BİL 1305 - Temel Bilgisayar Bilimleri

1. BİL 1305 - Temel Bilgisayar Bilimleri Bölüm-4: Word Belgelerini Düzenlemek ve Denetlemek Yrd. Doç. Dr. Fatih YÜCALAR

2. İçerik… • Giriş • Belgede Değişiklikler Yapmak. • Belgeye Tarih ve Saat Eklemek. • En Uygun Sözcüğü Bulmak. • Belge Anahattını Yeniden Düzenlemek. • Metni Bulmak ve Değiştirmek. • Yazım ve Dilbilgisi Hatalarını Düzeltmek. • Belgeye Son Şeklini Vermek.

3. Giriş • Oluşturmuş olduğumuz belgeleri başkalarıyla paylaşacaksak, bu belgelerin doğru, mantıklı ve anlaşılır olması gerekir. Word 2010 içerisindeprofesyonel belgeler oluşturmayı kolay ve etkili hale getiren çeşitli araçlar vardır: • Düzenleme araçları, • Başvuru ve arama araçları, • Anahataraçları, • Arama araçları, • Otomatik Düzelt, Yazım Denetimi ve Dilbilgisi özellikleri, • Sonlandırma araçları.

4. Giriş (devam…) • Düzenleme araçları, metni istediğimiz yere taşımayı ve kopyalamayı kolaylaştıran hızlı seçim teknikleri ve sürükle-bırak düzenlemeleri sağlar. • Başvuru ve arama araçları, eşanlamlıları bulmayı kolaylaştıran bir sözlük ve çeşitli internet tabanlı başvuru kaynaklarına erişim sağlayan arama hizmetleri içerir. • Anahat araçları, yazdıklarımızın mantıklı bir düzen içinde olmasını sağlamak için başlıkları ve metni kolayca yeniden düzenlememizi sağlar.

5. Giriş (devam…) • Arama araçları, sözcükleri ve sözcük gruplarını teker teker ya da tüm belge içinde bulmak ve değiştirmek için kullanılabilir. • Otomatik Düzelt, Yazım Denetimi ve Dilbilgisi özellikleri, belgeyi başkalarıyla paylaşmadan önce yazım ve dilbilgisi hatalarını düzeltmeyi kolaylaştırır. • Sonlandırma araçları, belgenin paylaşıma hazır olduğundan emin olmamızı sağlar.

6. Belgede Değişiklikler Yapmak • Yazmış olduğumuz her belge üzerinde düzeltme yapmak kaçınılmazdır. • Hemen hemen her zaman bir-iki sözcük eklemek, bir cümleyi değiştirmek ya da metni bir yerden başka yere taşımak gerekebilir. • Bir belgeyi oluştururken düzenleyebilir ya da önce yazıp daha sonra gerekli düzeltmeleri yapabiliriz. • Belirli bir amaç için oluşturmuş olduğumuz bir belgeyi düzenleyerek başka bir amaca yönelik olarak kullanılacak hale getirebiliriz. • Örneğin, geçen yıl hazırlamış olduğunuz bir ders izlencesi (syllabus) üzerinde değişiklikleri gerçekleştirerek bu yıl tekrar kullanabiliriz.

7. Belgede Değişiklikler Yapmak (devam…) Bir belgeye metin eklemek kolaydır; ekleme noktasını yerleştirmek için tıklarız ve yazmaya başlarız. Ekleme noktasının sağında metin varsa, yeni metne yer açmak için bu metin sağa kayar. Bir belge içinden metin silmek de aynı ölçüde kolaydır. Sadece bir ya da birkaç karakteri silmek istersek, ekleme noktasını yerleştirip silmek istediğimiz bütün karakterler yok olana kadar Backspace ya da Delete tuşuna basabiliriz. Backspace tuşuna basmak, ekleme noktasının solundaki karakterin silinmesini sağlar; Delete tuşuna basmak ise, ekleme noktasının sağındaki karakteri siler.

