TAKLIMAT KEPADA WAKIL PTJ

1. TAKLIMAT KEPADA WAKIL PTJ 1) LaporanPelaksanaanPelanIntegritiNasional(PIN)2) LaporanJawatankuasaKeutuhanTadbirUrus(JKTU) 3) Unit Integriti, UniversitiSains Malaysia (UI) Dewan Persidangan Universiti 9 Januari 2014 Pejabat Pengurusan Pendaftar, Jabatan Pendaftar & Pejabat Perundangan

2. LAPORAN PELAKSANAAN PELAN INTEGRITI NASIONAL (PIN)

3. LAPORAN PELAKSANAAN PELAN INTEGRITI NASIONAL (PIN) PelanTindakanPelaksanaanPelanIntegritiNasional (PIN) PengajianTinggi • PIN merupakansaturangkatindakankomprehensif yang menjelaskanmatlamatsertastrategiKementeriandanagensi-agensidibawahnyakearahmeningkatkanintegritidalambidangpengajiantinggi Negara. • PIN IPTA menumpukankepadastrategimeningkatkanintegritidiperingkatpengurusanUniversitidisampingmenyentuhtentangpenerapannilaiintegritidiperingkatpelajar yang menjaditonggak masa hadapan Negara.

4. PENDEKATAN PIN IPTA • Strategi-strategi yang dirangkamemberitumpuanuntukmemantapkan 5 kategoripentingdalamsesebuahorganisasiiaituindividu, kepimpinan, sistemdanprosedur, strukturdaninstitusi, danbudaya. • Lima (5) pendekatan yang telahdigunapakaisebagaiasasdalampembinaan PIN IPTA ialah :- • Pendidikan • Pencegahan • Pengukuhan • Punitif • Pemulihan

5. APA YANG PERLU UNIVERSITI LAPORKAN Lapan (8) strategidan program/aktivitisepertiberikut :- Strategi 1 : MemantapkanKeberkesananTadbirUrusTerbaik; Strategi 2 : MeningkatkanKeberkesananSistemPenyampaianPerkhidmatan; Strategi3 : Memantapkan Program PenghayatanNilai-nilaiIntegriti; Strategi 4: MemantapkanPengurusandanPentadbiranUndang-undangdanPeraturan; Strategi5: MemantapkanPelanPengurusanRisiko; Strategi 6 : MemantapkanPengurusanSumberManusia; Strategi7: MeningkatkanTahapKesihatandanKecergasan; dan Strategi8 : MengukuhkanSemangatPerpaduan

6. Strategi 1 : MemantapkanKeberkesananTadbirUrusTerbaik • Melaksanakan program-program penghayatanvisi, misidanobjektiforganisasi; • Meningkatkanpenghayatanmoto, logo danlaguorganisasi; • MeningkatkanpenghayatandanpematuhanterhadapPiagamPelanggan (PP); • MemantapkanDasardan Manual ProsedurKerja (MPK); • Memantapkansistemkeselamatanfizikal, dokumendanaset; • Membudayakanpengurusanberkualiti; • Memantapkanwargakerjaorganisasi yang berprestasirendahdanbermasalah; dan • Mengukuhkanamalannilai-nilaimurnidankodetika.

9. Strategi 2 : MeningkatkanKeberkesananSistemPenyampaianPerkhidmatan Strategi 3 : Memantapkan Program PenghayatanNilai-nilaiIntegriti • Menerapkanbudayaintegritidalamorganisasi; • Menerapkanbudayaintegriti di kalanganpelajar; • Melaksanakankajianindekspersepsiintegriti di kalanganwargakerjaorganisasi; dan • Menggalakkan whistle blower bagimengurangkankessalahlaku.

11. Dan Yang Terbaru

13. Strategi 4: MemantapkanPengurusandanPentadbiranUndang-undangdanPeraturan • Meningkatkankefahamanterhadapundang-undangdanperaturan yang berkuat-kuasa; • Memantapkanundang-undangdanperaturansuapayarelevandengankeperluansemasa; • Menguatkuasakanundang-undangdanperaturanbagimencegahpenyelewengandansalahgunakuasa; dan • Memantapkanpengurusantatatertib agar telus, cepatdanmengikutperaturan yang berkuatkuasa. Strategi 5: MemantapkanPelanPengurusanRisiko • Mewujudkanpelantindakanrisikosebagaigarispanduanuntukmengawalrisiko; dan • Melaksanakanpelantindakanrisikosebagailangkahuntukmengawalrisiko.

