Gestione dei Progetti

1. Gestione dei Progetti • La pianificazione del progetto • Tecniche di pianificazione dei progetti • La pianificazione dei tempi • La pianificazione delle risorse • La pianificazione economica

2. Tecniche di pianificazione • Una buona pianificazione di progetto ricorda il copione di un film… • Sono definite le scene e vi sono indicazioni sulla loro successionelogica… • Sono definiti gli attori, quando dovranno entrare in gioco e la parte che ciascuno di essi dovrà interpretare… • E’ quindi uno strumento che rende noto a tutti il percorso per arrivare al risultato, evidenzia i rischi e le aree di debolezza, permette di confrontare quello che è stato fatto realmente con ciò che ci si attendeva, evidenziando se sono necessari interventi per ripristinare le condizioni di successo del progetto.

3. Tecniche di pianificazione • Avere un buon piano permette di: • Stabilire obiettivi di riferimento; • Oggettivizzare le attività che pemettono di raggiungere gli obj • Verificare i tempi delle attività • Identificare le responsabilità • Avere una visione completa ed integrata del progetto • Intervenire sulla riduzione dei tempi totali di progetto • Avere una base di comunicazione con enti interni/esterni/clienti • Ridurre i rischi, evidenziarli affinché vi si diano risposte • Avere una base concreta per le analisi C/B e di budgeting di progetto

4. Tecniche di pianificazione Check list di pianificazione • Definire gli obiettivi finali e intermedi, rispetto a tempi, costi e risorse; • Definire la WBS completa delle attività; • Costruire la matrice di responsabilità e sviluppare la OBS; • Stimare le attività in termini di durata, costi e risorse necessarie; • Determinare le interazioni/vincoli/sequenze tra le attività; • Definire il calendario di progetto; • Definire le date minime/massime di inizio e fine, gli scorrimenti, i percorsi critici delle attività (CPM) • Costruire il diagramma a barre (GANTT) • Analizzare il carico delle risorse ed effettuare gli opportuni aggiustamenti; • Sviluppare il budget di progetto.

5. Tecniche di pianificazione Costruire la WBS • La WBS è la tecnica per definire il lavoro da compiere nel progetto mediante la scomposizione in sottosistemi sempre più piccoli fino a definire pacchetti di attività operative chiaramente identificabili, attribuibili e misurabili (quindi programmabili, schedulabili e controllabili). • Perché è difficile costruire la WBS? …Perché occorre un criterio, un metodo di classificazione che deve valutare e dare risposta ai seguenti aspetti: • Quale struttura? • Quali criteri di scomposizione delle attività? • Come descrivere i blocchi di attività scomposte? • Quale livello di dettaglio? • Quali modalità di aggregazione?

6. Tecniche di pianificazione Costruire la WBS – Quale struttura? • La struttura della WBS è solitamente gerarchico - piramidale • Evidenziando una logica top-down “dal generale al particolare” • Le attività o gli obiettivi previsti ad un livello dipendono da quelli situati al livello sottostante…

7. Tecniche di pianificazione Costruire la WBS – Quali criteri di scomposizione delle attività? • La WBS deve contenere tutte le voci consegnabili (deliverables - prodotti del progetto, o milestones – punti di controllo), e tutte le attività principali ad esse necessarie. • CRITERIO PER OBIETTIVI – in questa logica l’obiettivo del progetto è suddiviso in sub obiettivi e sotto ciascun sub obiettivo si descrivono i processi e le attività necessarie. PROGETTO Obiettivo 1 Obiettivo 2 Obiettivo 3

8. Tecniche di pianificazione • CRITERIO PER PROCESSO – il progetto viene disaggregato in base ai processi che si dovranno attivare per raggiungere i deliverables. Il primo livello della WBS sarà allora un insieme di processi. Il limite è che non è sempre possibile assegnare la responsabilità di un processo ad una sola risorsa… questa logica è più adatta a progetti ripetitivi, quindi più predittivi. RISTRUTTURAZIONE APP.TO Interventi murari Impianto elettrico Impianto termico Demolizioni Ricostruzioni Demoliz. parete ovest Demoliz. parete Est Costruzione transetto cucina Imbiancatura

