PENGENDALIAN MUTU

1. PENGENDALIAN MUTU TUJUAN : Perbaikan yang berkesinambungan pada produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, memberikan keberhasilan usaha dan mengembalikan investasi kepada para pemegang saham dan pemilik perusahaan.

2. Mutu : • Performane to the standard expected by the customer • Meeting the customer's needs first time and every time • Providing our customers with products and services that consistently meet their needs and expectations • Doing the right thing in the right the time, always striving for improvement, and always satisfying the customer • A pragmatic system of continual improvement, a way to successfully organized man and machine •  The meaning of excellence • The unyielding and continuing effort by anyone in organization to understand, meet, and exceed the needs of its customers • The best product that you can produce with material that you have to work with • Continuous good product which a customer can trust • Not only satisfying customers, but delighting them, innovating and creating (Tjiptonodan Diana, 1995).

3. Intisari elemen-elemen mutu (Tjiptono dan Diana, 1995) dapat dipahami sebagai berikut: • Mutu meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan • Mutu mencakup produk, jasa manusia, proses, dan lingkungan • Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah (misalnya yang dianggap merupakan bermutu saat ini mungkin dianggap kurang bermutu pada masa mendatang). Mutu adalah Fitness for use, memiliki dua aspek utama: 1. Ciri-ciri produk yang memenuhi permintaan pelanggan.  Mutu yang lebih tinggi memungkinkan perusahaan meningkatkan kepuasan pelanggan, membuat produk laku terjual, dapat bersaing dengan pesaing, meningkatkan pangsa pasar dan volume penjualan, serta dapat dijual dengan harga yang lebih tinggi. 2. Bebas dari kekurangan.  Mutu yang tinggi menyebabkan perusahaan dapat mengurangi tingkat kesalahan, mengurangi pengerjaan kembali dan pemborosan, mengurangi biaya garansi, mengurangi ketidakpuasan pelanggan, mengurangi inspeksi dan pengujian, memperpendek waktu pengiriman produk ke pasar, meningkatkan hasil dan kapasitas, dan memperbaiki kinerja penyampaian produk atau jasa.

4. Menurut Hubeis (1999), konsep mutu yang berlaku umum maupun khusus pada bidang pangan erat kaitannya dengan era mutu : • Inspeksi atau pengawasan pada tahun 1920-an yang menekankan pada pengukuran. • Pada tahun 1960  mengarah  ke pengendalian mutu dengan pendekatan teknik statistika  berupa grafik, histogram, tabel, diagram pencar dan perancangan percobaan.  • Tahun 1980-an berorientasipadajaminanmutu (quality assurance) • Tahun 1990-an terfokuspadamanajemenmutu total (Total Quality Managementatau TQM  Era ISO Mutubukansekedarmasalahpengendalianmutuatasbarangdanjasaataustandarmutubarang(product quality), tetapisudahbergerakkepenerapandanpenguasaan TQM menujuworld class performance yang dimanifestasikandalam ISO (International Standar’s Organization).

5. Sistem mutu menurut ISO 9000 dalam Kadarisman (1994) mencakup: • Mutu adalah gambaran dan karakteristik menyeluruh produk atau jasa, yang     menunjukan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang ditentukan (tersurat) maupun yang tersirat; • Kebijakan Mutu adalah keseluruhan maksud dan tujuan organisasi (perusahaan) yang berkaitan dengan mutu yang secara formal dinyatakan oleh pimpinan puncak; • Manajemen Mutu adalah seluruh aspek fungsi manajemen yang menetapkan dan melaksanakan kebijakan mutu yang telah dinyatakan oleh pimpinan puncak; • Pengendalian Mutu, teknik-teknik dan kegiatan-kegiatan operasional yang digunakan untuk memenuhi persyaratan mutu. Pengendalian mutu meliputi monitoring suatu proses, melakukan tindakan koreksi bila ada ketidaksesuaian dan menghilangkan penyebab timbulnya hasil yang kurang baik pada tahapan rangkaian mutu yang relevan untuk mencapai efektivitas yang ekonomis;  • Jaminan Mutu, adalah seluruh perencanaan dan kegiatan sistematis yang diperlukan untuk memberikan suatu keyakinan (jaminan) yang memadai bahwa suatu produk atau jasa akan memenuhi persyaratan tertentu.