14. Strategi 6 : MemantapkanPengurusanSumberManusia • Memantapkanpengurusansumbermanusiasupayalebihcekapdanberkesan; dan • Mengeratkanhubunganmajikandenganpekerjabagimeningkatkankeharmonianhubunganmanjikandenganpekerja. Strategi 7: MeningkatkanTahapKesihatandanKecergasan • Meningkatkankesihatan mental danfizikalwargakerjaorganisasidanpara pelajar. Strategi 8 : MengukuhkanSemangatPerpaduan • Mengukuhkansemangatperpaduan di kalanganwargakerjaorganisasidanpelajar.

15. JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU)

16. JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU) Punca Kuasa JKTU: Penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009 Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia :

17. Terma Rujukan JKTU • Terdapattujuh (7)termarujukan yang digariskanmelaluiArahantersebutiaitusepertiberikut : • DasardanPerundangan • SistemdanProsedurKerja • Nilai-nilaiMurnidanKodEtika • PengurusanPelanggan • KawalanDalaman • TindakanPengesanan, PunitifdanPemulihan • PengiktirafandanPenghargaan

18. Dasar dan Perundangan Dasar dan Perundangan • Mengenalpasti, mengkaji serta memperaku pindaan kepada manamana dasar dan perundangan kementerian, jabatan dan agensi serta peraturan-peraturan yang dapat mengatasi kelemahan pengurusan, mempertingkatkan kawalan terhadap perlakuan rasuah, penyelewengan, salah guna kuasa dan kelemahan pentadbiran. Seterusnya mewujud dan mendokumenkan pelan strategik bagi meningkatkan amalan tadbir urus terbaik. Amalan ini berupaya mengatasi karenah birokrasi ke arah pencapaian sistem penyampaian Perkhidmatan Awam yang berintegriti, akauntabiliti, amanah, jujur, pengawasan dan pengamanahan (stewardship), telus dan responsif terhadap pelanggan. Huraian: • Menyemak, memansuh, meminda serta menggubal dasar, undang-undang dan peraturan semasa untuk mempermudahkan sesuatu urusan. • Mengenalpasti undang-undang yang kabur atau ambiguous, longgar ataupun tidak kemas yang boleh dieksploitasikan oleh mereka yang tidak jujur. Undang-undang sedemikian perlulah dikaji dan dipinda bagi menutup ruang dan peluang untuk berlakunya perbuatan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa. • Kementerian, jabatan dan agensi perlu mewujud dan mendokumenkan pelan strategik jangka panjang, sederhana dan pendek. Pelan ini hendaklah dimaklumkan kepada seluruh warga kerja kementerian, jabatan dan agensi masing-masing. Pelan strategik dan hala tuju organisasi yang lengkap dan jelas dapat memastikan visi, misi dan objektif yang telah ditetapkan dicapai. • Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah melaksanakan pemantauan dan penilaian pencapaian prestasi pelan strategik melalui petunjuk prestasi utama strategik (Strategic KPI) separa penggal dan tahunan bagi memastikan objektif jangka masa panjang organisasi tercapai.

19. Sistem dan Prosedur Kerja Sistem dan Prosedur Kerja • Mengenalpasti dan mengkaji kelemahan dalam sistem dan prosedur kerja kementerian, jabatan dan agensi yang lapok ataupun terlalu rumit sehingga menimbulkan pelbagai karenah birokrasi. Ini mungkin akan melemahkan pentadbiran, mengurangkan kecekapan, tiada akauntabiliti serta membuka ruang kepada karenah birokrasi, kelewatan, ketidakadilan dan terlalu banyak penggunaan budi bicara serta membuka peluang kepada perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa. Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah mengambil tindakan untuk mengenalpasti, mengkaji serta memperakukan kepada pihak berkuasa yang berkenaan tentang apa jua perubahan dalam sistem dan prosedur kerja bagi memperbaiki kelemahan ini. Huraian: • Sistem dan prosedur kerja kementerian, jabatan dan agensi hendaklah jelas, didokumenkan serta dimaklumkan kepada seluruh warga kerja kementerian, jabatan dan agensi. Perlu menggalakkan usaha menambahbaik dan memperkenalkan pembaharuan agar sistem dan prosedur kerja sedia ada tidak menjadi lapok dan seterusnya menjadi halangan atau menimbulkan karenah birokrasi. Sistem dan prosedur kerja perlu sentiasa berupaya untuk meningkatkan kualiti sistem penyampaian perkhidmatan. • Mengkaji kesesuaian bagi mengurangkan atau menghapuskan atau menggabungkan penggunaan terlalu banyak jenis borang atau terlalu banyak keperluan maklumat yang tidak perlu. • Sentiasa berusaha mencari alternatif untuk mengelakkan keperluan mendapatkan dokumen sokongan atau salinan dokumen asal yang tentunya membebankan pelanggan. • Menggalakkan penggunaan ICT bagi meningkatkan kecekapan dan memperkemaskan sistem dan prosedur kerja kementerian, jabatan dan agensi. • Menggubal Piagam Pelanggan dan Key Performance Indicators bagi bidang-bidang teras dan menetapkan pencapaian prestasi terhadapnya.

