Armando Benzaquen

1. Salon Documation 2010 Village SharePoint Project 2010 Atelier le 17 mars 10 de 13h30 à 14h30 d’Inge-Com Armando Benzaquen Senior ECM Consultant INGE-COM

2. Gérer le cycle de vie de l’information avec SharePoint 2010 Armando Benzaquen Inge-Com 15 rue Charles Paradinas 92110 Clichy Std : 01.40.87.16.16 Senior ECM Consultant

3. Agenda • Présentation Inge-Com • Introduction • Comprendre les concepts de la "Gestion de Cycle de Vie de l'Information »  • Pourquoi développer et implémenter une gestion de cycle de vie de l’information dans l’Entreprise ? • Comment  les nouvelles fonctionnalités de SharePoint 2010 (in place-Record Management,  eDiscovery, ..) facilitent  la mise en œuvre d’une stratégie de gestion de cycle de vie de l’information ? • Démonstration • Question / Réponse

4. Inge-Com est une société d’ingénierie spécialisée dans l’intégration de solutions logicielles dans le domaine de l’E.C.M et la mise en œuvre des infrastructures techniques associées. Présentation d’Inge-Com • Création en 1988, 60 collaborateurs • CA consolidé : 8,58 Millions € • 2 structures • Plus de 1000 clients actifs Pôle SSII Pôle Projet & Intégration

5. Archivage de messagerie, FS et SharePoint • Inge-Com est un intégrateur Certifié Open Text ainsi que Mimosa Systems sur les messageries Lotus Notes Domino, Microsoft Exchange, Serveurs bureautiques et SharePoint. • Solution d’Archivage des mails (Notes/ Exchange) • Conception architecture Archivage • Définition des politiques d’archivage • Mise en œuvre Archivage, Email Management & Monitoring • Archivage des PST & NSF personnels • Workflow de restitution des Emails

6. Ingénierie Documentaire • Un département Ingénierie Documentaire lancé en 2001. • Expériences de nos équipes dans la conduite de projet ECM (méthodologie projet, conduite du changement, intégration au SI…) • Expertise SharePoint 2003/2007 • Expertise Open Text /Hummingbird • Type de Prestations AMOA /AMOE • Exemples de projets : • Gestion de Contenu • Dématérialisation de documents (contrats, factures…) • Business Process Management (BPM) • Record Management / Archivage légal, • Archivage Messagerie, Applicatifs…

7. Quelques Références Inge-Com

8. Introduction

9. Les volumes d’informations doublent environ tous les 18 mois La Messagerie est devenue un outil incontournable et véhicule de plus en plus des informations Critique pour l’Entreprise Les Serveurs Bureautiques contiennent environ 50 % du contenu dupliqué, périmé ou sans intérêt Les réseaux sociaux font leur entrée dans l’Entreprise. Peu de sociétés ont mis en place des solutions ECM pour l’ensemble des utilisateurs Constat Enterprise Reports Digital Assets Forms Capture and Automation GIS and Mapping Web, Intranet, Collaborative Content ECM/RM and Imaging Email, Office Documents

10. Constat

11. Montagne d’informations non pertinente Dupliquée Périmée Pertinente Coût & Risque

12. Montagne d’informations Pertinente Coût &Risque

13. Que contient la montagne • On y trouve tous type de contenu : • Données Structurées • Fichiers dans des disques locaux • Email • Sites SharePoint • Des Serveurs de Fichiers • Des images • Des pages Web • Des données Techniques • Du contenu Multimédia • Du contenu collaborative Blogs, Wiki, .. • Etc.. Archive papier Documents office Email Documents Scannés Reports Graphiques

14. Face à ce challenge : Que faire ? Irrelevant Duplicate Out of date • Continuer à créer du contenu sans aucune gouvernance et assister passivement à l’explosion du contenu dans l’Entreprise. • S’exposer à une augmentation des coûts de d’infrastructure, au risque de perte d’informations et une situation inconfortable vis à vis des réglementations en vigueur. Relevant Faire un Choix

15. Face à ce challenge : Que faire ? Irrelevant Duplicate Out of date • Mettre en place un plan de gouvernance de l’information permettant de privilégier en priorité l’information “pertinente” pour l’Entreprise. • Créer, organiser, rechercher et partager l’information “pertinente” • Conserver ce type d’information pour la mémoire de L’Entreprise et le respect des régulations Relevant Faire un Choix Information Value