6. Fungsi yang berkaitan dengan mutu dalam suatu perusahaan dapat dikelompokkan menjadi dua kategori, yaitu: 1.   Perencanaan dan Rekayasa Mutu Perencanaan dan rekayasa mutu terdiri dari fungsi-fungsi staf spesialis dan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan. Definisi dan perencanaan mutu pada tahap sebelum produksi. Secara rinci adalah sebagai berikut : •  Saran terhadap manajemen mengenai kebijakan mutu perusahaan dan penyusunan tujuan-tujuan mutu yang realistis

7. AnalisispersyaratanmutupelanggandanpenyusunanspesifikasirancanganAnalisispersyaratanmutupelanggandanpenyusunanspesifikasirancangan • Tinjauulangdanevaluasirancanganprodukuntukmemperbaikimutudanmengurangibiayamutu • Mendefinisikanstandarmutudanmenyusunspesifikasiproduk • Merencanakanpengendalianprosesdanmenyusunprosedur-proseduruntukmenjaminkesesuaianmutu • Mengembangkanteknik-teknikpengendalianmutudanmetodainspeksitermasukmerancangperalatanujikhusus • Melaksanakanstudikemampuanproses • Analisisbiayamutu • Perencanaanpengendalianmutuuntukbahan yang diterima, termasukevaluasiparapemasok • Audit mutuditingkatperusahaan • Mengorganisasi program pelatihandanpeningkatanmotivasiuntukperbaikanmutu

8. 2. Pengendalian Mutu Mengacu Kadarisman (1994), sesuai dengan standar ISO 9000, maka kegiatan Pengendalian memiliki fungsi antara lain: • Membantu dalam membangun pengendalian mutu pada berbagai titik dalam proses produksi. • Memelihara dan mengkalibrasi  peralatan pengendalian proses. • Meneliti cacat yang terjadi dan membantu memecahkan masalah mutu  selama produksi. • Melaksanakan pengendalian mutu terhadap bahan yang diterima. • Mengoperasikan laboratorium uji untuk melaksanakan uji dan analisa.

9. Mengorganisasikan inspeksi pada setiap tahap proses dan spot checks bilamana diperlukan. • Melaksanakan inspeksi akhir untuk menilai mutu produk akhir dan efektivitas pengukuran pengendalian mutu. • Memeriksa mutu kemasan untuk memastikan produk mampu menahan dampak transportasi dan penyimpanan. • Melakukan uji untuk mengukur dan menganalisa produk yang diterima akibat tuntutan konsumen. • Memberikan umpan balik data cacat dan tuntutan konsumen kepada bagian rekayasa mutu.

10. MenurutHubeis (1999), eratkaitannyadengansistempengolahan yang melibatkanbahanbaku, proses, pengolahan, penyimpangan yang terjadidanhasilakhir. Secara internal (citramutupangan) dapatdinilaiatascirifisik (penampilan: warna, ukuran,bentukdancacat; kinestika: tekstur, kekentalandankonsistensi; citarasa: sensasi, kombinasibaudancicip) sertaatributtersembunyi (nilaigizidankeamananmikroba). Secaraeksternal (citraperusahaan) ditunjukkanolehkemampuanuntukmencapaikekonsistenanmutu (syaratdanstandar) yang ditentukanolehpembeli, baikdidalammaupundiluarnegeri.  Pengendalianmutupanganjugabisamemberikanmaknaupayapengembanganmutuprodukpangan yang dihasilkanolehperusahaanatauprodusenuntukmemenuhikesesuaianmutu yang dibutuhkankonsumen

11. MANAJEMEN MUTU TOTAL (TOTAL QUALITY MANAGEMENT) Pada tahun 1980-an beberapa perusahaan besar Amerika Serikat memperkenalkan konsep perbaikan yang terus menerus (quality thinking)  yang dikenal Total Quality Management (TQM) atau Integrated Quality Control (IQT).  TQM merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi/perusahaan melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses dan lingkungannya, (Tjiptono dan Diana, 1995). 

12. Karakteristik TQM (Tjiptonodan Diana, 1995), sebagaiberikut: • Fokuspadapelanggan, baikpelanggan internal maupuneksternal. • Memilikiobsesi yang tinggiterhadapkualitas • Menggunakanpendekatanilmiahdalampengambilankeputusandanpemecahanmasalah • Memilikikomitmenjangkapanjang • Membutuhkan kerjasama tim • Memperbaiki proses secara berkesinambungan • Menyelenggarakanpendidikandanpelatihan • Memberikankebebasan yang terkendali • Memilikikesatuantujuan • Adanyaketerlibatandanpemberdayaan

13. proses lanjutan dari pengendalian mutu (sistem) yang berorientasi ke standar jaminan mutu (keunggulan kompetitif) untuk meningkatkan kualitas produksi dan efisiensi kerja di segala bidang (mengurangi kegagalan), terutama pada sektor yang menghasilkan produksi dan peningkatan kualitas sumber daya manusia untuk memuaskan konsumen secara menyeluruh.