20. Nilai-nilai Murni dan Kod Etika Nilai-nilai Murni dan Kod Etika • Melaksanakan aktiviti penggalakan, penerapan serta penghayatan nilai-nilai murni dan etika bagi memantapkan integriti warga kerja di kementerian, jabatan dan agensi. Berusaha menjadikan nilai-nilai murni dan kod etika disepadukan dengan penggabungan dan pelaksanaan dasar, perundangan, peraturan serta sistem dan prosedur kerja sehingga dapat mengekang hawa nafsu warga kerja daripada melakukan segala bentuk perlakuan negatif termasuk rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa. Menggubal dan sentiasa memperkemaskan Kod Etika kerja jabatan sebagai panduan kepada warga kerja kementerian/jabatan/agensi. Huraian: • Nilai–nilai murni yang diberi penekanan dalam Pentadbiran Awam Malaysia terdiri daripada dua nilai iaitu nilai teras dan nilai kembangan. Nilai teras ialah amanah, benar, bijaksana, adil, telus dan bersyukur. Nilai-nilai kembangan dikenal pasti mengikut fungsi dan peranan kementerian, jabatan dan agensi. Semua nilai dilaksanakan melalui program 4P (Penerapan, Penghayatan, Pengamalan dan Penilaian). • Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah berusaha mempromosi nilai-nilai murni di kalangan warga kerja sebagai galakkan membudayakan pelaksanaannya secara berkesan. Contohnya melalui kempen, moto dan falsafah kerja dan menyusun program/aktiviti ke arah menggalakkan penghayatan nilai-nilai murni dan etika kerja. • Menyediakan garis panduan tentang sikap dan tata kelakuan yang dikehendaki oleh kementerian, jabatan dan agensi untuk memastikan konsistensi standard kelakuan oleh semua warga kerja kementerian, jabatan dan agensi. • Mengenalpasti dan melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang dapat mencerminkan kementerian, jabatan dan agensi mempunyai reputasi yang adil, telus dan bertanggungjawab dalam semua tindakan terutamanya kepada pelanggan. • Kod Etika kerja yang baik antara lain mengandungi penjelasan terhadap perkara-perkara berikut: • Melarang pekerja daripada menerima apa-apa habuan dan mengelakkan situasi yang boleh menimbulkan syak wasangka • Peraturan terhadap keraian • Tata kelakuan yang boleh menimbulkan percanggahan kepentingan atau conflict of interest • Tata kelakuan yang menyalahguna kedudukan • Tata kelakuan dengan pelanggan • Komitmen memberi khidmat yang adil dan berkualiti   • Saluran komunikasi yang berprinsipkan kejujuran dan saling hormat menghormati dan semangat kerjasama di kalangan rakan sejawat dan juga antara kementerian, jabatan dan agensi • Tidak mengamalkan pilih kasih atau berat sebelah

21. Pengurusan Pelanggan Pengurusan Pelanggan • Kementerian, jabatan dan agensi perlu mewujudkan satu sistem pengurusan pelanggan agar ia dilihat sebagai cekap, peka, mesra dan responsif terhadap kehendak pelanggan. Kegagalan menangani kehendak pelanggan sama ada stakeholders, pelanggan luar dan pelanggan dalaman boleh mengakibatkan kementerian, jabatan dan agensi dilihat sebagai gagal memenuhi peranan dan tanggungjawab yang telah diamanahkan. Pengurusan pelanggan yang strategik dan berkualiti memperlihatkan penambahan nilai dan pembaharuan berterusan terhadap sistem penyampaian perkhidmatan. Huraian: • Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah mengenalpasti kehendak utama stakeholders, menilai aspek yang menjadi kepentingan stakeholders dan menentukan strategi bagi memenuhi harapan stakeholders. • Mewujudkan sistem mesra pelanggan dan meletakkan kepentingan pelanggan sebagai keutamaan. • Mewujudkan Sistem Pengurusan Aduan yang efektif dan menganggap aduan sebagai hadiah dari pelanggan yang dapat dijadikan input kepada usaha-usaha untuk menambahbaik sistem penyampaian perkhidmatan secara berterusan. • Mewujudkan Sistem Pengaduan Aduan Dalaman yang cekap dan berkesan dengan memastikan kerahsiaan pengadu terjamin serta menggalakkan peranan penggerak etika dan ‘whistle blower’. Masalah pelanggan dalaman perlu ditangani dengan bijak supaya mereka dapat memberi tumpuan kepada tugas dan tanggungjawab. • Piagam pelanggan dan Key Performance Indicators hendaklah sentiasa disemak dan dikemaskini dari semasa ke semasa agar perkhidmatan yang diberikan sama seperti yang dijanjikan. • Mempamerkan Key Performance Indicators supaya pelanggan dan stakeholders dapat menilai dan memberikan penghargaan kepada yang cemerlang dan memberi cadangan/ulasan kepada yang gagal menepati prestasi yang ditetapkan.