8. Belgede Değişiklikler Yapmak(devam…) • Birden fazla karakteri silmek için metni nasıl seçeceğimizi bilmemiz gerekir. Seçili metin ekranda vurgulanır. Belirli öğeleri aşağıdaki gibi seçebiliriz: • Bir sözcüğü seçmek için çift tıklayabiliriz. Sözcük ve sağındaki boşluk seçilir. Sözcüğün sağındaki noktalama işareti seçilmez. • Bir cümleyi seçmek için Ctrl tuşunu basılı tutarken cümledeki herhangi bir yeri tıklayabiliriz. Cümledeki ilk karakterden cümlenin sonundaki noktalama işaretinin sağındaki boşluğa kadar bütün karakterler seçilir. • Bir paragrafı seçmek için farenin sol tuşuna üç kez tıklarız.

9. Belgede Değişiklikler Yapmak (devam…) Art arda gelen sözcük, satır ya da paragrafları seçmek için, ekleme noktasını seçmek istediğimiz metnin başlangıcına yerleştirip, Shift tuşunu basılı tutarken, ok tuşlarından birine basabiliriz ya da seçmek istediğimiz metnin sonuna tıklayabiliriz. Art arda olmayan sözcük, satır ya da paragrafları seçmek istiyorsak, ilk seçimi yaptıktan sonra Ctrl tuşunu basılı tutarak diğer blokları seçebiliriz.

10. Belgede Değişiklikler Yapmak (devam…) • Diğer bir seçenek olarak, çeşitli öğeleri hızlıca seçmek için seçim alanını kullanabiliriz. Bu, belgenin sol kenar boşluğundaki görünmez bir alandır. Burada işaretçi sağa dönük renksiz bir ok haline gelir. Seçim alanını aşağıdaki şekillerde kullanabiliriz: • Bir satırı seçmek için satırın solundaki seçim alanını tıklarız. • Bir paragrafı seçmek için paragrafın solundaki seçim alanına çift tıklarız. • Bir belgenin tamamını seçmek için seçim alanına üç kez tıklarız.

11. Belgede Değişiklikler Yapmak (devam…) İstediğiniz metni seçtikten sonra, Backspace ya da Delete tuşuna basabiliriz.

12. Belgede Değişiklikler Yapmak (devam…) • Metni seçtikten sonra taşımak ya da kopyalamak için aşağıdaki yolları kullanabiliriz: • Aynı anda göremediğimiz iki yer arasında (örneğin sayfalar ya da belgeler arasında) metin taşımamız gerekiyorsa Pano'yu kullanabiliriz. Pano, bilgisayarımızın belleğindeki geçici bir depolama alanıdır. Metni seçip ve Giriş sekmesinde yer alan Pano grubundaki Kes ve Kopyala düğmelerinden birini tıklarız. Sonra ekleme noktasını yerleştirip, seçimimizi yeni yerine eklemek için Yapıştır düğmesine tıklarız. Metni kestiğimizde eski yerinden silinir; kopyaladığımız zaman eski yerinde de kalır. • Bir paragraf ya da satır içinde metin taşımamız gerekiyorsa sürükle ve bırak düzenlemesini kullanabiliriz. Sürükleme Pano'yu içermez. Metni seçip, farenin sol düğmesini basılı tutarak metni yeni yerine sürükleriz ve farenin sol düğmesine basmayı bırakırız. Seçimimizi kopyalamak için sürüklerken Ctrl tuşunu basılı tutarız.

13. Belgede Değişiklikler Yapmak (devam…) Belgede bir değişiklik yaptıktan sonra hata yaptığımızı fark edersek, değişikliği kolayca geri alabiliriz. Son yaptığımız düzenlemeyi geri almak için Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaki Geri Al düğmesini tıklayabiliriz. Daha önce yaptığımız bir işlemi geri almak için Geri Al okunu tıkladıktan sonra listedeki işlemleri tıklarız. Bir işlemi geri aldıktan sonra fikrimizi değiştirirsek, Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaki Yinele düğmesini tıklarız. Yalnızca geri aldığımız son işlemi yineleyebiliriz.

14. Metne Tarih ve Saat Eklemek Bir belgeye günün tarihini ya da saati eklemenin en kolay yollarından biri, Ekle sekmesinde yer alan Metin grubundaki Tarih ve Saat düğmesini kullanmaktır. Kullanmak istediğimiz biçimi belirledikten sonra, Word bilgisayarımızın takviminden ya da saatinden tarih ya da saat bilgilerini alır. Bilgileri standart metin olarak ya da bir alan olarak ekleyebiliriz. Alan, Word'e belirli bir bilgiyi belirli bir yoldan sağlamasını bildiren bir yer tutucudur. Alan kullanmanın avantajı, alanın bir düğme tıklamasıyla güncellenebilmesidir.

