E-government in de sociale sector: de multifunctionele aangifte

1. KSZ-BCSS RSZ-ONSS E-government in desociale sector:de multifunctionele aangifte Frank Robben Administrateur-generaal Kruispuntbank Sociale Zekerheid Koen Snyders Adjunct-administrateur-generaal Rijksdienst voor Sociale Zekerheid

2. Structuur van de uiteenzetting • netwerk van de sociale sector • doelstellingen en strategie • principes inzake strategisch informatiebeheer • multifunctionele aangifte • doelstellingen • 3 onderdelen • portaalsite als communicatieplatform • contact center ERANOVA • kritische succesfactoren

3. Portaal R FTP R Isabel R R FW FW FW FW FW R R R R R R R Netwerk van de sociale sector Gebruikers FW Vocale server Backbone KSZ

4. Doelstellingen • een dienstverlening • aan sociaal verzekerden en ondernemingen • die effectief, efficiënt en gebruikersgericht is • met een minimum aan administratieve lasten • een effectieve en efficiënte beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij de omgang met gegevens • een ondersteuning van het sociaal beleid met geïntegreerde informatie

5. Strategie • een gecoördineerde herziening van alle processen en relaties • binnen elke actor in de sociale sector • tussen actoren in de sociale sector onderling • tussen actoren in de sociale sector enerzijds en sociaal verzekerden en ondernemingen anderzijds • met een maximale inzet van moderne technologieën • uitgaande van een duidelijke visie inzake strategisch informatiebeheer • afdoende standaardisatie van begrippen en procedures doorheen de hele sociale sector • eenvormige instructies naar werkgevers en sociaal verzekerden

6. Strategie • eenmalige opvraging van informatie bij de werkgever en de sociaal verzekerde en hergebruik door alle actoren in de sociale sector van deze informatie via het gebruik van het netwerk • uitbouw van waardeketens afgestemd op de leefwereld van de gebruikers • maximale mogelijkheid tot elektronische aangifte, verbetering en raadpleging van informatie, bij voorkeur van toepassing tot toepassing • neutraliteit • inzake uitkeringen voor sociaal verzekerden • inzake loonkosten voor ondernemingen • geen verlies van informatie in vergelijking met de huidige situatie

7. Visie strategisch informatiebeheer • modellering van informatie • eenmalige inzameling en hergebruik van informatie • beheer van informatie • elektronische uitwisseling van informatie • beveiliging van informatie Informatie wordt gecoördineerd beheerd als een strategische productiefactor met naleving van een aantal vaste principes inzake

8. Modellering van informatie • informatie wordt gemodelleerd op een wijze die zo nauw mogelijk aansluit bij de feitelijke realiteit • definitie van informatie-elementen • definitie van kenmerken van informatie-elementen • definitie van relaties tussen informatie-elementen • de modellering houdt rekening met zoveel mogelijk voorzienbare gebruiksbehoeften van de informatie • het informatiemodel kan flexibel worden uitgebreid en aangepast indien de feitelijke realiteit of de gebruiksbehoeften wijzigen (verminderen of vermeerderen) • de fysische implementatie van het informatiemodel wordt afgestemd op de bestaande gebruiksbehoeften van de informatie

9. Inzameling en hergebruik • informatie wordt enkel ingezameld voor welbepaalde doeleinden en in de mate dat ze proportioneel is met deze doeleinden • informatie wordt slechts één keer ingezameld, zo dicht mogelijk bij de authentieke bron • de inzameling geschiedt via een kanaal gekozen door degene waarbij de informatie wordt ingezameld, maar bij voorkeur elektronisch, en met uniforme basisdiensten (single sign on, ontvangstmelding per bestand, notificatie per bericht, …)

10. Inzameling en hergebruik • de inzameling geschiedt op basis van het informatiemodel en op basis van zo eenvormig en eenvoudig mogelijke instructies • met de mogelijkheid tot kwaliteitscontrole door degene waarbij de informatie wordt ingezameld vóór de informatie-overdracht • de ingezamelde informatie wordt binnen de sociale sector één keer gevalideerd overeenkomstig een vastgelegde taakverdeling, door de instelling die daartoe over de meeste competenties beschikt of daarbij het meest belang heeft • en dan gedeeld met en hergebruikt door gemachtigde gebruikers