16. The hierarchy of information management Published content Public Info Area Managed content Corporate memory area Increasing rigour of document & records management Unmanaged content Team working area Private content Personal working area

17. Privilégier l’information pertinente Information: Invitation à une conférence Temporaire Business Information: Recommandations Brouillon/Révision/Finale Records: Gouvernance du contenu Record tous types de médias/Formats Retenir : Faire un Focus uniquement sur l’information “pertinente” pour l’Entreprise. Information B Business Information Records

18. Privilégier l’information pertinente Information B Business Information Records Cible de la Stratégie KEY MESSAGE: Politique de conservation de l’information (pas obligatoirement du RM)

19. Difficultés des projets ECM existants • Difficulté pour les utilisateurs de classer correctement le contenu, certains plans de classification sont inappropriées. • Plan de classification/taxonomie de l’Entreprise reste une opération difficile à maintenir. • Le contenu « pertinent » est souvent difficile à trouver. Le contenu est parfois réparties sur plusieurs référentiels (disque dur, Email, Serveurs Bureautiques, GED, ERP, ..) • Les utilisateurs souhaitent gérer leur contenu à partir de leur outil Bureautique traditionnel (Outlook, Notes, Office, ..) sans avoir à accéder à d’autres interfaces. • Les référentiels Email et Serveur bureautique continuent à conserver de l’information vitale de l’Entreprise • Les Entreprises sont « noyées » par la masse d’information de tout type et n’arrivent pas à les gérer même avec des systèmes d’ECM.

20. Concepts Entreprise Information Lifecycle Management

21. Fondement du Cycle de vie de l’information • Toute l’information doit être gérée depuis sa création jusqu’à sa disposition finale. • La classification en amont (indexing) est une étape importante pour être conforme aux régulations en vigueur. • Résultat : Respect des Standard, de la Politique de Gouvernance de l’Entreprise.

22. Définitions

23. Activités du Cycle de vie :Processus Standard Création – Création/Réception de contenu Classification – Assigner un type de contenu Organisation – Stocker dans file Serveur/Librairie Documentaire Publication – Interne/Externe Recherche– Mots clés /navigation Disposition – Automatique Utilisation – Partage, Collaboration, Gestion de versions.

24. Exemple de Schéma description des processus Ces Statuts & composants de différents flux font partis du Modèle de Cycle de vie de l’information dans l’Entreprise L’évolution d’un état à l’autre peut être différent selon l’entité métier, le type de contenu ou les règles métiers

25. Concepts Les règles métiers sont appliquées à chaque étape du Cycle de vie de l’information • Métadonnées • Période de Rétention • Disposition • Gel • Sécurité • Localisation • Gestion des version

26. Exemple de Règles métiers pour le model de gestion de cycle de vie de l’information • Une règle métier peut être déclenchée, par exemple : • - Si un document est « approuvé » • - par les besoins d’un audit • - par un trigger système • - etc … • Pour les métadonnées on va définir des règles : • Quand les métadonnées sont remplies • Quand les métadonnées changent • Quel métadonnée doit être modifiée

27. Define the Information Lifecycle Hold Temporary Work In Progress Final Retention XX Days Disposition Retention XX Months Retention Retention Schedule Location(s) Network SharesE-mail Inbox Location(s) SharePoint Location(s) ?? Metadata Name Metadata Name Content Type Metadata Name Content Type Version As Supported Version Major & Minor Version None Security Local Rules Corporate Policies Security Local Rules Corporate Policies Security Read Only Coordinators Delete Disposition 28 Day Purge Area Disposition Recycle Bin Disposition Immediate

28. Lifecycle ACTIVITIES : Use Results Création – toute information Classification – Business Information by Content Type and Select the Information State Organisation – Rules-based Publication – Rules-based Recherche – Enterprise search Disposition – Rules-based Utilisation – Share, collaborate, update, re-purpose

29. Exemple

30. Use/Manage - ECM technologies E.C.M • Imaging • Document Centric Collaboration • Electronic Document Management • Electronic Records Management • Email Management • Workflow & Business Process Management • Web Content Management & Portals • Digital Asset Management • Information Organization & Access