15. Metne Tarih ve Saat Eklemek (devam…) Tarih ya da saat eklemek için aşağıdaki adımları izleyebiliriz: Ekleme noktasını tarih ya da saatin görünmesini istediğimiz yere yerleştiririz, Ekle sekmesinde yer alan Metin grubundaki Tarih ve Saat düğmesine tıklarız.

16. Metne Tarih ve Saat Eklemek (devam…) Kullanılabilir biçimlerin altında istediğimiz tarih ve/veya saat biçimini tıklarız.

17. Metne Tarih ve Saat Eklemek (devam…) Bir tarih ya da saat alanı eklemek istiyorsak, Otomatik olarak güncelleştir onay kutusunu işaretleriz.

18. Metne Tarih ve Saat Eklemek (devam…) Ardından, iletişim kutusunun Tamam düğmesine tıklarız. Otomatik Olarak Güncelleştir onay kutusunu işaretlersek, seçtiğimiz biçime göre Tarih ya da Saat alanı eklenir. Alanı seçtiğimizde tamamı bir birim olarak vurgulanır. Alanı son bilgilerle güncellenmek için seçtikten sonra, farenin sağ düğmesiyle tıklayıp açılan menüden Alanı Güncelleştir düğmesini tıklarız. Bu menüden Alan Kodları Arasında Geçiş Yap'ı tıklayarak alanı denetleyen kodları görebiliriz.

19. Metne Tarih ve Saat Eklemek (devam…) Farklı türde tarih ve saat alanları da ekleyebiliriz. Bunun için; Bir Tarih ya da Saat alanı ekleriz. Farenin sağ düğmesiyle alana tıkladıktan sonra, Alanı Düzenle'yi tıklarız. Alan iletişim kutusu içersinde yer alan Kategoriler kutusundaki ayarı Tarih ve Saat olarak değiştiririz ve Alan Adları listesinde istediğimiz alanı tıklarız. Tamam'ı tıkladığımızda belirlediğimiz alan türüne karşılık gelen bilgiler belgede gösterilir.

20. En Uygun Sözcüğü Bulmak Dil genellikle bağlam duyarlıdır. Bağlamı ne olursa olsun, kullandığımız sözcüklerin anlatmak istediklerimizi en iyi ifade eden sözcükler olduğundan emin olmak için, Word'de seçili bir sözcüğün eş anlamlılarına (alternatif sözcüklere) bakabileceğimiz bir Eş Anlamlılar Sözlüğü bulunur. Bu sözlük, Word tarafından sağlanan önemli hizmetlerinden biridir.

21. En Uygun Sözcüğü Bulmak (devam…) Eş Anlamlılar Sözlüğü'nde bir sözcüğün alternatiflerine bakmak için, sözcüğü seçip, Gözden Geçir sekmesinde yer alan Yazım Denetleme grubundaki Eş Anlamlılar Sözlüğü'nü tıklamamız gerekir. Eş anlamlıların listesini görüntüleyen Araştır görev bölmesi açılır. Daha sonra seçtiğimiz sözcüğün yerini almasını istediğimiz sözcüğü tıklamamız yeterlidir. Ayrıca sözcüğü seçip, farenin sağ düğmesine tıkladığımızda açıklan menüden Eş Anlamlılar Sözlüğüne erişebiliriz.

22. En Uygun Sözcüğü Bulmak (devam…)

23. En Uygun Sözcüğü Bulmak (devam…)

24. Bilgiyi Araştırmak Araştır görev bölmesi, Eş Anlamlılar Sözlüğü'nün yanı sıra, Word içinden çeşitli bilgi kaynaklarına erişim sağlar. Ara kutusuna bir konu girebilir ve Word'ün bu konuda bilgi aramak için hangi kaynağı kullanması gerektiğini alttaki kutuda belirtebiliriz. Araştır görev bölmesinin altındaki Araştırma Seçenekleri'ni tıklayarak çeşitli sözcükler ve internet kaynakları gibi önceden tanımlanmış olan başvuru kaynakları listesinden seçim yapabiliriz. Ayrıca kendi başvuru kaynaklarımızı da ekleyebiliriz.