22. Kawalan Dalaman Kawalan Dalaman • Mewujudkan struktur organisasi dan penurunan kuasa yang jelas, aliran kerja yang telus dan akauntabiliti, penggunaan sumber yang optimum dan sistem pengurusan maklumat yang cekap dan berkesan untuk membantu kementerian, jabatan dan agensi mencapai misi dan matlamat atau objektif utama yang ditetapkan. Kawalan dalaman membolehkan sumber-sumber organisasi diarah, dipantau, diukur untuk mengurangkan karenah birokrasi serta mencegah perlakuan yang mendekati rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan. Huraian: • Mewujudkan atau memperkemaskan sistem pemantauan secara berkala ke atas perlakuan dalam kementerian, jabatan dan agensi terutamanya yang melibatkan kepentingan pelanggan, urusan kewangan, perolehan, pembangunan dan penguatkuasaan. • Meningkat dan memperkemaskan akauntabiliti penyeliaan sebagai satu usaha pengawalan untuk mencegah perlakuan negatif, tidak produktif serta rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan. • Mengesan kelemahan-kelemahan yang mungkin boleh menyebabkan karenah birokrasi dan perlakuan negatif dan seterusnya mengambil langkah-langkah untuk pembetulan dan pencegahan. • Melaksanakan penurunan kuasa dengan tujuan mengatasi kelewatan dan mengurangkan longgokkan kuasa. Melaksanakan pusingan kerja bagi mengelakkan perlakuan dan gejala negatif serta menjana kesegeraan dan produktiviti warga kerja. • Mengadakan publisiti dan penerangan yang meluas kepada pelanggan terutamanya melalui laman web mengenai sistem penyampaian perkhidmatan kementerian, jabatan dan agensi supaya ia tidak mudah dieksploitasikan oleh mana-mana pihak. • Mengadakan prosedur kawalan terhadap penggunaan sumbersumber. • Memastikan sistem pengurusan rekod yang berintegriti supaya dapat memudahkan dan menyegerakan pengesanan rekod serta memelihara dan melindungi maklumat terperingkat daripada kebocoran atau disalah gunakan. • Kementerian, jabatan dan agensi hendaklah mengamalkan teknik-teknik pengurusan risiko sebelum melaksanakan sesuatu projek atau program terutamanya yang berisiko tinggi untuk meminimakan risiko semasa pelaksanaannya. Antara kaedah yang boleh digunakan ialah Sistem Pengurusan Akauntabiliti dan Integriti (SPAI).  

23. Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan • Mengesan sebarang bentuk pelanggaran undang-undang, peraturan, sistem dan prosedur kerja atau kod etika kerja. Mengambil tindakan pembetulan dan pencegahan dengan segera berdasarkan kepada undang-undang atau peraturan tatatertib terhadap mereka yang terlibat. Memberi kerjasama atau melaporkan kepada agensi penguatkuasa berkenaan mengenai sebarang bentuk kesalahan atau jenayah yang dilakukan oleh warga kerja. Huraian: • Pengurusan organisasi perlu adil dan tegas dalam mengambil tindakan terhadap sebarang salah laku oleh semua peringkat warga kerja. • Menyediakan secukupnya saluran aduan yang cekap, telus dan berkesan serta bersedia menerima pengaduan daripada mana-mana pihak tentang salah laku warga kerja. • Mengenal pasti dan peka kepada tanda-tanda (symptom) kemungkinan wujudnya perlakuan negatif termasuk rasuah, penyelewengan, salah guna kuasa atau sebarang bentuk kesalahan jenayah. Antara tanda-tanda yang mudah dikesan ialah: • Tabiat hidup mewah termasuk memiliki barang kemas dan perhiasan secara yang berlebihan, mempunyai kereta mewah dan sering melancong ke luar negeri • Kerapkali bekerja berseorangan di kawasan sulit, di waktu rehat atau di luar waktu pejabat • Tidak konsisten dalam produktiviti • Terlibat dalam urusan lain dalam kementerian, jabatan dan agensi secara berlebihan tanpa kaitan dengan tugas utama dan arahan daripada atasan • Membuat panggilan telefon yang panjang dan penuh kerahsiaan • Terlibat dalam keterhutangan yang serius • Terlibat dalam perjudian, berpoya-poya dan kerapkali mengunjungi pusat-pusat hiburan • Mengadakan khidmat nasihat (counselling) dan penyeliaan rapi kepada warga kerja yang telah melanggar peraturan tatatertib serta warga kerja yang bermasalah.

