Hur påverkar Ladok3 systemförvaltningen - ett systemägarperspektiv KTH, LTU och KAU NUAK 2012

1. Hur påverkar Ladok3 systemförvaltningen - ett systemägarperspektivKTH, LTU och KAUNUAK 2012

2. Ladok3:s ”expertgrupp” • 5 systemägare, 4 IT-chefer, 2 senior advisersamt Ladokkonsortiets förvaltningsledare • Stöd i beredning för huvudproduktägaren • Tillfrågade som stöd för beredning för ny förvaltningsorganisation

3. Varför engagera sig som systemägare? • Styra det som ska hända • Tillvarata våra hsk:s intressen men också se till helheten • Föra diskussionen på en strategisk nivå snarare än detaljnivå • Se om sin investering

4. Karlstads universitet • Vi har startat vårt ‘införandeprojekt’ • Projektledare utsedd • Projektet formeras för fullt • Vi inför GFS (Gemensam FörvaltningsStyrning) • Ladok alltmer integrerat i verksamhetens processer • Kräver mer samarbete mellan system

5. Gemensam Förvaltningsstyrning

6. Gemensam Förvaltningsstyrning • Förattvetahur Ladok3 kanpåverkaossmåste vi ha den lokalakartanklarföross • Vi haridentifierat(inomutbildningsadministration) • 9 system • 24 applikationer • 31 rutiner Merpartenavdessakommer, direktellerindirekt, berörasavinförandetav Ladok3

7. Vår “motor” för att hantera förändringsarbetet bl a i samband med Ladok3 • Ta hand om och förädla idéer • Arbeta med verksamhetens processer • Konkreta förändringsförslag • Prioritera och resurssätta • Genomföra • Följa upp • Förändra / förbättra

8. Gemensam Förvaltningsstyrning • Vårt införandeprojekt för Ladok3 ‘upptäcker’ förändringsbehov • Vårt ‘motor’ för förändringsarbete ser till så att förändringarna genomförs • Vår systemförvaltningsmodell GFS ser till så att resultatet förvaltas

9. Studieadministrativaprocesser- förändringarnas tid är kommen men vem äger rätten att förändra… • Lagändringar • Ändrad tilldelning • Omvärldens förväntningar (läs studenternas) • Ny teknik

10. Lagändringar • Avgiftsförordningen förändrar helt hur flödet av ett ärende måste hanteras. • Kravet på likabehandling ger då att alla ärenden måste hanteras i detta förändrade flöde. • Kontroll av avgiftsstatus är en helt ny myndighetsuppgift som ingen av oss är vare sig van vid eller bekväm med att hantera. • HUR vi ska hantera avgifter i Ladok3 behöver vi nog diskutera mer.

11. Ändrad tilldelning • Kostymen krymper och vi har krav på effektivisering av administrationen. Vi behöver fundera på hur vi kan förändra för att både komma framåt men också vara ärliga i vad som får kosta och vart vinsterna hämtas hem. • Regeringen är tydlig – HST/HPR-påsen krymper och avgiftsstudenterna ska kompensera bortfallet.

12. Omvärldens förväntningar (studenternas) • Studenterna har andra förväntningar på tillgänglighet och flexibilitet än vi är vana vid – hur hanterar vi detta? • Vi är ett tekniskt universitet och studenterna uppfattar ofta studieadministrationen som något mossig – vad kan, vill och får vi göra annorlunda?

13. Ny teknik • Nya systemgenerationer kan både erbjuda nya möjligheter men också kräva en ny process. Vems process och hur mycket kan/vill vi påverka den? • Ladok3 förutsätter en större självadministration från studenten. Är det självklart att även lärarna sköter mer av studieadministrationen?

14. Var i ligger nyttan med Ladok3? • Städning i systemfloran – vad ska vara kvar och vad är EOL. • Kan vi redan idag säga var vi tar vi hem vinsterna vs var uppstår kostnaderna? Organisationsstrukturen påverkar till viss del. • Hur realiserar vi nyttan med Ladok3 på våra lärosäten? Nytta = pengar ?

15. Frågor / diskussion ?