Saisie du Plan de Formation dans My Learning Link

1. Saisie du Plan de Formation dans My Learning Link Guide utilisateur fonction RH Septembre 2014 HR Services France

2. Sommaire • Introduction • Plan de formation: rôles et responsabilités • Connexion à l’outil • Accéder au plan de formation • Modifier un besoin de formation • Ajouter un besoin de formation • Saisir une réserve budgétaire • Saisir une FDQ (Formation Diplômante Qualifiante) • Récapitulatif du plan de formation et « Soumettre » • Reporting plan de formation • Annexes • Typologies de formation • Contact SIRH - PeopleLink

3. Introduction • My Learning Link est le outil global Schneider Electricde gestion de la formation. En France, il facilite l’élaboration du plan de formation de votre équipe. • My Learning Linkvous permet de construire votre plan de formation et d’effectuer des demandes de formation via les self services. Les données saisies sont stockées dans My Learning Link et constituent votre Plan de formation pour l’année à venir. • Attention : Toute mobilité réalisée pendant la période de construction du plan de formation (octobre - décembre) ne sera pas mise à jour dans le système. En cas de mutation, les besoins de formation du salarié resteront attachés au manager déclarant.

4. Plan de formation : rôles et responsabilités

5. Connexion à l’outil Pré requis: Privilégier l'utilisation d'Internet Explorer ou de Firefox comme navigateur web Ne pas utiliser le lien My Learning Link depuis l’application Lotus Notes Lors de votre première connexion à l’outil, merci de renseigner: 1  votre IDENTIFIANT :initialisé par défaut avec votre SESA 2 votre MOT DE PASSE : initialisé par défaut avec Welcome1 - vous pourrez le modifier après la 1ère connexion Si vous vous êtes déjà connecté à My Learning Link et avez oublié votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser en toute autonomie en cliquant sur « Forgot Password »

6. Visualisation & modification du plan de formation

7. Accéder au plan de formation Managers et RHBP peuvent accéder au plan de formation via le menu « Mon équipe » > « Plans de formation » > « FRA_Plan de formation 2015 » 

8. Plan de formation– RHBP Pierre Paul Le RHBP clique sur le nom du manager pour accéder au plan de formation afin de le réviser et/ou le valider. Le RHBP a la possibilité de compléter ou modifier le(s) plan(s) de formation des manager(s) de son périmètre. En cliquant sur le nom du plan de formation il accède au détail des besoins individuels, collectifs, réserves budgétaires ou FDQ saisis par le(s) manager(s).

9. Plan de formation– RHBP 3 1 2 Le RHBP peut visualiser l’ensemble des besoins individuels, collectifs, ainsi que les réserves budgétaires et FDQ prévus par le manager de son périmètre. Pour visualiser la fiche descriptive d’une formation cliquer sur le titre. Pour modifier ou supprimer un besoin de formation, cliquer sur le triangle. Pour ajouter un besoin de formation, y compris une réserve budgétaire ou une FDQ, suivre le processus d’inscription identique à celui suivi par le manager, détaillé dans les slides suivants.

10. Plan de formation– RHBP – modifier un besoin de formation • Le RHBP a la possibilité de modifier les champs suivants : • Sélectionner /désélectionner un ou plusieurs collaborateurs • Statut d’approbation : Refusé qui est équivalent d’une suppression • Modifier la typologie • Modifier la priorité • Modifier la réserveBudgétaire – utilisateurs estimés • Une fois les modifications effectuées cliquer sur  « Enregistrer » et « Fermer »

11. Plan de formation– RHBP – modifier un besoin de formation Tout besoin supprimé est enregistré dans l’onglet “Historique des suppressions”. Toutes autres modifications (changement de typologie, priorité, etc…) n’y apparaissent pas. Pour information le manager ne sera pas informé par le système des modifications faites par le RHBP.

12. Plan de formation– RHBP – Ajouter un besoin de formation • Le RHBP peut ajouter des besoins de formation durant toute la période d’élaboration du plan. • Pour saisir un besoin de formation individuel ou collectif, cliquer sur « Ajouter une formation » • Pour saisir une Formation Diplômante Qualifiante, cliquer sur « Ajouter une formation externe » • Pour saisir une réserve budgétaire, cliquer sur « Ajouter une formation externe » 1 1 2 2 2

13. Plan de formation– RHBP – Sélectionner une formation Pour sélectionner un cours dans le catalogue, cliquer sur “Ajouter une formation”. • Le RHBP peut effectuer une recherche en filtrant par type de formation : • Toutes les formations • Cours en ligne = e-learning • Evénement = cours présentiel • Parcours de formation = cursus de formations associant présentiel et/ou e-learning • Test • Ressources = Certifications Académies