25. Bilgiyi Araştırmak (devam…) • Bilgi araştırmak için şu adımları izleriz: • Araştır görev bölmesini görüntülemek için Gözden Geçir sekmesinde yer alan Yazım Denetleme grubundaki Araştır düğmesini tıklarız. • Ara kutusuna aramak istediğiniz konuyu yazarız. • Ara kutusunun altındaki kutunun sağındaki oku tıklarız ve listeden bilgi aramak için kullanmak istediğimiz kaynağı seçeriz. • İstediğimiz bir bilgi kaynağını tıklarız.

26. Metin Çevirisi Yapmak • Word'ün içinde pek çok dil için sözlükler bulunur. Bu sayede sözcükleri ve sözcük gruplarını bir dilden başka bir dile kolayca çevirebiliriz. Bu özellik, henüz Türkçe için geçerli değildir. Bir sözcüğü başka bir dile çevirmek için: • Sözcüğü seçeriz. Ardından, Gözden Geçir sekmesinde yer alan Yazım Denetleme grubundaki Çevir düğmesine tıklarız. Kaynak dili ve çevrilecek dili belirleyeceğimiz kutuların olduğu Araştır görev bölmesi açılır. • Araştır görev bölmesindeki Çeviri'nin altında bulunan Hangi Dilden ve Hangi Dile kutularındaki ayarları gerektiği gibi değiştiririz. Çevrilen metin, iki Dil içeren Sözlük'ün altında belirir.

27. Metin Çevirisi Yapmak (devam…)

28. Metin Çevirisi Yapmak (devam…) Başka bir sözcük ya da sözcük grubu çevirmek için, bu sözcük ya da grubunu Ara kutusuna yazabilir ve sağdaki Aramayı Başlat düğmesine tıklayabiliriz. İşaret ettiğimiz herhangi bir sözcüğün çevirisini görüntülemek için Gözden Geçir sekmesinde yer alan Yazım Denetleme grubundaki Çeviri Ekran ipucu'nu tıklarız. Sonra çevirmek istediğimiz dili seçeriz. Artık seçtiğimiz dildeki karşılığını görmek için belgedeki herhangi bir sözcüğü işaret edebiliriz. Çevirinin görüntülenmemesi için düğmeyi tekrar tıklarız. Ardından, Çeviri Ekran İpucunu Kapat'ı tıklarız.

29. Belge Anahattını Yeniden Düzenlemek • Başlıklar içeren bir belge oluşturuyorsak, bunu anahat düzeyleri olan yerleşik başlık stilleriyle biçimlendirebiliriz. Daha sonra belgeyi, Anahat görünümünü kullanarak görüntülemek ve düzenlemek kolaydır. • Bu görünümde ana metni gizleyebilir ve yalnızca belirli bir düzeyin üstündeki başlıkları görüntüleyebiliriz. Böylece başlıkların yerini değiştirerek belgenin bölümlerini yeniden düzenleyebiliriz.

30. Belge Anahattını Yeniden Düzenlemek (devam…) Bir belgeyi Anahat görünümünde görüntülemek için, Görünüm sekmesinde yer alan Belge Görünümleri grubundaki Anahat düğmesini ya da Görünüm araç çubuğundaki Anahat düğmesini tıklayabiliriz.

31. Belge Anahattını Yeniden Düzenlemek (devam…) Belgenin hiyerarşik yapısı görüntülenir ve Şerit'eAnahat Oluşturma sekmesi eklenir.

32. Belge Anahattını Yeniden Düzenlemek (devam…) Bu sekmede bulunan Anahat Araçları grubu, belirli bir düzey ve üzerindeki başlıkları görüntülemek, düzeylerini değiştirmek için başlıkları ya da ana metni yükseltmek ya da indirgemek, başlıkları ve metinlerini belge içinde aşağı ya da yukarı taşımak için tıklayabileceğimiz düğmeler içerir. Anahatgörünümündeki girintiler ve simgeler bir başlığın ya da paragrafın, belge yapısı düzeyini göstermek için kullanılır ve diğer görünümlerde ya da belgeyi yazdırdığımızda görünmez.

33. Metni Bulmak ve Değiştirmek Belgemizdeki içeriğin doğru ve tutarlı olmasını sağlamanın bir yolu, belirli bir sözcüğün ya da sözcük öbeğinin belgede geçtiği her yeri gösteren Bul özelliğini kullanmaktır. Örneğin, sistem analisti olarak bir sisteme ait şartname dokümanının hazırlanmasından sorumluysak, doküman içerisinde sistem adının doğru bir şekilde yazılıp yazılmadığını araştırmak isteyebiliriz.

