Palestra Nota Fiscal Eletrônica

1. Palestra Nota Fiscal Eletrônica Londrisoft Informática Ltda

2. Sobre o Uninfe • Uninfe é o sistema responsável pela transmissão do arquivo XML Nota Fiscal eletrônica. • Esse programa deve ser instalado e configurado antes do início da emissão da NFE. • E também deve estar sempre aberto ao lado do relógio da máquina para emissão de notas fiscais eletrônicas.

3. Sobre o Certificado Digital • O prazo de validade pode ser de 1 ano (A1) ou 3 anos (A3); • Para certificado digital A1, é recomendado que seja feito um backup da instalação. • Para atualização, recomendamos que entre em contato com a empresa fornecedora do certificado digital.

4. Como saber a data de validade do certificado digital? Passo 1 : Clique sobre o UNINFE que esta perto do Relagio e clique em Abrir Uninfe 2º Clique aqui 3º Clique aqui 4º Clique aqui Passo 2 Verifique aqui a data de vencimento do certificado utilizado

5. Consulta do status de serviço • Recomendamos que antes de iniciar a emissão das notas seja feita a consulta de serviços do Servidor da Sefaz, pois isso evita transtornos. • A consulta de status pode ser realizada pelo Uninfe ou também pelo Sistema Gestor. • Além da consulta pelo sistema, disponibilizamos também a consulta de disponibilidade do Servidor. Aonde é possível acessar o portal fiscal da Nfe, e consultar o status de cada estado em tempo real.

6. Consulta de Status pelo UNINFE Passo 1 : Clique sobre o UNINFE que esta perto do Relogio e clique em Abrir Uninfe 2º passo: Clique aqui 3º passo: Clique aqui Confira a resposta do UNINFE

7. Consulta de Status pelo Sistema Gestor 1º passo: Acesse o módulo NFE 3º passo: Clique aqui A resposta tem que ser esta 2º passo: Clique aqui 2º Clique aqui

8. Consulta de disponibilidade do Servidor do SEFAZ Este ícone esta disponível em algumas telas do Gestor CLIQUE NELE

9. Consulta de disponibilidade do Servidor do SEFAZ

10. Falhas nos servidores do SEFAZ • Problemas nos servidores do SEFAZ ocorrem freqüentemente, porém existem algumas dicas que podem evitar alguns problemas e transtornos. 1- Antes de iniciar a emissão de uma nota fiscal consulte o status de serviço. 2- Caso apresente falhas ou não apresente a mensagem de Serviço em Operação; Retorne a tela inicial do sistema, clique em INFORMATIVOS e veja se há notícias sobre algum problema. 3- Caso não tenha nenhuma notícia, o problema pode estar em seu computador. Recomendamos que feche o sistema Gestor e o UNINFE; Acesse novamente e consulte novamente o STATUS DE SERVIÇO. 4- Caso o serviço esteja fora do ar, recomendamos que aguarde novas notícias pelo “Informativos”, pois normalmente o serviço não demora para retornar. 5- Não deixe para emitir nota na última hora ou em dias de pico, como final de mês e vésperas de feriados. 6- Em dias de lentidão evite transmitir notas em lote.

11. Informativos e Notícias • É a forma mais rápida de comunicação da Londrisoft com todos os usuários dos sistemas. • Utilizamos esses Informativos para noticiar novidades, atualizações, mudanças na legislação e claro para comunicar possíveis problemas nos servidores do SEFAZ.

12. Tela de Informativos

13. Atualizações • São melhorias no sistema que são realizadas semanalmente. • Recomendamos que sempre que possível, clique em “Procurar por Atualizações” disponível na tela inicial do Gestor, para analisar a versão do sistema.

14. Utilizando a ferramenta de Procurar por atualizações

15. Controle de estoque utilizando a NFE • Para que uma NFE de baixa automaticamente no estoque de produtos, é necessário fazer a uma venda (FATURAMENTO / VENDA). • Esta Venda ao ser salva gera automaticamente a nota fiscal eletrônica para transmissão.

16. Tela do Gerenciador Faturamento

17. Tela de Registro da VendaPara registrar a venda é necessário o cadastro do vendedor e o cadastro do prazo de pagamento.

18. Lançamento da Nota Fiscal pela VendaAo salvar a venda o sistema apresenta mensagem se deseja gerar a nota fiscal desse mesmo movimento.

19. Geração Automática da NFe • Utilizando essa ferramenta não é necessário acessar as opções de gerar e protocolar a Nfe. • A transmissão é realizada automaticamente ao salvar a nota na tela de Outras Notas.

20. Ativando a Geração Automática da NFE Para ativar o modo automático da NFE: • Acesse o módulo EMPRESA; • Clique no Menu Cadastro / Parâmetros da Empresa; • Clique na aba Nota Fiscal; • No campo Gerar Nfe ao Fechar a Nota selecione a opção SIM. • Salve a alteração e pronto.

