Načrtovanje projektov

1. Načrtovanje projektov Matej Cepin

2. Prva od treh faz • Načrtovanje • Izvedba • Vrednotenje

3. Načrtovanje Analiza okolja Naloge za izvedbo poslanstvo

4. Faze načrtovanja • Analiza stanja • Definiranje potreb • Definiranje namenov • Postavljanje ciljev (& rezultatov) • Izbira metodologije • Razvoj načrta dejavnosti

5. Analiza stanja • Notranja • Zunanja

7. Zunanja analiza stanja • Prejšnja vrednotenja • Mnenja različnih ciljnih skupin • Objavljeni podatki (knjige, raziskave, institucije, ...)

8. Notranja analiza stanja • Evalvacija organizacije • Srečevanja ljudi

9. SWOT analiza • Močne točke • Šibke točke • Priložnosti • Grožnje

10. Analiza stanja - napotki • Vključite različne vire! • Ni je potrebno delati za vsak projekt posebej! Morda je bolje narediti obširnejšo analizo stanja enkrat na leto ali dve in nato pri posameznih projektih izhajati iz nje. • Smiselno jo je povezati z bazo znanja (know-how-om) organizacije, ki se neprestano obnavlja.

11. Definiranje potreb • Kaj je potrebno narediti? • Poslanstvo!

12. Definiranje potreb - napotki • Upoštevati je potrebno prioritete organizacije. • Poiskati pravo ravnovesje med »zunanjimi« in »notranjimi« potrebami.

13. Definiranje namenov

14. Namen (1) • Je poved, ki povzema odgovor na najpomembnejše potrebe, ki smo jih opazili. • Formuliran naj bo tako, da bi bili, če bi ga izpolnili, stoodstotno zadovoljni. • Predstavlja nek ponavadi nedosegljiv ideal, ki pa je kljub svoji neizvedljivosti vseeno izzivalen.

15. Namen (2) • Preširoko zastavljen namen je že zelo podoben poslanstvu organizacije in s postavitvijo takega namena nismo naredili ničesar. • Preozko zastavljen namen pa nas omejuje in nam ne pušča dovolj “maneverskega prostora” za načrtovanje.

16. Nameni - vprašanja • Zakaj projekt obstaja? • Kakšne spremembe želimo s projektom doseči na socialnem področju? • Kako je v skladu z namenom organizacije, katere del je? • Kaj bi s projektom dosegli, če bi bil ta 100% uspešen?

17. Kaj je metodologija? • Kakšna je razlika med metodologijo in metodo?

18. Metodologija : metoda • Metodologija je proces, preko katerega uresničujemo svoje cilje. Predstavlja jo trditev: “tako delamo ves čas!” • Metoda je način, kako izvedemo določeno nalogo.

19. Methodologija : metoda metodologija metoda

20. Metodologija Določena s: • sredstvi, ki jih imamo na voljo za uporabo • izkušnjami organizacije in posameznikov (v čem smo dobri?) • filozofijo in vrednotami organizacije (npr. individualni pristop ali masovne prireditve) • koledarjem in časom, ki je na voljo • ciljno skupino in socialnim okoljem, v katerem delamo.

21. Metodologija Pomembno pri določanju metodologije je: • koherenca: posamezne dejavnosti morajo biti povezane med seboj. • Naj bo v skladu s poslanstvom in vrednotami: dejavnosti morajo biti v skladu s tem, kar mi kot organizacija mislimo, da je prav in kar so vrednote organizacije. • učinkovitost: • Pri doseganju ciljev • Pri porabi virov.

22. Postavljanje ciljev • S = specific - natančen • M = measureable - merljiv • A = achieveable - dosegljiv • R = relevant - skladen • T = time bounded – časovno omejen

23. Cilji (1) • Pogosto se cilji zamenjujejo z dejavnostmi. • Pri ciljih se ne smemo spraševati: »Kaj bomo storili?«, ampak: »Kakšen bo končni rezultat naših dejanj?«

24. Cilji (2) • Cilj bo izpolnjen, če se bo nekaj spremenilo v svetu okoli nas, ne pa če bomo mi nekaj izvedli. • Tako razmišljanje vključuje tudi učinkovitost. Na tak način ne bomo le zagotovili, da bo projekt izveden, ampak da bo prinesel dobre rezultate.