34. Metni Bulmak ve Değiştirmek (devam…) Bul özelliğini kullanmak için, Giriş sekmesinde yer alan Düzenleme grubundaki Bul düğmesini tıklarız.

35. Metni Bulmak ve Değiştirmek (devam…) Bul düğmesini tıkladığımızda, Bul ve Değiştir iletişim kutusu açılır. Bul ve Değiştir iletişim kutusunda Bul, Değiştir ve Git olmak üzere üç sekme bulunmaktadır. Bul ve Değiştir iletişim kutusu ilk açıldığında varsayılan olarak Bul sekmesi görüntülenir.

36. Metni Bulmak ve Değiştirmek (devam…) • Bulmak istediğimiz sözcüğü Aranan kutusuna yazdıktan sonra, şunları yapabiliriz: • Aradığımız metnin belgede geçtiği ilk yeri seçmek için, Sonrakini Bul düğmesine tıklarız. • Metnin belgede geçtiği her yeri vurgulamak için Okuma Vurgusu listesinde Tümünü Vurgula komutuna tıklarız.

37. Metni Bulmak ve Değiştirmek (devam…)

38. Metni Bulmak ve Değiştirmek (devam…) Arama yaparken belgede bir hata bulursak, Bul ve Değiştir iletişim kutusunu kapatmadan istediğimiz düzenlemeyi yapabiliriz. Belgeyi tıklayıp değişikliği yaptıktan sonra, Bul ve Değiştir iletişim kutusunu tıklayarak tekrar etkin hale getirebiliriz.

39. Metni Bulmak ve Değiştirmek (devam…) Bir sözcüğü ya da sözcük öbeğini bir başkasıyla değiştirmemiz gerektiğinde, Değiştir özelliğini kullanarak değiştirmek istediğimiz metnin geçtiği her yeri bulabilir ve yerine başka bir metin yazabiliriz. Değiştir özelliğini kullanmak için, Düzenleme grubundaki Değiştir düğmesini tıklarız.

40. Metni Bulmak ve Değiştirmek (devam…) Bul ve Değiştir iletişim kutusunun Bul sekmesine benzeyen Değiştir sekmesi görüntülenir.

41. Metni Bulmak ve Değiştirmek (devam…) • Değiştir sekmesinde şunları yapabiliriz: • Seçili metni Yeni Değer kutusundaki metinle değiştirip sonrakini bulmak için Değiştir'i tıklarız. • Seçili metni belgede geçtiği her yerde Yeni Değer kutusundaki metinle değiştirmek istiyorsak, Tümünü Değiştir'i tıklarız. • Seçili metni olduğu gibi bırakıp sonrakine geçmek için Sonrakini Bul düğmesini tıklarız.

42. Metni Bulmak ve Değiştirmek (devam…) Bul ve Değiştir iletişim kutusundaki diğer seçenekleri kullanarak daha karmaşık aramalar ve değiştirmeler yapabiliriz. Tüm Seçenekler'i tıklamak, iletişim kutusunu genişletir ve bu seçenekler kullanılabilir hale gelir.

43. Metni Bulmak ve Değiştirmek (devam…) Arama Seçenekleri listesinden seçim yaparak aramanın yönünü belirleyebiliriz. Büyük ve küçük harfe göre aramak için Büyük/Küçük Harf Eşleştir onay kutusunu, Aranan kutusundaki metnin tamamının geçtiği yerleri bulmak için Yalnızca Tam Sözcükleri Bul onay kutusunu işaretleyebiliriz. İki benzer sözcüğün (örneğin çiçek ve çilek) kullanımını denetlemek istersek, Joker Karakter Kullan onay kutusunu işaretleyebilir ve değişken bilgileri bulmak için Aranan kutusuna bir joker karakter girebiliriz.

44. Yazım ve Dilbilgisi Hatalarını Düzeltmek • Word gibi sözcük işleme programları kendi yazım ve dilbilgisi denetleme özelliklerine sahiptirler. • Word yazım ve dilbilgisi hatalarını düzeltmeye yardımcı olacak iki araca sahiptir: • Otomatik Düzeltme, • Yazım Denetimi ve Dilbilgisi özellikleri.

