Etablit la demande budgétaire annuelle

1. ANNEXE 1 N° 1 – le Budget N° 2 – le programme de stage N° 3 – l’accord bilatéral (Echanges mail ou courrier d’acceptation du stage) - N° 3a – la lettre de refus rédigée par le Chef d’EPI – N° 3b la lettre n’autorisant pas le Séjour N° 4 – la Demande d’autorisation FSD N° 5 – les formalités contractuelles (la réponse FSD - Modèle de convention INRIA pour signature tripartite) N° 6 – la convention de stage (3 exemplaires signés) N° 7 – lettre invitation pour obtention Visa – Proposition d’hébergement N° 8 – les moyens d’accès  : livret d’accueil– N° et clé bureau – N° tél – Badge d’accès au Site + Restauration – Identification Compte Informatique - la Charte Informatique & Guide utilisateur. Le stagiaire remet copie du passeport avec visa – signe la notice d’accueil, l’attestation sur l’honneur pour l’Egide, la fiche H&S du livret - remet un RIB. N° 9 – le rapport de stage 3a 9 ARRIVEE DU STAGIAIRE ! 3b Informe le candidat FIN DE STAGE non 2 Etablit la demande budgétaire annuelle EPI 3 Rédige et publie un sujet scientifique ARRET Informe le stagiaire en cas de Refus FSD Reçoit et analyse les candidatures Recrute Candidature acceptée oui 6 8 Récupère les éléments de candidature AER Vérifie les 3 ex. de la convention reçus signés par l’école Enregistre et la demande budgétaire Saisit les données sous EXCEL Met à jour les listes SYMPA Remet à l’arrivée et Récupère au départ les moyens d’accès non 5 Ouvre le dossier après contrôle des pièces Formalise la contractualisation Demande numérisée sous ALFRESCO Archivage du dossier Envoi lettre Invitation pour obtention du visa et Proposition logement 4 initialise le dossier stagiaire GEF 7 Transmet la Convention de stage pour signature au stagiaire et l’Ecole. Ouverture du compte info oui 1 non oui Directeur arbitre la demande Fermeture du compte info Sécurité Admissibilité SRH Complète et signe la convention de stage et renvoi un exemplaire au stagiaire instruit la prise en charge du dossier EGIDE ou INRIA Saisit le dossier GEF après vérification transmet la réponse FSD au Chef EPI et l’AER et Met à jour GEF Mise à jour des bases (GEF, Budget…) archivage du dossier Créé le badge d’accès Créé le Compte Informatique au plus tard 48 heures avant l’arrivée (N° Identifiant à l’appui) SEMIR Logigramme PASE - Représentation graphique du Processus d’accueil d’un scientifique étranger - de statut stagiaire – non européen. 19 février 2010