Stworzenie oraz wdrożenie systemu informacji w Szpitalu Powiatowym im. Jana Pawła II w Bartoszycach

1. Stworzenie oraz wdrożenie systemu informacjiw Szpitalu Powiatowym im. Jana Pawła IIw Bartoszycach Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

2. Stan wyjściowy Niechęć do zmian, brak systemu motywacyjnego, trudność wdrażania innowacji Brak wskaźników jakościowych pracy Niedostateczny system i brak przydzielenia zadań związanych z monitorowaniem oraz schematu działań korygujących Nieprzestrzeganie regulaminu pracy, brak odpowiedzialności za wybrane decyzje, Trudność w sprecyzowaniu / egzekwowaniu odpowiedzialności oraz eliminowaniu negatywnych wzorców personalnych Niedostateczny i nie zawsze aktualny system informacji o działaniach, obieg dokumentów i informacji Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

3. Cele projektu Szybki dostęp do bieżącej informacji zarządczej (finansowej, przebiegu procesu - harmonogram działania, wykonanie zadań) Monitorowania obiektywnych i porównywalnych wskaźników jakości Dostęp do informacji każdego pracownika placówki Wykorzystanie otrzymanych wskaźników do działań naprawczych w zakresie jakości usług Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

4. Spodziewane rezultaty Opracowany system podejmowania działań naprawczych oraz egzekwowania jakości świadczonych usług Przydzielony zakres działań, odpowiedzialności wg kompetencji pracowników Wystandaryzowane wskaźniki jakości System monitorowania wskaźników System przepływu informacji w ramach komórek i szpitala Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

5. Zadania do realizacji Stworzenie fotografii dnia Określenie punktów krytycznych i wąskich gardeł procesów Określenie systemu monitorowania oraz egzekwowania jakości Wyposażenie Komisji Jakości w kompetencje Wprowadzenia cyklicznych kontroli Szkolenie wewnętrzne z zakresu wykorzystania programów informatycznych oraz Pełnie wdrożenie istniejącego oprogramowania Opracowanie "nakładki" / modyfikacje systemów informatycznych (scalenie istniejących programów) Zakup niezbędnego serwera (w I etapie) oraz oprogramowania Powiązanie wyników monitoringu / kontroli z oceną pracy i systemem motywacyjnym Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

6. I Etap realizacji projektu(fotografia dnia) • Fotografia dnia pozwoliła na określenie: • nakładów czasowych oraz poziomu wykorzystania zasobów kadrowych • różnic pomiędzy zakresem obowiązków a wykonywanymi zadaniami • czynności wspólnych dla komórek i osób • punktów krytycznych i wąskich gardeł procesów • Wprowadzono następujące zmiany: • zmiana struktury organizacyjnej (Dział Kadr i Obsługi Prawnej, Pełnomocnik ds. zintegrowanego systemu zarządzania, Pełnomocnik ds. strategii i marketingu; Dział Transportu i Ochrony Środowiska) • przesunięcia kadrowe w administracji wraz ze zmianą zakresu obowiązków (nie zatrudnianie nowych osób na miejsce odchodzących z pracy) Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

7. I zakres projektu„Obieg informacji” • Obieg informacji oparty na filarach: • Procedury ISO • Obiegu dokumentów • Biuletynie Elektronicznym Szpitala oraz stronie internetowej Szpitala http://szpital.bartoszyce.w.interia.pl • Innych działaniach: tablica informacyjna / skrzynka innowatora • Obieg informacji jest regulowany przez: • działania Pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością (procedury ISO) oraz Pełnomocnika ds. strategii i marketingu • Instrukcje archiwizacji / kancelaryjną / kontroli i monitoringu Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

8. I zakres projektu „Obieg informacji” (c.d.) • Strona internetowa - okresowo aktualizowana, prowadzone monitorowanie oglądalności strony • Strona zawiera informacje • Wydarzenia / Nagrody • Informacje (w tym publikacje prasowe związane ze Szpitalem) • Oddziały • Dane kontaktowe: adresowe / Książka Gości • Informacje prawne / Strategiczne / Dla pacjentów / Dla placówek ochrony zdrowia / Dla kontrahentów Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

9. II zakres projektu„Monitorowanie działań” • Rolę koordynującą odgrywa Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością, Komisja ds. jakości, Lekarz naczelny, Pełnomocnik ds. strategii i marketingu • Monitorowanie działań oparte jest na filarach: • procesów ISO: Instrukcja analizy ankiety satysfakcji (Badanie zadowolenia pacjentów) oraz Nadzór nad zapisami • istniejących w placówce Komisjach, nadzorujących poszczególne sfery funkcjonowania, działających na podstawie Regulaminów • „Monitorowanie pozostałych procesów" określającej Odpowiedzialność, uprawnienia oraz opis postępowania • „Regulaminy Komisji i zespołów” działających w szpitalu Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

10. II zakres projektu„Monitorowanie działań” (c.d.) Audyty, kontrole, raporty z działań Komisji Ewidencja raportów / protokołów Karta działań korygujących i zaleceń pokontrolnych oraz "zestawienie kontrolne" określające zagrożenia dla realizowanej polityki jakości Zestawienie kontrolne brane pod uwagę przy decyzjach personalnych Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