11. Beheer van informatie • een functionele taakverdeling is afgesproken omtrent welke instelling welke informatie in authentieke vorm opslaat, beheert en toegankelijk stelt voor alle gemachtigde gebruikers • de informatie wordt bewaard overeenkomstig het informatiemodel • de informatie kan flexibel worden geaggregeerd in functie van de wijzigende wettelijke begrippen • afspraken worden gemaakt inzake de toepassing van de nodige maatregelen voor het behoud van de integriteit en de consistentie van de informatie

12. Beheer van informatie • elke instelling is verplicht om vermoede onjuistheden van de informatie te melden aan de instelling die ze dient te valideren overeenkomstig de vastgelegde taakverdeling • elke instelling die informatie overeenkomstig de vastgelegde taakverdeling moet valideren, is verplicht om de gemelde vermoede onjuistheden te onderzoeken, zo nodig te verbeteren en de verbeterde informatie ter beschikking te stellen van de gekende belanghebbende instellingen • informatie wordt enkel beheerd zolang dat nodig is in functie van de bedrijfsbehoeften, het beleid of de regelgeving, of nog, bij voorkeur geanonimiseerd of gecodeerd, zolang ze relevante historische of archiefwaarde heeft

13. Uitwisseling van informatie • eenmaal ingezameld en gevalideerd, wordt de informatie zoveel mogelijk elektronisch opgeslagen, beheerd en uitgewisseld, om manuele heringave te vermijden • informatie wordt enkel uitgewisseld wanneer dat nodig is in functie van de bedrijfsbehoeften, het beleid of de regelgeving • de elektronische uitwisseling van informatie geschiedt op initiatief van • de instantie die over de informatie beschikt of • de instantie die de informatie nodig heeft of • de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid

14. Uitwisseling van informatie • de elektronische uitwisseling van informatie geschiedt aan de hand van een functioneel en technisch interoperabiliteitsframework, dat geleidelijk, maar permanent mee-evolueert met open marktstandaarden, en onafhankelijk is van de gebruikte techniek van informatie-uitwisseling • de beschikbare informatie wordt pro-actief gebruikt voor • de automatische toekenning van rechten • de voorinvulling bij informatie-inzameling • de informatieverstrekking aan de betrokkenen

15. Beveiliging van informatie • persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor doeleinden die verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor ze zijn ingezameld • persoonsgegevens zijn slechts toegankelijk voor daartoe gemachtigde instellingen en gebruikers in functie van de bedrijfsbehoeften, de regelgeving of de toepassing van het beleid • de machtiging voor de toegang tot persoonsgegevens wordt verleend door het door het Parlement benoemde Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid, nadat is vastgesteld dat aan de hogervermelde voorwaarden is voldaan • de toegangsmachtigingen zijn publiek

16. Beveiliging van informatie • elke concrete elektronische uitwisseling van persoonsgegevens wordt preventief getoetst op conformiteit met de geldende toegangsmachtigingen door een andere instantie dan degene die de informatie ter beschikking stelt of de informatie nodig heeft, in casu door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en/of de beheersinstelling van een sectoraal netwerk • elke elektronische uitwisseling van persoons-gegevens wordt gelogd, in casu door de KSZ en/of de beheersinstelling van een sectoraal netwerk, om eventueel oneigenlijk gebruik ex post te kunnen traceren

17. Beveiliging van informatie • telkens de informatie wordt gebruikt voor een beslissing wordt aan de betrokkene de gebruikte informatie meegedeeld bij de mededeling van de beslissing • elke persoon heeft recht op toegang en, in geval de gegevens onjuist zijn, op verbetering van zijn eigen persoonsgegevens

18. Multifunctionele aangifte • doelstellingen • waarborgen van een eenmalige elektronische aangifte door de werkgevers van alle gegevens nodig voor • de berekening en inning van socialezekerheidsbijdragen op arbeidsinkomsten van werknemers, inclusief bijdrageverminderingen, door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) en de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten (RSZPPO) • de berekening van alle loon- en arbeidstijdgerelateerde uitkeringen van sociale zekerheid • maximale onderlinge gegevensuitwisseling tussen de actoren in de sociale sector via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) • 3 onderdelen • de elektronische aangifte van het begin en einde van een arbeidsrelatie (DIMONA) • de driemaandelijkse, elektronische, multifunctionele aangifte van loon- en arbeidstijdgegevens (DMFA) • de elektronische aangiften van sociale risico’s (ASR) - 23 scenario’s