9. Tecniche di pianificazione • CRITERIO PER FASE / CICLO DI VITA – secondo questa logica la WBS presenta all’ultimo livello i deliverables o milestones. Più coerente per progetti interni. PROGETTO FESTA AZIENDALE Definizione evento Preparazione Gestione evento Sceneggiatura Contratti Comunicazione Att. operative Eventi Coreografia Ospiti Pubblicità Inviti

10. Tecniche di pianificazione • CRITERIO PER LOCALIZZAZIONE – secondo questa logica la WBS è suddivisa per pacchetti situati in diverse collocazioni spaziali (es: film realizzato in diversi paesi). 1 PROGETTO DOCUMENTARIO 1.1 Riprese Africa 1.2 Riprese Italia 1.3 Montaggio Roma

11. Tecniche di pianificazione • Descrizione – ciascun elemento della WBS è identificato da una descrizione e da un codice attività strutturato in livelli. • Livello di dettaglio – di livello in livello si riduce ampiezza e complessità. L’ultimo livello è il pacchetto di lavoro non ulteriormente scomponibile – work package – avente le seguenti caratteristiche: • programmabile nei tempi, nei costi e nelle risorse, • assegnabile ad un solo responsabile, • di durata limitata vs l’insieme del progetto. 1.1 Riprese Africa 1.1.1 xxxxx 1.1.2 yyyy 1.1.2.1 nnn 1.1.2.2 kkkk

12. Tecniche di pianificazione • Il work package – per ogni w-p dovranno essere definiti: • Descrizione del lavoro da svolgere • Risorsa responsabile • Tempi, costi e risorse necessarie • Input richiesti ad altri w-p • Gli output attesi • Gli input e gli output rappresentano gli aspetti di interfaccia da e verso altri w-p, aspetti che devono essere valutati correttamente dal Project Manager. I w-p sono poi aggregati secondo la struttura della wbs. Input: Flusso materiali e volumi 1.1 – Definizione layout Output: Layout (disegni e file .dwg) 5gg Dir Op

13. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE – CRONOGRAMMA DI GANTT • Il diagramma di GANTT (o diagramma a barre) è stata la prima forma di pianificazione formalizzata moderna. E’ una visualizzazione grafica del progetto contenente tutte le informazioni di pianificazione dei tempi. Fu messo a punto da Henry Gantt (1861-1919), ingegnere industriale, discepolo di Taylor e consulente del Ministero della Guerra USA, nei primi anni del 1900. • È una rappresentazione su scala temporale dell'evoluzione del progetto. Ogni barra rappresenta un'attività, la lunghezza di ognuna di esse è proporzionale alla durata dell'attività che rappresenta e viene collocata sulla scala temporale in prossimità dell’attività stessa. • Limite: non sono evidenziati i legami logici tra le attività, né le risorse deputate al loro svolgimento.

14. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE – CRONOGRAMMA DI GANTT A B ATTIVITA' C D APR MAG GIU LUG GEN FEB MAR TEMPO

15. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM • La Pianificazione Reticolare è la rappresentazione grafica delle attività; illustra la sequenza temporale di tutti i compiti che devono essere svolti affinché il progetto venga completato. • Il PERT (Program Evaluation and Review Technique), è stato il primo sistema di pianificazione reticolare sviluppato nel 1958-59 da una società di consulenza di Washington (ORS) per la US Navy Special Projects Office in occasione del progetto del primo sommergibile nucleare Polaris. La marina sapeva che ogni progetto subappaltato subiva ritardi, quindi cercava un sistema di pianificazione che permettesse un maggiore controllo • Nel PERT tutte le attività della WBS devono essere visualizzate in sequenza logica in un network (reticolo). • La stima dei tempi di ciascuna attività avviene utilizzando una funzione di probabilità secondo tre criteri: ottimistico, pessimistico e probabile. Sono calcolabili il Path Critico e i tempi probabili. • Permette di razionalizzare attività complesse, ha una natura probabilistica, permette di calcolare il rischio, ma è molto complesso da utilizzare.

16. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM • Il CPM (Critical Path Method), è una successiva applicazione semplificata del PERT. • Nel CPM la determinazione delle durate è deterministica (più precisa), quindi scompare la funzione di probabilità. • Nel CPM è più facile calcolare la percentuale di completamento delle attività rispetto al PERT. • Nel CPM si ottengono in maniera univoca i parametri Early and Late Start and Ending per identificare le attività più rigide (path critico). • Il PERT è indicato in caso di progetti in cui i tempi possono essere molto variabili (es: progetti di R&D), mentre il CPM è più coerente in situazione di maggiore accuratezza di dipendenza tra risorse e tempi. • Per costruire il reticolo occorre partire dalla WBS dove sono state elencate tutte le attività previste dal progetto e sono state stimate le loro durate.

17. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM Sequenza logiche delle attività • Dopo aver identificato le attività del progetto e averne stimato le durate, occorre definire i vincoli logici, ovvero le dipendenze sequenziali tra le attività. • Per ciascuna attività occorre capire quale attività deve essere completata precedentemente, affinché questa possa iniziare, e quali attività non possono iniziare prima della fine di quella in oggetto. 1.1 – Def. Flussi materiali Resp Log 2gg 1.4 – Def. Layout Dir Op 5gg 1.2 – Calcolo volumi Resp Prd 5gg

18. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM Sequenza logiche delle attività • La sequenza logica descritta definisce che l’attività 1.4 può iniziare solo se le attività 1.1 e 1.2 sono finite. Tale condizione si esprime con la sigla FS (Finish to Start – oppure FI, Fine Inizio) ed è formalizzata nel seguente modo: 1.1 – Def. Flussi materiali Resp Log 2gg 1.4 – Def. Layout Dir Op 5gg 1.2 – Calcolo volumi Resp Prd 5gg

19. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM Sequenza logiche delle attività • Vi sono quattro tipi di vincoli logici di precedenza: • FS – Finish to Start: l’attività B non può iniziare se l’attività A non è finita (FI) • SF – Start to Finish: l’attività B non può finire se l’attività A non è iniziata (IF) • SS – Start to Start: l’attività B non può iniziare se l’attività A non è iniziata (II) • FF – Finish to Finish: l’attività B non può finire se l’attività A non è finita (FF) A A A A B B B B FS SF SS FF

20. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM Durata delle attività e milestones • Dopo aver definito la successione logica delle attività, occorre stimarne la durata e definire il calendario di progetto. • Il calendario di progetto consiste nel definire la data di inizio del progetto e i giorni lavorativi (si inseriscono i giorni festivi e il numero di ore standard per giorno lavorativo) per ciascuna risorsa del progetto. • La durata può essere espressa in qualsiasi unità di tempo (ore, giorni, settimane). • Occorre inoltre identificare momenti cardine del progetto, chiamati milestones, in corrispondenza dei quali avvengono eventi particolari (kick off, verifiche periodiche, approvazioni, consegna cliente, ecc). Tali oggetti si assumono con durata nulla per definizione.

21. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM • La pianificazione reticolare mediante CPM consiste in un algoritmo sequenziale mediante il quale si compongono le attività nel rispetto dei vincoli temporali e di successione esistenti. • Mediante l’algoritmo CPM si ottengono le seguenti informazioni: • Date minime di inizio e fine di ciascuna attività • Date massime di inizio e fine di ciascuna attività • La data di fine progetto • I percorsi critici di progetto (sequenze di attività per le quali uno slittamento temporale determina uno slittamento della data di fine progetto) • Gli eventuali scorrimenti ammissibili delle attività che compongono i percorsi non critici (ovvero quanto tempo può tardare una attività prima di impattare sulla durata totale del progetto).

22. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM • La data di inizio progetto – EST = Early Start Time • La data minima di inizio – ES = Early Start Date – rappresenta la data di calendario alla quale PUO’ iniziare al più presto l’attività. • La data minima di fine – EF = Early Finish Date – rappresenta la data di calendario alla quale si PUO’ completare al più presto l’attività. • La data massima di inizio – LS = Late Start Date – rappresenta la data di calendario alla quale DEVE iniziare al più tardi l’attività per non compromettere il tempo totale di fine progetto. • La data massima di fine – LF = Late Finish Date – rappresenta la data di calendario alla quale si DEVE completare al più tardi l’attività.

23. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – esempio Reticolo di progetto: B A 3 5g Descrizione 2 7g E End Start 6 12g 7 0g 1 0g C D 4 2g Cod Durata 5 17g

24. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – esempio • Per il calcolo delle date minime di inizio e fine attività, a partire dalla data di inizio progetto (EST = giorno 1), si procede in avanti seguendo le sequenze di attività presenti nel reticolo e sommando, di volta in volta, la loro durata (al più presto). • EFA = ESA + DuA = 1+7 (-1*) = 7 (* x considerare che si parte contando il giorno di partenza) • EFc = ESC + DuC = 1+2 (-1*) = 2 • Proseguendo lungo il reticolo ci accorgiamo che la data minima di inizio dell’attività B dipende dalla data minima di fine dell’attività che lo precede (la A). 8 12 B 1 7 A 3 5g 2 7g 8 19 19 19 E End 1 1 Start 6 12g 7 0g 1 0g 1 2 C 3 19 D 4 2g 5 17g

25. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – esempio 19 19 8 12 Data fine progetto B 1 7 A 3 5g 2 7g 8 19 19 19 E End 1 1 Start 6 12g 7 0g 1 0g 1 2 C 3 19 D 4 2g 5 17g

26. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – Relazioni tra date • Per l’attività start di inizio, la data minima di inizio è uguale alla data minima di fine (durata 0) Early Start TimeEST = ESstart= EFstart • Per l’attività i-esima, la data minima di inizio è uguale al massimo delle minime date di fine delle attività antecedenti ESi = max (EFP) = max (ESP + DuP) • Per l’attività i-esima, la data minima di fine è uguale alla data minima di inizio più la durata EFi = (ESi + DuP) = max (EFP) + Dui • Per l’attività end di fine, la data minima di inizio è uguale alla data minima di fine reticolo e corrisponde al massimo delle date minime di fine delle attività finali Early Finish TimeEFT = ESend= EFend = max (EFP) (attenzione all’effetto “cambio del giorno”)

27. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – Relazioni tra date Assumendo di partire il giorno 1, i calcoli sull’esempio dato, risulterebbero: • Data minima inizio Start = 1 • Data minima di inizio = max(date minime di fine attività precedenti) • Data minima di fine = data minima di inizio + durata attività • Data minima di inizio end = max(date minime di fine attività finali) ES EF B (8 – 12) A (1 – 7) 3 5g 2 7g E (8 – 19) End (19 – 19) Start (1 – 1) 6 12g 7 0g 1 0g C (1 – 2) D (3 – 19) 4 2g 5 17g

28. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – Relazioni tra date • Per il calcolo delle date massime, si procede a ritroso a partire dall’ultima attività posizionata con la data di fine coincidente con la data obiettivo di fine progetto (al più tardi). In questo esempio consideriamo la data massima di fine progetto coincidente con la data minima di fine progetto. Si ha (per le attività B,D,E): LSB = LFB – DuB = 19-5 (+1*)=15 LSD=LFD – DuD = 19-17 (+1*)=3 LSE=LFE – DuE = 19-12 (+1*)=8 • Procedendo a ritroso, l’attività A, per consentire a B e a E di partire il 15 e il 8, deve finire il 7. • Quindi la data massima di fine di una attività dipende dalla più breve delle date massime di inizio delle attività successive. * ATTENZIONE, per semplicità e convenzione d’aula, utilizzando i giorni come unità di tempo, l’attività successiva inizia sempre il giorno dopo la fine dell’attività precedente, quindi nel calcolo matematico si aggiunge 1 per raccordarsi ai giorni di calendario. Questa convenzione cade utilizzando altre unità di misura.

29. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – Relazioni tra date • Per l’attività finale, la data massima di fine è uguale alla data massima di fine dell’intero reticolo Late Finish TimeLFT = LFend=LSend • Per l’attività i-esima, la data massima di fine è uguale al minimo delle date massime di inizio delle attività immediatamente successive LFi = min (LSq) = min (LFq - Duq) • Per l’attività i-esima, la data massima di inizio è uguale alla differenza tra la data massima di fine dell’attività e la sua durata LSi = (LFi - Dui) = min (LSq) - Dui • La durata totale (TD) del reticolo è data dalla differenza tra la data minima di inizio e la data massima di fine del reticolo TD = LFT - EST

30. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – Relazioni tra date • Reticolo con le date massime e le date minime • La differenza tra le date massime e le date minime di ciascuna attività ne misura la flessibilità, ovvero quanto tempo può essere ritardata senza che questo impatti sulla data finale del progetto. Tale misura è detta SCORRIMENTO B (8–12 / 15-19) A (1–7 / 1-7) ES EF LS LF 3 5g 2 7g E (8–19 / 8-19) End (19–19 / 19-19) Start (1-1 / 1-1) 6 12g 7 0g 1 0g C (1–2 / 1-2) D (3–19 / 3-19) 4 2g 5 17g

31. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – Critical Path • Si definisce attività criticaogni attività a scorrimento nullo. • Si definisce percorso critico (critical path) la sequenza di attività critiche dal nodo di start al nodo di end del reticolo. B (8–12 / 15-19) A (1–7 / 1-7) 3 5g 2 7g E (8–19 / 8-19) End (19–19 / 19-19) Start (1-1 / 1-1) 6 12g 7 0g 1 0g C (1–2 / 1-2) D (3–19 / 3-19) 4 2g 5 17g

32. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE RETICOLARE – PERT / CPM – Critical Path • Se la data minima di fine progetto è uguale alla data massima di fine progetto deve esistere almeno un percorso critico • I percorsi critici sono quelli che hanno durata più lunga • Un’attività critica può appartenere a più di un percorso critico • Se un’attività critica è in ritardo, il suo ritardo si ribalta sulle attività successive che giacciono sullo stesso percorso critico e quindi sulla data finale del progetto. • Se si verificano più ritardi su un percorso critico, questi ritardi si cumulano.

33. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE SINTETICA – GANTT • Il diagramma di GANTT, modificato con l’aggiunta dei vincoli logici tra le attività e le risorse assegnate, costituisce lo strumento più semplice per la pianificazione dei progetti. • Ha assorbito quindi la valenza di network logico propria del CPM. • Ne è così scaturito uno strumento molto immediato ed efficace, tanto da avere sostituito largamente la rappresentazione PERT/CPM FS FS FS FS FS FS

34. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE – Dalla WBS al GANTT – esempio RISTRUTTURAZIONE APP.TO Interventi murari Impianto elettrico Impianto termico Demolizioni Ricostruzioni Tracciatura Placche e p.l. Tracciatura Installazioni Cablaggi Demoliz. parete ovest Costruz. parete cucina Tubature Caldaia Cavi Frutti Demoliz. parete Est Muratura sottotraccia Sanitari Muratura tub idrauliche Tagliole Imbiancatura

35. Tecniche di pianificazione LA PIANIFICAZIONE – GANTT

36. Tecniche di pianificazione