11. III zakres projektu„Informacja zarządcza” • Informacja zarządcza jest oparta na filarach: • Procedur ISO: Instrukcja archiwizacji (Archiwizacja i udostępnianie dokumentacji medycznej); Polityka bezpieczeństwa (Zarządzanie bezpieczeństwem informacji); Nadzór nad zapisami • Systemie informatycznym / sieci informatycznej, obsługującej informacje: • Kadrowe • Finansowe • Medyczne (rejestr usług medycznych) • Pozostałe dane, mające wpływ na bieżące funkcjonowanie Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

12. III zakres projektu„Informacja zarządcza” • Schemat informacji zarządczej • komputer z udostępnionymi folderami o znaczeniu strategicznym: wdrażanie ISO; Aplikacje Warmińsko- Mazurskiej Nagrody Jakości; Wyniki ankiet satysfakcji pacjenta; Dane dotyczące realizowanego projektu IDOL; Dane, wnioski, materiały związane z ubieganiem się o środki UE • Elektroniczny Biuletyn Szpitala zawierający m.in. następujące informacje: Zarządzenia Dyrektora; Grafik dyżurów. • Bieżący dostęp do danych z zakresu księgowości oraz kadr - Zastępca Dyrektora ds. finansowo- administracyjnych Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

13. Pozostałe działania w ramach projektu • Opracowanie nakładki na program kadrowy - umożliwiającej zdalny podgląd danych przez Dyrekcję • Uporządkowanie systemu informatycznego: • rozwiązanie problemów sprzętowe związanych z brakiem możliwości pracy w programie Ruch Chorych • zidentyfikowanie problemów związanych z programem MISS: • instruktaż z zakresu wykorzystania programów informatycznych • testowanie bezpłatnego oprogramowania OpenOffice jako alternatywy dla Microsoft Ofiice • Modyfikacja struktury organizacyjnej Szpitala Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

14. Pozostałe działania w ramach projektu (c.d.) • "Wyposażenie" Lekarza Naczelnego i Komisji ds. jakości w nowe kompetencje: • Bieżące nadzorowanie działalności Szpitala, w zakresie poddawanym audytowi akredytacyjnemu • Przygotowanie dokumentacji związanej z uczestnictwem Szpitala projektach wpływających na poprawę jakości • Analiza raportów komisji, raportów pokontrolnych, audytorskich, uzyskanych poprzez uczestnictwo w rankingach, konkursach • Opracowanie programów działań naprawczych / usprawniających w powyższym zakresie Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

15. Zarządzenia Realizowane projekty Informacja wewnętrzna Teczki oddziałowe Elektroniczny Biuletyn Serwer / PC Wydarzenia, nagrody Informacja zewnętrzna Strona internetowa Tablica informacyjna Informacje bieżące I zakres projektuSchemat obiegu informacji Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

16. Proces leczenia Komisja ds. jakości Protokół z działań / Rejestr protokołów Raport kontrolny Karta zaleceń pokontrolnych Komisje i zespoły działające w Szpitalu Relacje z pacjentem / klientem Lekarz naczelny Monitorowanie jakości Wdrożenie zmian Wdrożenie systemu ISO 9001-2000 Stan techniczny Audit wewnętrzny i zewnętrzny Karta zaleceń pokontrolnych Zarządzanie zasobami ludzkimi II zakres projektuSchemat monitoringu Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

17. Papierowo - Sekretariat Elektronicznie - Serwer • Zespół ds. jakości • Z-ca dyrektora ds. pielęgniarstwa • Lekarz Naczelny • Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością 5.1.3. Kwartalne przeglądy protokołów, raportów Analiza problemu TAK NIE 5.4.1 Zalecenia kontrolne Ocena Wdrożenie zaleceń Raporty, protokoły KOMISJI Zeszyty napraw Zeszyty skarg F.4.1-01/2 Rejestr działań korygujących 5.1.2. Rejestr raportów i protokołów KONIEC 5.1.4. Potrzeba działań korygujących? II zakres projektuSchemat monitoringu – c.d. Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

18. Dostęp do informacji Rodzaj informacji Wprowadzanie informacji Zarząd / Dyrekcja (nakładka programowa) Medyczna (RUM) Komórka merytoryczna (bieżące) Serwer RUM Kadrowa Serwer ADM Oddziały, komórki organizacyjne Finansowa Pełnomocnik ds. strategii i marketingu Pracownik (plik HTML) PC Elektroniczny Biuletyn Pozostała III zakres projektuSchemat informacji zarządczej Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

19. F-4.1-01/5 Formularz informacji zarządczej Informacje „kontraktowe” Wprowadzenie- Dział sprzedaży, oddziały Informacje finansowe Wprowadzenie- Dział księgowy, dział sprzedaży Dane kadrowe Wprowadzenie- Dział kadr, Sekretariat, Biuro Obsługi Pacjenta Informacje sprzętowe Wprowadzenie- Dział techniczny, Dział zamówień publicznych Pozostałe Wprowadzenie- Pełnomocnik ds. strategii i marketingu, osoba realizująca projekt Realizowane projekty Wprowadzenie- osoba realizująca projekt Wyniki kontroli, monitoringu, zaleceń kontrolnych Wprowadzenie- Pełnomocnik ds. strategii i marketingu 5.2.2. Dane informacji zarządczej Przechowywane dane III zakres projektuSchemat informacji zarządczej – c.d. Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006

20. Dziękuję za uwagę Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006