19. DIMONA • onmiddellijke aangifte van het ontstaan of de beëindiging van een arbeidsrelatie tussen een werkgever en een werknemer • kan enkel elektronisch, 24/7 gebeuren via • het portaal van de sociale zekerheid • FTP/MQSeries • het Isabelnetwerk • een vocale server • bij ontvangst wordt de identiteit van de werknemer geverifieerd, zodat een juiste en eenvormige identificatiesleutel m.b.t. werknemer wordt gebruikt door alle actoren in de sociale sector

20. DIMONA • de aangegeven gegevens zijn elektronisch beschikbaar, via het netwerk van de KSZ, voor alle actoren in de sociale sector die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun opdrachten (45,9 miljoen gegevensuitwisselingen in 2002) • geeft de werkgever het recht, m.b.t. de betrokken werknemer en gedurende het bestaan van de arbeidsrelatie, tot on line raadpleging en verbetering • van de DIMONA-gegevensbank en zijn eigen personeelsbestand • van de kwartaalaangiften van de loon- en arbeidstijdgegevens en de afgeleide gegevensbanken (mits het gebruik van een elektronisch certificaat)

21. DIMONA De vereenvoudiging Arbeidscontract Studenten- contract Individueel document Speciaal Personeels-register Personeels-register RSZ Online raadpleging Inspectie Personeels- bestand KSZ

22. Kwartaalaangifte lonen/arbeidstijden • basisbegrippen (loon, arbeidstijd, met arbeidstijd gelijkgestelde tijd, referteperiode, …) zijn uniform gemodelleerd doorheen de hele sociale sector • loon- en arbeidstijdgegevens van de werknemers worden door de werkgevers driemaandelijks meegedeeld aan de RSZ of de RSZPPO • kan enkel elektronisch, 24/7 gebeuren via • het portaal van de sociale zekerheid • FTP/MQSeries • het Isabelnetwerk

23. Kwartaalaangifte lonen/arbeidstijden • de aangegeven gegevens zijn elektronisch beschikbaar, via het netwerk van de KSZ, voor alle actoren in de sociale sector die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun opdrachten (61,1 miljoen elektronische gegevensuitwisselingen in 2002) • kan, mits een elektronisch certificaat, achteraf on line door de werkgever worden geraadpleegd en verbeterd m.b.t. zijn werknemers en hun periode van tewerkstelling bij hem

24. Activiteit 3 Activiteit 2 Activiteit 1 KSZ RSZ RIZIV RKW FAO RVP RVA RJV FBZ Kwartaalaangifte lonen/arbeidstijden De vereenvoudiging Werkgever 1 elektronische aangifte Pensioen Vakantiegeld

25. Aangiften sociale risico’s • van meervoudige opvraging van informatie via diverse, complexe, niet-gecoördineerde papieren formulieren

26. Aangiften sociale risico’s • naar • de beperking van de ingezamelde informatie tot de nog niet in het netwerk van de sociale sector beschikbare informatie (afschaffing of minstens vereenvoudiging van formulieren) • gestandaardiseerd over alle actoren in de sociale sector heen (arbeidsongeschiktheid, geneeskundige verzorging, moederschap, arbeidsongeval, beroepsziekte, werkloosheid, pensioen, gezinsbijslagen, jaarlijkse vakantie) • aangifte kan gebeuren • op papier (tijdelijk) • elektronisch (24/7) via • het portaal van de sociale zekerheid • FTP/MQSeries • het Isabelnetwerk • overeenkomstig eenvormige instructies

27. Aangiften sociale risico’s • één aangifte = één scenario • 3 mogelijke aangiftemomenten • aanvang van het sociaal risico • herhaling of verderzetting van het sociaal risico (bv. maandelijks) • einde van het sociaal risico • structuur van de aangifte • identificatiegegevens • eventueel loon- en arbeidstijdgegevens die nog niet zijn aangegeven via een kwartaalaangifte (= mini-aangifte) • specifieke gegevens m.b.t. het sociaal risico • 11 scenario’s zijn operationeel, 12 andere zijn ingepland

