1 / 57

PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN. Bagian Organisasi Kota Yogyakarta Daerah Istimewa Yogyakarta. LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 201 3. Curriculum Vitae. Nama : Dr. Asropi, SIP, MSi Tempat/tgl Lahir : Tegal, 7 Maret 1972 NIP : 19720307 199802 1 001 NPWP : 59.432.049.1-023.000

cicero
Download Presentation

PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PENYUSUNANSOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN Bagian Organisasi Kota Yogyakarta Daerah Istimewa Yogyakarta LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 2013

  2. Curriculum Vitae Nama : Dr. Asropi, SIP, MSi Tempat/tgl Lahir : Tegal, 7 Maret 1972 NIP : 19720307 199802 1 001 NPWP : 59.432.049.1-023.000 Jabatan : Puket I Bidang Akademik STIA LAN Jakarta Kantor : Lembaga Administrasi Negara, Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi, Jl. Administrasi II Pejompongan, Jakarta Pendidikan : 1. S-1, Adm. Negara FISIP UGM 2. S-2, Adm. Negara FISIP UI 3. S-3, Adm. Negara FISIP UI Pengalaman Narasumber/Mengajar • : 1. Mengajar Diklatpim IV di SESKOAL, 30 Januari 2013, materi: 1) “Dasar-dasar Administrasi “ dan 2) “Dasar-dasar Kepemerintahan yang Baik” 2. Narasumber pada “Pembinaan Aparatur Perencanaan Pembangunan Daerah bagi SKPD”, yang diselenggarakan BAPPEDA Kab. Ciamis, Jawa Barat, di Pangandaran, 4 Februari, 2013, materi: “Perencanaan: Definisi dan Konsep (disertai Teknik Penyusunan Visi dan Misi Organisasi)” 3. Mengajar Diklatpim IV di Puslitbangdiklat LPP RRI, 12 Februari 2013, materi: “Otonomi dan Pembangunan Daerah”. 4. Narasumber pada “Workshop Penyusunan LAK”, Hotel Lumire Jakarta, 13 Februari 2013 Dirjen Kerjasama Perdagangan Internasional, Kementerian Perdagangan Alamat email : asropi0703@gmail.com Alamat web : asropi.wordpress.com

  3. Ucapan Terimakasih Terimakasih Kepada Para Pengaya Bahan: Drs. Teguh Widjinarko, MPA Istiyadi Insani, S.Sos, MSi Tim Pusat Kajian Manajemen Pelayanan LAN Jakarta

  4. Dasar Hukum • Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112 dan Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038) • Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025 • Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014 • Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

  5. Pengertian • Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan • Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah • Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

  6. Pengertian • SOP dibedakan dari Standar Pelayanan (SP) • SP adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji Penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur

  7. Pengertian • SOP dibedakan dari Standar Pelayanan Minimal (SPM) • SPM adalah adalah ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak diperoleh warga secara minimal

  8. Langkah-langkahPenyusunanSOPAdministrasiPemerintahan (SOP AP) 4 3 2 1 Identifikasi Judul Menyusun Dokumen SOP AP Merumuskan Format SOP AP Identifikasi Prosedur

  9. Langkah-langkahPenyusunanSOPAdministrasiPemerintahan (SOP AP) • IdentifikasiTugas • IdentifikasiFungsi • Identifikasi Sub-Fungsi • Identifikasi Kegiatan • Identifikasi Output • IdentifikasiAspek; • Merumuskanjudul SOP-AP. 4 3 2 1 Identifikasi Judul Menyusun Dokumen SOP AP Merumuskan Format SOP AP Identifikasi Prosedur

  10. Langkah-langkahPenyusunanSOPAdministrasiPemerintahan (SOP AP) • IdentifikasiJenis Kegiatan; • IdentifikasiPenanggung Jawab Produk; • Identifikasi Penanggung Jawab Pelaksanaan Kegiatan; • Identifikasi Kegiatan; • IdentifikasiLangkah Awal Kegiatan; • IdentifikasiLangkah Utama Kegiatan; • Identifikasi Langkah Akhir Kegiatan; • Mengidentifikasi Langkah-langkah Penghubung antara Langkah Awal, Utama dan Akhir 4 3 2 1 Identifikasi Judul Menyusun Dokumen SOP AP Merumuskan Format SOP AP Identifikasi Prosedur