21. Tela dos parâmetros para geração automática da NFe

22. Geração automática de NfeAo clicar em salvar na tela de Outras Notas, o sistema inicia o envio de informações e apresenta o status no cabeçalho da página.

23. Geração automática de NFeApós aprovada a Nota, o sistema apenas questiona a quantidade de cópias que deseja imprimir e a impressora que deseja realizar a impressão da NFe.

24. Cancelamento de NFe • A partir do dia 1º de Janeiro de 2012, o prazo de cancelamento da NFe passou a ser de apenas 24 horas após a aprovação. • O cancelamento somente deve ser realizado para notas já aprovadasque sua mercadoria ainda não tenha circulado.

25. Tela de Cancelamento de NFe

26. Inutilização de NFe • A inutilização de notas ao contrário do cancelamento, é efetuada somente para notas Não Aprovadas. • Não há prazo para inutilização, porém recomendamos que verifique sempre as notas aprovadas e não aprovadas.

27. Tela de Inutilização Informe o nº e o motivo da inutilização 1º passo Clique aqui para confirmar

28. Arquivo XML • XML é o arquivo da nota fiscal eletrônica. • Este arquivo deve ser armazenado na empresa, pois em caso de fiscalização é ele que será solicitado por um fiscal, não sendo substituído pela DANFE. • Arquivos XML das notas de entrada também devem ser armazenados, portando cobre seus fornecedores o envio. • Cada nota impressa pelo sistema gera um XML, este arquivo fica armazenado dentro da pasta do UNINFE e também dentro da pasta de sua empresa no banco de dados do sistema gestor, porém não temos responsabilidade nenhuma sobre esses arquivos.

29. Diretório de backup dos arquivos XMLsO sistema uninfe é responsável pelo envio dos arquivos xmls para o SEFAZ; Com isso, é dentro dele que determinamos o caminho aonde desejamos armazenar a cópia destes arquivos. 1º passo: Clique sobre o ícone do UNINFE perto do relógio e clique em Abrir UNINFE 2º passo 3º passo 4º passo 5º passo

30. Envio do XML por e-mail para o cliente • A legislação determina que o arquivo da Nfe deve obrigatoriamente ser encaminhado para o destinatário da mercadoria imediatamente após a autorização de uso. • Antes de enviar o arquivo é necessária a configuração das informações, para isto, clique em AJUDA na tela inicial do sistema e clique sobre a pergunta 1 ao lado direito

31. Tela de configuração do E-mail

32. Envio do XML por e-mail para o contador • Para que este envio seja realizado com sucesso, as configurações precisam estar corretas, e os arquivos XMLs precisam ser encaminhados para os clientes.

33. Tela de envio de email para contador 1º Passo: Acesse o módulo NFE 2º passo 3º passo 5º deixe esta opção selecionada e clique em Procurar 4º Informe o email do contador e o assunto 6º Selecione o mês e clique em OK 7º Para confirmar clique em ENVIAR AGORA

34. Erros no processamento de Nfe • São várias as mensagens de erro apresentadas pelo sistema Gestor e pelo SEFAZ na transmissão de nota fiscal eletrônica. • A maioria é causada por falhas nos cadastros ou no preenchimento das notas; • Veja a seguir os principais erros que impedem a aprovação e impressão de uma nota.:

35. A mensagem mais comum de erro é o XML INCONSISTENTE. • Esta mensagem é um retorno do SEFAZ, apresentada quando determinado campo da nota é preenchido incorretamente. • A mensagem apresenta várias informações sobre o erro, porém o importante esta a frente do link (http://www.portalfiscal.inf.br/) • Na frente deste link sempre aparece o nome do campo que esta sendo preenchido incorretamente. Basta retornar à nota, corrigir o campo e salvar novamente.

36. Caracteres inválidos • O preenchimento de notas com caracteres inválidos também está entre as mensagens mais apresentadas pelo sistema. • O servidor do SEFAZ trabalha via internet e é como em um endereço de e-mail, que não aceita caracteres como acentos e outros. • Exemplos de caracteres não aceitos: º, ª, ², ³, ^, ~, Ç, *, $, %, #. • A mensagem apresentada nestes casos informa a linha e a coluna, porém apenas com essa informação não é possível encontrar no sistema. • Recomendamos que retorne a nota fiscal e revise cada informação preenchida (Produtos, Dados do Agente, Transportadora, Observações e Dados complementares da nota).

37. Alguns campos nosso sistema consegue identificar o preenchimento incorreto ou o não preenchimento no ato de salvar ou antes da nota ser encaminhada para o SEFAZ evitando assim a mensagem de XML INCONSISTENTE. • É apresentada uma mensagem de alerta citando o campo que esta faltando. • É só da um OK, retornar a nota, preencher corretamente o campo e salvar novamente.