14. Plan de formation– RHBP – Sélectionner une formation 2 1 3 • Rechercher une formation dans l’offre : • Dans le champ libre saisie , vous pouvez effectuer une recherche par des mots clefs, titres, références (évent ID ou ancien code ADF) • Vous avez aussi la possibilité de choisir le type de formation et puis cliquer « Rechercher » • Pour visualiser les cours disponibles en français, nous vous conseillons de sélectionner la langue « Français (France) » en cliquant sur «Affiner la recherche  Langues » (se trouve à la fin de la liste) • Apres avoir trouvé la formation souhaitée, cochez la case à gauche pour sélectionner et cliquez sur « Ajouter la sélection » • attendre le changement de l'écran pour voir la liste des collaborateurs 1 4 2 3 4 5 5 6 6

15. Plan de formation– RHBP – Sélectionner une formation 7 10 10 8 9 Sélectionnez le collaborateur(s) à qui vous souhaitez attribuer la formation Faites défiler l'écran vers la droite pour choisir la « Typologie » et la « Priorité* » et puis cliquer « Enregistrer » Cliquez « Fermer » pour finir et revenir à l’écran principal 7 8 9 * Les formations déclarées en priorité « haute » sont planifiées en priorité sur le 1er semestre Les formations déclarées en priorité « moyenne » sont planifiées en priorité sur le 2e semestre

16. Plan de formation– l’écran principal A tout moment dans l’écran principal le manager peut : voir la liste des formations voir les détails d’une formation en cliquant sur le titre contrôler les collaborateurs qui ont été affectés à chaque formation (+) vérifier le budget total prévu pour la formation 1 1 2 2 3 3 4 A la fin de la revue du plan de formation, le manager clique sur le bouton « Soumettre » afin de le valider. Attention, cette fonctionnalité doit seulement être utilisée à la finalisation de la construction du plan de formation. Attention : Dès lors que le manager clique sur le bouton “Soumettre” un email d’information est adressé automatiquement à son N+1 4

17. Formation externe - Réserve budgétaire

18. Plan de formation– Rôle RHBP– Saisir une réserve budgétaire Pour saisir une réserve budgétaire, cliquer sur le menu déroulante « Ajouter une formation externe » 1 1 • Préconisations aux RHBPs et Manager : • L’utilisation de réserve budgétaire n’est pas recommandée et doit être limitée aux seuls cas suivants : • la formation n'existe pas dans l'offre formation (formation spécifique locale) • le besoin n'a pas été identifié (nouvelle embauche, changement dans l'organisation) • Attention : • les réserves budgétaires n'étant pas nominatives, peuvent créer une difficulté supplémentaire sur le contrôle et le suivi de votre plan de formation • tout besoin enregistré en réserve budgétaire devra faire l’objet d’une demande via le self service une fois le salarié et la formation identifiés !

19. Plan de formation– RHBP – Saisir une réserve budgétaire • Règles de saisie – *champs obligatoires • Titre de la formation : Saisir « Réserve Budgétaire » • Description de la formation : Saisir les détails relatifs à la réserve budgétaire • Fournisseur : Saisir « Réserve budgétaire » • Dates de formation : Indiquer les dates du 1er janvier 2015 au 31 décembre 2015 • Coût : Indiquer le coût par participant de la réserve budgétaire • Heures de formation : Saisir le nombre d’heures estimé par participant • Cliquer sur « Enregistrer » • attendre le changement de l'écran pour voir la liste des collaborateurs

20. Plan de formation – RHBP – Saisir une réserve budgétaire 2 1 3 4 Sur l’écran « Modifier Réserve Budgétaire » : décocher toutes les cases et sélectionnez « réserve budgétaire » seulement modifier le nombre des utilisateurs estimés et puis cliquer « Enregistrer ». Pour information, le budget total de la réserve budgétaire correspond au cout x nombre d’utilisateurs estimés cliquer « Enregistrer », puis « Fermer » pour finir et revenir à l’écran principal la réserve s’affiche avec le montant total déjà calculé 1 2 3 4