31. Concepts : Indexation/Metadata • Exemple de métadonnées à partir de MS Office 2007

32. Concepts : Métadonnées • Vocabulaires représentent des valeurs potentielles pour les métadonnées • Vocabulaire peut être contrôlé ou pas : • Vocabulaire contrôlé : métadonnées proviennent d’une liste normalisée (e.g. “Province”) • Vocabulaire libre : métadonnées peuvent être appliquées librement (e.g. “Town”) • La Taxonomie est un type particulier de vocabulaire contrôlé

33. Concepts : Plan de Classement Une organisation structurée et hiérarchique d’un ensemble de concepts ou d’objets. C’est un outil intellectuel qui permet aux documents et dossiers de trouver logiquement leur place les uns par rapport aux autres : Extrait exemple de plan de classification Processus/activité • 2. Organisation administrative • • Historique et constitution de l’organisation • • Mission et mandats • • Structure administrative • • Plan d’organisation • • Plan de délégation • 3. Direction administrative • • Réunions administratives (statutaires) • • Comité (réunions thématiques) • • Cadre normatif (inclure décisions du Conseil des ministres, décrets, CT, politiques, directives, • procédures) • 4. Contrôle administratif • • Évaluation de programmes (contrôle de la qualité, etc) • • Rapports - bilans - statistiques • • Vérification interne • • Vérification externe Il existe plusieurs types de plans de classement, selon : - son objectif : pour optimiser l’automatisation de la gestion ou pour permettre au document d’être logiquement repérable et accessible - son périmètre : pour toute l’entreprise ou l’institution, au sein d’une direction, etc.

34. Concepts Classification - examples Personal Classification Faceted Classification

35. Taxonomie est une technique pour classifier l’information dans l’Entreprise Vocabulaire contrôlé Simple liste Classification Hiérarchique Thésaurus Football Sport Classification- Folksonomy: le contraire du vocabulaire contrôlé. Des termes, mots clés collaboratifs pour “tagger” du contenu. Classification - taxonomies

36. Concepts RM • Le records management est une fonction d’organisation, de gestion et de conservation de l’ensemble des documents/objets d’information produits ou reçus par une personne ou un organisme dans l’exercice de ses activités, ou de ses obligations légales. • Le Record Management est un composant critique pour la gérer le cycle de vie de l’information depuis sa création en passant par l’archivage et sa disposition finale. • C’est quoi un Record ? Tout objet – physique ou électronique - qui doit être enregistré et maintenu en conformité avec une réglementation légale, affaire, … • Exemple : tout document/pièce, fichier client, document électronique, email, • Du contenu peut être déclaré comme Record à n’importe quelle étape de son cycle de vie. • Le contenu de type Record ne peut plus être modifié, il est figé. • Le Records management gère la disposition ou destruction de l’information en fonction des règles de conservation.

37. Enterprise Business Rules and Procedures For All Records Electronic Messages Physical Paper, videotape, boxes, etc. Microsoft Exchange, etc. Images, Files, Content Repositories, etc. Administration • Rétention : Combien de temps conserver l’information • Disposition : que faire avec les Records • File plan : Classement hiérarchique des Records • Security : comptes, groupes, droits d’accès • Reporting : audit, reporting End-Users • Déclare : déclarer un Record avec ses métadonnées • Use records : Recherche, consultation des Records etc. Automaticoperations • eMail management : capture de tous les Emails • Classification : tagging and notification

38. Classement & Classification Règles de conservation Finance Informatique Comptable Balance Grand Livre Achat Informatique, logistique, … 5 ans 15 ans Spécifications 5 ans 10 ans 5 ans Comptes-Rendus Classement Classification Siège Usine 1 Usine 2 Compta 5+15 Projets R&D Projet ABC Projet XYZ Administratif Standard 5+10 CR Prépa RFI Technique RFI Détaillé FRP Option 5 CR Réunion Technique

39. Management Email Content

40. Concepts : Workflow and Records Record status driving business decisions Workflow creating records Declare Record action in SPD

41. Pourquoi implémenter dans l’Entreprise une gestion de cycle de vie de l’information ?

42. Bénéfices pour l’Entreprise Le modèle de gestion de Cycle de vie permet à l’Entreprise de : • Bénéficier d’un bon niveau de Gouvernance de l’information dans l’Entreprise. • Disposer de procédures normalisées de capture des Index & Métadonnées. • Bénéficier d’un modèle de Sécurité Commun. • Standardiser la politique de Rétention de l’information. • Le référentiel intègre les règles métiers permettant le déplacement automatiquement des documents entre les librairies selon les politiques de gouvernance définies. • Les règles de conservation de l’information de l’Entreprise sont définies, suivies, et appliquées de telle sorte que les pré-requis pour des opérations de LegalEdiscovery sont validés en permanence.