24. Pengiktirafan dan Penghargaan Pengiktirafan dan Penghargaan • Memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang menunjukkan perkhidmatan cemerlang dan menunjukkan nilai-nilai murni melalui aktiviti-aktiviti sukarela, memberi nasihat dan bimbingan agama serta mereka yang melaporkan kes-kes rasuah, penyelewengan dan salah laku dalam kementerian, jabatan dan agensi. Huraian: • Memberi penekanan yang tinggi terhadap aspek etika dan nilai yang ditunjukkan oleh warga kerja semasa membuat penilaian prestasi tahunan warga kerja dan ketika hendak membuat perakuan untuk Anugerah Khidmat Cemerlang, Pengurniaan Pingat, Kenaikan Pangkat dan lain-lain pengiktirafan yang dilaksanakan oleh kementerian, jabatan dan agensi. • Mengiktiraf dengan memberi penghargaan kepada warga kerja yang melaporkan perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa serta kesalahan jenayah yang berlaku dalam kementerian, jabatan dan agensi. Kaedah ini memberi dorongan yang dapat menimbulkan kesedaran kepada semua pegawai supaya menolak perlakuan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa serta sebarang bentuk kesalahan jenayah. • Membudayakan amalan memberi sanjungan dan penghormatan seperti mengucapkan terima kasih, memberi pujian atau mengiktiraf warga kerja yang mempamerkan nilai-nilai yang baik termasuk yang dapat menyiapkan tugasan dalam masa yang ditetapkan atau berjaya menyelesaikan tugas rumit dalam masa yang singkat.

25. CONTOH LAPORAN YANG MEMERLUKAN KERJASAMA TUAN & PUAN SEMUA

26. (i) Dasar dan Perundangan

27. (ii) Sistem dan Prosedur Kerja

28. (iii) Nilai-nilai Murni dan Kod Etika

29. (iv) Pengurusan Pelanggan

30. (v) Kawalan Dalaman Contoh :

31. (vi) Tindakan Pengesanan, Punitif dan Pemulihan Contoh :

32. (vii) Pengiktirafan dan Penghargaan Contoh :

34. Tarikh Penyerahan Laporan Nota : Laporan tersebut haruslah diemelkan kepada Puan Norshahieda Mohamed Nor (shahieda@usm.my) atau sebarang pertanyaan lanjut boleh dimajukan ke sambungan 2423

35. Wujudkah Unit Integriti di USM?

36. UNIT INTEGRITI USM Punca Kuasa Penubuhan adalah berdasarkan: PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 6 TAHUN 2013 PENUBUHAN UNIT INTEGRITI DI SEMUA AGENSI AWAM

38. CADANGAN PELAN DAN TINDAKAN UNIT INTEGRITI a) PelanIntegriti USM 2014-2020; b) GarisPanduanIntegriti USM; c) PelanPengurusanRisikoRasuah; d) IkrarIntegritiuntuksemuawargakerjaUniversiti; e) HariIntegritisetiaptahun; f) CeramahintegritiuntukmeningkatkankesedaranwargaUniversitisecaraberterusan; g) Menganjurkan seminar/forum/dialog berkaitandenganisuintegriti; h) Bekerjasamadengan SPRM danmanamanaorganisasi lain untukpelaksanaanrakanstrategikintegriti. i) MemastikanPersatuanPelajariaituSekretariatPencegahanRasuah di aktifkan; j) MenggubalkurikulumRasuahuntukdiperkenalkan di sidangakademik 2015/2016 Universiti.

39. Terima Kasih Pejabat Perundangan & Pejabat Pengurusan Pendaftar, Jabatan Pendaftar