28. kwartaal- aangifte aan RSZ Aangiften sociale risico’s 15.03.2005 : datum dat het sociaal risico zich voordoet Sociaal Risico + 1 maand, + 2 maand, ... laatste trimester 2004 Einde risico eerste trimester 2005 • Identificatiegegevens • blok natuurlijk persoon • sommige gegevens van: • blok werkgever • werknemerslijn • tewerkstellingslijn • Identificatiegegevens • blok natuurlijk persoon • sommige gegevens van: • blok werkgever • werknemerslijn • tewerkstellingslijn • Identificatiegegevens • blok natuurlijk persoon • sommige gegevens van: • blok werkgever • werknemerslijn • tewerkstellingslijn Deel 1 Deel 1 Deel 1 Eventueel mini = lonen en arbeidstijden = mini kwartaalaangifte voor de periode die nog niet werd aangegeven en die de periode dekt tussen de vorige kwartaalaangifte en het sociaal risico Deel 3 Specifieke gegevens - werkrooster - aard van de dag - … Specifieke gegevens Deel 2 Deel 3 Specifieke gege-vens, eigen aan het sociaal risico Scenario aanvang Deel 3 Scenario einde risico Scenario herhaling

29. De vereenvoudiging • eenvormige looncodes • 8 looncodes historisch loon • 3 looncodes gemiddeld dagloon • eenvormige begrippen arbeidstijd en daarmee gelijkgestelde tijd • van 101 naar 50 begrippen • eenvormige regels i.v.m. de referteperiodes • afwijkende begripsdefinities zijn van rechtswege nietig • begripsdefinities kunnen enkel worden aangepast mits naleving van een strikte procedure • eenvormige procedures en instructies • eenmalige inzameling en verificatie van informatie

30. De vereenvoudiging • 50 formulieren zijn afgeschaft en 1,1 miljoen aangiften per jaar worden vermeden • 27 formulieren, die samen 4,6 miljoen maal per jaar gebruikt worden, zijn vereenvoudigd tot gemiddeld 1/3 van de rubrieken • de overmaking van 318.000 studentencontracten per jaar door 32.000 ondernemingen wordt vermeden • het personeelsregister is afgeschaft voor alle ondernemingen • geharmoniseerde personeelsadministratie bij de Belgische ondernemingen

31. Portaalsite • transacties (o.a. DIMONA, DMFA en aangiften sociale risico’s) • algemene informatie over sociale zekerheid • links naar andere sites • instructies aan de werkgevers • technische informatie • glossaria • maquettes - demo versies • handleidingen • gestructureerde bijlagen • FAQ’s

32. @ Contactcenter Eranova RSZ-informatie-dienst RSZ-dimona Andere Contactcenter Eranova • ondersteuning via telefoon, e-mail, contact portaal (later fax), aan de hand van een customer relation management tool E-mail Telefoon Internet

33. Kritische succesfactoren • e-government als een structureel hervormingsproces • re-engineering van processen binnen en over actoren heen • integratie van de back-offices als basis voor hergebruik van informatie en de automatische toekenning van rechten • geïntegreerde en gepersonaliseerde front-office dienstverlening • ondersteuning van en toegang tot beleidsvormers tot op het hoogste niveau • samenwerking tussen alle betrokken actoren gebaseerd op een taakverdeling eerder dan op een centralisering van de taken • quick wins in combinatie met een visie op lange termijn • focus op een meer efficiënte en effectieve dienstverlening eerder dan op de strijd tegen fraude • inachtneming van de wettelijke bevoegdheidsverdeling tussen de actoren • wettelijk kader • oprichting van een instelling die bevordert en coördineert

34. Voor meer informatie • portaal van de sociale zekerheid • https://www.socialsecurity.be/default.htm • website Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid • http://www.ksz.fgov.be • website Rijksdienst voor Sociale Zekerheid • http://www.onssrszlss.fgov.be/onssrsz/index.htm • persoonlijke website Frank Robben • http://www.law.kuleuven.ac.be/icri/frobben

35. KSZ-BCSS RSZ-ONSS D@nk u voor de aandacht !Vragen ?