  11. Langkah-langkahPenyusunanSOPAdministrasiPemerintahan (SOP AP) • MenyusunDokumenDasar SOP-AP • Memindahkan Prosedur (Langkah Kegiatan) yang telah dirumuskan; • Mengidentifikasi Pelaksana; • Membuat Flowcharts; • MengisiMutu Baku danKeterangan. • MengisiIdentitas SOP-AP • Mengisi Nomor, Tanggal Pembuatan, Tanggal Revisi, Tanggal Efektif, Pejabat yang mengesahkan, Judul SOP dan Identitas Institusi; • Mengisi Dasar Hukum, Kualifikasi Pelaksana, Keterkaitan, Peralatan/Perlengkapan, Peringatan serta Pendataan dan Pencatatan. 4 3 2 1 Identifikasi Judul Menyusun Dokumen SOP AP Merumuskan Format SOP AP Identifikasi Prosedur

  12. Langkah-langkahPenyusunanSOPAdministrasiPemerintahan (SOP AP) • Halamanjudul/cover; • Keputusanpimpinan K/L/Pemda (LembarPengesahan); • Daftarisi; • Penjelasansingkatpenggunaan. 4 3 2 1 Identifikasi Judul Menyusun Dokumen SOP AP Merumuskan Format SOP AP Identifikasi Prosedur

  13. Identifikasi Judul • Identifikasi Aspek • Identifikasi Kegiatan • Merumuskan Judul • Identifikasi Fungsi Gabungan Aspek + Output • Identifikasi Output Opsional • Identifikasi Sub-fungsi • Identifikasi Tugas Berdasarkan Peraturan Identifikasi fungsi-fungsi manajemen Adalah keluaran langsung dari kegiatan

  14. FORMULIR IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP

  15. FORMULIR IDENTIFIKASI JUDUL SOP Keterangan: Kolom 1 Nomordiisidengannomoruruttugas(sebaiknyadenganHurufKapital A); Kolom 2TugasdiisidenganTugasberdasarkanPeraturan yang ada(sebaiknyadiisisesuaidenganperaturan yang adadengandiberinomorangka Arab, misal: 1,2,3,…); Kolom 3 FungsidiisidenganFungsiberdasarkanPeraturan yang ada(sebaiknyadiisisesuaidenganperaturan yang adadengandiberinomorhurufabjadkecil, misal: a, b, c,…); Kolom 4 Sub-Fungsi(Kegiatan) diisidengan Sub-Fungsi(Kegiatan) yang merupakanbagiandariFungsi yang adadengandiberiangka Arab berkurungsatumisal: 1), 2), 3), … (Hal inibersifatopsional, sedangkan identifikasi kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan karena output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan; Kolom 5 Output diisidengan Output yang dihasilkandariFungsi/Sub-Fungsi yang ada(Output dapatlebihdarisatu, baik yang berupaproduk (baru) ataupunberupanilaitambah (lama/tiruan/copi) dariproduk yang sudahada) dandiberinomorhurufalfabetberkurungsatu, misal: a), b), c), …; Kolom 6 AspekdiisidenganAspek yang terkaitdengan Output yang bersangkutan(Aspekinibiasanyaberupafungsimanajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi) dengandiberinomorangka Arab berkurung, misal: (a), (b), (c), …; Kolom7 Judul SOP diisijudul SOP yang terdiridariunsur Output danAspeksertaketeranganbiladiperlukan, Misalnya: SOP PenyusunanLaporanKonsinyering di AsdepPengembanganSistemdanProsedurPemerintahan (Penyusunan aspek, LaporanKonsinyering Output, di AsdepPengembanganSisdur  Keterangan). Untukmemudahkandalammenghitungjumlahnyamakasebaiknyadiberiangkaberurutandenganangka Arab dari SOP nomorurutpertama (1) s.d.terakhir.