14. UPAYA MEMPERTAHANKAN  MUTU PRODUK PANGAN Kadarisman (1994) secara umum dapat ditempuh upaya-upaya sebagai berikut: • Pengadaan bahan baku. Baik bahan penolong maupun bahan tambahan industri harus direncanakan dan dikendalikan dengan baik.  Aspek-aspek penting yang perlu diperhatikan, yaitu 1) Persyaratan-persyaratan dan kontrak pembelian, 2) Pemilihan pemasok mampu, 3) Kesepakatan tentang jaminan mutu, 4) Kesepakatan tentang metoda-metoda verifikasi, 5) Penyelesaian perselisihan mutu, 6) Perencanaan dan pengendalian pemeriksaan, dan 7) Catatan-catatan mutu penerimaan bahan. • Pengendalian Produksi.   Pengendalian produksi dilakukan secara terus menerus meliputi kegiatan antara lain: 1) Pengendalian bahan dan kemampuan telusur, dengan inti kegiatan adalah inventory system, dengan tujuan  pengendalian kerusakan bahan, 2) Pengendalian dan pemeliharaan alat, 3) Proses khusus, yaitu proses produksi yang kegiatan pengendaliannya merupakan hal yang sangat penting terhadap mutu produk, dan 4) pengendalian dan perubahan proses.

15. Pengemasan. Pengemasandilakukandenganbenardanmemenuhipersyaratanteknisuntukkepentingandistribusidanpromosi.  Dalamindustripangan, pengemasanmerupakantahapterakhirproduksisebelumdidistribusikan. Pengemasanberfungsisebagai: 1)  Wadahuntukmemuatproduk, 2) Memeliharakesegarandankemantapanprodukselamapenyimpanandandistribusi, 3) Melindungipangandarikontaminasilingkungandanmanusia, 4) Mencegahkehilanganselamapengangkutandandistribusi, dan 5) Media komunikasiataupromosi. • PenyimpanandanPenangananProdukJadi. Penyimpanandanpenangananprodukjadibertujuanuntukmencegahkerusakanakibatvibrasi, shock, abrasi, korosi, pengaruhsuhu, Rh, sinardansebagainyaselamapenanganan, pengangkutan, danpenyimpanan. • PemeriksaandanPengujianSelamaProsesdanProdukAkhir.Tujuanutamaadalahuntukmengetahuiapakah item atau lot yang dihasilkanmemenuhipersyarakatansesuaidenganprosedur yang telahditetapkan.

16. KeamananandanTanggungJawabProduk. Karakteristikmutukeamanandalamindustripangansemakinharisemakinpentingkarenabanyakkasus yang terjadibaikdidalammaupundiluarnegeri. Olehkarenaituperludikembangkanmetodeatauperaturantentangpraktekpengolahanpangan yang baik. Secarateknisdalamrangkaupayamempertahankankualitasprodukpangan, dilakukanupaya-upayasebagaiberikut: 1.   DokumentasiSistemMutu • Perusahaan harusmembangundanmempertahankansuatusistemmututertulis (terdokumentasi), denganpengertianhaliniakanmenjaminproduk-produknyasesuaidenganpersyaratantertentu. Sistemmututertulisinimembuatjaminanmutubersifatlebihmelembagasebabdokumentasiinidilakukanmenyeluruhterhadappedoman, prosedurdaninstruksikerja.

17. Pengendalian  Rancangan • Mutu produk sejak awal tergantung kepada rancangan produk tersebut. Tanpa merancang mutu kedalam suatu produk, akan sulit mencapai mutu tersebut selama produksi. Tujuan utama seorang perancang adalah menciptakan suatu produk yang dapat memuaskan kebutuhan pelanggan secara penuh yang dapat diproduksi pada tingkat harga yang bersaing. Dengan demikian, proses perancangan yang meliputi perencanaan, verifikasi, kaji ulang, perubahan dan dokumentasi menjadi sangat penting, terutama untuk produk-produk yang mempunyai rancangan rumit dan memerlukan ketelitian. PengendalianDokumen • Dalampenerapansistemstandarjaminanmutu, perusahaandituntutuntukmenyusundanmemeliharaprosedurpengendaliansemuadokumendan data yang berkaitandengansistemmutu. Tujuanpengendaliandokumenadalahuntukmemastikanbahwaparapelaksanatugassadarakanadanyadokumen-dokumen yang mengaturtugasmereka. Perusahaan harusmenjaminseluruhdokumentersediapadatitik-titikdimanamerekadibutuhkan.

18. PengendalianPembelian • Pembelianbahanhampirseluruhnyaberdampakkepadamutuprodukakhirsehinggaharusdikendalikandenganbaik. Perusahaan harusmemastikanbahwasemuabahandanjasa yang diperolehdarisumber-sumberdiluarperusahaanmemenuhipersyaratan yang ditentukan. PengendalianProduk yang DipasokPembeli • Adakalanyapembeliprodukkita, mensyaratkanpenggunaanproduknyauntukdiguna-kandalamrangkamemenuhipersyaratankontrak. Perusahaan bertanggungjawabterhadappencegahankerusakanpemeliharaan, penyimpangan, penanganandanpenggunaannyaselamabarangtersebutdalamtanggungjawabnya.

