. Prosjektegenskaper • Leder fram til et bestemt resultat • Er ofte tverrfaglig og berører mange i organisasjonen: krever forskjellige typer ressurser • Er begrenset i tid

7. Hva slags prosjekt skal vi gjøre? • Studere bruken av informasjonsteknologi, feks • i en bedrift • på en bestemt skole • i en bestemt brukergruppe (for eksempel studenter, skoleelever, eldre, innvandrere)

8. Eksempler på datasystemer ? Forslag

9. Eksempler på datasystemer • Internett (for eksempel bruk på en skole) • Tomra pantemaskiner • NSBs billettsystem • Lønns- og personalsystemer • Timeregistreringssystemer • Billettbestilling • Røntgen (MR)

11. Gruppen finner et prosjekt • Ta kontakt med bedrifter, skoler • Bruk eget nettverk: • Familie • Venner • Arbeidssted • Eller tenk på noe dere har lyst til, og ta kontakt

12. Hva skal dere gjøre? • Beskrive organisasjonen/bedriften • Kartlegge og beskrive bruken av et sentralt IT system i bedriften • Samle data gjennom intervjuer av ansatte • Beskrive anvendelse og opplevelse av bruken av IT systemet • Analysere dataene • Lage en rapport med konklusjon

13. Rapport • Innledning • Modeller og beskrivelser • Resultater av intervjuer og observasjoner • Data-analyse • Konklusjon

14. Hva er en prosess? • Ethvert arbeid er en prosess som består av to ting: • beslutninger og handlinger • Eks. Fylle ut selvangivelsen: • Beslutning: Ta avgjørelser basert på skattereglene • Handling: fylle ut riktige felt og gjøre beregninger

15. Ressurser • mennesker (kunnskap og erfaringer) • tid

16. Problemdefinering • tolkning av oppdraget: forhandling mellom interesser • vurdering: kan oppdraget gjennomføres med tilgjengelige ressurser?

17. Planlegging av arbeidet • oppdeling i arbeidsoppgaver • samordning av arbeidsoppgavene

18. Oppdeling iarbeidsoppgaver • Hva skal gjøres? • Hvem skal gjøre det? • Samordning av arbeidsoppgavene • Hvordan henger del-resultatene sammen?

19. Oppdeling i arbeidsoppgaver • Hvordan skal ressursene fordeles? • Planleggingsverktøy: • milepælplan: resultater koblet med tid • ansvarskart: hvem er ansvarlig for hva

20. Noen ord om gruppearbeid • Vær forberedt til prosjektmøtene • Lytt til andre: prosjektarbeid er samarbeid. • Vær positiv: Unngå å kommentere negative sider ved prosjektet. Negativitet har en tendens til å spre seg.

21. Noen ord om gruppearbeid • Si fra: Ta opp ting som trykker/irriterer. Gi konstruktiv kritikk: Hva kan gjøres bedre og hvordan? • Kulturelle forskjeller: Prøv å forstå bakgrunnen for uttalelser og holdninger

22. Prosjektarbeid • Fordel roller med tilhørende oppgaver • Organiser arbeidet • Lag regler for hvordan arbeidet skal utføres • Lag tidsplan

23. Oppgaver: • møteledelse • referat • oppfølging og kontroll av vedtak • ledelse av oppgaveløsning • timeføring • Skriving av rapport

24. Roller og regler • Én person kan gjerne ha flere roller. Rollene kan gjerne byttes eller omdefineres i løpet av prosjektperioden. • Forslag til roller med oppgaver: • Prosjektleder: møteledelse, oversikt, oppfølging og kontroll av vedtak • Webansavarlig • Kontaktpersonkontakt og avtaler med omgivelsene: prosjektsted, kursansvarlig • Skrive-ansvarligfordeling og oppfølging av skrivejobber,

25. Det bør være regler for • møter: tidspunkt, varighet, taletid • beslutninger: beslutningsdyktighet, dokumentasjon, ansvar • referat: ansvar, omfang • forføyninger: reaksjoner ved regelbrudd

26. Vanlige problemer i gruppearbeid: • Ujevn arbeidsinnsats • blindpassasjerer • ildsjeler • ulikt ambisjonsnivå • de som bare vil bestå • de som har høye ambisjoner • ulikt kunnskapsnivå • ”verdensmestere” • de som ”eier” prosjektet • ulik tolkning av oppgaven

27. Hvordan finne balanse • mellom at • alle skal lære det de ikke kan • alle skal lære mest mulig • alle gjør det de kan

28. Løsninger For å unngå konflikter: • gjør avtaler om ansvarsfordelingen • dokumenter alle beslutninger (skriv referat med beslutninger) • kommuniser også skriftlig (f.eks. e-post) • meld fra dersom du må bryte en avtale

29. Løsninger Ved konflikter: • ta tak i konflikten før den er stor • prøv først å løse den selv • ta opp problemet med de(n) det gjelder • bli enig om løsning: måte og tidsfrist • søk hjelp hos lærer dersom konflikten synes uløselig

30. Prosjektplanlegging Prosjektplanlegging

31. Sammenheng prosess – prosjekt • Faser i prosjektet blir til ” milepæler” i en prosjektplanen • Innhold i fasene blir til leveranser, beskrivelser, dokumentasjon.

32. Tidsplan – Et Gantt diagram Slakk

33. Tidsplanlegging

34. Avhengigheter • Det er avhengigheter mellom enkeltaktiviteter eller større deler av et prosjekt • En aktivitet = et avgrenset stykke arbeid (for eksempel: utarbeide spørreskjema, intervjue mennesker) • Har et antatt tidsforbruk • Kan ikke starte før en eller flere andre aktiviteter er avsluttet • Bruker bestemte ressurser (mennesker) • Har et navn

35. Aktivitetsdiagram med avhengigheter (aktivitetsnettverk)

36. Personallokering

37. Risikostyring • Identisfisere • Analysere • Planlegge • Overvåke

38. Identifiser risiki • Hva kan skje i gruppen? • Hvilke tiltak skal vi sette inn om dette inntreffer? = Risikostyring!

39. Øvelse • Sitt sammen og tenk over hva som kan skje i din gruppe, skrive det ned, tenk på tiltak.

40. Øvelser denne uka • Øvelse: Gruppedynamikk. Obligatorisk oppmøte

41. Neste gang • Forelesning: Hva er etikk?Litt teori. Etiske aspekter ved bruk av datateknologi. • Ressurs: • Kapittel 10 i 'A Gift of Fire'. (s. 400-411). • Etikk-kapittel i ’Computers are your future’