21. Formation externe - FDQ

22. Plan de formation– RHBP– Saisir une Formation diplômante qualifiante (FDQ) Pour saisir une FDQ, cliquer sur le menu déroulante « Ajouter une formation externe » 1 • Règles de saisie – *champs obligatoires • Titre : Saisir l’intitulé selon le modèle suivant : FDQ_titre de la formation_année de la FDQ • Description de la formation: Détail du contenu de la formation + préciser l’année du cursus (Ex: 1ère année d’un cursus de 3 ans) • Fournisseur : Saisir le fournisseur/ l’école qui dispense la formation • Dates de formation : Toujours indiquer 01/01/2015 – 31/12/2015 • Coût : Indiquer le coût estimé pour l’année en cours. Pour les FDQ sur plusieurs années, saisir le cout estimé au prorata du nombre d’années de formation. • Heures de formation : Saisir le nombre d’heures de formation estimé au prorata du nombre d’année de formation. • Fournisseur: Sélectionner « FDQ_External Provider » • Pièces jointes: Vous pouvez joindre la convention et l’engagement réciproque. • Cliquer sur « Enregistrer » 1 Important: Veuillez ne saisir que la 1ère année des nouvelles FQD. NB: Pour les FDQ en cours, les années 2 et 3 seront pré chargées dans le système mais restent soumises à votre validation.

23. Plan de formation–RHBP– Saisir une Formation diplômante qualifiante (FDQ) 1 3 2 4 5 Sur l’écran « Modifier FDQ__Titre de la formation_année de la FDQ » : Sélectionner le collaborateur à qui la formation sera affecté Faites défiler l'écran vers la droite pour choisir la typologie « Formation Diplômante et Qualifiante (FDQ) » et la priorité*  et puis cliquer « Enregistrer » Cliquer « Fermer » pour finir et revenir à l’écran principal la FDQ s’affiche avec le montant total déjà calculé 1 2 4 3 5

24. Récapitulatif du plan de formation

25. Plan de formation– Récapitulatif du plan de formation • Le RHBP peut visualiser: • Les besoins de formation • Les Formations Diplômantes Qualifiantes – FDQ • Les réserves budgétaires • Le coût total du plan de formation* 1 2 2 3 4 3 A la fin de la saisie et validation de son plan de formation, le RHBP clique sur le bouton « Soumettre » Par cette action le plan est validé. Attention : Dès lors que le RHBP clique sur le bouton « Soumettre » un email d’information est adressé automatiquement à son N+1. 5 1 4 Note : Le plan de formation My Learning Link ne prend en compte que les frais pédagogiques, soit environ 40% du coût d’investissement global de la formation. Il faut multiplier les frais pédagogiques par 2,5 pour obtenir une estimation de l’investissement global et le comparer à la MS. 5

26. Reporting

27. Plan de formation– Rôle RHBP– Reporting Le RHBP peut à tout moment lors de l’élaboration du plan de formation suivre l’avancement des plans de formations des managers de son périmètre grâce à un reporting. Pour cela aller dans le menu Rapports > Rapports standard.

28. Plan de formation– Rôle RHBP– Reporting Dans l’onglet Formation sélectionner le rapport “Synthèse des prévisions des demandes en formation”.

29. Plan de formation– Rôle RHBP– Reporting 1 2 Qui sont les contributeurs au plan ? Sélectionner votre nom dans la catégorie « TP MANAGER » Modèle de plan de formation: Sélectionner FRA Plan de formation 2015 Type de demande de formation: Sélectionner « Toutes les langues » 3

30. Plan de formation– Rôle RHBP– Reporting 4 5 4. Titre du rapport: Saisir le titre de votre choix 5. Générer le rapport Lors du premier lancement, rafraichir la page internet Ensuite cliquer sur l’icone Excel afin de voir le récapitulatif des besoins pour le plan de formation 2015. Pour lancer l’export les fois suivantes, assurez vous de le rafraichir en cliquant sur l’icône suivant:

31. Plan de formation– Rôle RHBP– Reporting Le RHBP peut a tout moment de la construction du plan de formation lancer ce reporting afin de visualiser l’avancement des plans de formation des managers de son périmètre.

32. Annexes

33. Les 4Typologies de formation en 2015répondent aux besoins de l’entreprise et sont réalisées sur le temps de travail

34. Les Formations diplômantes et qualifiantes (FDQ) se déroulent en général sur plusieurs années. Pour les nouvelles FDQ, vous devez inscrire le salarié dans l’année 1 Pour les FDQ ayant débuté en 2014 et se poursuivant sur 2015, vous devez inscrire le salarié en année 2 Pour les FDQ ayant débuté en 2013 et se poursuivant sur 2015, vous devez inscrire le salarié en année 3 La Typologie à renseigner est toujours  Formation Diplômante et Qualifiante Formations diplômantes et qualifiantes

35. Annexe - Support RH PeopleLink • Pour toute question ou complément d’information sur la saisie du plan de formation, merci de contacter votre support RH Peoplelink • Soit par écrit à l'adresse suivante : • https://express20.easyvista.com/ • Soit par téléphone : • En composant le 25 25 • ou en externe le +33 (0)1 70 48 88 88. • Un conseiller vous répondra du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30