Tietoliikennepalvelun kokonaiskustannusten arviointi hankintavaiheessa

1. Tietoliikennepalvelun kokonaiskustannusten arviointi hankintavaiheessa • Tekijä: Alexander Chekurov • Valvoja: professori Heikki Hämmäinen • Suorituspaikka: InfoCare Finland Oy

2. Diplomityö on kirjoitettu osana tutkielmassa käsiteltävän esimerkkiyrityksen ICT-järjestelmän uusimisprojektia. • Työn perimmäisenä tarkoituksena oli tuottaa yritykselle ICT-järjestelmä, joka on kokonaiskustannuksiltaan edullinen ja turvaa yrityksen muuttuvia tarpeita vuosiksi eteenpäin.

3. Sisällysluettelo 1/2 • ALKULAUSE • SISÄLLYSLUETTELO • 1 Johdanto • 1.1 Työn tausta ja tavoite • 1.2 Rajaukset • 1.3 Menetelmät • 1.4 Rakenne • 2 Teoreettiset viitekehykset • 2.1 Käyttäjäkeskeinen palveluiden suunnittelu • 2.1.1 Miten hankkia tietoa käyttäjästä? • 2.1.2 Esteetön suunnittelu • 2.1.3 Käyttäjäkeskeisen suunnitteluprosessin konseptointi ja validointi • 2.2 Kustannuslaskenta • 2.2.1 TCO • 2.2.2 TCO:n historia • 2.2.3 Ellramin & Siferdin määrittämä TCO • 2.2.4 TCO-mallin muodostaminen ja implementointi • 2.3 Ostoprosessi • 2.3.1 Ostosprosessin tilanteet • 2.3.2 Ostoprosessin vaiheet

4. Sisällysluettelo 2/2 • 3 Esimerkkiyrityksen tarpeet ja niihin liittyvät teknologiat • 3.1 Yrityksen tilanne • 3.2 Tarvekartoitus • 3.2.1 Kyselyn ja haastattelun implementointi • 3.2.2 Konseptin luominen • 3.3 Tarpeita mahdollistavat teknologiat • 4 Neuvottelut teleoperaattoreiden kanssa • 4.1 Tarjouspyynnön laatiminen • 4.2 Saatujen tarjousehdotuksien jäsentely ja sopivan tarjouksen valinta • 5 Saavutettavissa olevan hyödyn arvioiminen • 5.1 Nykyisen järjestelmän kustannukset • 5.2 Mahdollisen järjestelmän kustannukset • 5.3 Saavutettavissa oleva hyöty • 6 Johtopäätökset • 6.1 Tulokset • 6.2 Tulosten arviointi • 6.3 Tulosten hyödyntäminen • 6.4 Jatkotutkimus • Kirjallisuuslähdeluettelo • Verkkolähdeluettelo • LIITE 1 (Kysely) • LIITE 2 (Kyselyn tulokset) • LIITE 3 (Haastattelu) • LIITE 4 (Tarjouspyyntö) • Haastatellut henkilöt

5. Kirjallisuustutkimus TCO / Ostosprosessi Käyttäjäkeskeisyys Palveluita mahdollistavat teknologiat Tarvekartoitus Tarjouspyynnön tekeminen ja sen kautta saatujen tarjousehdotuksien tutkiminen Valitun ratkaisuehdotuksen taloudellinen tarkastelu Saavutettavissa olevan hyödyn arvioiminen Diplomityön rakenne

6. Työn tausta • Yritys ei tiedä mitä hakea • Yritys ei tiedä millä hinnalla kannattaa ostaa

7. Käytetyt menetelmät • Käyttäjäkeskeinen suunnittelu • TCO (Total Cost of Ownership) • Haastattelut

8. Käyttäjäkeskeisyys • Käyttäjäkeskeisessä suunnittelussa on kyse siitä, että tuotteen-, palvelun- tai järjestelmän suunnittelussa käyttäjä asetetaan suunnittelutyön keskipisteeseen

9. Käyttäjäkeskeisyys • On selvitettävä käyttäjien taidot, halut sekä käyttäytymiset • Kysyminen • Seuraaminen • Kirjallisuus • Esteettömyys • Erilaiset henkisesti ja fyysisesti rajoittuneet

