Řízení projektových rizik

1. Řízení projektových rizik PhDr. Helena Lipková UISK FF UK Říjen 2006

2. Co definuje projekt? Projekt Specifikace Čas Náklady

3. Co je to projektové řízení? Soubor činností související s Design Delivery Definováním Plánováním Vedením Uzavřením Řízení lidských zdrojů Řízení rizik Řízení kvality Finanční řízení projektu Řízení subdodavatelských vztahů Řízení změn a rozsahu projektu Řízení komunikace v rámci i vně projektového týmu Řízení dodávky vč. např. technického řešení Řízení vztahů se zákazníky Krizové řízení Výkaznictví a kontrola projektu …

4. Co jsou to rizika? Rizika = nežádoucí, neočekávané nebo neplánované události • ohrožující dosažení jednoho nebo více projektových cílů • s potenciálně negativním dopadem na projekt • s určitou pravděpodobností výskytu

5. Jaké jsou druhy rizik dle PMM? Obchodní x čirá • Obchodní : normální riziko představující jak možnost zisku, tak ztráty • Čirá : rizika reprezentující pouze možnost ztráty Známá x neznámá • Známá : předvídatelná • Neznámá : nepředvídaná, předem nerozpoznaná

6. Co definuje projekt? Projekt Specifikace Každý projekt má rizika! Čas Náklady

7. Co je to řízení rizik? Řízení rizik (risk management) = • Soustavná, opakujícíse sada vzájemně provázaných činností, jejichž cílem je řídit potenciální rizika, tzn. omezit pravděpodobnost jejich výskytu nebo snížit jejich dopad na projekt • Nedílná součást projektového řízení

8. Proč řídíme rizika? Účel • předcházet nepříjemným překvapením • vyhnout se krizovému řízení • zamezit vzniku problémů nebo příp. zamezit jejich eskalaci

9. Jaké činnosti zahrnuje řízení rizik? Řízení rizik Identifikace (Identification) Ohodnocení (Evaluation) Zvládnutí resp. zmírnění (Mitigation) Monitoring

10. Proces identifikace rizik Vstupy Identifikace rizik Klasifikace rizik Kompletní seznam rizik Revize rizik

11. Identifikace rizik – pokračování Vstupy • Obchodníci • Dodavatelé • Zadavatelé • Finanční odd. • Odd. nákupu atd. • Odd. řízení kvality • Členové řešitelského týmu Vstupy • Smlouvy a související dokumenty (specifikace rozsahu činností, termíny dodávek, finanční rozklady atd.) • Firemní plány • WBS (Work-breakdown structure) • Reporty a kontrolní zprávy • Finanční výkazy projektu • „Lessons-learned“ • Brainstorming v rámci projektového týmu • Pohovory s experty Včas ! Často Jak Pravidelně Na všech úrovních

12. Ohodnocení rizik • Analýza rizik • Pravděpodobnost výskytu • Potenciální dopad na projekt • Vážnost rizik (c = a + b) • Odhad časového milníku, ve kterém se riziko může vyskytnout (příp. odhad frekvence výskytu u opakujících se rizik) • Určení priorit • Setřídění rizik dle jejich vážnosti • Výběr rizik, kterým je nutné věnovat pozornost Hodnocení rizik je subjektivní činnost (role definic)

13. Hodnocení rizik – pokračování Matice hodnocení rizik tří až pěti stupňová Pravděpodobnost • Výrazně škodlivý – • Škodlivý – • Rušivý • dopad na • Termíny, • Cenu, • Snížení kvality D o p a d nejlehčí nejobtížnější

14. Ukázka Výsledný seznam rizik snižuje komplexnost náhledu na jednotlivá rizika na jeden výsledný atribut – „risk exposure“ zde Vážnost Dopad na cenu, čas, kvalitu, spokojenost

15. Strategie zvládnutí rizik I. Určení strategie zvládnutí, minimalizace nebo eliminace rizik: • Rozpracování variant řešení jednotlivých rizik a jejich ohodnocení, výběr nejvhodnějšího postupu • Vypracování akčního plánu • Přiřazení jednotlivých rizik zodpovídající osobě • Soustavná kontrola příp. revize tohoto plánu

16. Strategie zvládnutí rizik II. Vyvarovat se (Avoid) Ignorovat / akceptovat Převést (Transfer) Vytvořit rezervu (Establish contigency) „Zkrotit“ (Contain) X Rizika ovlivňují rozpočet projektu!!!

17. Strategie zvládnutí rizik III. Faktory ovlivňující volbu strategie: • Fáze projektu • Velikost • Priorita • Komplexnost • Náklady • Časová náročnost • Dostupnost zdrojů • Spokojenost zákazníka … Vždycky zůstávají rizika, která jsou mimo kontrolu vedoucího projektu

18. Monitoring rizik I. Aktualizujte plán řízení rizik • Identifikujte nová rizika (změny na straně klienta, technologické, organizační změny, zdroje, čas, znovu se objevující rizika) • Přehodnocujte dříve identifikovaná rizika (trvají, stejná pravděpodobnost a dopad ?) • Aktualizujte strategii zvládnutí rizik (je zvolená strategie stále vhodná ?, je třeba udělat okamžitě některé kroky ?) • Udržujte dokumentaci, aktualizujte všechny související dokumenty (aktualizovanou, přesnou, kompletní a přehlednou) • Komunikujte!!!

19. Monitoring rizik II. Komunikujte plán řízení rizik • Projektovému týmu na počátku projektu a při každé kontrole stavu projektu • Zákazníkovi • Managementu Kontrola plánu řízení rizik • Pravidelně s členy projektového týmu • Nezávislý posudek plánu řízení rizik (chybějící rizika, ohodnocení strategií, příp. další strategie řešení) Poté, co jsou rizika vyhodnocena, jsou přijata opatření a přidělena odpovědnost, rizika musí být nadále monitorována a řízena.

20. Hlavní poselství přednášky Řízení rizik je soustavný proces. Rizika mohou být řízena a uřízena Řízení rizik je integrální součástí projektového plánu a je zcela v zodpovědnosti vedoucího projektu. Plán řízení rizik musí být pravidelně revidován a aktualizován s projektovým týmem. Pohled různých zainteresovaných stran na rizika je odlišný (zadavatel !)

21. Příklady projektových rizik • Zadání není dostatečně přesně vypracováno / nerealistická očekávání na straně zadavatele • Nezkušenost / nedostatek odborníků v týmu zadavatele • Napnuté termíny dodávky • Nerovné smluvní podmínky (ft/fp/fs) • Subdodavatel má unikátní řešení nezbytné pro celkovou dodávku

22. Děkuji za pozornost!