  16. CONTOH PENGISIAN FORMULIR IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

  17. Catatan: Dianjurkanuntukmengidentifikasi out-put final dgnmeningkatkancakupan SOP  Judul SOP Final

  18. Identifikasi Prosedur Hubungkan antar kegiatan dalam bentuk narasi Rumusan: Subyek, Predikat, Obyek, dan Keterangan Tentukan Kegiatan Akhir Tentukan Kegiatan Utama 4 Tentukan Kegiatan Awal 3 2 1

  19. CONTOH IDENTIFIKASI PROSEDUR • TentukanLangkahAwal • Kabidmenugaskan Kasubiduntuk menyusun konsep Laporan Konsinyering • TentukanLangkahUtama • Kasubidmenyusun konsepLaporan Konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid • TentukanLangkahAkhir • Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering • HubungkanLangkahAwal, LangkahUtamadanLangkahAkhirdalamsebuah “cerita” berurutanawal - akhir; • 1. Kabidmenugaskan Kasubid untuk menyusun konsep Laporan Konsinyering  2. Kasubid menyusun konsepLaporan Konsinyeringdanmenyerahkan kepada Kabid 3. Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering

  20. CONTOH LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR

  21. FORMULIR LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR A. Data Kegiatan

  22. B. IDENTIFIKASI KEGIATAN

  23. C. IDENTIFIKASI LANGKAH

  24. CONTOH PENGISIAN LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN

  25. CONTOH LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/AKTIVITAS A. Data Kegiatan

  26. B. IDENTIFIKASI KEGIATAN

  27. C. IDENTIFIKASI LANGKAH

  28. C. IDENTIFIKASI LANGKAH

  29. Merumuskan Format SOP AP Menyusun Dokumen Dasar 1 • Masukkansimbol/flowchart • Buat draft flowchart • Isimutubakudanketerangan • Hitungaktor/pelaksana

  30. Contoh Draft Flowchart

  31. Contoh Draft Flowchart

  32. Simbol

  33. PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING Tidak Ya Tidak Ya

  34. Buat Flowchart dengan Simbol

  35. Isi Mutu Baku KolomKelengkapandiisidenganbahan yang diperlukandalammelaksanakankegiatan (umumnyaberisidokumen): formulir, lembardisposisi, data, laporankeuangan, dll; KolomWaktudiisidengan lama waktu yang diperlukanuntukmelaksanakankegiatan: menit, jam, hari, minggu, bulan; Kolom Output diisidenganhasillangsungkegiatan: Surat, Laporan, Kumpulan Data, Draft Laporan, KonsepPedoman, dll. Isi Keterangan Kolomketerangandiisidenganpenjelasansingkatmengenaihal-hal yang perludiperjelasseperti: Anggota Tim Kerja, SOP yang terkait, Biaya yang diperlukan, Persyaratan, dll. Mengisi Mutu Baku dan Keterangan

  36. ContohMutu Baku danKeterangan

  37. PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING Tidak Ya Tidak Ya

  38. Isi Mutu Baku danKeterangan

  39. Mengisi Identitas SOP 2 MengisiIdentitas Identitas yang perlu dilengkapi dalam SOP adalah: Logo danNama Unit tempat SOP diberlakukan, Nomor SOP, Tanggal Pembuatan SOP, Tanggal Revisi SOP, Tanggal efektif berlakunya SOP, Disahkanoleh, Nama/Judul SOP, Dasar hukum SOP, Keterkaitan dengan SOP lain, Peringatan yang diperlukan, Kualifikasi Pelaksana SOP, Peralatan/Perlengkapan yang diperlukan untuk melaksanakan SOP, Pencatatan dan Pendataan yang ada dalam SOP.

  40. CONTOH LEMBAR IDENTITAS SOP-AP

  41. LOGO

  42. Menyusun Kelengkapan Dokumen SOP-AP ASESORIS SOP HalamanJudul KeputusanPimpinan/LembarPengesahan Daftar Isi PenjelasanSingkatPenggunaan

  43. ASESORIS SOP Halaman Judul/Cover LOGO StandarOperasional Prosedur Kementerian/Lembaga/Pemda 2012 Kementerian/Lembaga/Pemda Jl. …………………….. Telepon : ……………… Nama Kota ……………

  44. CONTOH LEMBAR HALAMAN JUDUL/COVER

  45. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI 2012 KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI Jl. JenderalSudirmanKav69 Telepon (021) 7398381, Faksimili (021) 7398323 Jakarta Selatan

  46. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DEPUTI BIDANG TATALAKSANA 2012 KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI Jl. JenderalSudirmanKav 69 Telepon (021) 7398381, Faksimili (021) 7398323 Jakarta Selatan

  47. ASESORIS SOP Keputusan Pimpinan/ Lembar Pengesahan LOGO Keputusan Pimpinan Tentang…. 2012 Kementerian/Lembaga/Pemda Jl. …………………….. Telepon : ……………… Nama Kota ……………

More Related