Introducere în M anagement ul performanţei

1. Introducere în Managementul performanţei Seminar on“Quality Manager in the Public Sector”Romania, 10-20 March 2008

2. Avem nevoie să facem managementulperformanţei ? “Sunt prea ocupat ca să fac MP” “Las pe seama experţilor în politici” “Avem un sistem ITcostisitor pentru asta” “O să ne putem uita la MP după ce vom fi rezolvat organizaţia”

3. Deci ce este managementul performanţei? Un sistem care ne ajută să ne concentrăm asupra îmbunătăţirii lucrurilor celor mai importante pentru ca organizaţia noastră să îşi atingă obiectivele. Cu alte cuvinte, este esenţial pentru managementul organizaţiei • Nu este un auxiliar • Nu se lasă pe seama altora • Nu este un sistem IT

4. Care vă sunt obiectivele? Punctul de pornire este ca ceea ce încercaţi să obţineţi să fie limpede. De ex: Nivel înalt • O populaţie mai sănătoasă? • O populaţie mai avută? • Un segment de piaţă mai mare? Nivel mai scăzut • Cost-eficienţa reparaţiilor la drumuri? • Utilizarea mai intensă a bibliotecilor? • Un nivel de performanţă mai bun într-o şcoală?

5. Ce este cel mai important să facem corect? • Care sunt principalii factori cauzali care vor determina atingerea obiectivelor? • Pentru aceasta, este nevoie de timp şi discuţii • De obicei, există o ierarhie a cauzelor

6. Ierarhia cauzală O sănătate mai bună Obezitate redusă Reducerea fumatului Sănătatea sugarului nutriţie mai bună mişcare fumatul în locuri publice preţul ţigărilor nutriţia maternă ratele de alăptare 6

7. De unde ştiţi dacă faceţi progrese? • Este nevoie de măsuri eficace şi relevante “Managementul performanţei arată rezultatele unei organizaţii prin raportare la propriile scopuri şi obiective” • Selectarea măsurilor corecte este esenţială şi nu întotdeauna uşoară • Nu este sarcina exclusiv a experţilor, deşi ei pot fi de ajutor

8. Cum aduc măsurile claritate Scop: regenerarea economiei locale Măsuri posibile: • Creşterea numărului de locuri de muncă şi a investiţiilor • Reducerea terenurilor abandonate • Creşterea nivelului de salarizare în sectoarele economice locale Alegem: Creşterea venitului locuitorilor Aceasta înseamnă o mai mare concentrare asupra deprinderilor şi mobilităţii decât în cazul locurilor de muncă noi şi al dezvoltării

9. De ce măsurăm? • Ceea ce se măsoară se face • Dacă nu măsori, nu poţi deosebi succesul de eşec • Dacă nu vezi succesul, nu-l poţi recompensa

10. Măsurarea reuşitei • Concentrată: asupra scopurilor şi obiectivelor organizaţiei • Adecvată: la şi utilă celor care o folosesc • Cost-eficientă: echilibru între beneficii şi costuri “Măsuraţi ceea ce preţuiţi, nu doar preţuiţi ceea ce măsuraţi”

11. Ţinte “inteligente”(SMART) Stabilirea ţintelor ajută în concentrarea asupra îmbunătăţirilor • Specifice: în mod ideal, obţinerea unui rezultat concret • Măsurabile: o definire clară şi o modalitate de măsurare • Posibile: dar şi cu un element de provocare • Relevante: legate de obiectivele organizaţiei • Definite în timp: cu un cadru temporal clar pentru realizare

12. Unde intervin experţii • Colectarea datelor trebuie făcută riguros şi corect, altfel rezultatele vor fi irelevante • Sistemele IT pot fi de ajutor, dar nu porniţi niciodată de la ele • Modul de prezentare a rezultatelor poate fi important

13. 13

14. Indicatorii de performanţăau limite • Măsurile relevante pot fi dificil de stabilit • Datele corecte pot fi dificil de colectat • Pot crea stimulente perverse • Descriu “ce”, nu “de ce” sau “cum”

15. Anul trecut scopul nostru a fost de a afecta 26 Retrospectiv, aceasta a fost o greşeală Scopul nostru în acest an este zero persoane afectate Zero persoane afectate O abordare “neechilibrată” a managementului performanţei A fost nevoie să afectăm nouă angajaţi pentru a ne atinge scopul 15

16. Acţiunea îmbunătăţeşte nivelul de performanţă nu indicatorii • Nu vă uitaţi la “buletinul meteo” • Acţionaţi ca răspuns la ce vă spune indicatorul

17. Rezumat • Managementul performanţei este esenţial în a ajuta organizaţia să îşi atingă obiectivele • Măsurarea performanţei este esenţială pentru a vedea cât de bine vă descurcaţi • Procesul prin care decideţi ce intenţionaţi să obţineţi, identificaţi lucrurile pe care este cel mai important să le faceţi bine şi alegeţi măsurile reprezintă cheia – nu îl lăsaţi în seama altora • Luaţi în serios măsurarea …şi ce mai important Acţionaţi pornind de la ce aţi constatat!

18. Exerciţiu: Definirea unei ierarhii de obiective Lucru în echipă • Să se înceapă cu definiţia calităţii rezultate din primul exerciţiu – Plecând de la această definiţie, care este obiectivul general al serviciului? • Gândiţi-vă la alte obiective necesare pentru a transpune în realitate obiectivul general al serviciului (notează aceste acţiuni pe o hârtie) • Ordonează notările într-o ierarhie a obiectivelor

19. Ierarhia obiectivelor unui program de siguranţă a cetăţeanului Creşterea sentimentului de securitate a cetăţeanului Reducereanivelului de criminalitate Creşterea gradului de cunoaştere asupra nivelului de delincvenţă Utilizarea grupurilor de vigilenţă din vecinătate Prevenirea crimei Detectareacrimei Utilizareamijloacelor A da vizibilitate poliţiei Utilizarea rapoartelorPrimăriei

20. Exerciţiu pe grupe Grupaţi-vă câte doi, pentru un scurt exerciţiu pe tema indicatorilor de performanţă • Fiecare dintre dvs. trebuie să definească un rezultatpentru organizaţie şi apoi să stabilească un indicator de performanţă legat de el • Rugaţi partenerul să facă testul SMART şi să verifice calitatea indicatorului • Discutaţi cu partenerul dacă organizaţia dvs. poate “controla” realizarea acestui indicator de performanţă sau dacă este nevoie de conlucrarea cu alte organizaţii pentru a-l realiza