45. Yazım ve Dilbilgisi Hatalarını Düzeltmek • Word'de yazı yazarken, word’ün bazı sözcükleri kendiliğinden düzelttiğini fark etmişizdir. Bu Otomatik Düzeltme özelliğinin sonucudur. • Otomatik Düzeltme, sıklıkla yanlış yazılan sözcükleri düzeltir, böylece bizim düzeltmemize gerek kalmaz. Örneğin, “yanlız” yazacak olursanız, Word bunu otomatik olarak “yalnız” şeklinde düzeltir. Otomatik Düzeltme'nin sıklıkla yanlış yazılan sözcükler ve bunların doğru yazımlarından oluşan uzun bir listesi vardır. Genellikle yanlış yazdığımız ve Otomatik Düzeltme'nin değiştirmediği bir sözcüğü Otomatik Düzeltme iletişim kutusundaki listeye ekleyebiliriz.

46. Yazım ve Dilbilgisi Hatalarını Düzeltmek Eğer bir sözcüğü isteyerek yanlış yazıyor ve Otomatik Düzeltme'nin değiştirmesini istemiyorsak, başka bir şey yazmadan önce Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaki Geri Al düğmesini tıklayarak düzeltmeyi geri alabiliriz. Otomatik Düzeltme belgelerimizin sık yapılan hatalardan arınmasını sağlasa da, rastgele yapılan yazım ve dilbilgisi hatalarını tespit etmez. Bu tip hatalar için Yazım Denetimi ve Dilbilgisi özelliğinden yardım alabiliriz. Word, muhtemel yazım hatalarının altını kırmızı dalgalı çizgiyle, dilbilgisi hatalarının altını da yeşil dalgalı çizgiyle çizer. Farenin sağ düğmesiyle altı çizili sözcüğü tıklayarak önerilen düzeltmeleri görüntüleyebiliriz.

47. Yazım ve Dilbilgisi Hatalarını Düzeltmek Bütün belgenin yazımını ya da dilbilgisini denetlemek istersek, altı çizili sözcüklerle ve sözcük öbekleriyle tek tek uğraşmak yerine, Gözden Geçir sekmesinde yer alan Yazım grubundaki Yazım ve Dilbilgisi düğmesini tıklamak bu işi kolaylaştırır.

48. Yazım ve Dilbilgisi Hatalarını Düzeltmek • Böylece Word bütün belgeyi ekleme noktasının bulunduğu yerden itibaren denetler ve muhtemel bir sorunla karşılaşırsa Yazım Denetimi ve Dilbilgisi iletişim kutusunu görüntüler. • Sorun yanlış yazım ise, Yazım Denetimi ve Dilbilgisi iletişim kutusu doğru yazım önerileri sunar. • Sorun dilbilgisi hatası ise, Yazım Denetimi ve Dilbilgisi iletişim kutusu düzeltme önerilerinin yanı sıra hangi kuralın ihlal edildiğini de belirtir.

49. Yazım ve Dilbilgisi Hatalarını Düzeltmek • Yazım Denetimi ve Dilbilgisi iletişim kutusundaki düğmeler dinamiktir ve hatayı düzeltmeye uygun olacak şekilde değişir. • Örneğin bir dilbilgisi hatasında, ihlal ettiğimiz kuralı bütün belgede yok sayma imkânınız vardır.

50. Belgeye Son Şeklini Vermek • Bir belge tamamlandığında ve paylaşılmaya hazır olduğunda, son olarak bazı işlemler yaparız. Bunlar, belgeyi özel veya uygunsuz bir bilgi bulunup bulunmadığını görmek için gözden geçirmek, belgeye erişimi kısıtlamak ya da dijital imza eklemek olabilir. • Çoğu belge birkaç düzenlemeden geçer ve bazıları da birden fazla kişi tarafından denetlenir. • Bu hazırlık sürecinde belgelerde, üzerinde çalışan kişilerin adları, gözden geçirenlerin eklediği yorumlar ya da varsayımlar hakkında gizli metinler gibi, son halinde bulunmasını istemeyeceğimiz bilgiler olabilir. • Belge basılmış halde dağıtılacaksa bu yazdırılmayan bilgiler sorun teşkil etmez. Ancak günümüzde gittikçe daha çok dosya elektronik olarak dağıtılmakta ve bu bilgiler belgeyi okuyan herkesin erişimine açık hale gelmektedir.