19. ldentifikasiProdukdanKemampuanTelusur • Identifikasisuatuprodukdanprosedurpenelusuranprodukmerupakanpersyaratanpentingsistemmutuuntukkeperluanidentifikasiprodukdanmencegahtercampurselamaproses, menjaminhanyabahan yang memenuhisyarat yang digunakan, membantuanalisiskegagalandanmelakukantindakankoreksi, memungkinkanpenarikanprodukcacat/rusakdaripasarsertauntukmemungkinkanpenggunaanbahan yang tidaktahan lama digunakandenganprinsip FIFO (First In First Out). PengendalianProses • Pengendalianprosesdalamsistemstandarjaminanmutumencakupseluruhfaktor yang berdampakterhadapprosesseperti parameter proses, peralatan, bahan, personildankondisilingkunganproses.

20. InspeksidanPengujian • Meskipunpenekananpengendalianmututelahberalihpadakegiatan-kegiatanpencegahandalamtahapsebelumproduksi (perancangan, rekayasaprosesdanpembelian) inspeksidenganintensitastertentutidakdapatdihindaridalamsistemmutu. Inspeksi, PengukurandanPeralatanUji • Pengukuranataukegiatanpengujianbermanfaatjikahasilpengukurandapatdiandalkan. Untukitualatpengukurataualatujiharusmemenuhikecermatandankonsistensijikadioperasikanpadakondisi yang biasadigunakan. Inspeksidan Status Pengujian • Tujuanutamasistemmutuadalahuntukmemastikanhanyaproduk-produk yang memenuhispesifikasisesuaikesepakatan yang dikirimkepelanggan. Seringdalamsuatupabrik yang besar, produk yang memenuhispesifikasi, yang belumdiperiksadan yang tidakmemenuhispesifikasiberadapadatempat yang berdekatansehinggamungkinbercampur. Dengandemikian status inspeksisuatuprodukharusjelasyaitu : • produkbelumdiperiksa • produksudahdiperiksadanditerima • produksudahdiperiksatetapiditolak

21. PengendalianProduk yang TidakSesuai • Dalamsistemproduksiharusdapatdisingkirkanproduk-produk yang tidaksesuai. Sistemstandarjaminanmutumempersyaratkanperusahaanmempunyaiprosedurtertulisuntukmencegahterkirimnyaproduk-produk yang tidaksesuaikepadakonsumen. Jikaproduk yang tidaksesuaiterdeteksipadatahapproduksi, prosedur yang adaharustidakmembiarkanproduktersebutdiproseslebihlanjut. TindakanKoreksi • Setiapkegiatanatausistemoperasidapatsajamenyimpangdarikondisioperasistandar (prosedur) karenaberbagaialasansehinggamenghasilkanproduk yang tidaksesuai. Sistemstandarjaminanmutumempersyaratkanperusahaanmempunyaisisteminstitusionaluntukmemonitorkegiatanproduksiatauproses. Jikaketidaksesuaiandiketahui, tindakankoreksiharusdilakukansegera agar sistemoperasikembalikepadastandar. Penanganan, Penyimpanan, PengemasandanPengiriman • Perusahaan manufakturterlibatdenganberbagaibahandanproduk, baikdalambentukbahanmentah, produkantarauntukdiproseslagimaupunprodukjadi. Adalahsangatpentingmenjaminbahwamutudarisemuabahandanproduktersebuttidak .terpengaruholehpenyimpanan yang kondisinyakurangbaik, penanganan yang tidaktepat, pengemasan yang tidakmemadaidanprosedurpengiriman yang salah.

22. Catatan-CatatanMutu • Perusahaan harusmenyusundanmemeliharaproseduruntukidentifikasipengumpulan. pembuatanindeks, pengarsipan, penyimpanandandisposisicatatanmutu. Catatanmutumemberikanbuktiobyektifbahwamutuproduk yang disyaratkantelahdicapaidanberbagaiunsursistemmututelahdilaksanakandenganefektif. Audit Mutu Internal • Sistemstandarjaminanmutumempersyaratkansuatuperusahaanuntukmelembagakansuatu audit sistematisterhadapsemuakegiatan yang berkaitandenganmutu, untukmengetahuiapakahprosedurdaninstruksimemenuhipersyaratanstandar .Perusahaan jugaharusbisamendemonstrasikanbahwasemuaoperasidankegiatandilaksanakansesuaiprosedurtertulisdansemuatujuansistemmututelahdicapai. PelatihandanMotivasi • Sistemstandarjaminanmutumempersyaratkankebutuhanpelatihanharusdiidentifikasidengancermatdanmenyiapkanproseduruntukmelaksanakanpelatihansemuapersonil yang kegiatannyaberkaitandenganmutu.