Bilan de la mise en place de l’entretien professionnel

1. Bilan de la mise en place de l’entretien professionnel Conseil supérieur de la Fonction publique de l’État 9 avril 2009

2. Sommaire ____________________________________ • Objectifs et champ d’application • Modalités de mise en œuvre • Bilan • Prochaines étapes

3. Contexte juridique et objectifs ___________________________________________________________________________ Contexte juridique • L’article 58 de la loi n°2007-148 du 2 février 2007 de modernisation de la fonction publique a introduit un nouvel article 55bis à la loi n°84-16 du 11 janvier 1984 permettant d’expérimenter la suppression de la notation et de mettre en œuvre un entretien professionnel Objectif • Garantir aux agents le bénéfice d’un entretien annuel avec leur supérieur hiérarchique direct, dont l’organisation et le contenu sont revus de manière à en faire un instrument de management plus personnalisé que l’évaluation

4. Le champ d’application de l’expérimentation a été significatif________________________________________________ A ce jour, neuf départements ministériels se sont engagés dans l’expérimentation de l’entretien professionnel  : • le ministère des affaires étrangères et européennes, • le ministère de la culture et de la communication, • le ministère de l’économie, de l’industrie et de l’emploi, • le ministère de la défense, • le ministère de l’écologie et du développement durable, • le ministère de l’éducation nationale, • le ministère de l’intérieur, de l’outre mer et des collectivités territoriales, • le ministère de la justice, • les services du Premier ministre Au total, ce sont près de 240 000 agents, soit 25% des fonctionnaires de l’État (hors enseignants) qui ont bénéficié d’un entretien professionnel en 2008

5. Sommaire _____________________________________ • Objectifs et champ d’application • Modalités de mise en œuvre • Bilan • Prochaines étapes

6. Les modalités de mise en œuvre ___________________________________________________________________________ • Les organisations syndicales ont été concertées dès le début de la mise en œuvre • Les administrations ont mené une véritable action d’information des agents… • …et de formation des évaluateurs • La DGAFP a accompli son rôle d’accompagnement, de suivi et d’échange de bonnes pratiques

7. La concertation avec les organisations syndicales ________________________________________________________________________________________________________________________ • La définition des modalités de mise en œuvre de l’entretien professionnel a donné lieu à uneimportante concertation avec les représentants des personnels dans l’ensemble des ministères expérimentateurs. • Les consultations des organisations syndicales ont porté sur : • les arrêtés ministériels qui définissent le champ de l’expérimentation • les modalités d’organisation de l’entretien professionnel et les critères à partir desquels la valeur professionnelle des agents est appréciée • Cette concertation a eu lieu principalement dans le cadre des comités techniques paritaires compétents ou de groupes de travail ad hoc (comme au ministère de l’intérieur ou au ministère de l’éducation nationale).

8. Le passage d’un système d’évaluation à un autre a été finement préparé par des actions particulières d’information et de communication à destination des agents, des cadres évaluateurs et des gestionnaires RH, qui a pu prendre des formes différentes : • Certains ministères ont élaboré des guides d’entretien dès la première année d’expérimentation : l’Education nationale,la Culture et l’Intérieur. • D’autres ministères ont privilégié à ce stade la diffusion d’une circulaire très détaillée : la Défense et les Affaires Etrangères • Les agents ont également été informés de l’évolution du dispositif d’évaluation dans le cadre de réunions spécifiques (ministère de l’intérieur) ou à travers les outils d’information traditionnels, notamment l’intranet (ministère des affaires étrangères, ministère de la culture, services du Premier ministre). L’information des agents (1/2) _____________________________________________________

9. L’information des agents (2/2) : zoom sur le guide du ministère de l’Intérieur Fiche sur la reconnaissance des acquis de l’expérience professionnelle Fiche sur la préparation de l’entretien Fiche sur la fixation des objectifs

10. La Formation est la condition clé de réussite de l’expérimentation________________________________________________Des dispositifs de formation ad hoc pour les cadres évaluateurs ont été mis en place dans la quasi-totalité des ministères expérimentateurs. • Au ministère de l’Intérieur, deux journées de formation ont été organisées en mars 2008 par l’administration centrale à l’attention de 150 chefs de bureaux des ressources humaines et référents RH qui ont ensuite organisé des réunions d’information et des formations dans leurs services. Au total, 3200 supérieurs hiérarchiques directs ont été formés. • Au ministère des affaires étrangères, les cadres évaluateurs de l’administration centrale ont tous été conviés à des sessions de formation spécifiques au printemps 2008. • Au ministère de la Défense, un marché de prestation a été conclu à la fin de l’année 2008 pour former près de 80 manager-relais, chargés à leur tour de former les officiers et cadres civils appelés à conduire les entretiens professionnels au ministère (cf. fiche suivante)

