PROJELERİN YERİNDE DENETİMİ

1. PROJELERİN YERİNDE DENETİMİ • TÜBİTAK projelerinin denetimi, bu projelerin risk değerlendirme çalışmaları yapılarak hazırlanan üç yıllık denetim planı ve yıllık denetim programı ve/veya münhasıran yapılan görevlendirmeler çerçevesinde üst yöneticiden alınan onaya istinaden ilgili iç denetçi/denetçiler tarafından gerçekleştirilir. • TÜBİTAK projeleri; 5018 sayılı yasaya ve “TÜBİTAK Kaynaklarından Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri İle Özel Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Harcanması Ve TÜBİTAK Tarafından Yürütülen Dış Destekli Projelerin Harcamalarının Gerçekleştirilmesine İlişkin Esas ve Usullerin” 29 uncu maddesine göre TÜBİTAK ve kurum/üniversite iç denetçileri tarafından denetlenir.

2. PROJELERİN YERİNDE DENETİMİ DENETİM SÜRECİ: • Projelerin izlendiği birimden (BAP, strateji, vb) projeye ait belgeler (fatura, ücret ve çeşitli ödemeler bordroları, yolluk bildirimleri, harcama pusulası, gider pusulası, dayanıklı taşınırların kaydını tevsik eden taşınır işlem fişleri, projenin banka hesabının ekstresi, proje gelişme raporları, proje bütçesi, proje öneri formu vb.) hazır hale getirilmesi istenir. • Transfer Takip Sisteminden (TTS) girilerek projenin yardımcı defter (banka, gönderme emri, ön ödeme hesapları) ve mizan kayıtlarının çıktısı alınarak doğrulama yapılır.

3. PROJELERİN YERİNDE DENETİMİ • Proje bütçesinden yapılan sarfiyatlara ilişkin belgelere ait bilgilerin içeriklerinin Transfer Takip Sistemine kaydedilip kaydedilmediğinin denetimi belgeler ile TTS kayıtları karşılaştırılarak yapılır. • Projeye ait banka özel hesabının olup olmadığı, bu hesaptan yapılan harcamaların mevzuata uygun ve proje bütçesi kapsamında gerçekleştirilip gerçekleştirilmediği, belgelerin banka ekstreleri ve proje bütçesi ile karşılaştırılması yapılarak doğrulanır.

4. PROJELERİN YERİNDE DENETİMİ • Banka ekstreleri ile TTS kayıtlarının uyuşup uyuşmadığı, TTS kayıtlarının banka ekstreleri ile karşılaştırılması suretiyle doğrulaması yapılır. • TÜBİTAK tarafından projeye ait banka hesabına aktarılan tutarların projenin gerektirdiği harcamaların dışında kurum kuruluşun veyahut firmanın kendi giderleri için kullanılıp kullanılmadığı, banka ekstrelerindeki çıkışların belgelerle karşılaştırılması yapılarak kontrol edilir.

5. PROJELERİN YERİNDE DENETİMİ • Faiz geliri elde edildi ise ilgili proje hesabına aktarılıp aktarılmadığı, banka ekstresi üzerinden doğrulama yapılarak teyit edilir. • TÜBİTAK tarafından kurum hissesi olarak gönderilen tutarların amacına ve mevzuata uygun harcanıp harcanmadığı, harcama belgelerinin içeriği kontrol edilerek doğrulanır.

6. PROJELERİN YERİNDE DENETİMİ • Proje bütçesinde yer alan ve harcandığına dair belgeleri bulunan giderlerin gerçekle bağdaşıp bağdaşmadığı(ilgili mal ve hizmetin gerçekte alınıp alınmadığı, dayanıklı taşınırların taşınır işlem fişi ile kayıtlara alınıp alınmadığı) yanında gerektiğinde/şüpheli bir durum oluştuğunda belgelerde yer alan ilgili mal ve malzemenin yerinde/labaratuvarda gözlem yöntemiyle tespiti yapılır. Tespit yapılırken duruma göre ilgili teknik/idari personelden destek alınabilir.

7. PROJELERİN YERİNDE DENETİMİ • Projede görev alan personel ile varsa bursiyer ödemelerinin gerçeği yansıtıp yansıtmadığı yanında bu ödemelerin banka kanalıyla yapılıp yapılmadığı, belgelerle banka ekstrelerinin karşılaştırılması ve örnekleme seçilen proje çalışanı personel ve bursiyer ile yüz yüze görüşülerek doğrulama yapılır. • Gönderilen nakitlerin verimli kullanılıp kullanılmadığı, proje gelişme raporlarının mali noktalarının değerlendirilmesi, banka hesabındaki atıl tutarın ve atıl kalma süresinin ekstrede yer alan bilgiler üzerinden değerlendirmesi yapılır.

8. PROJELERİN YERİNDE DENETİMİ • Proje bütçesinde yeterli ödeneğin bulunması gerekçe gösterilerek, bütçede öngörülen sınırlamanın üstünde alım yapılıp yapılmadığı, belgelerde yer alan miktar ve içeriğin proje bütçesi ile karşılaştırılması suretiyle doğrulama yapılır. • Proje kapsamında yapılan tüm harcamaların kaynağının kamu kaynağı olduğundan, kast, kusur veya ihmalden kaynaklanan hususlarda gerekli mevzuat hükümleri doğrultusunda işlem tesis edileceği tüm ilgililere hatırlatılarak, denetimin hem rehberlik hem de caydırıcılık yönünden hareketle olması muhtemel aksaklıkların önüne geçilmesi temin edilir.

9. DENETİMLERDE KARŞILAŞILAN SORUNLAR Olası Sorunlar: -Özellikle proje bursiyerlerinin çalışma durumlarına göre değişen burs miktarlarından hareketle, çalışan bursiyere çalışmıyormuş gibi tam burs verilebileceği veya gerçekte çalışmadığı halde bir takım imkanlardan faydalanması için çalışıyormuş gibi gösterilerek farklı tarifeler üzerinden burs ödemesinin yapılabileceği, - Bursiyerlerin öğrencilik hayatının devamı yönünde tehditlerle, projeden bursiyere ödenen burs tutarlarından yürütücüye elden tamamının veya bir kısmının masum gerekçelerle nakden iade edilebilme olasılığı,

10. DENETİMLERDE KARŞILAŞILAN SORUNLAR - Ağırlıklı olarak saha çalışması olan (Arkeoloji, anket vb.) projelerde yollukların ve harcama pusulası karşılığı ödenen hizmet alımlarında istismarların olabileceği, -Taşınır Mallar Yönetmeliğinin yürürlülüğe girmesinden önce projeden alınmış dayanıklı taşınırların kurum kayıtlarına intikal ettirilmemiş olabileceği, -Avansların mahsubunda mahsup sürelerine uyulamayabileceğidir.

11. SONUÇ Bu nedenle; Oluşturulan bu kanaat ve olası ihtimaller, yaklaşık bir yıldan beri TÜBİTAK İç Denetçileri tarafından yapılan proje denetimleri sonucunda oluşmuştur. Bunun dışında slaytta yer verilmeyen bazı hususların denetim sırasında ortaya çıkması da muhtemel bir durumdur. Buna mukabil mali denetimlerin tüm paydaşlara yapıcı katkıları yanında, rehberlik ve yol göstermeye yönelik pro-aktif bir anlayıştan kaynaklanan denetim anlayışının da önemli olduğunu vurgulamakta yarar görmekteyiz.

12. teşekkürler…