10. Käyttäjäkeskeisyys • Konseptointi • Monta eri tapaa luoda uudet ideat • Validointi • Kyselyt, haastattelut, jne.

11. TCO (Total Cost of Ownership) • TCO on laskentamenetelmä, joka auttaa yrityksen johtoa ja muita osallisia selvittämään hankkeen suorat ja välilliset kustannukset sekä hyödyt • Ottaa huomioon muunkin, kuin tuotteen/palvelun hankintahinnan

12. Total Cost of Ownership • Hankintaa edeltävät komponentit • -Tarpeen tunnistaminen • Toimittajien tutkiminen • Toimittajien hyväksyntä • Toimittajan lisääminen yrityksen järjestelmiin • Toimittajan ja yrityksen välisen yhteistyön kehittäminen • Hankinnan komponentit • -Hinta • Tilauksen valmistelu / teko • Toimitus • Laskutus / maksaminen • Tarkastus • Viallisten osien palautus / vaihto • Seuranta ja raportointi • Hankinnan jälkeiset komponentit • -Tuotantolinjan seisominen • Vialliset lopputuotteet • Lopputuotteen heikko kestävyys • Lopputuotteen huolto • Yrityksen ja lopputuotteen imago • Varaosat • Ylläpito ja korjaus. TCO

13. Vaihe 1 Tarpeen tunnistaminen Vaihte 2 Tuotteen tunnistaminen Vaihe 3 Työryhmän muodostus Vaihe 4 Oleellisten kustannusten tunnistaminen Vaihe 5 Mallin testaus ja implementointi Vaihe 6 Mallin hienosäätö Vaihe 7 Linkitys muihin järjestelmiin Vaihe 8 Mallin valvonta ja ylläpito TCO-mallin muodostaminen

14. InfoCare Finland Oy (esimerkkiyritys) • IT- ja kodin elektroniikan-huoltopalvelut • Yrityksessä on noin 60 henkilöä työllistävä yksikkö, minkä lisäksi lähitulevaisuudessa avautuu useita muita toimipisteitä ympäri Suomen. Yrityksen henkilökuntaan kuuluu myös noin 270 on-site tehtäviä hoitavaa ihmistä.

15. Keskeiset tulokset • Käyttäjätutkimuksen avulla on saatu selville yrityksen todelliset ICT-tarpeet • Henkilöstö on jaettu useampaan käyttäjäryhmään, joista jokaiselle on määritelty tarpeita vastaavat palvelut • Myös yritystasolla on määritetty tarvittavien palveluiden laatu

16. Keskeiset tulokset • Luotu kaksi mahdollista konseptia, joiden eroavaisuudet ovat laitteiston vuokralle ottamisessa ja laitteiston omistamisessa • Kuvattu karkeasti millä teknologioilla kyseiset konseptit voidaan toteuttaa.

17. Keskeiset tulokset, toimittajien arviointi 1/2

18. Keskeiset tulokset, toimittajien arviointi 2/2

19. Nykyisen järjestelmän kustannukset

20. Mahdollisen järjestelmän kustannukset 1/2

21. Mahdollisen järjestelmän kustannukset 2/2

22. Kustannuksien tarkastelu • Nykyinen järjestelmä kustantaa n. 21000€/kk • Mahdollisen järjestelmän kuukausierä on n. 11500€ + alkusijoitus 6000€. • Säästöä kertyy 9500€/kk (45%) • Jos nykyinen järjestelmä jätetään sopimuksen loppuun asti (48kk), niin kustannuksia kertyy n. 1 000 000€

23. Kustannuksien tarkastelu • Mahdollinen järjestelmä maksaisi samoilla kuukausilla n. 550 000€ ja 72 kuukauden vuokralla n. 830 000€ • Mikäli laitteisto ostetaan n. 80 000€:lla, niin säästöä kertyy n. 8 000€ kuudessa vuodessa. Ei kannata.

24. Johtopäätökset • Soveltamalla käyttäjäkeskeistä suunnittelua ja TCO:ta on mahdollista luoda yrityksen tarpeisiin sopiva ICT-järjestelmä kustannustehokkaasti

25. Jatkotutkimus • Toimittajien systemaattinen kilpailuttaminen • Puhelinjärjestelmän irtisanomisesta aiheutuvien kulujen arviointi • ICT-järjestelmän integroiminen osaksi yritystä