11. Un exemple de bonnes pratiques – la Formation des évaluateurs au MINDEF___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Cadre de travail Formation • La mise en œuvre du dispositif de l'entretien professionnel au profit des attachés d'administration implique que les managers de proximité soient pleinement en mesure de conduire les entretiens professionnels. A cet effet, un certain nombre d'entre eux au sein de chaque armée, direction et service bénéficiera d'une formation organisée par la DRH-MD. Ceux-ci seront, selon le principe des "formateurs-relais", à leur tour chargés de former chacun des cadres appelés à conduire les entretiens professionnels. • Un formateur-relais est désigné en fonction des effectifs d'attachés au sein du service (environ 1 formateur-relais pour 30 attachés) • Un prestataire chargés de former professionnels doit permettre de former, en 24 mois, un maximum de 80 officiers et cadres civils du ministère de la défense (exerçant des fonctions d'encadrement en direction des attachés d'administration) qui réaliseront les entretiens avec un objectif de 30 à 40 personnes au cours du 1er trimestre 2009 • Cette formation de 2 jours a pour objectif que le cadre évaluateur soit en mesure de savoir : • préparer l'entretien en disposant de tous les documents utiles au bon déroulement de l'entretien professionnel (fiche de poste, missions dédiées, évaluation de l'année précédente, catalogues de formation disponibles …), • mener l'entretien professionnel (mettre en confiance, écouter, proposer …), • retranscrire dans le compte rendu le point de vue partagé de l'évaluateur et de l'évalué • synthétiser l'ensemble des critères d'appréciation, • décrire les compétences et connaissances requises pour les actions de l'année écoulée et en cours, • renseigner le programme de formation de l'agent, • expliquer les droits de l'évalué avant signature du document, • décrire le nouveau principe d'évaluation et expliquer le processus de distribution des bonifications d'ancienneté de service au regard du nouveau dispositif, • expliquer à l'agent évalué les perspectives d'évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité à court terme et le positionnement de l'entretien professionnel par rapport aux autres actes d'orientation à sa disposition

12. Rôles de la DGAFP__________________________________________________________ La DGAFP accompagne au quotidien les ministères expérimentateurs dans la mise en œuvre de l’entretien professionnel, de différentes manières : • Un rôle d’ information initiale et de formation • via une réunion inter-services le 9 octobre 2007, soit quelques semaines après la publication du décret d’application de la loi, pour encourager les ministères à entrer dans le dispositif expérimental dès la première année et offrir des éléments de cadrage pour la déclinaison de l’entretien professionnel et l’élaboration des arrêtés ministériels. • via les 4èmes rencontres professionnelles de l'Ecole de la GRH en mars 2009 ; dans ce cadre, plus de 800 gestionnaires RH des services centraux et déconcentrés auront bénéficié d'une information plus complète sur les enjeux de la réforme • Un rôle d’accompagnement et de suivi • via la création d’un pôle de ressources et d’expertise en interne afin de répondre efficacement aux nombreuses questions adressées par les administrations gestionnaires • via notamment les conférences GPRH organisées au printemps 2008 qui ont donné lieu à un point systématique sur la mise en place des entretiens professionnels ; • Un rôle de diffusion et de mutualisation des textes et des bonnes pratiques et de mise en réseau des « référents Entretien professionnel » dans les ministères expérimentateurs, qui débouchera sur un guide de l’entretien professionnel, sous la forme d’un support de communication à destination tout autant des agents que des gestionnaires plutôt que d’une circulaire d’application

13. Objectifs et champ d’application • Modalités de mise en œuvre • Bilan • Prochaines étapes Sommaire __________________________________

14. Les administrations remontent de nombreux points positifs__________________________________________________________ • Le contenu de l’entretien, c’est-à-dire les thèmes abordés, a été jugé exhaustif et pertinent ; en particulier, la revue des « acquis de l’expérience professionnelle » et le recueil des besoins de formation ont été plébiscités. • La place de l’entretien d ’évaluation a été renforcée: • Le dialogue entre le collaborateur et le responsable est à la fois plus riche et plus factuel • Le suivi du collaborateur est plus régulier et plus personnalisé • La place du supérieur hiérarchique comme manager de proximité est confortée et ses responsabilités accrues • Les formulaires et grilles d’évaluation ont été sensiblement améliorées • Les fiches de postes et référentiel ont été précisés • Les rubriques « acquis de l’expérience professionnelle » ont été ajoutées • Les grilles d’objectifs ont été complétées

15. Les thèmes de l’entretien ont été validés par les administrations____________________________________________________ Contenu • Les ministères expérimentateurs ont indiqué qu’ils n’avaient pas ressenti le besoin d’ajouter de nouveaux thèmes ____________________________________________________________________ • 6 thèmes pour l’entretien : • Les résultats professionnels obtenus par le fonctionnaire eu égard aux objectifs qui lui ont été assignés et aux conditions d'organisation et de fonctionnement du service dont il relève • Les objectifs assignés au fonctionnaire pour l'année à venir et les perspectives d'amélioration de ses résultats professionnels • La manière de servir du fonctionnaire • Les acquis de son expérience professionnelle • Les besoins de formation du fonctionnaire • Ses perspectives d'évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité • Deux évolutions ont été particulièrement appréciées : • L’appréciation au cours de cet entretien « des acquis de l’expérience professionnelle », nouveauté par rapport à l’évaluation prévue par le décret de 2002, a démontré toute son utilité et sa pertinence • Le thème de la formation a été reconnu comme une composante indispensable de cet entretien. Certains ministères (ministère des affaires étrangères et européennes, du ministère de la défense et au sein des services du Premier ministre) l’ont d’ailleurs couplé avec l’entretien de formation • Fixé par décret, le contenu est toutefois modifiable par chaque ministère Thèmes

16. Sommaire _____________________________________ • Objectifs et champ d’application • Modalités de mise en œuvre • Bilan • Prochaines étapes

17. Prochaines étapes________________________________________________ • Généralisation de l’entretien professionnel pour la Fonction publique de l’État • Expérimentation de l’entretien professionnel pour les Fonctions publiques territoriale et hospitalière