25. Načrt dejavnosti • Kaj je potrebno storiti? • Kdo bo to storil? • Kaj ta oseba potrebuje? • Do kdaj bo naloga izpolnjena?

26. Cilji in načrt dejavnosti cilji Načrt dejavnosti

27. Načrt dejavnosti (1) Upoštevaj: • Začetni in končni čas projekta • Skladnost med cilji in aktivnostmi • Kako so aktivnosti povezane med seboj? Kako lahko rezultate ene aktivnosti uporabiš kot vhodne podatke druge aktivnosti?

28. Načrt dejavnosti (2) • Ali katera od aktivnosti potrebuje kakšno pripravo? Bi bilo bolje, če bi bila priprava definirana kot samostojna aktivnost? • Ali koledar upošteva okolje? Je v skladu s prazniki, šolskimi počitnicami, bolj z ostalimi aktivnostmi napolnjenimi meseci, roki za oddajo finančnih poročil?

29. Načrt dejavnosti (3) • Smo upoštevali priporočila prejšnjih projektov in možne zamude? • Smo predvideli kakšne alternative? Kaj, če ena aktivnost ne uspe? • Pustimo si časovno rezervo! • Pozorni na čas pa bodimo tudi pri zaključevanju projekta.

30. Ganttov diagram (1) • Grafična oblika • Horizontalno: dejavnosti • Vertikalno: časovne enote

31. Ganttov diagram (2) • Izdelamo: v fazi načrtovanja • Uporaba: v fazi izvedbe

32. Ganttov diagram (2) Prednosti: • napoved končnega časa projekta, • razvrščanje dejavnosti, • zaporedna in vzporedna odvisnost med nalogami v projektu, • pregled nad sredstvi, ki jih potrebujemo za projekt, • nadzor nad opravljenim delom. • vidimo, kje se je projekt časovno ali finančno zataknil in prestavimo predviden konec projekta. • pohitritev bodočih nalog, dokler je za to še čas.

33. Ganttov diagram (3) Omejitve: • Medsebojna odvisnost med dejavnostmi ni prikazana. • Ne prikaže posledic zgodnjega ali poznega začetka posamezne dejavnosti. • Če z nekaj dejavnostmi pri projektu prehitevamo in z drugimi zaostajamo, je težko ugotoviti status v celotnem projektu. • Ne prikazuje negotovosti, vezane na izvedbo posamezne dejavnosti, s tem pa tudi ne najkrajšega in najdaljšega predvidenega časa izvedbe.

34. PERT graf • Kritična pot • Lahko še mnogo drugih podatkov • Identifikacija ozkih grl

35. PERT graf – uporaba (1) • Določi vse dejavnosti projekta. • Določi dejavnost, ki jo je potrebno izvesti najprej. • Določi dejavnosti, ki so lahko izvedene hkrati s prvo dejavnostjo. • Določi dejavnosti, ki so lahko izvedene takoj, ko je končana ena od začetnih dejavnosti.

36. PERT graf – uporaba (2) • Nadaljuj s tem procesom za vsako dejavnost. • Poveži dejavnosti v graf. • Dejavnostim določi trajanje (in ostale atribute). • Določi kritično pot. To so dejavnosti, ki morajo biti dokončane v roku, da se bo projekt zaključil kar najhitreje.

37. Logični okvir • Zbere projektni namen, cilj, rezultate in dejavnosti v skupni tabeli. • Omogoča prepoznavanje potencialnih tveganj. • Lajša spremljanje rezultatov.

38. Vertikalna hierarhija

39. Horizontalna hierarhija

40. Logični okvir