43. Bénéfices pour l’Entreprise •  Meilleur productivité des utilisateurs qui trouvent plus facilement l’information nécessaire à leur activité •  Evite que chaque département implémente ses propres processus souvent incompatibles avec les autres entités de l’Entreprise. •  L’information est stocké dans des endroits plus sûrs. •  Meilleur participation des utilisateurs aux phases de Classification de l’information •  Meilleure gestion des droits utilisateurs sur l’information (pas trop de restrictions) •  Meilleure connaissance de l’information « Pertinente » à conserver dans l’Entreprise

44. Bénéfices pour les utilisateurs • Les utilisateurs peuvent créer, gérer, publier et archiver tout type de contenu à travers tout le cycle de vie de l’information. • Les utilisateurs peuvent classifier et localiser du contenu en fonction de leur profil, leur préférence et du référentiel de données de l’Entreprise. • L’information est plus facile à trouver dans l’Entreprise. • L’entreprise met à disposition de l’utilisateur des règles & procédures métiers manuels ou semi-automatiques facilitant la classification des documents sur les différents référentiels de l’Entreprise. • Réduit le nombre d’information disponibles utiles aux entités métiers (profiling) • Le taux de collaboration & réutilisation du contenu dans l’Entreprise est élevée et le contenu est à jour vis-à-vis des portails ou Intranet de l’Entreprise

45. Gestion de cycle de vie de l’information avec SharePoint 2010

46. Définition d’un modèle Entreprise de Gestion du Cycle de vie pour SharePoint Définition d’un modèle décrivant les différentes étapes de cycle de vie de l’information depuis la création de contenu jusqu’à sa destruction avec pour chaque étapes les règles métiers associées. • Ce modèle est composé d’un ensemble de stratégies comme suit : • Un plan de gouvernance pour la classification/taxonomie au niveau Entreprise • Une plan de Conservation de l’information Entreprise • Règles métiers pour chaque étape du cycle de vie (localisation, sécurité, métadonnées, ..) • Pré requis en terme de navigation & visualisation du contenu • Règles & procédures pour la gestion des métadonnées pour chaque type de contenu défini dans le référentiel SharePoint. Information Manager Master Site Solution Deployment TeamSites Les processus & procédures de ce modèle identifient les étapes /actions réalisées et appliquent les politiques de gouvernance de l’Entreprise.

47. Définition d’un modèle Entreprise • Ces processus & procédures doivent se retrouver à toutes les étapes du cycle de vie de l’information : • Création de l’information •  Stockage de l’information   •  organisation de l’information incluant la création des taxonomie et assignation des métadonnées. •  Recherche de l’information & réutilisation •  Déclaration des Records • disposition de l’information • Le modèle de cycle de vie de l’information propose aux entités métiers un ensemble de bonnes pratiques par défaut pour gérer l’information dans leur site SharePoint.

48. Mapper le modèle de Cycle de vie de l’information à l’architecture SharePoint - Exemple de hiérarchie de sites SharePoint

49. Définition des modèles de Sites Core Site Model Model Add-Ons Communication Organization Small Project Large Project Community of Practice MySites MySite Basic MySite Pro Mise en œuvre d’un environnement normalisé Sécurité users & groupes Gestion de rôles Navigation Standard Charte graphique WebPart Standard Librairies documentaires &listes Type de contenu Colonnes de Sites & de Librairies avec auto-publication des règles. Fonctions Spécifiques Réduction des configuration manuelles. Implémentation de fonctions bien maitrisées et gérées Réduction du temps d’exploitation & de formation des Administrateurs Garantie l’application de la politique de gouvernance Auto-Provisioning Bénéfices pour l’Entreprise:

50. Exemple de modèle de gouvernance du contenu. • File Plan • Retention Schedule • Legal Citations • Legal Holds • Content Types • Information Policy • Retention Definition • Document Templates Records Center Master Site Microsoft Extended Blob Storage (EBS) Enterprise Sites • Lifecycle • Taxonomy • Navigation • Features • Search • Security • XML Config. Team Sites Optional: EMC Open Text IBM HP Trim MySites